Det er mange tredjeparts tillegg og koblinger tilgjengelig for Outlook. Hva er forskjellen mellom tillegg og koblinger, hvordan bruker du dem, og er de trygge å bruke? Vi har svarene til deg.
Innholdsfortegnelse
Hva er tillegg og koblinger?
Tillegg og koblinger er måter å koble Outlook til tredjepartsapplikasjoner på. Disse applikasjonene inkluderer de de fleste har hørt om (selv om du ikke har brukt dem) som Dropbox, Trello og Slack. Det er flere tillegg og koblinger som du sannsynligvis aldri vil høre om utenfor bedriftsmiljøer. Disse forenkler vanligvis aktiviteter som utgifter, CRM (customer relationship management) og videomøter.
Målet med dem alle er imidlertid det samme: å la deg samhandle på en eller annen måte med et annet program rett fra Outlook.
Forskjellen mellom et tillegg og en kobling handler om retningen på integreringen. Et tillegg lar Outlook sende noe til et annet program. En kobling gjør det mulig for den andre applikasjonen å sende noe til Outlook.
Tillegg er bare tilgjengelig for e-postkontoer som bruker Exchange, enten det er en gratis Outlook.com/live.com/hotmail-konto, eller en betalt Microsoft-konto for ditt eget domene. Hvis du bruker en ikke-Exchange-konto, for eksempel en Gmail eller Yahoo! konto, vil alternativet «Få tillegg» være deaktivert.
For eksempel er det et Trello-tillegg og en Trello-kontakt. Trello-tillegget lar deg opprette eller endre en Trello-oppgave rett fra en e-post. Trello-koblingen vil gjøre det mulig for Trello å sende varsler og påminnelser direkte til Outlook.
Det er to primære typer tillegg: de som bruker knapper og de som fremhever deler av e-posten.
Tilleggene som bruker knapper setter en knapp på båndet som du kan klikke på når du ser på en e-post. Ved å klikke på denne knappen aktiveres tilleggsfunksjonaliteten, for eksempel å sende e-posten til Trello for å opprette en oppgave, eller legge ut e-postinnholdet i en Slack-kanal. På dette tidspunktet sendes det relevante innholdet fra e-posten til tredjepartstjenesten.
Når et tillegg som fremhever innhold er installert, forteller det Outlook hva slags informasjon det bruker, for eksempel plasseringsdata for et karttillegg. Når du åpner en e-post, ser Outlook etter den typen informasjon – for eksempel en adresse – og fremhever den. Når du klikker på det uthevede innholdet, sendes den relevante informasjonen (adressen, i dette tilfellet) til tredjepartstjenesten slik at de kan vise den på et kart for deg.
Koblingene er litt forskjellige ved at alt arbeidet de gjør foregår på tredjepartstjenesten. Det er ingen knapp eller innholdsutheving med en kobling, bare muligheten for tredjepartstjenesten til å sende ting til Outlook for brukeren å se.
Er de trygge å installere?
Ja, hvis du installerer dem fra Microsoft Store. Bare tilleggene har kode (JavaScript) for å gjøre noe, og Microsoft validerer alle tilleggene før de lar dem lastes opp til butikken. Du kan se personvernerklæringen og vilkårene for alle tilleggs samtykkeskjema i Microsoft Store.
Enten tillegget bruker en knapp eller bruker innholdsutheving, har det bare tilgang til dataene i e-postmelding som du jobber i.
Hvis du stoler på at Microsoft validerer tillegget, bør du kunne stole på at tillegget ikke er skadelig. Hvis du er interessert, tilbyr Microsoft detaljert informasjon om valideringen de gjør, hva utviklere har og ikke har lov til å gjøre, og sandboxing-prosessen der alle tilleggene kjøres.
Mens tillegg gjør noe med informasjon i Outlook, er en kobling egentlig bare en måte å gi en tredjepartstjeneste tillatelse til å vise varsler og varsler i Outlook. Microsoft validerer koblinger, men du må virkelig stole på tredjepartstjenesten. Hvis du imidlertid har en konto hos den tjenesten, er du antagelig allerede komfortabel med å bruke dem.
Som alltid anbefaler vi at du bare installerer tillegg og koblinger fra Microsoft Store.
Hvordan legger du dem til i Outlook?
Prosessen for å legge til et tillegg eller kobling til Outlook er enkel, enten du bruker Outlook-klienten eller Outlook-nettappen. Hvis du installerer et tillegg eller en kobling i klienten, blir den automatisk installert i Outlook-nettappen, og omvendt.
Grensesnittet for å legge til et tillegg eller kobling er det samme i klienten og nettappen, det er bare metoden for å komme dit som er litt annerledes.
Outlook-klientprosessen
For å finne et tillegg eller kobling i klienten, klikk på Hjem > Hent tillegg-knappen.
Outlook-nettappprosessen
For å finne et tillegg eller kobling i nettappen, klikk på de tre prikkene øverst til høyre mens du ser på en post.
Fra kontekstmenyen som vises, bla til bunnen og klikk på «Få tillegg.»
Fra dette tidspunktet er prosessen med å finne og installere et tillegg eller kobling den samme i både klienten og nettappen. Så uansett hvilken du bruker, åpnes panelet Tillegg og koblinger.
Panelet åpnes i fanen Tillegg. Hvis du vil legge til en kobling i stedet, klikker du på fanen «Koblinger».
Prosessen er den samme for både tillegg og koblinger, så vi skal fokusere på å legge til et tillegg. Tilleggene vises alfabetisk, eller du kan bruke søkeboksen øverst til høyre for raskt å finne den tjenesten du leter etter. Mens du skriver, vil søket finne samsvarende tjenester, i dette tilfellet Trello. Klikk på tillegget når det vises i listen.
Klikk på Legg til-knappen, og tillegget vil bli installert.
Lukk tilleggs- og koblingspanelet ved å bruke «x» øverst til høyre. To Trello-knapper vil nå vises på Hjem-fanen på båndet hver gang du har valgt en e-post.
Installering av et tillegg vil ha forskjellige effekter avhengig av hva tillegget gjør. Giphy-tillegget legger for eksempel til en Giphy-knapp i nye e-poster som lar deg enkelt sette inn gif-er i en e-post. Bing Maps-tillegget vil fremheve adresser i e-postinnhold og lar deg klikke på dem for å åpne Bing Maps.
Vi installerte Trello-tillegget ved hjelp av Outlook-klienten. Når vi åpner Outlook-nettappen, er Trello-tillegget automatisk lagt til.
Å få tilgang til tilleggene dine i nettappen ved å klikke på de tre prikkene og rulle nedover er litt av innsatsen, så du kan feste tilleggene for å gjøre dem lettere tilgjengelige. Klikk på Innstillinger > Vis alle Outlook-innstillinger.
Åpne E-post > Tilpass handlinger.
I «Message Surface»-delen slår du på avmerkingsboksen for tillegget du vil feste.
Dette vil legge til en Trello-knapp til ikonene som vises når du leser innkommende e-poster.
Hvis tillegget ditt brukes når du skriver en melding i stedet, bla ned til neste del, kalt «Verktøylinje», og slå den på i den delen i stedet.
Når du har slått på tillegget ditt, klikker du på Lagre øverst til høyre, og ikonet for tillegget vil være synlig i e-posten din.
Hvordan fjerner du dem fra Outlook?
Å fjerne et tillegg eller en kobling er veldig enkelt. Åpne tilleggs- og koblingspanelet, enten fra klienten (Hjem > Hent tillegg) eller nettappen (tre prikker > Hent tillegg), og klikk på «Mine tillegg» (hvis du er på fanen Koblinger, er dette alternativet på samme sted, men det kalles «Konfigurert»).
Finn tillegget du vil koble fra, klikk på de tre prikkene, og velg «Fjern» i menyen som vises.
Lukk tilleggs- og koblingspanelet ved å bruke «x» øverst til høyre. Tillegget fjernes umiddelbart, både i klienten og nettappen.
Er de verdt å bruke?
Hvis du bruker en tjeneste som tilbyr et tillegg eller en kobling, kan de være nyttige. Å kunne sende et vedlegg direkte til Dropbox, eller sende en e-post til en Slack-kanal, eller gjøre om en post rett til en Trello- eller Jira-oppgave er en stor tidsbesparelse. Mens mange av tilleggene er betalt for, spesielt de som er designet for bedriftsbruk, er mange gratis å installere.
I tillegg til de som er designet for bruk med en spesifikk tjeneste, er det gratis tillegg for frittstående verktøy som Giphy og Boomerang som legger til funksjonalitet til Outlook. Det er ikke noe enkelt tillegg eller kobling du bør bruke, men mye du kan bruke.
Som forklart ovenfor, validerer Microsoft alle tilleggene og koblingene. I tillegg gjør selskapet personverndetaljene og vilkårene synlige i butikken slik at du kan stole på at de er trygge.
Alt i alt er det et enkelt og intuitivt system som legger til funksjonalitet – vanligvis uten at det koster deg noe.