Hvordan dele din Outlook-kalender effektivt
Det er enkelt å dele kalenderen din i Outlook, men måten du gjør det på spiller en rolle for om de du deler med får tilgang uten problemer. La oss se på hvordan du deler en Outlook-kalender, enten mottakeren er i samme organisasjon eller ikke.
Delingsprosessen er ganske lik enten du deler med noen i din egen organisasjon (med samme e-postdomene) eller utenfor. Det som varierer litt, er hvordan mottakeren får tilgang til den delte kalenderen, spesielt om personen utenfor organisasjonen ikke bruker Outlook. Heldigvis er det fortsatt enkelt, og vi forklarer hvordan det fungerer, slik at du kan hjelpe de som opplever problemer med å få tilgang.
Dele med en kollega
Dersom du skal dele kalenderen din med en kollega innenfor samme organisasjon, er prosessen ganske rett frem. Start med å åpne kalenderen i Outlook. Gå deretter til Hjem-fanen, klikk på «Del kalender» og velg deretter «Kalender».
Dersom du bruker Outlook for flere kontoer, må du forsikre deg om at du velger riktig kalender for delingen.
Et vindu med «Kalender-egenskaper» åpner seg med fanen «Tillatelser» foran. Her ser du hvem som allerede har tilgang til kalenderen. Standardinnstillingene i Outlook er slik at alle i organisasjonen din kan se når du er opptatt, men ingen andre detaljer. Det kan hende IT-avdelingen har endret på disse innstillingene. La oss fokusere på hvordan du deler med en spesifikk person i organisasjonen.
For å dele kalenderen, trykk på «Legg til»-knappen.
Adressboken åpner seg og viser som standard ansatte i din organisasjon. Velg den personen du vil dele kalenderen med, og trykk deretter «OK».
Den valgte personen vil nå være listet i vinduet for tillatelser. Standard tillatelsesnivå er «Kan se alle detaljer», men dette kan du justere ved behov.
Klikk til slutt «OK» for å dele kalenderen din.
For å se en kalender som har blitt delt med deg, klikk på «Hjem», «Legg til kalender», og deretter «Åpne delt kalender».
Skriv inn navnet på personen som har delt kalenderen i vinduet som åpnes, og trykk «OK».
Kalenderen vil nå vises under listen «Delte kalendere» på venstre side.
Dele med en ekstern person
Skal du dele kalenderen din med en person utenfor organisasjonen, er prosessen ganske lik. Åpne kalenderen din i Outlook, klikk deretter «Hjem», «Del kalender» og deretter «Kalender».
Hvis du bruker Outlook med flere kontoer, må du velge den rette kalenderen for delingen.
Vinduet med «Kalender-egenskaper» åpner seg på fanen «Tillatelser», hvor du ser hvem som allerede har tilgang til kalenderen.
Trykk på «Legg til»-knappen for å dele kalenderen med en person.
Dette åpner adressboken. Klikk på «Kontakter» i nedtrekksmenyen «Adressebok».
Dette viser alle eksterne kontakter i adressboken. Hvis personen du vil dele med ikke er listet her, må du først legge vedkommende til som kontakt.
Velg personen du ønsker å dele kalenderen med, og klikk «OK».
Den valgte personen vil nå være lagt til i Tillatelser-vinduet. Standard tillatelse er «Kan se alle detaljer», som du kan endre. Ulikt deling med kolleger, kan du ikke gi eksterne brukere «Kan redigere» eller «Delegere»-rettigheter.
Trykk «OK» for å dele kalenderen din.
Hvordan mottakeren godtar invitasjonen til å se kalenderen, er her prosessen skiller seg fra deling innenfor organisasjonen.
Personen du har delt kalenderen med, vil motta en e-post.
Klikker de på «Godta og vis kalender», blir de sendt til Outlook.com, der de må logge inn med en Microsoft-konto for å få tilgang til den delte kalenderen.
Dette er en ganske smidig prosess, men ikke særlig nyttig hvis mottakeren bruker et kalenderprogram som ikke er fra Microsoft. Vi viser deg hvordan du legger til den delte kalenderen i en Google Kalender, ettersom dette er en populær kalender-app, men du kan legge til en delt kalender i de fleste kalender-apper.
Nederst i e-posten finnes en «denne URL»-lenke.
Høyreklikk på denne URL-en, og velg «Kopier lenkeadresse» (eller lignende kommando avhengig av e-postprogrammet du bruker).
Åpne Google Kalenderen din, klikk på de tre prikkene ved siden av «Legg til kalender», og velg «Fra URL».
Lim inn URL-en du kopierte fra e-posten og klikk «Legg til kalender».
Kalenderen vil dukke opp i «Andre kalendere»-listen på venstre side.
Dette formatet er ikke veldig brukervennlig, spesielt hvis det er flere delte kalendere. Du kan gi den et nytt navn ved å holde musepekeren over navnet, klikke på de tre prikkene som dukker opp, og deretter «Innstillinger».
Endre navnet til det du ønsker i Navn-feltet, og klikk deretter på tilbakepilen ved siden av «Innstillinger».
Nå har du et mer brukervennlig kalendernavn.
URL-en du kopierte fra e-posten, er en URL til den delte kalenderen i iCalendar (.ics) format. Til tross for navnet, har dette ingenting med Apple å gjøre. Det er et åpent format for kalenderinformasjon som har eksistert i over 20 år. De fleste kalenderapplikasjoner vil akseptere en kalender i .ics-format, så selv om vi har gjennomgått prosessen for å legge denne til i en Google Kalender, skal koblingen fungere i Apple Kalender, Yahoo! Kalender, Lightning for Thunderbird, eller en annen kalenderapp du bruker.