Hvis du bruker OHIO (Only Handle It Once) for å triage e-posten din, vil du sannsynligvis gjøre noen av e-postene dine om til oppgaver. Slik gjør du det raskt og effektivt, slik at du kan fortsette med å håndtere de andre e-postene dine.
Innholdsfortegnelse
Gjør det raskt og enkelt
Innboksen din er ikke en oppgaveliste; det er en innboks. Det er fristende å legge igjen e-poster i innboksen fordi det er enklere, men da blir oppgavene du må utføre begravet i den innkommende e-postfloden.
Her er grunnen til at folk får problemer. Den manuelle prosessen for å gjøre en e-post om til en oppgave går ofte omtrent slik:
Åpne din foretrukne oppgavelistebehandler.
Opprett en ny oppgave.
Kopier og lim inn de relevante delene av e-posten i den nye oppgaven.
Angi detaljene, for eksempel prioritet, forfallsdato, fargekode og alt annet du bruker.
Lagre den nye oppgaven.
Arkiver eller slett e-posten.
Det er seks trinn, bare for å legge til noe til en oppgaveliste. Ikke rart at du ender opp med e-poster som fyller innboksen din. Hva om du kunne kutte de seks trinnene ned til fire? Eller tre?
Vel, du kan! Og vi skal vise deg hvordan.
Noen e-postklienter er bedre for oppgaveoppretting enn andre
Det er mange klienter tilgjengelig for å administrere e-posten din, og som du kanskje forventer, noen er bedre enn andre til å lage oppgaver.
For nettklienter gjør Gmail jobben veldig bra. Oppgaver-applikasjonen er innebygd, og det er enkelt å gjøre en e-post om til en oppgave. Det er til og med en tastatursnarvei for å lage en oppgave rett fra en e-post – ingen mus kreves. Hvis du ikke vil ha en stasjonær klient, er Gmail sannsynligvis det beste alternativet.
For Windows-skrivebordsklienter vinner Outlook uten tvil. Thunderbird har noen innebygde oppgavebehandlingsfunksjoner, og de er ikke dårlige, men Outlook er mye slankere og lar deg koble til utallige tredjepartsapper. Hvis du av en eller annen grunn ikke kan bruke Outlook, er Thunderbird et godt alternativ. Hvis du allerede bruker en tredjeparts to-do list manager, vil ikke Thunderbird kutte sennep.
På en Mac er bildet litt mindre positivt. Apple Mail klarer oppgavebehandling dårlig sammenlignet med Gmail og Outlook. Hvis du vil administrere oppgaver på en skrivebordsklient, er sannsynligvis det beste alternativet Thunderbird for Mac. Eller du kan sende e-post til tredjeparts oppgavelisteadministrator og administrere dem der.
Når det gjelder mobilapper, fungerer både Gmail og Outlook ganske likt. Det har heller ikke oppgaveopprettingsverktøyene til nettet eller klientversjonene, men de overfører begge automatisk tilleggene til tredjepartsapper. Så hvis du administrerer oppgavene dine i Trello og installerer tillegget til Gmail- eller Outlook-klienten, er det også automatisk tilgjengelig når du åpner den tilsvarende mobilappen. I tillegg, når du installerer et tillegg til Outlook, installeres det automatisk på skrivebordsklienten og mobil- og nettappene.
Det samme som på en Mac kommer ikke folk som har iPhone og vil bruke Apple Mail til å få mye ut av mobilappen. Du kan bruke Gmail- eller Outlook-klienter, men de er ikke mye nyttige hvis du vil synkronisere oppgavene dine fra telefonen til Mac-en.
Fordi Gmail og Outlook er kremen av denne spesielle avlingen, vil vi fokusere på dem. Hvis du har en favorittklient som håndterer oppgaveoppretting veldig bra, gi oss beskjed i kommentarfeltet, så tar vi en titt.
Opprette oppgaver fra Gmail
Google tilbyr en applikasjon kalt Tasks, som er innebygd i Gmail. Det er en enkel oppgavelistebehandler med ganske minimale alternativer, selv om det er en mobilapp som gir deg noen flere tilpasningsmuligheter. Hvis du trenger noe enkelt som fungerer godt med Gmail-innboksen din, er Tasks et solid valg. Å konvertere en e-post til en oppgave er superenkelt: Med e-posten åpen, klikk på «Mer»-knappen på oppgavelinjen og velg «Legg til i oppgaver.»
Hvis du er en snarveisperson, gjør Shift+T det samme. Oppgaver-appen åpnes i sidefeltet og viser den nye oppgaven.
Hvis du trenger å redigere oppgaven for å legge til en forfallsdato, ytterligere detaljer eller underoppgaver, klikker du på Rediger-ikonet.
Det er ikke nødvendig å lagre endringene, siden det gjøres automatisk. Når du er ferdig, klikker du på Arkiv-knappen i innboksen din (eller bruk hurtigtasten «e») for å flytte e-posten til arkivet.
Det er tre enkle trinn:
Klikk på «Legg til i oppgaver»-alternativet (eller bruk Shift+T-snarveien).
Angi forfallsdato, tilleggsdetaljer eller deloppgaver.
Arkiver (eller slett) e-posten.
Som en bonus kan du angi at Chrome skal vise oppgavene dine når du åpner en ny fane. Det er en iOS- og Android-app for Tasks. Det er like enkelt å lage en oppgave i mobilappen som i nettappen. Klikk på de tre prikkene øverst i e-posten og velg «Legg til i oppgaver.»
Dette skaper umiddelbart en ny oppgave.
Hvis Google Tasks ikke har alt du trenger, eller hvis du allerede er komfortabel med en annen oppgavebehandling, finnes det sannsynligvis et Gmail-tillegg for det. For øyeblikket finnes det tillegg for populære gjøremålsapper, som Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist og Trello og andre (men ikke Microsoft To-Do eller Apple Reminders).
Vi har tidligere dekket installasjon av Gmail-tillegg generelt, og Trello-tillegget spesifikt. Ulike tillegg gir deg forskjellige alternativer, men alle tilleggsliste-tillegg lar deg vanligvis legge til en oppgave direkte fra en valgt e-post. Tillegg for gjøremålslister er også tilgjengelige som nett- og mobilapper som automatisk synkroniseres med hverandre. Og akkurat som Oppgaver, kan du få tilgang til tilleggene dine når du er i Gmail-mobilappen.
Opprette oppgaver fra Outlook
Outlook har en innebygd app kalt Tasks, som også er tilgjengelig som en web-app i Office 365. Ting blir litt mer komplisert her fordi tilbake i 2015 Microsoft kjøpte Wunderlist, den populære gjøremålssjefen. Den har brukt de siste fire årene på å gjøre den om til en ny Office 365-app som bare er webbasert, kalt (kanskje litt fantasiløst) Microsoft To-Do. Den kommer til å erstatte den innebygde Tasks-funksjonaliteten i Outlook.
Men akkurat nå er Tasks fortsatt Outlook-oppgavebehandlingen, og det er ingen definert dato eller Outlook-versjon når dette vil endres. Vi nevner bare dette fordi hvis du bruker O365, vil du oppdage at alle oppgaver du legger til i Outlook Tasks også vises i Microsoft To-Do. To-Do viser ennå ikke alle dataene du kan legge til i en oppgave, men på et tidspunkt vil det gjøre det.
Foreløpig er Microsoft Tasks den innebygde Outlook-oppgavebehandlingen, så vi vil fokusere på det.
Bruke Outlook Desktop Client
Det er her Microsoft tradisjonelt sett utmerker seg, og de svikter deg ikke her heller. Det er flere metoder for å lage en oppgave fra en e-post for å tilfredsstille enhver smak. Du kan:
Dra og slipp en e-post i Gjøremål-ruten.
Flytt eller kopier e-posten til Oppgaver-mappen fra høyreklikk-kontekstmenyen.
Bruk et hurtigsteg for å lage en oppgave.
Vi kommer til å fokusere på å bruke et Quick Step fordi dette gir mest mulig for pengene, og du kan tilordne en hurtigtast til en Quick Step for en god sak.
Hvis du aldri har brukt Outlook Tasks før, sjekk ut guiden vår til To-Do-ruten slik at du kan se oppgavene dine ved siden av e-posten din.
Når du har åpnet To-Do-ruten, skal vi lage et hurtigtrinn som markerer e-posten som lest, oppretter en oppgave og flytter e-posten til arkivet ditt. Vi kommer også til å legge til en hurtigtast, slik at du aldri trenger å bruke musen for å lage en oppgave fra en e-post.
Quick Steps lar deg definere flere handlinger for et enkelt knappeklikk (eller hurtigtast). De er enkle å lage og enda enklere å bruke, men hvis du ikke har sjekket dem ut før, har vi en definitiv guide om dem. Når du har lest denne veiledningen, oppretter du et nytt hurtigsteg og legger til følgende handlinger:
Lag en oppgave med teksten i meldingen.
Merk som lest.
Flytt til mappe (og velg Arkiv-mappen som mappen du vil flytte til).
Velg en hurtigtast for den og gi den et navn (som «Opprett oppgave og arkiv»), og klikk deretter på «Lagre». Den er nå synlig i delen Hjem > Hurtige trinn.
Nå, når du ønsker å gjøre en e-post om til en oppgave, klikker du bare på Quick Step (eller bruker hurtigtasten), og det oppretter en ny oppgave. Den tar tittelen fra emnelinjen i e-posten, og