Hvis du trenger å summere verdier i en Word-tabell, kan du gjøre det uten å bryte ut kalkulatoren eller legge inn dataene i Excel og deretter kopiere dem tilbake. Word kan gjøre enkle beregninger som summering, multiplikasjon og gjennomsnitt.
La oss si at du har en tabell som ligner på følgende. Du har de solgte enhetene og kostnaden per enhet, og du vil multiplisere disse for å få en total.
Start med å plassere innsettingspunktet i den tomme øverste cellen i «Total»-kolonnen.
Deretter bytter du til den nye «Layout»-fanen som vises mot høyre ende av båndet (det er en egen Layout-fane bare for tabeller) og klikker deretter på «Formel»-knappen.
I dette eksemplet skal vi multiplisere verdien i kolonnen «Enheter» med verdien i kolonnen «Enhetskostnad». For å gjøre dette, skriv inn følgende i «Formel»-feltet for å multiplisere verdiene i de to cellene til venstre for gjeldende celle:
=PRODUCT(LEFT)
Velg et alternativ fra rullegardinlisten Tallformat for å spesifisere formatet for resultatet av formelen.
Klikk «OK» for å godta innstillingene og sette inn formelen i cellen.
Resultatet av formelen vises i cellen.
Dessverre lar Word deg ikke velge en haug med celler samtidig og lage en formel for dem alle i ett trinn, så du må utføre de samme trinnene i hver av de andre cellene i «Totalt»-kolonnen.
Når du er ferdig, vil du ha et fullt utformet bord.
Denne teknikken fungerer omtrent på samme måte for kolonner som for rader. Si for eksempel at vi ønsket å legge til alle verdiene i «Totalt»-kolonnen for å finne ut vårt totale totale salg.
Plasser innsettingspunktet i en tom celle nederst i «Total»-kolonnen (sett inn en ekstra rad hvis du trenger det). Gå til «Layout»-fanen og klikk på «Formel» -knappen igjen.
Denne gangen bruker vi følgende formel:
=SUM(ABOVE)
Parameteren «OVER» forteller Word å legge til alle verdiene over gjeldende celle.
Velg et passende tallformat og klikk «OK».
Summen av alle verdiene i «Total»-kolonnen vises i cellen.
Merk: Hvis du legger til nye rader eller kolonner med verdier i en tabell i Word, oppdateres ikke formlene du har på plass automatisk. For å oppdatere en formel, høyreklikk på formelen og velg «Oppdater felt» fra hurtigmenyen.
Når det gjelder å administrere data i tabeller, tilbyr Word ikke i nærheten av kraften til Excel. Det er greit for små tabeller som dette hvor du ikke forventer at verdiene skal endres mye og du ikke trenger å se dataene dine på forskjellige måter. Hvis du trenger mer funksjonalitet, er det mye bedre å sette inn et faktisk Excel-regneark i Word-dokumentet.