Hva er verre enn å ikke få et møte med noen? Får en møteforespørsel for en tid du ikke jobber. Vi kan ikke stoppe det, men vi kan hjelpe deg med å sette opp Outlook slik at folk i det minste kjenner arbeidstiden din.
Når du oppretter en møteforespørsel i Outlook, hjelper Møte > Planleggingsassistent deg med å finne et tidspunkt hvor du og mottakerne av møteforespørselen begge er ledige.
Når du åpner planleggingsassistenten, er ikke timene som vises for hver dag fra midnatt til midnatt. de er fra 08.00 til 17.00.
Dette er Outlooks standard arbeidsdag, som du kan endre til hvilke timer du jobber. Klikk på Fil > Alternativer > Kalender og se etter delen «Arbeidstid». Du kan endre arbeidstiden din her.
Outlook vil vise disse timene til alle som har tilgang til kalenderen din når de prøver å bestille et møte med deg.
La oss si at du er en natteravn som jobber eksternt og kan sette dine egne timer. Du må være tilgjengelig på ettermiddagen slik at det er litt overlapping med dine tidlige kollegaer, men du foretrekker en senere start, så du endrer arbeidstiden til 12.00 til 20.00. Når du oppretter en møteforespørsel og legger til en kollega, viser Outlook arbeidstiden din som kl. 12.00 til 20.00, og alle timer de ikke jobber i denne perioden vil vises som en lysegrå linje.
Når de prøver å bestille et møte med deg, vil alle timene frem til 12.00 på samme måte vises som en lysegrå linje for dem.
Du kan også stille inn arbeidsdagene dine, så hvis du er deltid eller jobber i helgen, kan du endre dette i Fil > Alternativer > Kalender > Arbeidsuke.
Du må kanskje utdanne kollegaen din om hva den grå linjen betyr – og oppmuntre dem til å legge inn sine egne arbeidsdager og timer – men når alle vet hva dette betyr, vil i det minste folk bare ha seg selv å klandre hvis de bestiller et møte med deg for en tid du ikke jobber.