Vellykkede prosjekter oppnås gjennom effektiv prosjektledelse. Utnytt disse verktøyene for å sikre suksess!
Prosjektledelse fungerer som den essensielle ingrediensen for å fullføre prosjekter med suksess og bidra til bedrifters vekst. Dette er ikke bare et slagord – jeg har personlig sett hvordan to programvareselskaper (der jeg var ansatt) gikk under i løpet av kort tid på grunn av mangelfull prosjektledelse. I tillegg har jeg vært vitne til at flere produktlanseringer har blitt forsinket med flere måneder. Selv om det er enighet om at, som i mange andre fagområder, finnes det mye useriøshet innen prosjektledelse, undergraver dette ikke viktigheten og effekten.
Når det gjelder prosjektledelse, gjelder det samme for prosjektstyringsverktøy. De beste verktøyene kan øke effektiviteten i ledelsen, redusere tidsforbruket, minske forvirring og frustrasjon, og bidra til en mer smidig prosess. Her presenteres noen av de beste prosjektstyringsverktøyene som er tilgjengelige for bedrifter av alle størrelser og med ulike behov.
Teamarbeid
Som navnet antyder, gir Teamwork team muligheten til å samarbeide og jobbe mer effektivt, samtidig som interessentene har full oversikt over prosjektet.
Teamwork har innebygde funksjoner som tavler som minner om Trello og tidsregistrering. Hvis du er på utkikk etter en oversiktlig og praktisk app med disse funksjonene, er Teamwork et godt alternativ. Det er gratis å bruke for opptil fem brukere, mens premiumabonnementene starter på $9 per bruker per måned.
Det er viktig å nevne at Teamwork er en produktpakke der prosjektledelsesappen er en av dem. De tilbyr også CRM, kundeserviceprogramvare, et dokumenthåndteringssystem og en chat-applikasjon (lignende Slack), i tillegg til andre funksjoner.
Mandag
Monday er en plattform som kan hjelpe deg med å håndtere både grunnleggende prosjekter og komplekse porteføljer. Den tilbyr avanserte funksjoner som gir deg mulighet til å utføre planer, implementere strategier og levere resultater av høy kvalitet.
Monday legger til rette for effektivt samarbeid mellom teammedlemmer ved å samle dem på en felles plattform. Dette øker engasjementet, fremskynder prosjektutviklingen og fjerner kommunikasjonsbarrierer.
Et interaktivt og oversiktlig dashbord gir deg innsikt i prosjektstatusen og enkel tilgang til budsjettgodkjenninger, oppgavestatus, fremdriftsrapporter, teamproduktivitet og mer. Med kraftige Gantt-diagrammer kan du visualisere, planlegge, overvåke og administrere alt for å ta informerte beslutninger basert på data. Du kan endre og kontrollere avhengigheter, grunnlinjer og prosjektmilepæler i alle faser av prosjektets livssyklus.
Du kan spore arbeidsmengden til hvert enkelt teammedlem med oppdaterte data om deres kapasitet, slik at du kan fordele ressurser effektivt. Dette sparer tid som kan brukes på mer kreativt arbeid, samtidig som behovet for omarbeid reduseres. Verktøyet er fleksibelt og tilbyr ulike maler for ulike prosjekter, slik at du kan velge den som passer dine preferanser.
Disse malene er spesielt designet for program-, portefølje- og prosjektstyring. Du kan organisere og prioritere teamets oppgaver for å få full oversikt. Du kan legge til tidslinjer, tilpasse dem og tildele tidsfrister til teammedlemmene.
Data kan presenteres på en rekke måter, inkludert agile, foss og hybrid metoder. Verktøyet lar deg også involvere interessentene med sanntidsdata og live-oppdateringer, og utnytte automatisering for å drive prosjektene og spare tid.
Sikkerheten er ivaretatt med funksjoner som fullt dataeierskap, detaljerte revisjonslogger og tilgangstillatelser. Du kan enkelt integrere Monday med eksisterende verktøy som Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, osv.
Monday tilbyr fire ulike prisplaner som du kan velge mellom, basert på dine behov og teamstørrelse. Hvis du er usikker, kan du starte med en gratis prøveperiode.
Smartsheet
Smartsheet tilbyr intelligente prosjektstyringsverktøy som brukes av omtrent 90 % av Fortune 100-selskapene.
Denne smarte administrasjonsplattformen er ideell for samarbeid og sikrer fleksibilitet med visningsformater som rutenett, Gantt, kort og kalender.
Du kan bruke formler på celler og kolonner for enkle beregninger både i samme og mellom separate ark. Smartsheet støtter sterke påloggingsrutiner og tillater bruk av én enkelt legitimasjon.
Endringer blir automatisk justert overalt. «Skjemaer» tilbyr betinget logikk, som gjør det mulig å få tilbakemeldinger fra den tiltenkte målgruppen.
I tillegg reduserer innebygd automatisering repeterende oppgaver, mens «korrekturlesing» samler alt på et felles dashbord for godkjenninger og forslag.
Smartsheet lar deg publisere ark og rapporter til alle, også de som ikke bruker Smartsheet.
Smartsheet tilbyr en 30-dagers gratis prøveperiode slik at du kan teste ut alle funksjonene uten risiko.
Basecamp
Basecamp har vært en aktør innen prosjektledelse i lang tid. Det ble lansert i 2004 og har siden den gang holdt fast ved sin filosofi om enkelhet og klarhet. Det er også teamet bak det populære Ruby on Rails-rammeverket, så man kan trygt si at de har kunnskap om å designe enkle og nyttige verktøy. 🙂
Basecamp tilbyr de grunnleggende funksjonene man forventer, som team, prosjekter og oppgaver. I tillegg har det noen andre funksjoner som er verdt å fremheve:
- Sanntidschat: Med Basecamp trenger man ikke veksle mellom verktøyet og et separat chatteprogram. Gruppechatten støtter alle de vanlige funksjonene, som @omtaler, mediefiler, emojier og mer.
- Kundetilgang: Basecamp gir deg mulighet til å koble kunder direkte til prosjektene dine (med full kontroll over hva de kan se) og samarbeide med dem. Du kan videresende e-poster fra eksisterende kunder til Basecamp. Leveranser kan forhåndsvises, diskuteres og godkjennes direkte i Basecamp.
- Gjøremålslister: Uansett hvor avanserte prosjektstyringsverktøy blir, vil det alltid være behov for gjøremålslister. I mange tilfeller er oppgavene godt forstått av alle involverte, og det eneste man trenger er en rask måte å holde oversikt over dem på. Gjøremålslister i Basecamp er kraftige, med automatiske påminnelser og varsler, slik at du slipper å mase på folk for statusoppdateringer. 😉
- Oppslagstavler: Når man brainstormer eller gjør kunngjøringer, kan det oppstå nyttige diskusjoner som lett kan gå tapt. Med Basecamps oppslagstavler kan slik kommunikasjon samles på et sted der teamet kan diskutere, reagere og legge ved filer.
- Dokumenter og filer: Basecamps dokument- og filhåndtering er solid. Alle prosjektopplastninger og endringer lagres i ulike versjoner. Google Dokumenter kan deles direkte i Basecamp og redigeres.
Basecamp er etter min mening et utmerket produkt for team av alle størrelser med generelle og enkle behov. Det er ikke et verktøy for spesialiserte oppgaver (som Agile Software Development), og det er selskapet selv klar over.
En av de beste aspektene er prismodellen: en fast pris på $99 per måned (uansett teamstørrelse!) gjør Basecamp til et svært attraktivt valg.
Jira
I motsetning til Basecamp, er Jira en prosjektledelsespakke rettet mot smidige programvareprosjekter. Målgruppen, prisene, kompleksiteten og funksjonene er dermed annerledes. Det er ikke uvanlig at programvareteam starter med Basecamp og senere «oppgraderer» til Jira.
Jira er utviklet av Atlassian, selskapet bak BitBucket, som lenge var førstevalget for prosjekter med lukket kildekode, da det tilbød ubegrenset antall private arkiver.
Hvis programvareteamene dine har vokst og prosjektstyringsverktøy som tidligere føltes tilstrekkelige ikke lenger er det, kan det være på tide å bytte til Jira. Fra prosjektplanlegging til rapportering, feilsporing og detaljert analyse, har Jira alt. Her er noen av de unike funksjonene:
- Et omfattende sett med API-er tilgjengelig for de som ønsker å bygge egne grensesnitt for arbeidsflyten sin.
- Scrum- og Kanban-tavler.
- Støtte for flere utviklingsmetoder. Man kan også lage sine egne om nødvendig.
- Integreres med over 3000 apper.
- Intelligent automatisering som automatisk tildeling av oppgaver, kobling av problemer til kode, osv., reduserer friksjon og gjør det mulig å bygge kompliserte arbeidsflyter raskt.
- Kraftig og omfattende rapportering.
Jira er kostbart, spesielt sammenlignet med enklere prosjektstyringsverktøy. Modellen med kostnad per bruker per måned ($7 for standard, $14 for premium) kan bli dyrt for store team. Imidlertid rettferdiggjøres kostnadene av at store team uten Jira sannsynligvis ville ha problemer.
Asana
Asana er et generelt prosjektstyringsverktøy som fokuserer på hastighet og brukervennlighet. Asana er et godt eksempel på en godt designet app med én side. Alle handlinger skjer umiddelbart, noe som er praktisk når man jobber under tidspress.
Her er noen av de viktigste funksjonene til Asana:
- Arbeidsbelastning: Arbeidsbelastninger gir en visuell oversikt over hvor mye hvert teammedlem har på sin tallerken. Du kan raskt se om markedsførings-, design- og ingeniørteamene er i stand til å samarbeide om den viktige produktendringen som kommer neste måned.
- Visuelle tidslinjer: Prosjekttidslinjer i Asana er visuelt oversiktlige og svært funksjonelle. De gjør det enkelt å planlegge prosjekter og holde oversikt over fremdriften.
- Kalender: Asana-kalenderen er knyttet til alle oppgaver og planer, og viser teamets timeplaner. Det er et nyttig verktøy for å sørge for at timeplanene er synkronisert og ikke overlapper.
- Bildekorrektur: Funksjonen gir mulighet til å legge inn kommentarer til ulike deler av et bilde. Dette er svært verdifullt for designteam, ettersom tilbakemeldinger uten visuelle referanser kan være vanskelig å håndtere.
Grunnversjonen av Asana er gratis og er begrenset til 15 teammedlemmer. Hvis du trenger å legge til flere medlemmer eller ønsker å få tilgang til avanserte funksjoner som administrasjonskonsollen eller bildekorrektur, starter prisen på $10 per bruker per måned.
Asana er et populært verktøy for prosjektledelse som er egnet for organisasjoner av alle størrelser.
Trello
Trello har en forfriskende annerledes og minimalistisk tilnærming til prosjektledelse. Det har ingen overveldende funksjoner som krever mye innlæring. Du kan faktisk telle alle de viktigste funksjonene på en hånd. Men før du avviser verktøyet, bør du gi det en sjanse.
Trello har tatt konseptet med Kanban-tavler fra Agile programvareutvikling og gjort det tilgjengelig for massene. Ideen er enkel: Oppgaver opprettes som kort som samles på et av de mange tavlene du lager.
Disse tavlene kan representere alt fra funksjoner/avdelinger i bedriften din, oppgavens status eller kanskje månedene i et kalenderår. Teammedlemmer kan kommentere kortene, delta i diskusjoner og legge ved bilder. Når en oppgave er fullført, flyttes kortet til neste tavle. Slik:
Den gratis planen til Trello er ganske god og er kun begrenset av antall tavler og vedleggsstørrelse, ikke av antall brukere! For de fleste er dette tilstrekkelig, selv om premiumabonnementene starter på $10 per bruker per måned. Hvis du er et lite team (eller en enkeltperson!) og prosjektene ikke krever omfattende planlegging, er Trello et morsomt og effektivt alternativ!
Podio
Neste på listen er Podio, et kraftig verktøy for store team og bedrifter som trenger tilpasning og CRM-funksjoner.
Hvorfor velge Podio? Her er noen av grunnene:
- Tilpasning: I motsetning til mange av konkurrentene, har Podio omfattende tilpasningsmuligheter. Dette lar deg endre funksjonaliteten til moduler og fjerne elementer som ikke er relevante for deg.
- Innebygd CRM: Podio CRM leveres med kundeinformasjonsadministrasjon, kundereise-sporing, kundeemnesporing og andre viktige CRM-funksjoner.
- Medarbeideradministrasjon: Podio har god støtte for medarbeideradministrasjon, som lar deg håndtere utgifter, ferier, aktivitetsstrømmer og mer fra ett sted.
- Prosjektledelse: Samarbeid med kunder, koble e-post til oppgaver, detaljerte tilgangsrettigheter, planlegging av Scrum-prosjekter og lage sprintplaner – alt er inkludert.
- Arrangementshåndtering, e-posthåndtering, virksomhetsledelse. Listen fortsetter! 🙂
Podio har en gratis plan, men den tilbyr kun grunnleggende oppgaveadministrasjon. De betalte versjonene gir tilgang til mer funksjonalitet, og prisene varierer fra $9 til $24 per bruker per måned.
Airtable
Når det gjelder innovasjon, er Airtable den mest spennende utviklingen innen prosjektstyringsverktøy. Du kan se på Airtable som regneark på steroider – og selskapet beskriver det på den måten – men dette perspektivet yter ikke verktøyets kapasitet full rettferdighet.
En del av Airtable er faktisk regneark, men funksjonaliteten er så omfattende at det kan gjøre deg misfornøyd med favorittregnearkprogrammet ditt! Se bare her:
Det er like oversiktlig som et regneark, men har en visuell separasjon av oppgaver, fargerike etiketter, mulighet for å tildele oppgaver til personer og varsler.
En annen imponerende funksjon er Blocks, som er små, komplette og spesialiserte moduler du kan inkludere i arbeidsflyten din for å øke produktiviteten. Eksempler på blokker er: kart og geokoding, Gantt-diagrammer, søyle-/linje-/spredningsplott, visuell sidebygger, 3D-modellutforsker, tidssporer og organisasjonskart. Disse blokkene fungerer godt og kan integreres i alle oppgaver og arbeidsflyter.
Kombiner dette med vanlige funksjoner som dokumenthåndtering, Kanban-tavler og kalendere, og du har et kraftig verktøy.
Den beste delen er prisen: Gratisplanen tillater team av ubegrenset størrelse, med den eneste begrensningen at en enkelt base (ark) ikke kan inneholde mer enn 1200 elementer. Det virker ganske attraktivt!
Microsoft Project
Når Microsoft utvikler noe, er det ikke alltid det mest elegante, men det er effektivt og vanskelig å unngå. Windows, Office, Outlook, SharePoint og Exchange er gode eksempler. Det samme gjelder Microsoft Project, et verktøy som er rettet mot profesjonelle prosjektledere som jobber med svært store team.
Enten det er prosjektledelse, ressursstyring eller porteføljestyring, gir Microsoft Project et omfattende verktøy for å håndtere kompleksitet. Microsoft har nylig lagt til støtte for Agile prosjektarbeidsflyter, noe som vil appellere til bedrifter med team som jobber agilt.
To hovedårsaker til å velge Microsoft Project:
Planlegging, PMP og Enterprise – hvis dette er din stil, bør du se nærmere på Microsoft Project!
TeamGantt
Som navnet tilsier, er TeamGantt for Gantt-diagrammer det Trello er for Kanban-tavler. Selskapet har fokusert på Gantt-diagrammer som det primære (og eneste) verktøyet for planlegging og arbeidsflyt. Selv om dette begrenser funksjonaliteten, gjør det TeamGantt oversiktlig, lett å lære og effektivt.
Ikke la deg lure til å tro at det eneste du kan gjøre med TeamGantt er å lage Gantt-diagrammer. Verktøyet tilbyr også funksjoner som forenkler samarbeid:
- Samtaler
- Dokumenthåndtering
- Tidssporing
- Avhengigheter (kartlegging av prosjekter som er avhengige av andre prosjekter)
Den gratis planen tillater kun tre medlemmer og ett prosjekt. Betalte planer koster $10 og $15 per bruker per måned. Hvis Gantt-diagrammer passer godt for deg og du ønsker å bygge arbeidsflyten din rundt det, er TeamGantt et godt alternativ.
Zoho-prosjekter
Zoho-prosjekter er et av de mange produktene fra Zoho. Zoho Projects er en solid blanding av mange av de funksjonene som er nevnt i denne listen.
Gantt-diagrammer, milepæler, feilsporing, timelister, dokumenthåndtering, økonomi, integrasjon med populære apper, fora og mer – som sagt er det litt av hvert. Grunnplanen er gratis for opptil 10 brukere, deretter koster appen mellom $20 og $35 per måned (merk: fast månedlig kostnad, ikke per bruker).
Zoho Projects er et godt alternativ alene, men det er enda mer fordelaktig hvis du allerede bruker andre Zoho-produkter.
Konklusjon
Det er ingen tvil om at prosjektstyringsverktøy er avgjørende for at et team skal lykkes. Med så mange alternativer kan det være vanskelig å velge. Derfor inneholder denne listen de beste verktøyene som er litt forskjellige fra hverandre. Jeg håper det hjelper deg med å finne det rette verktøyet for deg! 🙂