Prosjektledere har en sentral rolle: å lose prosjektet og teamet i havn med full suksess.
Denne oppgaven krever at de holder alle involverte informert og kommuniserer prosjektets mål på en engasjerende måte. Her kommer prosjektets veikart inn i bildet!
Et prosjektveikart gir prosjektlederen et overordnet perspektiv på prosjektet, presentert på en lettfattelig måte for interessentene. Hovedmålet er å skape enighet blant alle interessenter ved å tydeliggjøre prosjektets milepæler, elementer, budsjett og det endelige resultatet.
Det handler i bunn og grunn om historiefortelling, hvor teknisk informasjon forenkles med konkrete eksempler. Etter presentasjonen skal alle interessenter, ledere og teammedlemmer ha en klar forståelse av forventningene.
Som prosjektleder har du mange baller i luften, og et prosjektveikart skal ikke være enda en stressfaktor. Derfor benytter mange erfarne prosjektledelsesbyråer og fagfolk seg av ferdige prosjektveikartmaler. Les videre for en grundig gjennomgang av prosjektveikart og noen profesjonelle maler du kan bruke.
Hva er et veikart i prosjektledelse?
Et prosjektveikart er en oversiktlig, detaljert presentasjon av de viktigste elementene i et prosjekt. Det er et offentlig tilgjengelig dokument som prosjektledere kan bruke til raskt å forklare følgende for en gruppe:
- En kort presentasjon av prosjektets mål.
- Viktige leveranser i prosjektet.
- Sammenhenger mellom de ulike oppgavene.
- Viktige milepæler i prosjektet.
- Potensiell risiko i prosjektet.
Bruk det til å formidle prosjektets historie før og underveis i prosjektet. Det gir deg mulighet til å dele planer på et overordnet nivå, sette realistiske forventninger og fremheve de sentrale elementene i det kommende prosjektet.
Hvorfor er det viktig å lage et prosjektveikart?
Et prosjektveikart er en enkel måte å presentere prosjektets mål på. Det kan også tilpasses for å beskrive prosjektets fremdrift og status. Her er noen av fordelene ved å ha et prosjektveikart:
#1. Håndtere forventninger til interessenter
En prosjektveikartmal hjelper deg med å sette realistiske forventninger hos prosjekteiere og interessenter. Når du visualiserer kostnader, ressurser og tidsplaner på en konsistent måte, kan lederne dine lettere bidra til å dekke prosjektets behov.
#2. Formidle mål og planer enkelt
Prosjektveikart presenteres ofte visuelt med et overordnet perspektiv. Dette gjør dem til et effektivt verktøy for raskt å formidle viktig informasjon til interessenter.
#3. Legge til rette for raskere beslutninger
Prosjektveikartet ditt skisserer de viktigste leveransene og målene. Ved konflikter om prioriteringer underveis i prosjektet, kan du referere til det opprinnelige veikartet for å se hvilke oppgaver som bør prioriteres.
#4. Lage oppdaterte prosjektoversikter
En viktig funksjon ved prosjektveikartet er at det kan oppdateres etter hvert som prosjektet utvikler seg. Du kan bruke disse oppdaterte rapportene til å presentere prosjektets status på en måte som er lett å forstå for alle.
#5. Kommunisere med eksterne team
Prosjektveikart inneholder normalt ikke konfidensiell informasjon. Derfor kan du enkelt dele dem med eksterne parter som er involvert i prosjektet.
#6. Fungerer som en påminnelse
Det er alltid en risiko for at et prosjekt avviker fra planen. Veikartet fungerer som en referanse for teamet, slik at de kan holde seg på rett spor.
Fordeler med et prosjektveikart
Prosjektveikart har tidligere vært undervurdert, men nå anerkjenner prosjektledere viktigheten av dette verktøyet. Et prosjektveikart gir deg følgende fordeler:
- Tydeliggjør prosjektansvar.
- Hjelper med prioritering og tilpasning.
- Legger til rette for effektiv koordinering.
- Visualiserer roller på en klar måte.
- Tydeliggjør prosjektets mål.
Komponenter i et typisk prosjektveikart
Prosjektveikartet bør ideelt sett passe på én side. Derfor må du velge komponentene dine med omhu. En mal for prosjektveikart bør inneholde følgende:
- En oversikt over prosjektplanen med faste tidsfrister.
- Viktige milepæler som teamet sikter mot å oppnå.
- En visuell presentasjon av budsjettfordeling og ressursbruk.
- Eventuelle avhengigheter mellom oppgaver.
- Viktige kontaktpersoner, spesielt for eksterne konsulenter og leverandører.
- Prosjektets overordnede mål, prioriteringer i noen få setninger.
Her er noen av de beste gratis prosjektveikartmalene du kan bruke:
Smartsheet
Smartsheet er en anerkjent leverandør av skybaserte løsninger for arbeidsledelse og prosjektsamarbeid. Et av deres nyeste tilbud er et brukervennlig prosjektveikart for profesjonelle prosjektledere.
Du kan bruke hvilken som helst av malene i nettappen og oppdatere den underveis i prosjektet. Disse formatene er lett tilgjengelige, da Smartsheet lar deg laste ned de redigerte malene i formater som Word, Excel, PowerPoint, Docs, Sheets og Slides.
Noen av de populære ferdige malene er:
- Eksempel på prosjektveikart for IT-prosjekter.
- Eksempel på veikart for flere prosjekter.
- Eksempel på et 3-årig prosjektveikart.
- Mal for agilt prosjektveikart.
Du kan prøve plattformen gratis og laste ned dokumentet du trenger. Hvis du synes plattformen er nyttig, kan du tegne et fullt abonnement.
Office Tidslinje
Office Tidslinje er en annen populær kilde for maler for prosjektveikart. Verktøyet hjelper deg med å transformere komplekse prosjektdata til forståelige prosjektveikart i Microsoft PowerPoint.
Du kan presentere veikartdokumentet for et bredt publikum med selvtillit. Den visuelle strukturen til prosjektveikartene er tydelig og lett å huske.
Tilgjengelige maler inkluderer:
- Eksempel på prosjektveikartdokument.
- Mal for produktveikart.
- Mal for IT-veikart.
- Mal for strategi/forretningsveikart.
- Mal for teknologi veikart.
Office Timeline tilbyr ikke direkte nedlasting av maler for Google Workspace-filer som Sheets, Docs og Slides. Du kan imidlertid enkelt åpne malene på Google-plattformen, da de er kompatible med Microsoft Office-filer.
Aha!
Aha! sine produktveikartmaler gjør personaliseringen av maler raskere. Du kan raskt begynne å presentere prosjektplaner, mål og oversikter ved hjelp av disse malene. For øyeblikket er det 16 gratis nedlastbare prosjektveikartdokumenter som du kan tilpasse for ditt prosjekt.
Det er viktig å være oppmerksom på at ikke alle prosjektveikartmaler passer til alle formål. Noen er for eksempel best egnet til å presentere overordnede forretningsmål, mens andre er mer egnet til produktlanseringer eller forklaring av prosjektfunksjoner.
Aha! lar deg laste ned veikartfiler i Microsoft PowerPoint- og Excel-formater. Hvis du trenger et dedikert verktøy for å utvikle og visualisere prosjektveikart, kan du abonnere på Aha!-verktøyet.
Template.net
Template.net er en annen pålitelig kilde for prosjektveikartmaler. Du kan bruke gratismalene til å lage et effektivt strategisk prosjektveikart for din virksomhet. Her finner du forskjellige typer prosjektveikart, fra kreative infografiske design til maler for agil prosjektledelse.
Dette nettstedet er kanskje ikke det beste valget hvis du leter etter et bredt utvalg av gratis maler. Nettstedet tilbyr for øyeblikket bare to grunnleggende prosjektveikartmaler.
Slide
Hvis du ikke vet hvor du skal begynne når du skal lage et profesjonelt prosjektveikart, kan du besøke Slide og sjekke ut deres gratis maler. Malene ser visuelt tiltalende ut og er enkle å tilpasse. Du kan også redigere maler på nett i Slite-appen sammen med eksterne samarbeidspartnere.
I motsetning til andre malnettsteder, kan du ikke laste ned malene i Word- eller Docs-format for redigering. I stedet åpnes den gratis malen i Slite-redigereren, der du kan tilpasse den med ulike komponenter.
Den gratis malen er delt inn i forskjellige segmenter som veikartsoverskrift, teamoppdrag, prosjektbakgrunn, kvartalsvis visualisering av veikartet via et Gantt-diagram og en veikartoversikt. Det er enkelt å tilpasse disse delene, da de er selvforklarende.
Du kan også legge ved filer fra Google Disk for å supplere veikartdokumentet. Når du er ferdig med redigeringen, kan du skrive ut dokumentet eller eksportere det som en PDF-fil.
Avsluttende tanker
Prosjektveikartet du presenterer skal gi et helhetsbilde av prosjektet, ikke bare være en detaljert oversikt over ressurser, oppgaver eller kostnader. Interessentene har allerede Gantt-diagrammer eller annen prosjektstyringsprogramvare for å visualisere slike detaljer.
Du kan bruke en av prosjektveikartmalene ovenfor for å lage et profesjonelt veikart som kan brukes som et supplement til den opprinnelige prosjektplanen. Prosjektveikartet ditt blir også enkelt og oversiktlig når du bruker maler i stedet for å lage et fra bunnen av.
Du kan se på disse verktøyene for å lage visuelt fine Gantt-diagrammer for dine prosjekter og ligge foran skjemaet.