Opplever du stadig at du må svare på de samme spørsmålene om nettprogramvaren din?
Hvis svaret er bekreftende, kan det tyde på at mange brukere enda ikke har fullt ut forstått produktet ditt og utforsket alle dets muligheter.
Stadig gjentagende spørsmål om programvaren kan kreve mye ressurser fra supportavdelingen, noe som kan føre til utbrenthet hos de ansatte. For å hjelpe supportteamet med å unngå dette, kan det være lurt å utvikle en elektronisk programvaredokumentasjon.
Hva er online dokumentasjon?
Online dokumentasjon fungerer som en brukermanual som hjelper kundene å forstå hva produktet er og hvordan de ulike funksjonene fungerer steg for steg. Den hjelper brukerne med å forstå alle de potensielle måtene produktet kan være til hjelp på.
Du kan berike dokumentasjonen med bilder, videoer og GIF-er for å visuelt demonstrere hvordan ulike funksjoner aktiveres og brukes. Omfanget av dokumentasjonen kan variere avhengig av kompleksiteten til produktet. For noen produkter kan dokumentasjonen virke som en utvidet FAQ, mens for andre kan det fremstå som en grundig gjennomgang av alle aspekter ved produktet.
Hvordan fungerer nettbasert dokumentasjon?
Det er flere måter et elektronisk dokumentasjonsverktøy kan bidra på. Her er en oversikt som viser hvordan det kan være nyttig når det er implementert.
- Fungerer som et sentralt ressurssystem: Du kan samle all produktrelatert informasjon på ett sted, og gjøre det lett tilgjengelig for både kunder og supportpersonell. Dette sikrer at alle kan finne svar på spørsmål om funksjonalitet.
- Sparer tid og krefter: Ved å skape en sentral ressursbank for produktinformasjon, sparer du både kunder og supportmedarbeidere for tid og energi som ellers ville gått med til å lete etter svar. Det bidrar også til å forebygge utbrenthet og lar supportteamet fokusere på mer presserende problemer.
- Øker engasjement og lojalitet: Et dokumentasjonsverktøy hjelper med å holde kundene engasjerte i merkevaren gjennom hele deres kundereise. Kundene behøver ikke å søke etter svar om produktet på internett. De kan vende tilbake til den ressursen du har utviklet, noe som bidrar til å opprettholde kontakten med merket og beholde dem som kunder.
- Tilbyr dyptgående produktforståelse: Dokumentasjonen kan dekke alt fra oppsett til alle funksjoner, inkludert informasjon om når nye versjoner ble lansert og hvordan de skiller seg fra tidligere versjoner. Det hjelper også potensielle kunder i beslutningsprosessen ved å inkludere brukstilfeller og case-studier fra ulike bransjer.
- Forbedrer kundeopplevelsen: En av de største fordelene med elektronisk dokumentasjon er at den forbedrer kundeopplevelsen. Teamet sparer tid, og kundene får raskere svar uten å måtte vente i kø eller på e-post.
Hvordan velge den rette dokumentasjonsløsningen?
Det er ikke nok å bare forstå hva nettbasert dokumentasjon er og hvordan det fungerer for en organisasjon. Du må også velge det rette verktøyet. Her er en kriterieliste som kan hjelpe deg med å finne den beste løsningen:
#1. Intuitiv redigering
Et brukervennlig og funksjonsrikt redigeringsverktøy er essensielt. Det er viktig at flere personer kan redigere den samme artikkelen samtidig, og at alle kan se hvem som gjør hvilke endringer.
#2. Intelligent søk
Et effektivt søk er avgjørende for enhver dokumentasjonsplattform. Det er svært frustrerende for brukere å forlate dokumentasjonen fordi de ikke finner den informasjonen de trenger. En intelligent søkefunksjon sparer tid og hjelper brukerne med å finne svar raskt. Søket bør understøttes av merkelapper, relevante nøkkelord og mer.
#3. Detaljert analyse
Det er viktig for enhver bedrift å vite hvordan den elektroniske dokumentasjonen presterer blant kundene. Derfor er det viktig å sjekke om programvaren kan spore følgende:
- Sidevisninger
- Mest besøkte artikler
- Mislykkede søk
- Tilbakemeldinger på hver artikkel
- Avvisningsfrekvens
- Gjennomsnittlig tid brukt på artikler
- Nye kontra returnerende kunder
Dette er bare noen av de viktige målingene som er tilgjengelige. Hvis en løsning tilbyr disse, bør du vurdere den.
#4. Sikkerhet
Alt innhold som legges inn i kunnskapsbasen, som produktinformasjon, videoer og bilder, er verdifullt for organisasjonen. Beskyttelse av dette materialet bør derfor være en høy prioritet. Her er noen spørsmål du kan stille leverandøren:
- Hvilke tiltak har dere mot uautorisert tilgang?
- Bruker dere brannmurer eller tofaktorautentisering for å beskytte dataene?
- Hvordan håndterer dere datakonfidensialitet?
Dette vil gi deg innsikt i hvordan leverandøren håndterer datasikkerhet for sine brukere.
#5. Versjonskontroll
Støtter plattformen versjonskontroll?
Som en produktbedrift må du sørge for at produktutviklingen dokumenteres. Brukere kan benytte produktet ditt i forskjellige utviklingsstadier, og de kan ha behov for å se den eldre dokumentasjonen for å få en bedre forståelse av en funksjon. Dette er nyttig for både sluttbrukere og produktutviklingsteamet.
Plattformen bør derfor støtte versjonsstyring med tidsstempel.
#6. Arbeidsflytstyring
Kunnskapsbasen bør tilby fullstendig tilgangskontroll for å sikre en god arbeidsflyt. En administrator bør kunne tildele roller til de som skal skrive og redigere dokumentasjonen. Forfattere bør ha begrenset tilgang, mens redaktører bør ha mer kontroll.
#7. Tilpasning
Tilpasning skaper brukertilfredshet og tillit til merket. Dette gjelder også for dokumentasjonssiden. Når en bruker lander på dokumentasjonssiden, bør den føles som en integrert del av merkevaren din. Plattformen bør tillate tilpasning med logo, favorittikon, tilpasset domene, egendefinert URL og utforming av dokumentasjonsnettstedet.
Her er noen av de mest effektive elektroniske dokumentasjonsverktøyene.
Selv om disse tipsene er nyttige, kan det være lurt å ha noen alternativer når du skal velge det beste verktøyet. Denne delen utforsker noen av de beste løsningene som kan hjelpe deg med å bygge en komplett nettbasert programvaredokumentasjon.
La oss dykke inn!
Document360®
Document360 tilbyr en komplett løsning for nettbasert dokumentasjon, inkludert enkelt søk, kategoriadministrasjon, merkeadministrasjon, artikkelmaler og mer. Dra-og-slipp-grensesnittet gjør det enkelt å organisere kategorier og underkategorier i ønsket rekkefølge.
I tillegg tilbyr Document360 AI-drevet søk, privat hosting, versjonsfunksjoner, sikkerhetskopiering og gjenoppretting. Den har en rik redigeringsfunksjon, og du kan velge mellom Markdown- og WYSIWYG-editor.
Plattformen tillater full tilpasning av dokumentasjonssider, og artikkelbeskrivelser vil hjelpe til med raskt søk og optimalisering for søkemotorer (SEO). Den støtter samarbeid med et team av redaktører, bidragsytere og publisister. Du kan også konfigurere varsler for å fjerne eller oppdatere foreldede artikler.
Document360 kan integreres med en rekke helpdesk-, chatbot- og CRO-teknologier som Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams og Slack. Du kan også integrere med andre plattformer ved hjelp av JavaScript-kodebiter.
Prisene starter på $99 per måned.
ClickHelp
ClickHelp er et verktøy for hjelpeskriving som hjelper deg med å lage programvaredokumentasjon enkelt. Denne skybaserte løsningen er kjent for å effektivisere samarbeidet mellom dokumentasjonsteamet. Den hjelper til med å spore endringer og gjøre forbedringer etter å ha bekreftet hvem som skriver og redigerer dokumentene.
ClickHelp hjelper også med å forbedre innholdet ved å gi detaljert innsikt i hvordan artiklene presterer ved hjelp av rapporter. De som er usikre på datamigrering fra plattformer som MS Word, HTML og CHM kan la bekymringene ligge. Clickhelp spesialiserer seg på datamigrering fra disse og andre plattformer. Det enkle brukergrensesnittet gjør også konfigurasjonen veldig enkel.
Prisene starter på $55 per måned.
Confluence
Confluence, som andre elektroniske dokumentasjonsløsninger, hjelper brukere med å lage programvaredokumenter som er organisert i kategorier. Struktureringen i sidestrukturen gjør avansert søk mulig, noe som hjelper kunder med å finne relevante artikler raskere.
I tillegg kan du samarbeide med andre team for å kvalitetssikre innholdet. For å effektivisere internt samarbeid kan du dele kontotilgang med team som er involvert i skrive- og redigeringsprosessen.
Betalte planer starter på $55 per måned.
Nuclino
Nuclino er et annet programvaredokumentasjonsverktøy som kan være verdt å vurdere. Denne leverandøren hevder å hjelpe brukere med å gjøre innhold levende med bilder, videoer og annet visuelt materiale. Den har også funksjoner som automatisk lagring, slik at du ikke mister arbeid underveis.
Nuclino har også et søk som hjelper kundene med å finne relevante artikler raskt. I tillegg har den 40+ integrasjoner som kan strømlinjeforme arbeidet og planlegge fremtidige artikler basert på produktoppdateringer.
Prisen starter på $5 per bruker per måned.
DocuWare
DocuWare er kjent for funksjoner som optisk tegngjenkjenning (OCR), som lar brukere konvertere tekst fra bilder til data. Dette gjør det enklere å legge til relevante data raskt og gjøre dem tilgjengelig for kundene.
Du kan også spore versjoner av eksisterende dokumenter, noe som hjelper deg med å overvåke det originale innholdet og endringene som gjøres med hver nye produktoppdatering.
Les Dokumentene
Read the Docs er en teknisk dokumentasjonsløsning som lar deg bygge og hoste støtteartikler for programvaren din gratis. Leverandøren tilbyr sin dokumentasjonstjeneste uten kostnad, og du kan administrere flere versjoner av dokumentene dine effektivt.
Du trenger heller ikke bekymre deg for å betale per bruker, du kan ha så mange brukere du trenger. Den eneste ulempen er at den gratis versjonen inneholder reklame, siden det er en måte for leverandøren å finansiere driften. Brukere som velger gratisversjonen, vil derfor oppleve reklame. For de som ønsker en reklamefri versjon, koster det 5 USD per prosjekt.
GitHub
GitHub er populært blant utviklere for å loggføre programmeringsaktiviteten deres. En profil som viser mye grønt, betyr at utvikleren koder ofte og oppdaterer fremdriften. Det er imidlertid ikke alle som vet at GitHub også tilbyr dokumentasjonsprogramvare.
GitHub tilbyr GitHub Pages og en wiki-plattform for å lage et sentralt depot for dokumentasjon. Hvis du integrerer GitHub Pages med plattformer som Jekyll, kan du skape en komplett produktdokumentasjon uten problemer. Vær oppmerksom på at dokumentasjonen vanligvis vil være offentlig og ikke privat. Du trenger også gode utviklingsferdigheter for å opprettholde dokumentasjonen.
Betalte planer starter på $19 per måned.
Whatfix
Whatfix hjelper deg med å lage en komplett digital gjennomgang av produktet ditt. Du kan gi veiledning om hvordan produktet fungerer på en interaktiv måte. Med denne løsningen kan du lage dokumentasjon, vanlige spørsmål og mer.
Whatfix tilbyr også en detaljert analyseplattform. Du kan overvåke hvordan leserne interagerer med hver artikkel, noe som gir deg mulighet til å forbedre innholdet for bedre resultater eller konverteringer.
Dropbox Paper
Hvis du trodde at Dropbox bare er for lagring, tar du feil. Deres dokumentasjonsverktøy, Dropbox Paper, er populært som et redigeringsverktøy som samler både oppretting og koordinering. Det er perfekt for å lage dokumentasjon for både internt og eksternt bruk.
Dropbox Paper kan håndtere bilder, lydfiler, videoer og andre typer medier i artiklene. Det som gjør det litt vanskelig for mange å velge dette verktøyet, er de begrensede mappeegenskapene. Verktøyet er gratis for de som allerede har en Dropbox-konto, men hvis du ønsker et eget abonnement, bør du kontakte deres team.
HelpDocs
HelpDocs er også et godt alternativ. Som de andre verktøyene på denne listen, lar også HelpDocs deg lage og publisere dokumentasjon og overvåke resultatene av artiklene du skaper.
Denne programvaren tilbyr også en dra-og-slipp-funksjon som gjør det enkelt å rangere artikler basert på betydning eller rekkefølge i produktet. Du kan også markere artikler for redaktører eller produktteam for å gjøre det enkelt å identifisere artikler som må oppdateres.
Prisen for HelpDocs starter på $46 per måned.
Er du klar til å velge det beste elektroniske dokumentasjonsverktøyet?
Er du bekymret for at kundene ikke forstår produktet ditt? Hva med å lage programvaredokumentasjon som hjelper dem med å forstå formålet, funksjonaliteten og funksjonene?
Ved å bygge en komplett dokumentasjon, sørger du for at kundene finner svar på alle spørsmål om produktet ditt på ett sted. De unngår også å måtte kontakte supportteamet, noe som sparer tid og energi. Det kan være krevende å bygge dokumentasjon fra bunnen av, og det vil kreve ressurser. Derfor kan det være lurt å bruke en nettbasert dokumentasjonsløsning.
For å hjelpe deg med å komme i gang, har vi listet opp noen av de beste alternativene. Vi håper dette hjelper deg med å finne det rette dokumentasjonsverktøyet for din virksomhet!
Du kan også undersøke hvordan du lager god API-dokumentasjon.