Ressursstyring er en viktig prosess som ressurssjefer og bedrifter benytter for å håndtere sine ressurser på en effektiv måte, med formål om å oppnå organisatoriske eller prosjektspesifikke mål. Ressurser kan innebære alt fra personell og tid, til utstyr og finansielle midler.
Med hensiktsmessig ressursstyring kan bedrifter optimalisere sin ressursbruk, noe som ofte resulterer i reduserte kostnader og at prosjekter fullføres innenfor de tildelte budsjetter.
Et godt ressursstyringsverktøy muliggjør at de mest egnede ressursene tildeles den rette oppgaven eller prosjektet, og dermed sikrer at arbeidet ferdigstilles innenfor både budsjett og tidsramme, uten unødvendige problemer eller komplikasjoner.
Bildekreditt: wikimedia.org
Hvorfor er Ressursstyring Viktig?
Et avgjørende aspekt innen ressursstyring er den korrekte allokeringen av ressurser. Feilallokering, som for eksempel over- eller underutnyttelse av ansatte, kan føre til betydelig utbrenthet og dermed økt personalflukt.
Ved å implementere prosesser og teknologi for automatisering, kan ressursstyring gjøres mer effektiv og produktiv. Ideelt sett bør ledere være i stand til å disponere både personell og andre ressurser innenfor de økonomiske rammene. En studie utført av PMI Pulse antyder at dårlig ressursstyring kan føre til at bedrifter mister opp til 11,4 % av sine ressurser.
Den globale pandemien og økningen av hjemmekontor har aktualisert behovet for at bedrifter tar i bruk ressursstyringsverktøy for å effektivt administrere ressurser og gjennomføre prosjekter innenfor de oppsatte tidslinjene.
Kort sagt, ressurplanlegging er en fundamental faktor som må ivaretas for å møte forpliktelser i et prosjekt. Det bidrar til prosjektplanlegging, gir innsikt i nødvendige ressurser og ferdigheter, forenkler omplassering av ressurser basert på utnyttelse og kapasitet, og gjør det mulig å prioritere aktiviteter for å overholde prosjektfrister.
Hvordan Utføres Ressursstyring?
Teknologiske fremskritt har ført til at tradisjonelle metoder for ressursstyring enten har blitt utdatert eller er lite foretrukket i dagens forretningsmiljø.
Tidligere ble kalendere, Excel-ark, Microsoft Access og Word-dokumenter benyttet for å administrere, tildele og planlegge ressurser.
Bildekreditt: quickscrum.com
Tradisjonelle, manuelle metoder for ressursstyring kan være tidkrevende og ikke levere ønskede resultater, særlig når det kommer til håndtering av flere prosjekter og team på forskjellige lokasjoner og i en hjemmekontor-kultur.
Moderne ressursstyringsverktøy gir bedre oversikt over prosjekter eller oppgaver, samt ansattes tilgjengelighet og tidsplaner. Sanntidsforbindelsen gir ledere, ansatte og interessenter muligheten til å holde seg oppdatert og få et klart bilde av pågående prosjekter, noe som igjen hjelper i informert beslutningstaking og milepælsetting.
Nedenfor følger noen av fordelene ved bruk av ressursstyringsverktøy:
- Sette realistiske forventninger og følge dem til ferdigstillelse
- Øke fleksibiliteten ved administrering av eksterne team
- Forenkle planlegging av oppgaver og korte møter
- Sanntidssporing av arbeidsstatus for ansatte
- Tilgjengelighet og kommunikasjon for team og ledere når behov oppstår
- Eliminere mikrostyring, noe som fører til økt tilfredshet
Hvorfor Små og Mellomstore Bedrifter (SMB) Bør Bruke Ressursstyringsprogramvare (RMS)
Ressurser er essensielle for alle organisasjoner, uavhengig av størrelse. Riktig ressursallokering forhindrer eskaleringer, forstyrrelser, sammenbrudd og tap av inntekter. RMS og andre CRM-verktøy hjelper bedrifter å nå sine forretningsmål og være konkurransedyktige i dagens marked.
Kostnader, kompetanse og manglende synlighet har tidligere vært faktorer som har hindret SMB-er i å ta i bruk RMS. Med introduksjonen av SaaS-baserte (Software-as-a-Service) RMS-løsninger, samt brukervennlige plattformer, har dette endret seg betraktelig.
Den nye tilgjengeligheten av abonnementsbasert prissetting på RMS oppmuntrer også SMB-er til å implementere RMS for økt effektivitet i sin virksomhet.
RMS hjelper SMB-er med å planlegge ressurser, tildele oppgaver korrekt, øke transparens, legge til rette for automatisering, støtte digital transformasjon, opprettholde konkurranseevne, forbedre arbeidsflyten, løse problemer med ressursallokering og redusere kompleksiteten ved håndtering av flere prosjekter. Det gir også et enkelt ansvarssted, økt kontroll og mer.
I de følgende avsnittene vil vi presentere noen av de beste ressursstyringsprogramvarene som er fordelaktige for SMB-er.
Teamdeck
Teamdeck er en populær og omfattende RMS-løsning. Selskapet oppgir at deres applikasjoner for ressursstyring brukes av team i Nord- og Sør-Amerika, Europa, Australia, Midtøsten og Afrika.
Verktøyet inneholder alle nødvendige tilgangsalternativer for ressursstyring, som planlegging, tidsregistrering og feriehåndtering. Den intuitive kalendervisningen gjør det enkelt å spore ikke-allokerte ressurser, tildele oppgaver og overvåke tidsplaner.
Ledelsen kan bruke verktøyet til å beregne nøkkeltallsindikatorer (KPI) og avkastning på investering (ROI) basert på inntekter eller fakturering, og de fleksible rapportene bidrar til å vurdere teamets engasjement. Programvaredashbordet hjelper også med å forutsi fremtidige prosjektbehov basert på kommende prosjekter.
Funksjoner:
- Utvidet rapportering, inkludert budsjett- og lønnsrapporter
- Effektiv ressursstyring, med timebasert sporing og teamferieadministrasjon
- Administrasjon av ressurspermisjoner, inkludert godkjenning/avslag, helligdager, fravær og årsaker
- Overvåk ressursutnyttelsen på tvers av ulike prosjekter
Med denne programvaren kan teamets arbeid planlegges og kontrolleres, og datadrevne beslutninger tas basert på avanserte rapporteringsstrukturer. Programvaren tilbys som et abonnement, med en startpris på $0,9 per måned, men denne prisen inkluderer ikke tilgang til mobil- og Teamdeck-appen.
Wrike
Wrike, en del av det kjente virtualiserings- og skyselskapet Citrix, tilbyr omfattende funksjonalitet for å sikre at ressurser og teamledere forblir strukturerte gjennom hele prosjektets livssyklus.
Programvaren visualiserer prosjekter gjennom Kanban-tavler og Gantt-diagrammer, og fungerer sømløst i et distribuert miljø og med flere prosjekter.
Dashbordet deler arbeidet inn i tre seksjoner: Oppgaver, Prosjekter og Mapper. Mapper brukes som en hierarkisk struktur for å organisere oppgaver innenfor prosjekter. Hvert prosjekt har et eget definert rammeverk. Prosjektledere kan tildele spesifikke oppgaver til individuelle ressurser med data og forfallsdatoer.
Programvaren inkluderer også maler som hjelper med å optimalisere ressurs- og prosjektproduktiviteten, blant annet ved å skape veikart for produkter, synliggjøre kommende prosjekter, legge til rette for effektiv kommunikasjon og dele opp komplekse prosjekter i gjennomførbare faser.
Funksjoner:
- Prosjektautomatisering og risikoestimering
- 360-graders synlighet av alle prosjektaktiviteter
- Tilpassede verktøy for alle team og bransjer
- Effektive verktøy som talekommandoer og smarte svar
Wrike-plattformen muliggjør over 400 integrasjoner, som Salesforce, ulike CRM-verktøy, Slack, Microsoft Teams og andre, som sikrer en effektiv implementering av forpliktelser. Programvaren tilbys som et abonnement med en startpris på $9,8 per bruker/måned. Det er også en 14 dagers prøveperiode.
Dette bør være nr 3
Smartsheet
Smartsheet hjelper deg å bli en ressursstyringsekspert ved å gi et helhetlig overblikk over organisasjonens daglige aktiviteter.
Den effektive tidsregistreringen gjør det mulig å spore arbeidstiden ned til minuttet, for å optimalisere bruken av arbeidsstyrken. Seksjonen for personell muliggjør rollebasert tilgang og hjelper med å administrere både heltidsansatte og innleide medarbeidere.
Du kan også sjekke prosjektoversikten og få tall som viser under- eller overutnyttelse av ressurser.
I tillegg støtter Smartsheet 100 angre/gjør om-operasjoner i en aktiv nettleserøkt.
Med prosjektmalene kan du oppdatere eller importere flere prosjekter samtidig.
Tids-, utgifts-, budsjett- og bruksrapporter gjør det lett å analysere den generelle ytelsen og forbedre fremtidige prosjekter.
Smartsheet tilbyr en 14 dagers gratis prøveperiode uten behov for kredittkort, slik at du kan oppleve funksjonene selv.
Prognose
Prognose er en prisvinnende programvare som har mottatt anerkjennelse fra G2, en ledende evalueringsplattform, for beste prosjektledelse, ressursstyring og oppgavestyring.
Dette er en komplett prosjektledelsesprogramvare som bidrar til å sikre fullføring av aktiviteter og optimal bruk av ressurser. De ulike modulene som prosjektledelse, teamsamarbeid, tidsstyring, forretningsintelligens og AI-arbeidsautomatisering kan enkelt integreres med ressursadministrasjonsplattformen.
Programvaren skiller seg ut med sin hurtige implementering, som hjelper SMB-er med å komme i gang og levere resultater raskere. Den har en høyere brukeradopsjonsrate enn annen programvare i denne kategorien.
Funksjoner:
- Hurtig tidssporing basert på forslag fra kunstig intelligens
- Sanntidsvisning av utnyttelse og kapasitet for alle ressurser
- Justering av arbeidsmengden for å unngå problemer
- Automatisk beregning av ressursbruk for bedre oversikt over tidsbruken
Prognose hjelper ressurs- eller prosjektledere med å planlegge og justere aktiviteter for å løse flaskehalser og sette standarder for å overholde tidsfrister. Prisen starter på $29 per sete/måned for minimum 10 seter. Programvaren er tilgjengelig for en 14 dagers prøveperiode.
Activecollab
Activecollab er en brukervennlig programvare som dekker alle faser av prosjektledelse, inkludert arbeidsledelse, teamsamarbeid, tids- og ressursstyring, kundeadministrasjon og lønnsomhetsanalyse.
Ledere og direktører kan bruke denne programvaren til å planlegge prosjektaktiviteter og administrere ressurser fra start til slutt.
Programvaren skaper et enkelt miljø for effektiv kommunikasjon og samarbeid med team, andre ledere og kunder. Den er gratis for små prosjekter med opptil 3 brukere.
Funksjoner:
- Automatisert oppgaveplanlegging
- Import av prosjekter fra andre apper og integrasjon med Zapier, Slack og Webhooks
- Oppgaveliste og Kanban-visning
- Integrasjon med skylagring
Activecollab er en enkel plattform for å vurdere prosjektstatus, tidsbruk og lønnsomhet, som sikrer at forpliktelser overholdes innenfor budsjettet. Prisen starter på $7,5 for tre brukere. Du kan teste programvaren gratis i 14 dager før du tar den i bruk.
Flyte
Flyte er spesielt utviklet for ressursstyring, planlegging og kapasitetsplanlegging. Den bidrar til rask opprettelse og tildeling av oppgaver, legging til av prosjektfaser og tidsfrister, samt administrering av teamkapasitet.
Programvaren brukes i ulike bransjer, inkludert byråer, konsulentfirmaer, arkitektkontorer og IT-bedrifter.
Plattformen muliggjør integrasjon av eksisterende arbeidsflyter for prosjektledelse, planlegging og oppdateringer. I tillegg til visualisering av ressurskapasitet og prosjektrapporter, kan programvaren også håndtere komplekse prosjektbehov.
Funksjoner:
- Ressursplanlegging med prognoser som viser prosjektestimater kontra faktiske verdier
- Forhåndsutfylt timeliste som gjør det enkelt for ressurser å utføre sine oppgaver
- Fleksibilitet i ressursplanlegging for ledere og ressurser
- Personvern med GDPR- og SOC2-samsvar
Float er en populær ressursstyringsplattform. Den er brukervennlig og enkel å implementere, med en startpris på $6 per måned. Det er også en 30 dagers prøveperiode.
Saviom
Saviom er en avansert ressursstyringsprogramvare med tilpassede konfigurasjonsalternativer. Den sies å bidra til å redusere ressurskostnader med 10–30 % og øke ressursutnyttelsen med 10–20 %.
Plattformen gir full transparens for ressursbruk, inkludert krav, ubetalte ressurser, over- og underutnyttelse og kapasitetsplanlegging ved hjelp av sanntids multidimensjonal analyse.
Dette er en omfattende plattform som hjelper SMB-er med å forutsi ressursbehov på forhånd basert på tilbuds- og etterspørselsanalyser.
Programvaren hjelper deg med å raskt identifisere og tildele de riktige ressursene i tide, basert på kompetanse, lokasjon og interesseområder.
Funksjoner:
- Innsikt i prosjektøkonomi, inkludert kostnader, inntekter og fortjenestemarginer
- Optimalisering av ufakturerte ressurser for å forbedre ressursutnyttelsen
- Identifisering av gap mellom ressursmatrise, faktiske tall og prognoser
- Intelligent virksomhetsdashbord for analyse og rapportering
Saviom er et godt valg for virksomheter innenfor ingeniørfag, regnskap, IT, konstruksjon og rådgivning, som leter etter en komplett løsning for ressursstyring. Programvaren støtter ressursplanlegging, kapasitetsplanlegging, rapportering og analyse, samt integrasjon med andre arbeidsflytplattformer. Priser er tilgjengelige på forespørsel.
Prosess
Prosess er en programvare for arbeids- og ressursstyring. Den er brukervennlig for å lage flere arbeidsflyter, tildele ressurser og spore fremgang.
Dokumentorganisering er en sentral del av arbeidsflytstyring, og denne programvaren tilbyr et enkelt grensesnitt for å opprette, organisere og dele dokumenter mellom team.
Dra-og-slipp-grensesnittet lar ledere opprette og tildele oppgaver til team på få minutter, samt spore fremgang og motta varsler via dashbord. Programvaren gir mulighet til å opprette oppgaver basert på gitte betingelser.
Funksjoner:
- Oppretting av arbeidsflyt basert på godkjenningsmatrise, enten en eller flere trinn
- Integrasjon med over 1000 applikasjoner
- Automatisk planlegging av arbeidsflyt og oppdatering av andre applikasjoner
- Integrerte skjemaer for automatisk datainnsamling fra andre applikasjoner
Prosess er en komplett programvare for teamsamarbeid og arbeidsflytadministrasjon, med funksjoner som oppgaveautomatisering, innebygde arbeidsflyter og automatiseringsmoduler. Programvaren tilbys som en 14 dagers gratis prøveperiode og har en månedlig kostnad fra USD 25 per bruker.
Instagantt
Instagantt er en Gantt-diagramplattform for prosjektledelse. Gantt-diagrammer benyttes for planlegging, tidsstyring og sporing av prosjekter i alle størrelser.
I tillegg til å være en søylediagramplattform, har den også funksjoner som hjelper med å administrere oppgaver, team og budsjetter for å sikre vellykkede prosjekter.
Programvaren hjelper med å planlegge prosjektfrister, etablere avhengigheter, allokere ressurser og legge til rette for teamarbeid.
Funksjonen for arbeidsbelastning sikrer at ressurser ikke blir overbelastet eller underutnyttet, noe som skaper et balansert team og arbeidsmengde.
Funksjoner:
- Hurtigere Gantt-diagrammer med en intuitiv plattform
- Interaktivt dashbord for visualisering av tidsfrister, fremdrift og ressurser for hvert prosjekt
- Enkel Asana-prosjektintegrasjon
Instagantt er et godt valg for de som leter etter en prisvinnende ressurs- og prosjektstyringsprogramvare basert på Gantt-diagram. Programvaren er tilgjengelig til en rimelig pris, fra $5 per måned. Det er en 7 dagers prøveperiode før kjøp.
Mavenlink
Mavenlink er en prisvinnende programvare for dynamisk ressursoptimalisering. Den ble kåret til #1 for ressursstyring, prosjektledelse og arbeidsledelse av G2 Grids i 2021.
Den brukes til å fordele team i sanntid basert på forretningsscenarier med ulike behov. Programvaren gjør det mulig å se effekten på produktivitet og fortjeneste når justeringer gjøres på ressursnivå.
Programvaren skiller seg ut med funksjonalitet for å prognostisere ressurser som trengs for kommende prosjekter. Den bidrar også til å analysere kravene og lønnsomheten til pågående prosjekter.
Mavenlink har alt du trenger for å administrere ressurser i sanntid og møte stadig økende forventninger.
Funksjoner:
- Utviklet for å demonstrere kontinuerlig forbedring med sanntidsrespons
- Definering av områder for bærekraftig utvikling
- Balansering av ressurskompetanse basert på prosjektetterspørsel
- Vurdering av flere planer samtidig
Mavenlink har vunnet en rekke priser. Det er ikke bare en avansert programvare for ressursstyring, men gir også en plattform for omfattende prosjekt- og oppgavestyring med prognoser for fremtidige ressursbehov. Priser er tilgjengelige på forespørsel.
Hubplanner
Hubplanner tilbyr en komplett løsning med nøkkelfunksjoner som ressursstyring, oppgaveplanlegging, tidsregistrering og prosjektplanlegging, alt i ett brukervennlig dashbord.
Det enkle dashbordet gir full transparens i teamets tidsplan på tvers av prosjekter og aktiviteter. Rapporteringsstrukturen er utviklet for å gi omfattende indikatorer for sporing av bruk.
Hubplanner har en egen planleggingsmodul som kan integreres i ressursstyringen. Lederen kan planlegge prosjektbudsjett, legge inn faktureringspriser og beregne prosjektkostnader.
Funksjoner:
- Enkel dra-og-slipp-plan for prosjektteam
- Overvåking av individuelle ressurser eller prosjekter
- Sanntidsanalyse av alle prosjekter og ressurser
- Administrasjon av ressurspermisjoner og ferie, inkludert forespørsler og godkjenning
Programvaren kan brukes gratis i 60 dager. Hvis du ser etter en komplett ressursadministrasjonsløsning, er Hubplanner et godt valg. Prisen starter på $7 per ressurs/måned.
Konklusjon
Ressursstyring er en av de mest utfordrende oppgavene i prosjektledelse, men med de rette verktøyene og programvarene kan det bli mye enklere.
De fleste ressursstyringsverktøyene som er diskutert ovenfor er prisvinnende, har lignende funksjonalitet og er SaaS-baserte. SMB-er kan teste disse verktøyene før de bestemmer seg for en spesifikk løsning.
Interessert i å anskaffe en virtuell assistent? Ta en titt på virtuelle assistenter for din bedrift fra disse plattformene.
Lag et KPI-dashbord ved hjelp av disse verktøyene.