Administrering av Gmail-innboksen kan gå raskt ut av hånden. Spesielt hvis du har flere kontoer, som separate jobb- og personlige kontoer. Med e-poster som strømmer inn fra overalt, er det som å drikke fra en brannslange.
Heldigvis tilbyr Gmail mange avanserte innstillinger for å administrere e-poster enkelt. Imidlertid er ikke alle alternativene tilgjengelige på forhånd eller aktivert som standard. Noen er skjult i en liten rullegardinmeny eller i over et dusin faner i Gmail-innstillingene.
Utover det vanlige, vil jeg i dag liste opp noen av de obskure funksjonene i Gmail som helt sikkert vil øke e-posteffektiviteten din.
Innholdsfortegnelse
Planlegg e-poster som skal sendes senere
Hvis du tror du glemmer å sende en viktig e-post senere eller har tid til å skrive en akkurat nå, men ikke vil ha den senere, vil du garantert finne e-postplanfunksjonen nyttig. Du kan planlegge at e-poster i Gmail skal sendes på et senere tidspunkt.
Bare skriv en e-post og i stedet for å trykke på Send-knappen, klikk på den lille opp-ned-pilen ved siden av den og velg Planlegg sending.
Den vil vise noen forhåndsinnstilte datoer og klokkeslett og et alternativ for å velge en egendefinert dato og klokkeslett. Velg tidspunktet som passer deg, og e-posten blir planlagt. Du kan se alle de planlagte e-postene dine i en egen etikett kalt Planlagt.
Oversett e-poster
Du trenger ikke å kopiere/lime inn noe i Google Translate når det er innebygd i Gmail. Ja, du kan oversette e-poster i Gmail med bare to klikk til hvilket språk du ønsker. Mens en e-post er åpnet, klikk på menyen med tre prikker til høyre og velg Oversett melding.
En ny linje åpnes øverst i meldingen, der du kan velge begge språkene. Som standard vil den prøve å oversette e-posten til standardspråket for Gmail-kontoen din.
Aktiver automatisk avansering
Når du blir kvitt en e-post ved å slette eller arkivere den, tar Gmail deg tilbake til innboksen for å åpne en annen e-post. Men hvis Auto-advance er aktivert, vil det i stedet ta deg direkte til neste e-post i listen. Dette kan spare deg for utallige klikk bortkastet på å åpne nye e-poster (1 klikk per e-post, for å være nøyaktig, faktisk).
Klikk på Gear-knappen øverst til høyre i Gmail og velg Se alle innstillinger.
Gå nå til kategorien Avansert og aktiver alternativet Automatisk avansering. Gmail vil oppdateres, og alternativet vil bli aktivert.
Bruk konfidensiell modus for sikkerhet
Hvis du trenger å dele noe sensitiv informasjon som du ikke vil risikere å komme i hendene på andre enn den tiltenkte mottakeren, så har konfidensiell modus en rekke alternativer for å gjøre det sikkert. Mens du skriver en e-post, klikker du på hengelåsikonet nederst for å åpne konfidensiell modus.
Her kan du sette en utløpsdato for e-posten fra 1 dag til 5 år, hvoretter e-posten blir utilgjengelig. Du kan også velge å sette opp et passord som sendes til telefonen til mottakeren, i utgangspunktet legge til en sekundær bekreftelse. Mottakeren vil heller ikke kunne laste ned, videresende, kopiere eller skrive ut den e-posten.
Men husk at mottakeren fortsatt kan ta et skjermbilde/bilde av e-posten for å bevare innholdet.
La noen andre administrere kontoen din
Hvis du vil at noen andre skal administrere e-postene dine, er det ikke nødvendig å dele Gmail-legitimasjonen din med dem. Du kan tildele en representant for å administrere Gmail-kontoen din. De vil kunne sende/motta/slette e-poster og til og med endre Gmail-innstillinger.
For å gjøre det, gå til Gmail-innstillinger fra tannhjulikonet og gå til Kontoer og import-fanen. Klikk her på knappen Legg til en annen konto ved siden av alternativet Gi tilgang til kontoen din.
Et nytt vindu åpnes, her, oppgi e-posten til delegaten og bekreft forespørselen om å sende en bekreftelses-e-post til dem.
Nå må delegaten åpne kontoen sin for å godta forespørselen for å kunne begynne å administrere. Kontoen din vises under deres Google-kontomeny, merket som Delegert.
Du kan tilbakekalle disse rettighetene igjen ved å gå til det samme alternativet Gi tilgang til kontoen din og trykke på Slett-knappen ved siden av.
Se e-poster frakoblet
Du kan konfigurere Gmail til å lagre nylige e-poster på PC-en din for å få tilgang til dem selv når du er frakoblet. Ikke nok med det, du kan skrive og sende/svare på nye meldinger, og de vil bli sendt så snart du får en internettforbindelse.
Gå til Gmail-innstillinger og gå til Frakoblet-fanen. Merk av i avmerkingsboksen ved siden av alternativet Aktiver frakoblet e-post. Etterpå, konfigurer den som du vil og klikk på Lagre endringer-knappen. Du kan lagre opptil 90 dager med e-post.
Google anbefaler også å bokmerke Gmail-siden for enklere tilgang når du er frakoblet.
Noe jeg oppdaget nylig. I motsetning til de fleste andre nettbaserte apper som åpner nettleserens standardmeny ved å høyreklikke, åpner Gmail i stedet sin egen meny med en haug med alternativer. Dette skjer kun når du høyreklikker på en lukket e-post, det fungerer ikke inne i e-postteksten.
Høyreklikk på hvilken som helst e-post, og den vil åpne en lang meny med en haug med alternativer som allerede er tilgjengelige i topplinjen og noen andre. Noen av de interessante alternativene inkluderer Videresend som et vedlegg, Flytt til fane, Svar alle og et søkealternativ for å finne relaterte e-poster.
Jeg personlig finner denne menyen nyttig for raskt å konfigurere e-poster uten å måtte velge eller åpne en e-post først.
Øk Angre sendingsvarighet
Siden det er aktivert som standard, vet du sannsynligvis allerede at du kan angre sendte e-poster ved å bruke angrevarselet som dukker opp når du sender en e-post. Du kan imidlertid også øke varigheten for å få mer tid til å tenke på den sendte e-posten og gjøre endringer.
Åpne Gmail-innstillinger, og under kategorien Generelt klikker du på rullegardinmenyen ved siden av alternativet Angre sending. Her kan du øke varigheten opp til 30 sekunder. Husk at dette også vil forsinke tiden mottakeren mottar e-posten. Det kan være ille i situasjoner der du trenger e-posten levert ASAP.
Se e-poster fra alle kontoer på ett sted
Hvis du har flere e-postkontoer, trenger du ikke bytte mellom dem for å holde tritt med e-poster. I hovedkontoen kan du få tilgang til de andre kontoene for å motta e-post.
Gå til fanen Kontoer og import i Gmail-innstillingene og klikk på Legg til en e-postkonto ved siden av alternativet Sjekk e-post fra andre kontoer.
Her oppgi e-postadressen til kontoen du vil importere e-post fra. På neste side kan du velge enten POP3 eller Gmailify. Hvis kontoen du importerer e-post fra er en Gmail-konto, velger du POP3. Ellers velger du Gmailify for å gi kontoen samme sikkerhet og funksjoner som Gmail.
Etterpå oppgir du kontoens passord og klikker på knappen Legg til konto for å legge det til.
Du kan gjenta prosessen for å legge til flere e-postkontoer, og alle e-postene deres vises i innboksen din. Den vil imidlertid bare importere innboks-e-poster, ikke etiketter.
Send e-poster som en annen konto
I likhet med å motta alle e-postene i en enkelt konto, kan du sende e-post som forskjellige kontoer fra en enkelt Gmail-konto. For å gjøre det, gå til Kontoer og import-fanen i Gmail-innstillinger og klikk på Legg til en annen e-postadresse ved siden av Send e-post som et alternativ.
Her legger du til e-postadressen til den andre kontoen, og du vil bli bedt om å fullføre en bekreftelse. Når du har bekreftet, vil en bekreftelses-e-post bli sendt til den andre kontoen, hvor du kan klikke på en lenke for å la den opprinnelige kontoen sende e-poster med den.
Nå når du skriver en ny e-post, kan du klikke på rullegardinmenyen ved siden av e-postadressen din for å endre den. For svar kan du enten bruke standardkontoen eller den som e-posten opprinnelig ble sendt til.
Slumre e-poster for å sjekke senere
Hvis du ikke vil lese gjennom en e-post med en gang eller vil sjekke en e-post igjen på et senere tidspunkt, vil du garantert sette pris på Snooze-funksjonen i Gmail. Med Snooze kan du slumre e-poster for å vises senere igjen. Når den tid kommer, vil e-posten vises som en ny e-post i innboksen.
Mens en e-post er åpen eller flere er valgt, klikker du på klokkeikonet øverst. Dette vil åpne en meny med forhåndsinnstilte datoer og klokkeslett fra én dag til over en uke. Du kan også angi en nøyaktig dato og klokkeslett ved å bruke alternativet Velg dato og klokkeslett.
Bonus 🎁
Det er mer et triks enn en konfigurerbar funksjon, men det er veldig nyttig hvis du abonnerer på nyhetsbrev ofte. Du kan legge til et plusstegn (+) og andre ord på slutten av e-postadressen din før @-tegnet, og Gmail vil behandle det som en egen adresse, men fortsatt sende e-post til samme innboks.
For eksempel hvis e-posten din er [email protected]kan du abonnere på tipsbilk.net nyhetsbrev ved å bruke [email protected] På denne måten kan du enkelt sortere e-poster mottatt til denne spesifikke adressen ved å legge den i søkefeltet.
Siste ord
Jeg er sikker på at du vil finne alle disse funksjonene nyttige, spesielt hvis du har flere kontoer. Jeg personlig har to kontoer, og jeg administrerer begge fra én enkelt konto takket være disse innebygde Gmail-funksjonene. Du kan også dra nytte av tredjepartsapper og utvidelser for å få bedre e-posteffektivitet.