Grunnleggende Regnskapsprinsipper for Bedriftseiere
I dagens næringsliv er det avgjørende for enhver bedriftseier å ha en grundig forståelse av regnskap. God regnskapsforståelse gir innsikt i bedriftens økonomiske resultater og effektivitet.
Regnskapsføring er en systematisk prosess som innebærer å identifisere, analysere, registrere og formidle viktig informasjon om en virksomhets finansielle stilling. Denne informasjonen er et kritisk grunnlag for bedriftens ledere når de skal ta velinformerte beslutninger.
Før vi går nærmere inn på de grunnleggende regnskapsreglene, er det viktig å forstå noen sentrale begreper. Disse er:
Enhet: En regnskapsenhet defineres som en økonomisk enhet som skiller sine transaksjoner fra andre enheter. De vanligste enhetsformene er partnerskap, aksjeselskaper og enkeltpersonforetak.
Transaksjon: En transaksjon er en hendelse der verdier utveksles mellom to eller flere enheter. Dette kan omfatte kjøp, mottak av betalinger eller betaling av gjeld. Transaksjoner kan være enten kreditt- eller kontantbaserte.
Kredit: Forkortet Cr, refererer kredit til regnskapsposter som reduserer eiendeler eller øker gjeld. En kredit er en godskriving av et forskudd eller en forhåndsbetaling for varer, tjenester eller penger.
Debet: Forkortet Dr., er en debet en regnskapspost som øker verdien av en eiendel eller reduserer en forpliktelse. En debet innebærer overføring av varer, tjenester eller penger fra kontoen til den virksomheten som er debitor.
Utgifter: Utgifter representerer de kostnadene en bedrift har for eiendeler eller tjenester som brukes i en gitt regnskapsperiode. Eksempler inkluderer avskrivninger, lønn, husleie, strøm, telefon og andre faste kostnader.
Tap: Et tap defineres som differansen mellom en periodes utgifter og de tilhørende inntektene. Det tilsvarer de tapte pengene eller kostnadene som påløper uten at det genereres fortjeneste. Dette kan for eksempel være tap av penger eller eiendeler på grunn av tyveri eller brann.
Gevinst: En gevinst oppstår når verdien av en eiendel øker. Fortjeneste eller gevinst realiseres når den nåværende verdien av en eiendel er høyere enn den opprinnelige kjøpesummen.
Andre vanlige regnskapsbegreper inkluderer eiendeler, revisjon, balanse, budsjettering, kontantstrøm, utbytte og egenkapital.
Nå som vi har en grunnleggende forståelse av disse begrepene, skal vi introdusere de tre grunnleggende reglene i regnskap, deres betydning, klassifisering og mer.
Hvorfor er det nødvendig med regler i regnskap?
Uten klare regler ville det være umulig å registrere finansielle transaksjoner korrekt. De «gyldne regnskapsreglene» er retningslinjer for systematisk og kronologisk registrering av transaksjoner. For å sikre nøyaktig regnskapsføring, må man følge disse tre reglene.
La oss først repetere noen grunnleggende regnskapstermer:
Journal: En journal er en bok der alle transaksjoner registreres etter hvert som de skjer. Den gir oversikt over hvilke kontoer som skal krediteres og hvilke som skal debiteres. Prosessen med å føre transaksjoner inn i en journal kalles journalisering.
Kontoer: I regnskap deles kontoer inn i tre hovedkategorier: Personlige kontoer, realkontoer og nominelle kontoer.
- Personlig konto: Denne kontoen er knyttet til enkeltpersoner, selskaper og organisasjoner. Den kan omfatte både reelle og kunstige personer. Det finnes tre hovedtyper:
- Naturlig personlig konto: Kontoer som er knyttet til enkeltpersoner, som for eksempel kontoer for personer som Richi, George, Bill og Amanda.
- Kunstig personlig konto: Kontoer som er knyttet til juridiske enheter som selskaper, offentlige institusjoner, lag og foreninger.
- Representativ personlig konto: Kontoer som representerer fellesskap, som for eksempel en tegningkonto, en kapitalkonto eller en utestående gjeldskonto.
- Realkonto: Dette er kontoer som er knyttet til en virksomhets eiendeler, forpliktelser, egenkapital og eiendommer. Eksempler inkluderer maskinkontoer, investeringskontoer, kontantkontoer, og bankkontoer.
- Nominell konto: Også kjent som midlertidig konto, knyttes denne kontoen til inntekter, gevinster, tap og utgifter. Den lukkes ved slutten av hver regnskapsperiode. Eksempler er kontoer for lønn, husleie, renter og rabatter.
La oss nå gå videre til de gyldne regnskapsreglene.
Regel 1: Debiter mottakeren, krediter giveren
Personlige kontoer følger prinsippet om å debitere mottakeren og kreditere giveren. Hvis du mottar noe, skal du debitere kontoen. Hvis du donerer noe, skal du kreditere kontoen.
Scenario 1: Anta at du kjøper varer for 2000 dollar fra selskapet XYZ. Da skal du kreditere selskapet XYZ og debitere din egen kjøpskonto i regnskapet. Selskapet XYZ krediteres som giver, og kjøpskontoen din debiteres som mottaker.
| Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ) | Konto | Debet (Dr) | Kredit (Kr) |
| 07/14/2022 | Kjøpskonto | 2000 | |
| Kontoskuld | 2000 |
Scenario 2: Anta at du betaler selskapet XYZ 1500 dollar kontant for kontorrekvisita. Da skal du kreditere din kontantkonto (som giver) og debitere mottakerens konto.
| Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ) | Konto | Debet (Dr) | Kredit (Cr) |
| 08/15/2022 | Rekvisitakonto | 1500 | |
| Kontantkonto | 1500 |
Regel 2: Debiter det som kommer inn og krediter det som går ut
Den andre gyldne regelen gjelder for realkontoer, også kalt permanente kontoer. Disse kontoene avsluttes ikke ved slutten av regnskapsåret. Deres saldo overføres til neste regnskapsperiode.
Denne regelen er enkel: Debiter kontoen hver gang en vare kommer inn i bedriften (for eksempel en eiendel), og krediter kontoen når et beløp forlater bedriften (for eksempel ved betaling).
La oss ta eksemplet med kjøp av et kjøretøy for 5000 dollar. Du krediterer kontantkontoen din (det som går ut) og debiterer kjøretøykontoen din (det som kommer inn).
| Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ) | Konto | Debet (Dr) | Kredit (Cr) |
| 07/16/2022 | Kjøretøykonto | 5000 | |
| Kontantkonto | 5000 |
Regel 3: Debiter alle utgifter og tap og krediter alle inntekter og gevinster
Den siste gyldne regelen dekker nominelle kontoer. Hvis bedriften din har utgifter eller tap, skal du debitere den nominelle kontoen. Hvis bedriften din genererer inntekter eller gevinster, skal du kreditere kontoen.
For inntekter eller gevinster, la oss si at du selger varer for 17 000 dollar fra selskapet XYZ. Da skal salgskontoen din kreditere inntekten og debitere en motkonto.
| Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ) | Konto | Debet (Dr) | Kredit (Cr) |
| 07/18/2022 | Kontantkonto | 17000 | |
| Salgskonto | 17000 |
For utgifter eller tap, la oss si at du bruker 13 000 dollar på å kjøpe noe fra selskapet XYZ. Da skal du debitere betalingen (kjøpet på 13 000 dollar) og kreditere motkontoen.
| Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ) | Konto | Debet (Dr) | Kredit (Cr) |
| 07/17/2022 | Kjøpskonto | 13000 | |
| Kontantkonto | 13000 |
Kreditter og debeter dokumenteres for hver transaksjon i regnskapet. Grunnprinsippene i regnskap bygger på debet og kreditter. Her er noen eksempler:
Eksempel 1: Virksomheten starter med en kapital på 10 000 dollar
I denne transaksjonen er to kontoer involvert – kontant- og kapitalkontoen. Kontantkontoen er en realkonto, og vi skal debitere den for alle penger som kommer inn i firmaet (kontanter i dette tilfellet). Kapitalkontoen eies av virksomheten, så vi skal kreditere den. Den generelle føringen blir da: Kontant A/C til Kapital A/C.
Eksempel 2: Kjøpte maskiner for 3000 dollar kontant
| Kontoer involvert | Natur | Dr./ Cr. | Journalføring |
| Maskinerikonto | Realkonto | Debet (det som kommer inn) | Maskiner A/C Dr. |
| Kontantkonto | Realkonto | Kredit (det som går ut) | Til kontanter A/C |
Her er det to kontoer som påvirkes: Maskiner A/C og Kontant A/C. Ettersom begge er realkontoer, skal du debitere det som kommer inn og kreditere det som går ut. I dette tilfellet går kontanter ut av virksomheten, så kontanter A/C skal krediteres, og maskiner kommer inn, så Maskiner A/C skal debiteres. Dermed blir den generelle føringen: Maskiner A/C til Kontant A/C.
Eksempel 3: Kjøpte varer på kreditt fra Smith for 2000 dollar
| Kontoer involvert | Natur | Dr./ Kr. | Journalføring |
| Kjøpskonto | Nominell konto | Debet (utgift) | Kjøp A/C Dr |
| Kreditor Konto | Personlig konto | Kredit (giver) | Til Smith A/C |
De involverte kontoene er Smith (kreditor) og Kjøps A/C. Ettersom Kjøp A/C er en nominell konto, skal vi debitere utgiften. Smith er giveren og skal krediteres for pengene. Dermed skal Smiths konto krediteres og kjøpskontoen debiteres.
Eksempel 4: Lønn utbetalt 5000 dollar
| Kontoer Involvert | Natur | Dr./ Kr. | Journalføring |
| Lønnskonto | Nominell konto | Debet (utgift) | Lønn A/C Dr |
| Bankkonto | Personlig konto | Kredit (giver) | Til Bank A/C |
I dette tilfellet er det to kontoer som er involvert – Lønn A/C og Bank A/C. Lønnskontoen er en nominell konto, så beløpet skal debiteres ettersom lønn er en utgift for bedriften. Bankkontoen tilhører firmaet og pengene skal krediteres denne kontoen. Den generelle føringen blir da: Lønn A/C til Bank A/C.
Oppsummering
Alle de tre gylne reglene brukes til å registrere økonomiske transaksjoner i regnskapet. Ved å følge disse reglene kan bedrifter bedre forstå sin finansielle posisjon og effektivitet. Dette gir beslutningstakere et solid grunnlag for å ta gode valg, håndtere skatte- og juridiske spørsmål og mye mer.