Bedre kommunikasjon på jobb? 6 effektive chat-apper for team!

Det er vanskelig å benekte at kommunikasjon er fundamentalt for enhver virksomhet. I en tid der fjernarbeid er utbredt og teammedlemmer ofte er fysisk adskilt, krever kommunikasjon mer oppmerksomhet enn tidligere.

Ikke bare for team som jobber eksternt, men også for bedrifter som har returnert til kontoret, er chat-applikasjoner blitt avgjørende for å forbedre samhandlingen på arbeidsplassen, på grunn av deres mange fordeler og funksjoner. Det er her chat-apper for arbeidsplassen kommer inn i bildet. Disse appene forenkler kommunikasjonen og bidrar til å fremme en positiv arbeidskultur blant medarbeiderne.

Hva er arbeidsplass-chatprogramvare? 💻

Chat-apper for arbeidsplassen er kommunikasjonsverktøy som i stor grad har erstattet e-post som den primære metoden for kommunikasjon på arbeidsplassen. Disse appene tilbyr mer enn bare e-postfunksjoner, og gjør det mulig for teammedlemmer å engasjere seg med hverandre, diskutere arbeidsoppgaver og utvikle kreative ideer for å få ting gjort. Kommunikasjonsverktøy for arbeidsplassen tilbyr et bredt spekter av funksjoner, inkludert private chatter, gruppesamtaler, tale- og videosamtaler, i tillegg til andre produktivitetsfremmende verktøy.

La oss se nærmere på de viktigste fordelene ved å implementere chatprogramvare i din virksomhet:

Bildekilde: Unsplash

Forbedret kommunikasjon

En av de mest betydningsfulle fordelene ved å bruke chatprogramvare er den sømløse kommunikasjonen den muliggjør mellom teammedlemmer, selv om de befinner seg på forskjellige steder. Det gir dem muligheten til å utveksle meldinger, diskutere ideer og delta i videosamtaler, uavhengig av geografisk avstand.

Strømlinjeformet arbeidsflyt

Kommunikasjonsverktøy for arbeidsplassen hjelper team med å organisere arbeid og optimalisere arbeidsflyten i organisasjonen. Medarbeidere kan enkelt planlegge daglige møter, fordele oppgaver og motta umiddelbar tilbakemelding.

Ansattes deltakelse

I tillegg til å forbedre arbeidsflyt og tilrettelegge for kommunikasjon, oppmuntrer chatprogramvare ansatte til å delta aktivt i teamaktiviteter, noe som fører til økt produktivitet.

Hold orden

Å være usikker på hva som foregår og glemme viktige oppgaver er en vanlig utfordring i et kontormiljø, men med chat-apper blir dette en saga blott. Teamkommunikasjonsplattformer bidrar til å holde orden, slik at du alltid er informert om gjeldende prosjekter og oppgaver som må fullføres.

Sparer tid ⏳

Det er viktig å være tidsbevisst når du samarbeider med andre teammedlemmer for å fullføre oppgaver. Chat-applikasjoner for arbeidsplassen sparer tid ved å eliminere behovet for å forlate skrivebordet og fysisk oppsøke andre for å diskutere ting. Dette reduserer unødvendig innsats og ressurser og bidrar til å redusere kostnader.

Bygg teamrelasjoner 👨‍💻

Et godt arbeidsforhold er essensielt blant medarbeidere som jobber sammen som et team. Bruk av kommunikasjonsprogramvare for å samarbeide om prosjekter og oppgaver bidrar til å styrke relasjoner og fremme nye ideer.

I denne veiledningen har vi presentert den beste chatprogramvaren som er tilgjengelig, og som kan løfte kommunikasjonen i din virksomhet. Det som er spesielt interessant med disse plattformene, er at de tilbyr gratisversjoner for mindre team.

Arbeidsplass

Workplace Chat er en kommunikasjonsplattform for bedrifter, som hjelper teammedlemmer som jobber eksternt å holde kontakten på en enkel, men sikker måte. Plattformen eies av Meta, og inkluderer funksjoner som chat, videosamtaler, innlegg, nyhetsfeed og grupper, som gjør det enkelt å dele all forretningsrelatert informasjon.

Workplace Chat kan enkelt integreres med dine eksisterende forretningsverktøy, og tilbyr en sikker og produktiv måte å dele kunnskap og bygge fellesskap på. Denne chatprogramvaren gjør det mulig for teamet ditt å samhandle gjennom kommentarer, reaksjoner og direktemeldinger i sanntid. Det blir dermed enklere å styrke arbeidskulturen og skape kontakt med kolleger over hele verden.

Workplace by Meta lar deg opprette samarbeidsområder, kjent som grupper. Disse gruppene forenkler prosjektledelse, oppgavefordeling, tilbakemeldinger, deling av oppdateringer, omtale av kolleger og trygg deling av filer uten begrensninger på lagringsplass. Du kan velge om gruppene skal være private, offentlige eller hemmelige, og du kan også opprette grupper med medlemmer fra flere selskaper. Gruppeadministratorer kan begrense tilgangen for å sikre at kun autoriserte personer har tilgang til informasjonen.

Workplace Chat-appen kan integreres med over 50 forretningsverktøy, inkludert Office 365, Google Workspace og ServiceNow. Det er også mulig å utvikle tilpassede integrasjoner for å knytte Workplace Chat til andre verktøy i din bedrift. Selskapet garanterer at brukernes sensitive informasjon forblir konfidensiell.

De viktigste funksjonene til Workplace Chat fra Meta inkluderer:

• Direkte video- og taleanropsfunksjoner som fungerer som et kommunikasjonsmiddel for å formidle bedriftshendelser og informasjon for å styrke teamets ånd.
• Kunnskapsbiblioteket er et nyttig verktøy for å opprette, lagre og dele forretningsdokumenter i chat-appen. Dette bidrar til å organisere og tilgjengeliggjøre all informasjon på både datamaskiner og smarttelefoner.
• Arbeidsplassgrupper er et effektivt middel for kommunikasjon og samarbeid i teamet, noe som fremmer en positiv arbeidskultur.
• Den maskinlæringsbaserte nyhetsfeeden viser personlig, relevant og prioritert informasjon for å bidra til fokus og produktivitet.

Workplace by Meta er plattformuavhengig og kan brukes på både stasjonære og mobile enheter, slik at du kan holde deg oppdatert uansett hvor du befinner deg. Prisen for Workplace Chat starter på $4,00 per måned. I tillegg tilbys en 30-dagers prøveperiode for å teste programvaren før kjøp.

Chatarbeid

Chatarbeid tilbyr team en ny, strømlinjeformet måte å jobbe på. Det finnes egne chatterom for hvert prosjekt, slik at samtalene om de ulike prosjektene holdes organisert i separate rom. Alle teammedlemmer kan følge med på fremdrift, detaljer og beslutninger, og delta i sanntid.

Chatwork tilbyr følgende funksjoner som hjelper teammedlemmer å synkronisere arbeidet og knytte bånd til hverandre:

Chat Management

• «Min chat»-seksjonen gir deg mulighet til å notere ned viktig informasjon.
• Direkte chat med enkeltmedlemmer av teamet.
• Opprett egne grupper for hvert prosjekt i gruppechatterom.
• Søk etter gamle meldinger ved hjelp av nøkkelord.

Oppgavestyring

• Opprett og tildel oppgaver til kollegene dine slik at alle er klar over sitt ansvar.
• Følg opp fremdriften på oppgavene og sjekk forfallsdatoer.
• Merk oppgaver som fullførte, og lederen vil automatisk bli varslet.

Fildeling

• Del filer i ulike formater som Word, Excel og bilder.
• Forhåndsvis de opplastede filene i nettleseren før du laster dem opp.
• Last ned filer som er delt med deg av kolleger.

Videosamtale

• Arranger møter med videosamtaler for gruppemedlemmene.
• Chat ansikt til ansikt med gruppemedlemmer.
• Del enkelt skjermen med andre deltakere i videosamtalen.
• Del bilder i videosamtalene via smarttelefonene.

Kontaktledelse

• Inviter kolleger til å bli med i organisasjonens Chatwork.
• Godta eller avvis invitasjoner om å bli med.
• Søk etter kolleger ved hjelp av Chatwork-ID eller e-postadresse.

Varslingshåndtering

• La nettleseren din varsle deg om aktivitet i Chatwork.
• Aktiver eller deaktiver varslingslyder.
• Konfigurer Chatwork til å varsle deg når du mottar e-poster i innboksen.

Brukeradministrasjon

• Legg til nye medlemmer i gruppen (brukergrensen avhenger av abonnementet).
• Kategoriser og gjennomgå medlemmer.
• Oppdater brukerdetaljer som passord.

Profiladministrasjon

• Last opp et bilde som profilbilde.
• Legg til et forsidebilde som vises på profilen.

Tilpass din Chatwork-ID

• Legg til kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer.

En gratisversjon av Chatwork er tilgjengelig, men med begrensede funksjoner. Hvis din virksomhet ønsker å oppgradere til premiumversjonen, koster det $5 per bruker per måned, med årlig fakturering.

Microsoft Teams

Teams er en populær samarbeidsplattform fra Microsoft, som er en del av Office 365-pakken. Organisasjoner har omfavnet Microsoft Teams for sin sentrale rolle i å legge til rette for kommunikasjon på arbeidsplassen, samarbeid mellom teammedlemmer, videochatting og deling av dokumenter, og dermed forbedre ansattes kommunikasjon og produktivitet.

Selv om Microsoft Teams er kjent for sine videokonferansefunksjoner, henger ikke gruppechat-segmentet langt etter. Det har i stor grad erstattet e-post som kommunikasjonsmedium, spesielt for teammedlemmer som jobber eksternt.

I tillegg til å samhandle med hverandre, gir Microsoft Teams Group Chat deg også mulighet til å integrere med andre forretningsapplikasjoner. Medarbeiderne får dermed en følelse av å jobbe virtuelt på kontoret. Teams Group Chat er tilgjengelig som en del av Microsoft Teams» skrivebordsklient, nettklient og mobilapplikasjon. Du kan få tilgang til Microsoft Teams fra alle operativsystemer som iOS, macOS, Windows og Android. Microsoft Teams er også tilgjengelig som en nettleserutvidelse som kan legges til i din foretrukne nettleser.

Teams Group Chat er svært funksjonsrik og inneholder alle verktøyene som forventes i en forretnings-chat-app. Det være seg emojis, GIF-er, rik tekstredigering, omtaler, trådsvar og fildeling. Brukere kan enkelt bytte fra direktemeldinger til videosamtaler ved å klikke på et ikon. Du kan også dempe diskusjoner for å unngå å motta varsler, og feste de viktigste samtalene.

Andre funksjoner inkluderer:

• Motta varsler når noen nevner deg eller gir deg beskjed.
• Del filer med teammedlemmer og få tilgang til filer som er sendt av dem.
• Meldingssøkefunksjonen gjør at du kan søke etter meldinger ved å skrive inn nøkkelord.
• I tillegg til direktemeldinger, kan du også bruke lydsamtaler til å kommunisere med teammedlemmer.
• Microsoft Teams kan integreres med andre forretningsrelaterte verktøy som brukes i din virksomhet.
• Brukere kan laste ned verktøyet som et tillegg til abonnementer eller spesifikke tjenester som Outlook 365.

Som nevnt er Microsoft Teams tilgjengelig som en del av Office Suite 365. Gratisversjonen av Teams tilbyr begrenset lagringsplass og visse andre restriksjoner. Microsoft Teams Essentials tilbyr flere tilleggsfunksjoner og koster $4,00 per bruker per måned. Microsoft 365 Business Basic starter på $5,00 per bruker per måned.

Google Chat

Google Chat er en kommunikasjonsplattform for bedrifter som er en integrert del av Google Workspace. Den gir teammedlemmer i bedrifter og organisasjoner et middel til å samarbeide og kommunisere om prosjekter og oppgaver. Google Chat fungerer som et sentralt knutepunkt der teammedlemmer og ledere kan opprette virtuelle chatterom, konfigurere chattråder, følge med på oppgavefremdrift og ta oppfølginger.

Hvert chatterom har separate alternativer for chatting, fildeling og oppgavetildeling. Dette gjør det enkelt å få tilgang til filene som er delt av deg og kollegene dine i rommet. Du kan også tildele oppgaver til andre og se de oppgavene som er tildelt deg. I tillegg finnes det diverse knapper for å utføre ulike oppgaver, som å laste opp vedlegg, sette inn emojier og animerte GIF-er, og til og med arrangere videosamtaler via Google Meet.

Google Chat støtter både direktemeldinger og gruppesamtaler. Ansatte kan aktivere varsler for å få beskjed når kolleger deler filer, lenker og kommentarer i Google Dokumenter, Regneark eller Presentasjoner. Bedrifter kan enkelt synkronisere meldingsappen med Google Kalender, noe som gjør det enkelt å planlegge møter ut fra teammedlemmenes tilgjengelighet. Google Chat overholder GDPR, HIPAA, ISO og AICPA regler og retningslinjer, og gir deg mulighet til å konfigurere påloggingsmetode eller tofaktorautentisering for å øke sikkerheten.

Google Chat har API-støtte, noe som gjør at den kan integreres med GSuite-applikasjoner og andre tredjepartsverktøy. Chat-plattformen støtter også den etterspurte innbokssøkefunksjonen, som lar brukerne raskt søke etter gamle meldinger og delte filer i samtalene.

Google Chat er plattformuavhengig og kan brukes på Windows, Mac, Android-smarttelefoner og iPhones via nettklienten og den frittstående applikasjonen. For å få tilgang til Google Chat, må du ha en Google Workspace-konto.

En arbeidsområdekonto er allerede tilgjengelig for brukere med en Gmail-konto. Google Chat er en del av Google Workspace, og du kan bruke Google Chat fra den gratis Google Workspace-kontoen. Du kan imidlertid oppgradere til premiumversjonen av Google Workspace for $6 per person per måned for å få tilgang til tilleggsfunksjoner.

Slack

Slack er en populær meldings- og arbeidsplasskommunikasjonsapp som hjelper bedrifter med å forbedre kommunikasjonen og samarbeidet mellom teammedlemmer, samt gir dem tilgang til forretningsverktøy uavhengig av hvor de befinner seg og hvordan de jobber. Plattformen støtter kanaler som grupperer teammedlemmer etter prosjekt, avdeling, kontorsted og andre kriterier. Dette gjør det enkelt for brukerne å holde seg oppdatert på relevante ting.

Alle har tilgang til de offentlige kanalene, slik at alle teamene er klar over hva de andre teamene jobber med. Dette gjør det for eksempel mulig for nye medarbeidere å raskt komme i gang, i stedet for å vente på at noen skal veilede dem fra bunnen av.

Slack støtter også åpne diskusjoner, private grupper, direktemeldinger, meldingsarkivering, fildeling og dybdesøk. Den kan synkroniseres med andre verktøy og tjenester som brukes av selskapet for å sentralisere varsler, filer og andre data på ett sted. Dermed elimineres behovet for å stadig bytte mellom faner og dashbord, huske påloggingsinformasjon for ulike plattformer og jonglere med arbeidsverktøyene.

Slack er designet for å integreres med verktøy som MailChimp, Dropbox og Google Drive, noe som bidrar til smartere arbeid og mer effektive beslutninger. Plattformen indekserer og arkiverer automatisk all informasjon og hjelper bedriften med å bygge en omfattende kunnskapsbase uten anstrengelse. I tillegg til de funksjonene som er felles for alle meldingsplattformer på arbeidsplassen, har Slack tre unike funksjoner:

• Planlegg sending: Slack lar deg planlegge meldinger slik at de sendes på et bestemt tidspunkt, i stedet for å sende dem umiddelbart.
• Slack Huddles: Denne funksjonen gir alle teammedlemmer muligheten til raskt å invitere andre medlemmer av en kanal eller gruppe til en lyd- eller videosamtale. Dette er nyttig når du trenger rask verbal kommunikasjon.
• Slack Connect DM-er: Denne funksjonen er kun tilgjengelig for premiumkontoer, og gir deg mulighet til å invitere andre brukere som ikke er en del av gruppen til å kommunisere med deg direkte.

Gratisversjonen gir deg kun tilgang til de grunnleggende funksjonene. Pro-versjonen, som koster $2,67 per bruker, tilbyr kraftige funksjoner for mindre team, mens business+-versjonen koster $5 per bruker og hjelper deg med å skalere opp virksomheten din. Slack tilbyr også en Enterprise-versjon som passer for store selskaper som trenger mer avanserte funksjoner.

Mattermost

Mattermost er en kraftig alt-i-ett kommunikasjonsløsning som lar utviklere samarbeide uten at det går på bekostning av sikkerheten. Den inkluderer tre hovedplattformer:

• Kanaler: Hjelper teamet ditt med å kommunisere og holde kontakten på en-til-en basis eller via gruppe meldinger.
• Playbooks: Gjør det mulig for virksomheter å sette opp og implementere prosesser og oppnå forventede resultater.
• Boards: Mattermost inkluderer Kanban Board-strukturer som letter prosjekt- og oppgaveledelse for å bidra til å nå viktige milepæler.

Mattermosts kanalbaserte samarbeidspotensial kobler ansatte, prosesser og alle bedriftens verktøy på ett sted. Denne unike og åpne kildekoden for arbeidsplassmeldinger er plattformuavhengig og tilgjengelig som en nettleserbasert app, skrivebordsklient og mobilapp.

Mattermosts kanalplattform inkluderer omfattende funksjoner, som samsvarsrapportering, chatarkivering og meldingssøk. I tillegg inneholder Mattermost også andre funksjoner som private/gruppechatter, fil- og lenkedeling, egendefinerte emojier, støtte for flere språk, skråstrekkommandoer, søkbar meldingshistorikk, webhooks og mer.

Alle disse funksjonene gjør Mattermost til en betydelig meldingsplattform for arbeidsplassen, som muliggjør sømløs kommunikasjon mellom teammedlemmer, uten misforståelser og forvirring.

I tillegg til disse funksjonene, tilbyr Enterprise-versjonen av denne kommunikasjonsplattformen flere tilleggsfunksjoner som Single Sign On (SSO), Advanced Permissions og Multifactor Authentication (MFA), ytelsesovervåkingsfunksjoner, samsvarsrapporter, egendefinert merkevarebygging og bedriftssøkefunksjoner.
Andre høydepunkter ved denne plattformen:

• Mattermost oppfyller alle sikkerhetskravene til organisasjoner og gir maksimal kontroll over selskapets sensitive data.
• Plattformen er svært utvidbar og kompatibel med et bredt spekter av tredjepartsapper og integrasjoner.
• Støtter formatering av rik tekst og fremheving av kodesyntaks for å lette kommunikasjonen mellom utviklere.
• Integrerte tale- og videokonferanser gjør at du umiddelbart kan bytte til ansikt-til-ansikt kommunikasjon med et enkelt klikk.

Startversjonen av Mattermost er tilgjengelig gratis og passer for små team som trenger begrensede funksjoner. Hvis du trenger flere funksjoner, kan du benytte deg av den profesjonelle versjonen som koster $10 per bruker per måned. For å bruke Enterprise-versjonen må du be om et tilbud.

Mattermost er også tilgjengelig som en selv-hostet løsning, noe som betyr at du kan distribuere den på din favoritt skyløsning eller gjøre en klar på Kamatera for så lite som $6 per måned.

Avslutter

Vi håper du har fått innsikt i de beste chatprogramvarene som kan forbedre kommunikasjon og samarbeid mellom teammedlemmene i din bedrift, spesielt for de som jobber eksternt. Uavhengig av hvilken chatprogramvare du velger å bruke, vil samarbeidet på arbeidsplassen helt sikkert forbedres i et eksternt arbeidsmiljø.