Optimaliser utskriftsprosessene dine med de beste programvareløsningene
Er du plaget av inkompatibilitet, enhetsutfordringer, sikkerhetsrisikoer, høye kostnader og unødvendig papirforbruk i forbindelse med utskriftsjobber på arbeidsplassen? Si farvel til frustrasjonen og prøv disse programvareløsningene for utskriftsadministrasjon. De kan hjelpe deg med å redusere utgifter og samtidig øke trivselen blant dine ansatte eller brukere.
Utskriftsadministrasjon er et stadig viktigere konsept, ettersom bedrifter og kopisentre søker å redusere driftskostnadene for å øke lønnsomheten. Det fungerer også som en beskyttelse mot at konfidensielle forretningsdokumenter havner i gale hender. Det kan imidlertid være en krevende oppgave å finne den rette programvaren for utskriftsadministrasjon, da det krever grundig undersøkelse.
Fortsett å lese for å lære mer om utskriftsadministrasjon og de beste programvarealternativene du kan bruke, uten å måtte bruke unødvendig tid på markedsundersøkelser.
Hva innebærer utskriftsadministrasjon?
Utskriftsadministrasjon omfatter en rekke metoder for å overvåke utskriftsenheter, spore dataenheter, kontrollere utskriftsresultater, sikre sensitive data, optimere utskriftskostnader og analysere utskriftsdata. Moderne programvareutviklere kombinerer disse funksjonene i én plattform for å tilby en komplett løsning for utskriftsadministrasjon.
Både oppstartsbedrifter og små til mellomstore bedrifter benytter seg av minst et grunnleggende verktøy for å håndtere utskriftsprosesser. Større bedrifter implementerer derimot avanserte løsninger for utskriftsadministrasjon, enten lokalt eller i skyen, for å administrere utskriftsaktiviteter på globalt nivå.
Fordeler med utskriftsadministrasjon
Her er noen av fordelene ved å implementere en standard løsning for utskriftsadministrasjon:
#1. Reduksjon av utskriftskostnader
Bedrifter bruker store summer hvert år på utskriftsrelaterte kostnader, som enheter, tonere og papir. Forskning viser at virksomheter kan spare betydelige summer ved å bruke et utskriftsstyringssystem for å begrense unødvendig utskrift blant de ansatte.
#2. Sikkerhet for konfidensielle dokumenter
Det er ikke hensiktsmessig å la ansatte skrive ut konfidensielle forretningsdokumenter etter eget forgodtbefinnende. Det er viktig å dokumentere utskrift av sensitive filer for å sikre at de makuleres på en ansvarlig måte etter bruk. Programvare for utskriftsadministrasjon gir økt datasikkerhet.
#3. Strømlinjeforming av utskriftsprosessen
Ledere opplever ofte at ansatte bruker unødvendig tid på å vente i kø for å hente sine utskrifter. Slike uproduktive situasjoner kan unngås ved å strømlinjeforme utskriftsprosessene. Dine ansatte vil sette pris på dette.
#4. Tilrettelegging for ekstern utskrift
Ansatte som jobber hjemmefra kan sende utskriftskommandoer via skybaserte utskriftsadministrasjonsløsninger og hente de fysiske kopiene på arbeidsplassen. Disse løsningene sørger også for datasikkerhet ved å kryptere datapakker under overføring.
#5. Reduksjon av papirsløsing
Papirproduksjon innebærer avskoging, noe som er skadelig for miljøet. Ved å implementere et solid system for utskriftsadministrasjon, kan du redusere papirsløsing og bidra til en mer bærekraftig fremtid.
La oss nå se på noen av de beste programvareløsningene for utskriftsadministrasjon for din bedrift.
PaperCut
Når det gjelder effektive utskriftsadministrasjonsverktøy for små og store bedrifter, er PaperCut utvilsomt et av de ledende navnene. Verktøyet og dets skybaserte tjenester hjelper bedrifter i alle størrelser med å minimere avfall. Samtidig kan bedriftseiere være trygge på datasikkerheten ved utskrift av konfidensielle rapporter.
Med PaperCut blir utskriftsopplevelsen mer behagelig. Ansatte bruker ofte forskjellige enheter som smarttelefoner, nettbrett, Chromebooks, bærbare datamaskiner osv. Dette kan skape utfordringer for IT-systemadministratorer når det gjelder å sørge for at alle nødvendige drivere er på plass for problemfri utskrift.
PaperCut løser dette effektivt med sine brukervennlige utskriftstjenester, som for eksempel å sende en utskriftsjobb til en enkelt kø og hente kopien fra hvilken som helst skriver, en felles MFD-berøringsskjerm for alle de forskjellige skrivermodellene osv.
Du kan også sørge for en svært sikker forretningsutskrift ved hjelp av tjenestene. PaperCut tilbyr treveis utskriftsbeskyttelse:
- Du kan sikre utskriftsinfrastrukturen ved å bestemme hva som kan skrives ut, hvem som kan skrive ut, osv.
- Under selve utskriftsprosessen kan du bruke 2-faktor autentisering og kortbasert sikker utskrift.
- Etter utskrift kan du iverksette tiltak som vannmerking, revisjonsspor, digitale signaturer og utskriftsarkivering for å beskytte konfidensielle data.
PaperCut tilbyr også noen gratisverktøy, som et alternativ til Google Cloud Print kalt PaperCut Mobility Print, QRdoc for stempling av forretningsdokumenter, og PaperCut Views for utskriftsanalyse.
Print Conductor
Med Print Conductor kan du skrive ut over 90 forskjellige dokumenttyper uten å måtte åpne filene. Den har en rask og pålitelig utskriftsmotor, samt et enkelt og brukervennlig grensesnitt for masseutskrift. I tillegg kan du sortere utskriftsdokumenter, forhåndsvise utskriftene, kontrollere batchutskrifter og gjøre raske utskriftsinnstillinger, alt fra ett enkelt program.
Verktøyet støtter alle typer moderne skrivere i lokale nettverk, wide area-nettverk og skynettverk. I tillegg til fysiske skrivere, kan du også bruke dette verktøyet til å administrere utskriftsjobber på virtuelle skrivere som PDF-skrivere og OneNote-skrivere.
På samme måte som konkurrentene, tilbyr Print Conductor en modul for utskriftsanalyse. Den hjelper deg med å beregne papir- og blekkbehov før større batchutskrifter. Estimater er tilgjengelig i både Detaljert rapport og Rapport.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 gir en ny dimensjon til utskriftsadministrasjon ved å gi bedrifter enestående kontroll, tilgang og innsikt i deres utskriftsprosesser. Utviklerne av dette verktøyet har perfeksjonert programmet sitt over flere tiår med bruk i mange selskaper.
Det er en banebrytende programvare for utskriftsadministrasjon som representerer det beste innen brukerstøtte og teknologi. Ved å implementere dette verktøyet i organisasjonen din, kan du redusere utskriftskostnadene, redusere papirsløsing og få forbedret innsikt i utskrift over hele virksomheten.
Her er noen av de bemerkelsesverdige funksjonene i denne programvaren for utskriftsadministrasjon:
- IT-administratorer kan overvåke utskriftsjobber live for en ansatt, arbeidsstasjon, skriver, nettverk eller kostnadssenter.
- En utgivelsesstasjon med ID-kort eller betalingsfunksjon forenkler utskriftsprosessene for kontorer og trykkerier.
- Med kvote- og budsjettinnstillinger kan du spare penger ved å begrense utskriftsmuligheter for enkeltpersoner, arbeidsstasjoner eller skrivere.
Print Manager Plus 9.0 følger også en miljøvennlig praksis for å gjøre kontoret eller trykkeriet mer bærekraftig. Verktøyet reduserer sløsing med blekk, energi og papir, og reduserer dermed virksomhetens karbonavtrykk.
uniFLOW
Et annet verktøy for å ta kontroll over utskriftsinfrastrukturen på arbeidsplassen er uniFLOW. Store organisasjoner og trykkerier som bruker ulike avanserte utskriftsenheter fra produsenter som Canon, Xerox, Epson, Brother og Konica Minolta, bruker dette verktøyet til å håndtere utskrifts-, skannings- og dokumenthåndteringsoppgaver.
Det finnes både lokale og skybaserte applikasjoner for utskriftsadministrasjon. Både skyløsningen og det lokale verktøyet fungerer som en integrert portal for skanning, utskrift og administrasjon av enheter på en enkel og sikker måte.
uniFLOWs sikre utskrifts- og universaldriverfunksjoner er viktige funksjoner som du bør være kjent med. Sikker utskriftsteknologi lar deg tildele individuelle kontoer til hver ansatt. Ansatte må frigi de utskrevne kopiene ved hjelp av sitt eget ID-kort eller PIN-kode. I tillegg må brukeren være tilstede ved skriveren for å hente utskriftskopien.
Universaldriveren sørger for at applikasjonen støtter ulike enheter og utskriftsmaskiner. Brukere kan sende utskriftsjobber til hvilken som helst nettverksskriver fra alle typer enheter, som mobiltelefoner eller bærbare datamaskiner.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud er et annet populært verktøy for virtuell skrivebordsinfrastruktur (VDI) og utskriftsadministrasjon for bedrifter med en skalerbar løsning. Siden det er et leverandøruavhengig verktøy, kan applikasjonen kommunisere problemfritt med alle moderne skrivere og enheter for utskriftsformål.
UniPrints løsning er ideell for alle bedriftsstørrelser, fra oppstartsbedrifter til multinasjonale selskaper. Det tilbyr også spesialiserte lokale og skytjenester for bransjer som bank og finans, forsikring, administrerte tjenesteleverandører (MSP), skytjenesteleverandører, myndigheter, frivillige organisasjoner og helsevesen.
Den fremtredende løsningen for utskriftsadministrasjon inkluderer standardfunksjoner som en fleksibel forbruksmodell og verktøylisensiering, serverløs utskrift, utskriftsanalyse, utskriftssporing, utskrift fra hvor som helst og berøringsfri utskrift.
PrinterAdmin
Du kan også prøve PrinterAdmin hvis du trenger en brukervennlig utskriftsadministrasjonsløsning for en utdanningsinstitusjon eller en bedrift. Verktøyet lar deg overvåke alt som har med utskrift å gjøre, som brukere, utskriftsmaskiner, arbeidsstasjoner og tilbakemeldinger.
Det leveres også med et standardverktøy for utskriftsinnsikt og analyse, som gir informasjon om utskriftsvolum, blekkforbruk og de totale utskriftskostnadene for virksomheten din.
PrinterAdmin-verktøyet tilbyr avanserte funksjoner, for eksempel:
- Print Job Manager for utskriftsinnstillinger, kontooppretting, driveraktivering osv.
- En dokumentutgivelsesstasjon reduserer avfall og øker sikkerheten ved å kun frigi utskrifter når brukeren er til stede.
- Print Watermarking-verktøyet lar deg spore utskriftsdetaljer.
Alle applikasjonene leveres med en 30-dagers gratis prøveperiode. Du kan benytte deg av prøvetilbudet for å se om verktøyet passer for din bedrift.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro kommer med en funksjon for ett-klikks installasjon, slik at du raskt kan komme i gang med utskriftsadministrasjon. Siden dette verktøyet er enkelt å konfigurere og bruke, får dine ansatte eller kunder den beste serviceopplevelsen.
Dette er en smart løsning for utskriftsadministrasjon som kan kommunisere nøyaktig med alle typer moderne skrivere og enheter, og som reduserer nedetid for driverinstallasjon eller enheter som ikke støttes.
Det robuste sporingssystemet gir deg all detaljert innsikt relatert til utskrift, som tonernivåer, tellere, sideantall, skriverinstallasjoner og servicevarsler. I tillegg kan du konfigurere verktøyet til å sende påminnelser om blekkpåfylling eller å legge skriverens tellerverdier inn i fakturaer.
Oppsummering
Ovenfor finner du en utvalgt liste over populær og forretningsklar programvare for utskriftsadministrasjon. Du kan bruke en hvilken som helst av disse appene for hjemmekontor, arbeidsplass, butikker, forlag eller kopisentre.
Nå som du er her, kan du også ta en titt på disse verktøyene for å konvertere nettsider til PDF, og dermed spare penger ved å unngå utskrifter der du kan.