Prosessdokumentasjonsprogramvare er viktig for bedrifter, siden det gir et strukturert veikart for bedrifter for å effektivisere driften. Dokumentasjon av prosessen er en viktig komponent i prosjektledelse, da den svarer på et viktig spørsmål – Hvordan vil ting gjøres?
Tidligere ville prosjektledere stole på den manuelle tilnærmingen for å lage prosessdokumentasjon, men nå kan de bytte til fullverdige prosessdokumentasjonsverktøy som dyktig effektiviserer hele prosessen.
I denne veiledningen har vi listet opp den mest anerkjente prosessdokumentasjonsprogramvaren som er tilgjengelig, men først, la oss forstå ideen om prosessdokumentasjon på en bedre måte. Men før vi begynner, her er en hendig tabell med prosessdokumentasjonsprogramvaren som vi har listet opp.
Tittel
Beskrivelse
Utforske
Skribent
AI-verktøy for enkel prosessdokumentasjon med skjermbilder.
Miro
Skalerbar prosessdokumentasjon og kartlegging med integrasjoner.
Document360
Strømlinjeformede forretningsprosesser og endringsledelse.
Process Street
Dra-og-slipp-maler, standardiserte sjekklister.
Heflo
BPMN 2.0-støtte, nedlasting/eksport, WYSIWYG-editor.
Rike maler, sanntidssamarbeid, dra-og-slipp.
FlowShare
Dynamisk sporing, skjermfangst, eksport i ulike formater.
Proff
Importer fra Word/PDF, kontekstavhengig hjelp, multimedia.
Så hvordan fungerer prosessdokumentprogramvare? Enkelt sagt er et prosessdokument en detaljert veiledning som forklarer hvordan du utfører en oppgave. For eksempel forklarer den hele prosedyren for å overføre dataene dine fra eldre servere til skylagringsmediet.
Et prosessdokument kan være i form av et flytskjema, en opplæring eller rett og slett en policy. Dette innebærer at prosessdokumentasjon er aktiviteten med å registrere eller dokumentere den trinnvise prosessen med å utføre en oppgave.
Prosessdokumentasjonen viser seg gunstig for teammedlemmene, nye medlemmer og til og med kundene når de trenger å forstå hvordan de skal gjøre en bestemt jobb.
Innholdsfortegnelse
Hvordan dokumenterer du en prosess?
Prosessdokumentasjonsprosedyren er delt inn i følgende trinn:
- Velg prosessen du skal dokumentere og fastslå formålet og omfanget.
- Beskriv prosessgrensene og gi svar på spørsmål som hva som starter prosessen og når prosessen blir fullført.
- Nevn resultatene av prosessen og handlingene som må utføres deretter.
- Spesifiser programvaren og utstyret som kreves for å utføre prosessen. Dette kan variere fra kodeplattformer til skylagringsplass og servere.
- Brainstorm hvordan prosessen vil fungere. Du kan lage en trinn-for-trinn-prosess fra den innledende til den siste fasen.
- List ned navnene på interessenter, beslutningstakere og ansatte som spiller en rolle i prosessdokumentasjonen.
- Overfør nå alle detaljene til prosessdokumentasjonssystemet og sørg for at du ikke går glipp av noe.
Når du har fått tak i det ovenfor, kommer vi til den enkle delen, siden du ikke kan dele den med teammedlemmene, som enkelt kan få tilgang til den senere.
Viktigheten av å dokumentere forretningsprosessene
Dokumentasjon av forretningsprosessene gir mange fordeler i det lange løp. Noen av de bemerkelsesverdige er som følger:
- Sammenhengende forretningsprosess – Eliminer tvetydigheten i prosessene slik at de ansatte kan levere ønsket resultat.
- Reduser driftsfeil – Fjern ineffektiviteten fra forretningsdriften for å forbedre arbeidskulturen.
- Møt lovlig overholdelse – Unngå juridiske forpliktelser i fremtiden hvis en prosedyre blir mishandlet uten å vite det.
- Endringsledelse – Sikre at de ansatte enkelt kan tilpasse seg endringene som gjøres i eksisterende forretningsprosesser.
- Minimer treningstiden – Kutt ned påmeldingstiden for de nyansatte ved å sikre at de lærer raskt.
- Tilordne oppgaver – Sørg for at hver ansatt har et bestemt sett med ansvar slik at forretningsflyten ikke blir forstyrret.
Når prosessen allerede er satt inn i et prosedyreformat, er det lettere for ansatte å vite hva trinnene som skal følges er.
Hva er programvare for dokumentasjon av forretningsprosesser?
Prosessdokumentasjon er utvilsomt en kompleks oppgave, og det er sjanser for menneskelige feil hvis det gjøres manuelt. Denne problemformuleringen førte til introduksjonen av prosessdokumentasjonsprogramvare, som effektiviserer forretningsprosessen for dokumentoppretting, og eliminerer rommet for feil. Nedenfor er noen av de sannsynlige fordelene som programvare for prosessdokumentasjon har å tilby.
- Nettbaserte verktøy gjør det mulig for teammedlemmene å få tilgang til alle forretningsprosessdokumentene fra et sentralisert sted.
- Skylagringsfunksjonene lar deg få tilgang til prosessdokumentasjonen mens du er på farten, i motsetning til det manuelle dokumentet, som kun er tilgjengelig offline.
- Programvaren lar deg administrere, oppdatere og samarbeide om den i sanntid.
- Det er også mulig å få tilgang til brukeranalyse, som ytterligere bidrar til å forbedre kunnskapsbasen og ta informerte beslutninger.
I tillegg er det enklere å finne informasjon ettersom det elektroniske søkeverktøyet letter raskt søk etter informasjonen eller veiledningen du trenger.
Funksjoner å se etter
Når du velger en prosessdokumentasjonsprogramvare for virksomheten din, se etter følgende funksjoner:
- Du bør sørge for at programvaren tilbyr en hyggelig brukeropplevelse til folk som ikke er kjent med slike verktøy.
- Disse plattformene skal kunne representere ulike typer data visuelt og bør også støtte lenker og andre former for medier.
- Sørg for at prosessdokumentasjonsfunksjonen lar teammedlemmene samarbeide i sanntid.
- Det skal være mulig å eksportere prosessdokumentet i en rekke formater eller laste det opp direkte på ulike plattformer.
- Programvaren skal støtte integrasjon med ett eller flere forretningsrelaterte verktøy som brukes av organisasjonen din for å tillate gjenbruk av informasjon.
Når det er sagt, la oss sjekke ut noen av de beste prosessdokumentasjonsprogramvarene vi har prøvd praktisk og vil anbefale.
Skribent
Hvis du ofte finner deg selv i å svare på gjentatte spørsmål angående oppgavegjennomføring, har vi en løsning for deg! Møte Skribenten rask og enkel metode for å dokumentere og dele forretningsrelaterte prosesser i løpet av sekunder.
Egenskaper:
- Oppmuntre de ansatte og de nyansatte til å raskt forstå prosessen.
- Styrk treningsprogrammene ved å automatisere prosessdokumentasjonen og SOP-oppretting.
- Opplev konsistens på tvers av organisasjonsprosessene med opplæringsinnhold på forespørsel.
- Automatiser prosessen for å lage opplæringsveileder for å oppgradere hjelpesentrene og kunnskapsbasen.
Scribe er et AI-basert verktøy for raskt å konvertere digitale prosesser til en trinn-for-trinn-guide uten å investere tonnevis med innsats. Alt du trenger å gjøre er å aktivere Scribe-opptakeren og gå gjennom hele prosessen. Og se! Du har din trinnvise veiledning opprettet automatisk, sammen med relevante skjermbilder vedlagt!
Miro
Merker som Dell, Cisco og Deloitte er avhengige av Miro, en brukervennlig prosessdokumentasjon og kartprogramvare som lar deg kartlegge viktig forretningsrelatert informasjon. Plattformen er lett skalerbar og lar teammedlemmene koble seg sammen og optimalisere forretningsprosessene ved hjelp av de innebygde kartleggingsverktøyene.
Egenskaper
- Bygg inn forretningsprosesser og steam-kart i verktøy som Confluence, Coda og Notion.
- Jira-integrasjon for å gjennomgå forretningsprosessen, kartlegge kundereiser og spore bestemte handlinger.
- Ulike pakker for prosjektledelse, kartlegging av kundereiser og kartlegging av forretningsprosesser.
- Importer enkelt prosesskart fra plattformer som Microsoft Visio, Draw.io og Lucidchart.
- Rikt bibliotek med maler for å tilby den beste opplevelsen til kundene dine og imøtekomme deres behov.
Miro tilbyr verktøy som flytskjemaer, BPMN-diagrammer, verdistrømskartlegging og Swimlanes, som hjelper deg med å analysere spesifikke scenarier og forbedre ressursutnyttelsen.
På denne måten kan du visualisere forretningsplanene og effektivt kommunisere strategi og transformasjon til teammedlemmene.
Document360
Sjekk ut Document360, som bidrar til å gi bedre kundeopplevelser til over 10 000 brukere i mer enn 80 land. Plattformen tilbyr standard driftsprosedyrer og lar deg strømlinjeforme de forskjellige forretningsprosessene for en bedre forståelse av dine ansatte.
Egenskaper:
- Operasjonell prosess for å gi en klar forståelse av de godkjente forretningsprosessene og for å spre bevissthet om ansattes roller og ansvar.
- Endringsledelse for en sømløs overgang fra foreldede forretningsprosesser til helt nye.
- Medarbeideropplæringsmodul for å sikre at de nye ansatte effektivt kan gripe kunnskapen og forbedre sine evner.
Med Document360 kan du sikre at forretningsprosessene er klare og konsistente, noe som indirekte vil forbedre produktiviteten på tvers av organisasjonen.
Process Street
Designet for samvittighetsfulle team, Process Street er en populær prosessdokumentasjonsprogramvare som garanterer å øke teamets ytelse. Dette intuitive verktøyet kommer godt med når du skal dokumentere alle kjerneorganisasjonsprosessene slik at alle ansatte forblir på samme side.
Egenskaper:
- Dra og slipp redigeringsprogrammet for å opprette og oppdatere malene på få minutter.
- Standardiserte sjekklister med funksjoner som stoppoppgaver, godkjenninger og dynamiske forfallsdatoer for å spore hver prosess på riktig måte.
- Den automatiske oppdateringsfunksjonen for å oppdatere sjekklistene når endringene er gjort.
- En sentralisert plattform gir enkelt samarbeid og dokumentsøk.
- Forenklet brukeropplevelse for å levere en raskere opplæringsprosess.
Bedrifter kan velge Process Street for å dokumentere alle slags forretningsprosesser som Git-arbeidsflyt, nye klientoppsett, ansattes onboarding, daglige og ukentlige oppgaver, kandidatscreening, fakturagenerering og interne revisjonsprosesser.
Heflo
Med en moderne og profesjonelt designet layout, Heflo er et dokumentasjonsverktøy for forretningsprosesser som lar deg utføre prosessene slik at dokumentene genereres automatisk. Takket være Heflo er sanntidssamarbeid for å designe forretningsprosessen nå mulig med noen få klikk.
Egenskaper:
- Støtte for BPMN 2.0-notasjon.
- Last ned dokumentasjon som et bilde eller eksporter det til en annen plattform.
- WYSIWYG editor for å formatere tekster og design.
- Kategoriser prosesser i spørringsbiblioteker og bearbeid dokumentasjon i elementoverskrifter for riktig identifikasjon.
- Definer forretningsregler og integrasjoner og utfør optimalisering innenfor den nye BPM-syklusen.
Du står fritt til å modellere, analysere, kartlegge, optimalisere, automatisere og dokumentere forretningsprosessene og laste dem ned i forskjellige formater som PDF, Word, HTML og Excel eller eksportere dem i BPMN. Med Heflos skylagringsfunksjon er det mulig å få tilgang til prosessdokumentasjonen fra hvor som helst og når som helst.
Kreativt
Kreativt, tilbyr en arbeidsadministrasjonsplattform prosessdokumentasjonsmaler for å strømlinjeforme dokumentasjonsprosessen for forretningsprosesser. Dette hjelper deg med å liste ned forretningsprosessene som systematisk utføres i organisasjonen din.
Egenskaper:
- Rikt bibliotek med tilpassbare maler for å skildre ulike prosesser, teamarbeidsflyter, svømmebaner og mer.
- Dra og slipp verktøy for enkelt å beskrive komplekse dokumentasjonsprosesser.
- Importer rapporter, skjermbilder og bilder som trengs for å lage et omfattende prosessdokument.
- Eksporter alle typer data fra forskjellige plattformer for enkel gjenfinning og analyse.
- Koble former for å bygge navigasjonsstrukturer i og på tvers av arbeidsområder for å fjerne inkonsekvenser.
Programvaren har overbevisende dokumentasjonsfunksjoner og tilbyr rike formbiblioteker og diagramverktøy som flytskjemaer, verdistrømkart, BPMN, prosesskart, aktivitetskart og mer. Med Creately er sanntidssamarbeid mulig, noe som er nødvendig for å støtte tverrfunksjonell teamarbeidsflyt under dokumentasjonsprosessen.
FlowShare
Velge FlowShare å lage interessant prosessdokumentasjon og demoer for alle applikasjoner som brukes av organisasjonen din. Mer enn 1000 bedrifter har allerede laget dybdeveiledninger for å sette opp interaktive opplæringsøkter for sine ansatte ved hjelp av dette verktøyet.
Egenskaper:
- Dynamisk sporingsmotor for å fange opp alle handlingene og automatisk danne en guide.
- Ta opp skjermer og handlinger som museklikk samt snarveier.
- Uskarp alle sensitive data ved hjelp av det innebygde verktøyet.
- Generer automatisk tekstbeskrivelser, inkludert navn på elementer – knapper, menyer, faner osv.
- Massebeskjær skjermbilder og bilder for å unngå overflødige oppgaver.
- Eksporter til formater som PDF, PPTX, DOCX, HTML, Interactive Demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI, etc.
FlowShare vil ikke bare kutte ned tiden og redusere feilene som oppstår på grunn av manuelle prosesser, men det lar også din organisasjon tilpasse en standard dokumentasjonsprosedyre. Appen lar deg raskt endre den eksisterende dokumentasjonen uten å måtte hente den på nytt.
Proff
Foretrukket av Dell, Sony, Cisco og andre bemerkelsesverdige selskaper, Proff er en prosessdokumentasjonsprogramvare som lar deg importere filer for raskt å lage dokumenter og, om nødvendig, lage dokumentasjon direkte fra bunnen av.
Egenskaper
- Importer innholdet fra Word-dokumenter eller PDF-er direkte inn i dokumentet
- Kontekstsensitiv hjelp for en helhetlig forståelse av teknisk sjargong
- Ta med verktøytips, popup-vinduer og lysbokser for å gi ytterligere informasjon
- Legg til bilder, videoer og infografikk for en bedre forklaring av forretningsprosessen
- Rikt bibliotek med fonter, design og temaer for estetikk og merkevarebygging.
ProProfs sin plattform lar deg legge til bilder og videoer for en bedre forklaring av prosessene til dine ansatte og kunder. Den er utstyrt med WYSIWYG-editoren som lar deg velge mellom en rekke tekststil- og formateringsalternativer.
Siste ord
Dokumentasjon av de ulike prosessene som pågår i din organisasjon er viktig for å unngå inkonsekvens i utførelse av operasjonene og for å presentere et veikart for dine ansatte så vel som kunder. Men det som er viktigere er å velge den beste programvaren for å lage dokumentasjonen for bedriften din, ettersom med riktig programvare for prosessadministrasjon vil du se forbedret forretningsvekst.
Plattformene som er oppført i denne veiledningen er prøvd og testet av oss og viste seg å være ganske nyttige. Imidlertid vil det ideelle valget for din organisasjon utelukkende avhenge av dine individuelle behov.
Neste opp, dokumentautomatiseringsprogramvare for å spare arbeidstimer.