Programvare for automatisering av oppgaver reduserer behovet for manuell innsats og forbedrer effektiviteten i de fleste virksomheter som benytter teknologi, enten digitalt eller fysisk.
Automatisering er en lett tilgjengelig løsning for bedriftseiere og ledere som ønsker å redusere driftskostnader uten at det går ut over produktivitet og produksjon.
Fra produksjon av forbrukerutstyr, varer og kjøretøy, til programvareutvikling, har alle bransjer fordel av automatisering av oppgaver og prosesser.
Enten du er ny innen oppgaveautomatisering eller allerede bruker automatisering, men ønsker å optimalisere eksisterende automatiseringsscenarioer, har du kommet til rett sted!
Denne artikkelen presenterer noen fremragende verktøy for oppgaveautomatisering som brukes av ledende små og mellomstore bedrifter, oppstartsbedrifter og store selskaper. I tillegg vil du lære mer om trinnene i oppgaveautomatisering og fordelene dette gir. Så, la oss begynne!
Hva er oppgaveautomatisering? 👩💻
Oppgaveautomatisering innebærer bruk av programvare eller programmeringsalgoritmer for å fullføre repetitive og forutsigbare manuelle oppgaver ved hjelp av datamaskiner, smarttelefoner, nettbrett eller en-kort-datamaskiner som Raspberry Pi.
Det forbedrer konsistensen og nøyaktigheten i arbeidsflyter. I tillegg gir oppgaveautomatisering betydelig effektivitet selv for de mest komplekse oppgavene. Det reduserer behovet for manuell innsats for å oppnå spesifikke resultater, samtidig som det strømlinjeformer hele virksomheten eller det kommersielle prosjektet.
Oppgaveautomatisering eliminerer ikke menneskelig involvering fullstendig. Det reduserer bare behovet for manuell inngripen fra de ansatte, slik at de kan bruke tiden på å øke salget, forbedre markedsføringsresultater og dermed øke inntektene.
Trinnene for å automatisere en forretningsoppgave 🏦
Automatisering av forretningsoppgaver er i stor grad avhengig av betingelser, en del av dataprogrammering som løser «Hvis-Så-Ellers» (også kjent som «Hvis Dette Så Det»)-problemer.
Du trenger imidlertid ikke å kunne koding, da det finnes dra-og-slipp-verktøy for oppgaveautomatisering. Du kan lage svært komplekse automatiseringsløsninger uten å skrive en eneste linje med kode.
Her er trinnene du bør følge når du bruker de fleste verktøyene som nevnes i denne artikkelen, eller som du finner andre steder på nettet:
#1. Lag en arbeidsflyt for repeterende oppgaver
Først må du identifisere om forretningsprosessen er repeterende. Se på følgende arbeidsflyt for prosjektledelse i Asana som et eksempel på en automatiseringsløsning:
- Prosjektlederen legger til en oppgave i Asana.
- De legger også til en ansvarlig person i Asana.
- Den ansvarliges Google Kalender-app vil automatisk vise denne oppgaven som en planlagt aktivitet.
Du kan bruke fantasien og kreativiteten til å utvikle arbeidsflyter som dette.
#2. Velg en utløser-app og legg til utløserhendelse(r)
De fleste programvare for oppgaveautomatisering vil be deg velge en utløser-app og en utløserhendelse som starter den automatiserte arbeidsflyten. I eksemplet ovenfor:
- Utløserhendelse: Ny oppgave er lagt til og tildelt et teammedlem.
#3. Velg en handlingsapp og handlingshendelse(r)
Nå velger du ganske enkelt Google Kalender som handlingsapp og legger til en kalenderhendelse som handlingshendelse.
#4. Publiser automatiseringen
Automatiseringsverktøyet vil utføre forskjellige tester og kontogodkjenninger i løpet av prosessen. Når du ser at testautomatiseringen fungerer som forventet, publiserer du løsningen.
Fra nå av vil oppgaveautomatiseringsappen automatisk booke tid i kalenderen til teammedlemmene dine når du tildeler en ny oppgave. Du trenger ikke å mase på dem eller sende e-postpåminnelser!
Fordeler med oppgaveautomatisering 👍
Fordelene din bedrift oppnår med oppgaveautomatisering kan variere fra bransje til bransje. Men følgende fordeler er vanlig på tvers av alle bransjer:
- Det øker hastigheten på repeterende oppgaver. Hvis du kan forutse de nøyaktige trinnene i en oppgave, kan programvaren gjenta disse trinnene, og du kan slappe av mens programmet utfører oppgavene etter hverandre.
- Du kan redde de ansatte dine fra utbrenthet og tretthet ved å bruke algoritmer til å utføre repeterende oppgaver.
- Folk gjør ofte feil som skrivefeil når de jobber med de samme trinnene i en oppgave gjentatte ganger. Slike feil kan imidlertid være fatale for kundene dine. Du kan bruke oppgaveautomatiseringsprogramvare for å utføre repeterende oppgaver og redde bedriften din fra omdømmetap.
- Slike verktøy frigjør de ansatte fra manuelt arbeid, slik at du kan bruke dem i andre inntektsbringende avdelinger som salg, markedsføring, mersalg og kundeservice.
- De fleste forbruksvare-, apparat- og bilindustrier bruker en kombinasjon av algoritmer og robotarmer for å automatisere hele produksjonslinjen. Det reduserer i hovedsak produksjonskostnadene.
- Oppgaveautomatisering sikrer at den digitale forretningsprosessen er i tråd med bedriftens retningslinjer, for eksempel automatisering av dokumentarbeidsflyt for å opprette og godkjenne forretningsdokumenter.
- Du får bedre kontroll over forretningsdrift og produksjonslinjer. I nødsituasjoner kan du enkelt aktivere katastrofegjenopprettingsløsninger som å overføre skyapplikasjonen til en annen skyleverandør eller produksjonsbehov til en upåvirket fabrikk.
- Til slutt er den mest ettertraktede fordelen bedre avkastning på investeringen i manuelle forretningsprosesser som digital markedsføring, e-postmarkedsføring, online kundeonboarding, digital KYC-verifisering og mer.
Nå har du lært definisjonen av programvare for oppgaveautomatisering, trinnene og fordelene. Det er på tide å se nærmere på noen populære verktøy for enkel og rimelig oppgaveautomatisering for alle bedrifter eller personlig bruk:
Pipefy
Når det gjelder automatisering av oppgaver eller arbeidsflyt, er Pipefy et godt valg. I tillegg til automatisering, kan du opprette og endre alle typer arbeidsflyt på denne plattformen, med mulighet for kontinuerlig og enkel skalering. Det intuitive visuelle grensesnittet gjør automatiseringsprosessen smidig.
Som et resultat øker teamets effektivitet, og de kan utnytte appene sine bedre. Det hjelper deg også med å håndtere raske endringer i arbeidsflyten som følge av tilbakemeldinger fra kunder eller nye interne krav.
Nå trenger du ikke å være like avhengig av e-posttråder og regneark, da denne automatiseringsprogramvaren lar deg unngå feil ved å eliminere dupliserte dataoppføringer.
Med Pipefy kan du bygge en arbeidsflyt fra grunnen av ved hjelp av det visuelle redigeringsverktøyet, eller velge en av malene for å tilpasse etter dine behov. I tillegg er de tilpassbare dashbordene og rapportene i dette verktøyet nyttige for å spore KPI-er, overvåke status og identifisere nye muligheter.
Denne applikasjonen lar deg slå sammen, sortere og rute innkommende forespørsler, registreringer og billetter, uavhengig av deres kilder. Den støtter samarbeid ved å sørge for at alle teammedlemmer er på samme side og definerer brukertillatelser for synlighet og samarbeid.
Zoho Flow
Er du lei av å administrere flere apper individuelt for teamene dine? Zoho Flow lar deg automatisere arbeidsflyter og oppgaver ved å koble til appene du bruker. Bli kvitt all informasjonsseparasjon med den smarte integrasjonsfunksjonen i denne programvaren.
Appen kobler sammen alle appene slik at alle e-poster, innlegg og rapporter flyter uavbrutt. Du kan designe flyter ved å tilpasse forhåndsbygde flytsamlinger for maksimal produktivitet og utføre rutineoppgaver.
Det er heller ikke nødvendig å bruke ressurser på kompleks integrasjonskoding, da den dynamiske verktøykassen lar deg definere en utløser og handlinger gjennom sømløs integrasjon. Team kan til og med lage arbeidsflyter som knytter sammen forskjellige avdelinger for bedre forretningsorganisering.
I tillegg kan organisasjoner lage tilpassede integrasjoner med dette verktøyet på tvers av ulike forretningsfunksjoner. Noen av de mest støttede appene er Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Kalender, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox og Salesforce.
Wrike
Hvis teamet ditt er lei av å utføre kjedelige prosesser som påvirker produktiviteten, er det på tide å velge Wrike. Den kraftige og effektive automatiseringsmotoren kan automatisere daglige arbeidsflyter slik at du kan fokusere på de aktivitetene som er viktigst for virksomheten din.
Bedrifter kan lage regler for repeterende oppgaver ved å bruke utløsere og handlinger for raskere og smartere arbeidsprosesser. I tillegg varsler og oppdaterer verktøyet deg automatisk for raskere skalering, strømlinjeforming av prosesser og feilreduksjon.
Når du bruker Wrike, flytter den automatisk oppgaven til neste arbeidsflyttrinn, avhengig av oppgavens prioritet, status og risiko. Siden alle teammedlemmer har full oversikt over arbeidsflytene, øker åpenheten.
Applikasjonen har også funksjoner som @omtaler, varsler og påminnelser for bedre samarbeid.
ClickUp
Med ClickUp Automations-funksjonen kan du enkelt automatisere rutineoppgavene dine og hjelpe teamet ditt med å fokusere på viktigere arbeid.
Ved hjelp av denne plattformen kan du opprette oppgaver på mer enn 100 måter. I tillegg til å lage tilpasset automatisering, lar den deg automatisere oppgaver relatert til ansvarlige personer, statuser, prioriteringer, datoer, opprettelse og flytting.
Den lar deg også tildele oppgaver, endre status, legge inn kommentarer og utføre en rekke andre aktiviteter. Brukere kan velge handlingen som skal skje under en automatiseringsutløser, og dermed spare verdifull tid.
ClickUp Automations støtter flere eksterne apper, inkludert Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform og Airtable, for å skape en enkelt, men delt arbeidsflyt. Fremfor alt sikrer den brukernes datasikkerhet med en sikker plattform og tilbyr høy oppetid.
Jira Automation
Leter du etter en løsning for oppgaveautomatisering som hjelper deg med å fokusere på dine viktigste oppgaver? Velg Jira Automation for å automatisere enhver oppgave eller arbeidsflyt for virksomheten din med noen få klikk.
Med denne plattformen er mulighetene uendelige – du kan bruke den til å automatisere oppgavetildelinger og synkronisere oppgaver på tvers av avdelinger.
Den krever heller ikke at du skriver kode. Velg en av de over 100 malene (DevOps, Slack, Business, Global osv.) og begynn å lage automatiseringsregler på få minutter. Du kan også bruke veiledningene og videoene for å komme i gang.
Bedrifter kan bruke denne programvaren med andre populære forretningsverktøy som MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket osv.
Zapier
Med 5000 apper og ubegrenset automatisering er Zapier den beste løsningen for oppgaveautomatisering for kjente merkevarer som Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable og flere. Det er en kodefri programvare for oppgaveautomatisering med følgende bemerkelsesverdige funksjoner:
- Automatisering i flere trinn som kan inkludere opptil 100 apper
- Enkel «hvis-så»-logikk for betinget programmering i et visuelt arbeidsområde
- Full dra-og-slipp-funksjonalitet for å bygge automatiseringsløsninger
- Flere filtre slik at du kan lage komplekse automatiseringsløsninger
- Formater dataene dine innenfor automatiseringsformelen ved å bruke formateringsfunksjonen
I skrivende stund er appintegrasjonsplattformen egnet for forretningsroller som salg, informasjonsteknologi (IT), småbedriftseiere og online markedsførere.
Når det gjelder arbeidsflyter, kan du bruke Zapiers appintegrasjoner eller Zap-er for kundekommunikasjon, databehandling, kundebehandling og forretningsprosesser.
Tallyfy
Tallyfy er svært godt egnet for bedrifter med et større volum av dokumenter, filer og data enn andre. Utvikleren av automatiseringsplattformen har selv lagt vekt på oppgaveautomatisering for nettskjemaer, arbeidsflyter, prosesser, oppgaver, dokumentgodkjenninger og mer.
Den har integrasjoner og webhooks for ulike forretnings- og profesjonelle apper som Google e-post (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau og flere.
Programvaren for oppgaveautomatisering støtter også tredjeparts automatiseringsverktøy som Zapier Connector og Power Automate. Derfor, hvis du ikke finner en integrasjon for bedriftsappen din i Tallyfy, kan du integrere appen med Power Automate eller Zapier, og deretter bruke den i Tallyfly.
Nintex
Når det gjelder å bruke en komplett automatiseringsplattform, er Nintex et ideelt valg for bedrifter. Dette verktøyet lar brukere automatisere manuelle og daglige oppgaver og administrere forretningsflyten gjennom robotprosessautomatisering.
Alt du trenger å gjøre er å identifisere prosessene som trenger automatisering og begynne å automatisere dem med noen få klikk – helt uten koding. Det er ikke nødvendig å bruke papirskjemaer, da bedrifter kan samle inn informasjon digitalt fra skjemaer og smarttelefoner.
Nintex muliggjør også e-signatur i dokumentene dine og lar deg generere dokumenter automatisk når det er nødvendig. Du kan også bli en del av det globale partnernettverket for rask og vellykket automatisering.
Siste ord
Oppgaveautomatisering er hemmeligheten bak bedriftens produktivitet, effektivitet og lønnsomhet. Det hjelper deg med å unngå straff for feil og fullføre fysiske eller digitale oppgaver raskere. Suksess innen automatisering ligger imidlertid i programvaren du bruker for å lage automatiserte prosesser eller oppskrifter for oppgaver.
Prøv ut programvaren for oppgaveautomatisering ovenfor og velg den som passer dine behov innen forretningsdomene og automatiseringsstil.
Deretter kan du sjekke ut automatiseringsverktøyene for leverandørgjeld.