Utfordringen med å administrere ansattes arbeidstid
Å holde oversikt over ansattes arbeidstimer kan være mer krevende enn man kanskje skulle tro. For bedriftsledere og HR-ansatte kan det være en betydelig utfordring å gå gjennom timelister og beregne lønn basert på manuelle metoder.
Et sentralt spørsmål er: Hvordan identifiserer man en effektiv tidskortkalkulator for lønnsberegning?
Dette er en problemstilling som fører til at mange ledere er avhengige av ulike programvareløsninger eller metoder, som for eksempel:
- Nettbaserte tidskortkalkulatorer
- Hjemmelagde regneark
- Internt utviklede kalkulatorer
- Spesialisert programvare for tidskort
Mange selskaper velger skreddersydd programvare utviklet for deres spesifikke bransje. Likevel er ikke dette en løsning som passer alle organisasjoner.
Beregning av arbeidstid varierer fra bedrift til bedrift, avhengig av deres syn på produktivitet og datadrevne beslutninger. Ledere må spore pauser, samt klokkeslett for inn- og utstempling, for å få et nøyaktig bilde av arbeidstiden.
Det er også viktig å være oppmerksom på potensialet for «buddy punching», der ansatte stempler inn på vegne av andre. For å unngå dette, benytter mange ledere seg av pålitelig klokkeprogramvare.
Tidskortkalkulatorer er fordelaktige da de automatiserer prosessen med å spore ansattes tid. Ledere kan overvåke arbeidsplaner, oppmøte, arbeidstimer, fravær, og betalt fri. Dette gir raskere analyser av lønnskostnader og overvåking av ansattes tid i forhold til prosjekter og krav.
Teknologiske fremskritt har ført til en økning i integrasjonsverktøy som forenkler lederes arbeidsprosesser.
Her er noen eksempler på automatiserte klokkekalkulatorer og lønnsprogramvare som ledere kan vurdere:
Redcort
Redcort tilbyr et ukentlig tidskort som beregner lønn i desimalformat. Dette online-verktøyet fungerer som en digital stempelklokke for sporing av ansattes arbeidstid. Funksjoner som nøyaktig beregning av inn- og utstemplingstid, total arbeidstid og overtidsberegning er inkludert. Verktøyet er brukervennlig på Windows-nettbrett, Windows-PCer og macOS-datamaskiner.
Redcort sikrer nøyaktig lønnsberegning gjennom objektiv tidsregistrering av pauser og avgangstider. I tillegg kan ledere spore manglende eller ufullstendige timelister som kan forsinke lønnsutbetalinger. Rapporter kommer med automatisk oppsummering og er enkle å skrive ut, se over og godkjenne.
Buddy Punch
Buddy Punch fremstår som et godt alternativ for ledere som ønsker å forenkle tidsregistreringen. Denne gratis online-kalkulatoren sporer inn-, ut- og pausetider. Den summerer automatisk det totale antallet timer og beregner timelønnen.
Verktøyet tilbyr også to-ukentlige beregninger og en timekalkulator for rask beregning av 14-dagersperioder. Buddy Punch sin tidsregistreringsapp er tilpasset daglig drift for å beregne arbeidstid og timer, og er fleksibel for ansatte og ledere.
Clockify
For de som ønsker å holde oversikt over ukentlige timer, beregne desimaltall og overtidsbetaling, kan Clockify være et godt utgangspunkt. Clockify registrerer enkelt arbeidsstart og -slutt, total arbeidstid og pauser. Brukere kan legge inn data manuelt for å få kalkulert lønn. Det trekker som standard fra 30 minutter pause, men brukere kan også spesifisere pausetiden selv.
Brukere må legge inn timelønn for å få lønnsberegning. Det er også mulighet for å legge inn overtidssats. Det genererte tidskortet kan skrives ut og brukes til ansattes oppmøte.
Replicon
Replicon er et verktøy for de som trenger å håndtere ansattes timelister med pauser. Denne nettbaserte løsningen hjelper både ledere og ansatte med å beregne tid, inkludert lunsjpauser. Det finnes flere tilpasningsmuligheter, som beregning av overtid, overgang til to-ukentlige timelister og skjuling av helger.
Brukere legger inn timelønn, start- og sluttid, samt pauser, og kan starte lønnsberegningen. De kan også velge datointervall, tilbakestille hele tidsskjemaet og laste ned timelisten i XLS- eller CSV-format. Replicon er nyttig for fakturering av kunder og for nøyaktig beregning av lønn for produktiv tid.
Time Clock Wizard
Time Clock Wizard er en effektiv måte å beregne ansattes lønn på, basert på produktive timer og overtidsarbeid. Det er gratis å bruke for å spore ansatte, og lar deg enkelt utarbeide arbeidsplaner. Verktøyet kan også hjelpe med å beregne fratrekk for fravær, pauser og andre faktorer, avhengig av bedriftens retningslinjer.
Rapporter kan enkelt skrives ut, sendes til regnskapsavdelingen eller lastes ned som PDF på Mac eller Windows. Systemet gir lettleselige oversikter med all nødvendig informasjon.
Time Card Calculator
Kalkulator Suppe har utviklet Time Card Calculator for å spore pauser, arbeidstid og beregne ansattes betaling månedlig, ukentlig eller per time. Verktøyet trekker automatisk fra pauser fra arbeidstiden. Brukere legger inn dato, ansattes navn, inn- og utstemplingstid samt vanlig lønn for å beregne lønn. Overtid kan også inkluderes for en nøyaktig total.
Miracle Salad
For å beregne timer med Miracle Salad, legger brukerne inn start- og sluttid (time:minutt) og beregner dette. De kan også inkludere avrunding før beregning. I summeringen legges arbeidstimer til, for eksempel 7:35, 10:25, osv. Timer kan endres i både beregning og summering.
Calculator.net
For å bruke Calculator.net, legger brukerne inn arbeidstid (start til slutt) og fratrekk for pauser, inkludert avrunding, rapportoverskrift og notater. Hvis brukerne også skal legge inn lønn, kan man hakke av for dagsrapport og lagring av verdiene i nettleseren. Deretter starter man beregningen.
Spica
Hvis du jobber som kontraktør, frilanser, selvstendig næringsdrivende, kan Spica hjelpe deg med å beregne lønn. Legg inn klokkeslett for inn- og utstempling, samt pause, for å beregne total utbetaling. HR og regnskapsførere kan raskt beregne tid og betaling. Systemet lar deg legge inn navn, velge uke, legge inn klokkeslett og pauser, samt timepris.
Resultatet kan eksporteres i CSV, skrives ut eller tilbakestilles. Verktøyet kan enkelt registrere fravær, forretningsreiser, lunsjpauser og hjemmekontor for ansatte, arbeidsgivere og frilansere uten manuelle beregninger.
Konklusjon 👇
I dagens arbeidsliv trenger bedrifter pålitelige løsninger for å beregne arbeidstid og lønn. Timelistene bør være fleksible for å forenkle lønnsjusteringer for ansatte. Det er derfor viktig å velge et tidskortverktøy som sikrer nøyaktig lønn og måling av produktivitet.
Her er noen eksempler på verktøy som også kan være nyttige for sporing av ansattes oppmøte.