Du bruker kanskje Microsoft Excel til å organisere en e-postliste pent. Men når du gjør deg klar til å skrive ut adresseetiketter, må du bruke utskriftsfletting for å lage dem i Word fra Excel-listen. Dette er hvordan.
Innholdsfortegnelse
Trinn én: Forbered e-postlisten din
Hvis du allerede har opprettet en e-postliste i Excel, kan du trygt hoppe over denne testen. Hvis du ikke har opprettet listen ennå, til tross for Excels mangel på postetikettfunksjonen, anbefaler vi fortsatt at du bruker Excel siden det er bedre for å organisere og vedlikeholde data enn å bruke en Word-tabell.
Det første du må gjøre er å lage en kolonneoverskrift for dataene som går i hver kolonne. Plasser disse overskriftene i den første raden i hver kolonne.
Hvilke overskrifter du inkluderer avhenger av hvilken informasjon du planlegger å bruke i adresseetikettene. Titler er alltid hyggelige, men det er viktig at du vet hvilken tittel en person går etter før du lager etikettene. Dessuten, hvis listen din er for selskaper og ikke individuelle personer, kan du utelate «Fornavn» og «Etternavn»-overskriften og bare gå med «Bedriftsnavn» i stedet. For å illustrere fremgangsmåten på riktig måte, bruker vi en personlig e-postliste i dette eksemplet. Listen vår vil inneholde følgende overskrifter:
Fornavn
Etternavn
Gateadresse
By
Stat
Post kode
Dette er standardinformasjonen du finner på adresseetiketter. Du kan til og med sette inn bilder i adresseetikettene hvis du vil, men det trinnet kommer senere i Word.
Når du er ferdig med å lage overskriftene, fortsett og skriv inn dataene. Når du er ferdig, bør listen din se omtrent slik ut:
Gå videre og lagre listen din, og la oss gå over til Microsoft Word.
Trinn to: Sett opp etiketter i Word
Åpne et tomt Word-dokument. Deretter går du over til «E-postutsendelser»-fanen og velger «Start sammenslåing».
Velg «Etiketter» i rullegardinmenyen som vises.
Vinduet «Etikettalternativer» vises. Her kan du velge etikettmerke og produktnummer. Når du er ferdig, klikker du på «OK».
Etikettkonturene dine vil nå vises i Word.
Merk: Hvis etikettkonturene dine ikke vises, går du til Design > Kanter og velger «Vis rutenett.»
Trinn tre: Koble regnearket til Words etiketter
Før du kan overføre dataene fra Excel til etikettene dine i Word, må du koble de to. Tilbake i «E-postutsendelser»-fanen i Word-dokumentet, velg alternativet «Velg mottakere».
En rullegardinmeny vises. Velg «Bruk en eksisterende liste.»
Windows Filutforsker vises. Bruk den til å finne og velge postlistefilen din. Med filen valgt, klikk «Åpne».
Vinduet «Velg tabell» vises. Hvis du har flere ark i arbeidsboken, vises de her. Velg den som inneholder listen din. Sørg for å aktivere alternativet «Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter» hvis det ikke allerede er det, og klikk deretter «OK.»
Etikettene dine er nå koblet til regnearket.
Trinn fire: Legg til felt for utskriftsfletting til etikettene
Nå er det på tide å legge til utskriftsflettingsfeltene dine i Words etiketter. Velg den første etiketten, bytt til «Mailings»-fanen, og klikk deretter på «Adresseblokk».
I «Sett inn adresseblokk»-vinduet som vises, klikk på «Samsvar felt»-knappen.
Vinduet «Samsvar felt» vises. I «Påkrevd for adresseblokk»-gruppen, sørg for at hver innstilling samsvarer med kolonnen i arbeidsboken. For eksempel bør «Fornavn» samsvare med «Fornavn» og så videre. Når du har bekreftet at alt er riktig, klikker du på «OK».
Tilbake til «Sett inn adresseblokk»-vinduet, sjekk forhåndsvisningen for å sikre at alt ser bra ut, og klikk deretter «OK.»
> vil nå vises i din første etikett.
Gå tilbake til «E-post»-fanen og klikk deretter på «Oppdater etiketter.»
Når det er valgt, skal > vises i hver etikett.
Nå er du nå klar til å utføre utskriftsflettingen.
Trinn fem: Utføre utskriftsflettingen
Nå for å se magien skje. På «E-postutsendelser»-fanen klikker du på «Fullfør og slå sammen».
Velg «Rediger individuelle dokumenter» fra rullegardinmenyen som vises.
Vinduet «Slå sammen til nytt dokument» vises. Velg «Alle» og klikk deretter «OK».
Listen din fra Excel vil nå bli slått sammen til etikettene i Word.
Alt som gjenstår å gjøre nå er å skrive ut etikettene og sende ut posten!