Problemet med å holde e-post i ett stort arkiv er å finne bestemte meldinger igjen. Så folk lager én ekstra mappe, og så to, og laster så! Bruk disse teknikkene i stedet for mapper for å organisere arkivet ditt.
Innholdsfortegnelse
Hvordan (og hvorfor) merke meldingene dine
Vi anbefaler bare å arkivere e-posten din. Det er den beste måten å organisere det på. Ikke kast bort tid på å flytte meldinger til mapper i e-postklienten din – legg alt i én arkivmappe. For eksempel, i Gmail, klikker du bare på Arkiv-knappen.
Men hvis du ikke har noen mapper, hvordan ordner du meldingene dine for enkel gjenfinning? Svaret er enkelt: tagging.
Den største fordelen med å bruke tagger i stedet for mapper er at du ikke blir tvunget til å legge en e-post inn i bare én mappe. Med tagging trenger du ikke lenger å bestemme om e-posten om et leverandørproblem på et klientprosjekt går i leverandørmappen, klientmappen, prosjektmappen eller lærdomsmappen. Du legger bare til de riktige kodene i e-posten, og så kan du enkelt finne den igjen, enten du vil finne e-poster relatert til den leverandøren, klienten eller så videre.
Hvis du går fra et mappebasert system til et enkelt arkiv, er tagging nøkkelen til å kunne finne ting etterpå. Du kan merke i bulk, så hvis du har en mappe for en klient, kan du merke hvert element der med navnet på den klienten før du flytter det inn i arkivet ditt. På denne måten kan du være sikker på at det er enkelt å finne igjen.
Det beste av alt er at tagging er enkelt i (nesten) alle moderne e-postapper. Selv om du ender opp med å beholde mapper, er tagging så nyttig at vi anbefaler å gjøre det uansett.
Kategorisering i Outlook
I Outlook kalles tagging «kategorisering». Du kan opprette så mange kategorier du vil, tilordne dem farger og deretter bruke dem på hva som helst i Outlook – e-poster, kalenderhendelser, oppgaver, notater og til og med kontakter. Dette gjør det ikke bare enkelt å søke, men fremhever også Outlook-innholdet med en farge. Hvis du for eksempel oppretter en kategori for et prosjekt og gir den en spesifikk farge – la oss si lilla – kan du merke hvert relatert element med den kategorien. Uten å lese noe, vil du vite at hver lilla e-post, kalenderhendelse, oppgave, notat eller kontakt er knyttet til det prosjektet. Kategorier har ikke kommet til Outlook-mobilappen ennå, så du må gjøre din kategorisering i klienten eller nettappen.
Når du kategoriserer e-posten din, kan du kategorisere alt i én enkelt mappe ved å velge all e-posten (ved å bruke Ctrl+A-snarveien), og deretter velge kategorien – eller kategorier – du ønsker. Du kan til og med endre Arkivmappevisningen slik at den grupperer e-post etter kategorier, som vil etterligne en mappestruktur. Da får du fordelen av tagging og fordelen med en mappevisning.
Merking i Gmail
I Gmail kalles tagging «merking», og det fungerer i både nett- og mobilapper. Som i Outlook, kan du lage så mange etiketter du vil (slags – det er en grense på 5000, hvoretter Google sier at du kan oppleve ytelsesproblemer, men få mennesker gjør det noen gang) og tildele dem farger. Du kan også lage filtre for å merke e-poster automatisk basert på hvilke kriterier du ønsker.
Etiketter har blitt en intuitiv og integrert del av Gmail-opplevelsen, mest fordi du ikke kan legge til mapper. Så få merking og se at postkassen din blir et helt annet – og bedre – sted.
Flagging i Apple Mail
Merking i Apple Mail er kjent som «flagging». I motsetning til i Outlook, er du begrenset til de eksisterende syv flaggene, så det er ingen komme unna: Apple har ikke gjort det veldig bra her. Til deres forsvar presser de imidlertid Smart Folders hardt. Selv om de ikke er så enkle eller raske som tagger, er det et system du kan bruke for å gruppere e-posten din. Vi har dekket Smart-mapper, og vi vet at de fungerer, men av de tre e-postprogrammene vi dekker her, er Apple Mail den minst egnet for en enkelt arkiveringsmetode.
La oss søke
Enten du bruker en e-postklient (som Microsoft Outlook eller Apple Mail), et nettgrensesnitt (som Gmail eller Yahoo! Mail), eller en e-postapp på telefonen, er søk din venn. Mesteparten av tiden vil et navn eller merke (eller en kombinasjon av de to) være nok til å finne det du leter etter. Du kan for eksempel søke «Joe BBQ» for å finne den e-posten fra Joe om grillen han skal ha neste uke, eller «Project Alpha» for å finne alle e-poster merket med «Project Alpha». Men det er mange avanserte – og enkle – søketeknikker for å hjelpe deg med å finne disse e-postene begravet litt dypere i haugen med lignende resultater.
Bruker Outlook-søk
Outlooks søkefunksjoner pleide å være litt skisserte, men de dagene er borte. Nå er søk i Outlook-klienten, nettgrensesnittet eller mobilappen lynraskt raskt og nøyaktig. Klienten inneholder imidlertid de kraftigste søkeverktøyene, så det er stedet å gå hvis du har et spesielt raffinert eller komplekst søk.
Søkeboksen ligger over hovedpostruten og er alltid tilgjengelig.
Vi har dekket hvordan du endrer søkeplasseringene fra gjeldende mappe til andre områder av Outlook før. Du kan også raskt finne meldinger relatert til gjeldende avsender ved å høyreklikke på meldingen i innboksen din, velge «Finn relatert» og deretter «Meldinger i denne samtalen» eller «Meldinger fra avsender.»
Outlook vil finne eventuelle tidligere e-poster i samtalen, eller fra avsenderen, og vise dem.
Hvis du utfører det samme søket regelmessig, kan du opprette tilpassede dynamiske søkemapper for å utføre det samme søket hver gang du åpner dem. Disse er spesielt nyttige for å finne nye e-poster med spesifikke søkeord eller bestemte egenskaper, som størrelse, vedlegg eller kategorier.
For å utføre et mer komplekst søk, kan du bruke alternativet «Avansert søk». Dette er i fanen Søk, som bare vises når du klikker i søkeboksen. I kategorien Søk klikker du på Søkeverktøy > Avansert søk.
Dette åpner panelet Avansert søk, hvor du kan velge så mange kriterier du vil søke etter.
Bruk kategoriene Flere valg og Avansert for å få tilgang til flere kriterier. Alternativene for avansert søk er usedvanlig store, og bruker egenskaper du nesten helt sikkert ikke visste eksisterte. For eksempel, her er en titt på Avansert > Alle e-postfelt som du kan velge mellom.
Du kan bruke Avansert søk til å hente hvilken som helst e-post fra arkivet ditt, og det er ganske raskt å gjøre det, selv med komplekse spørsmål.
Vær oppmerksom på at hvis du bruker en Microsoft-e-postkonto, synkroniserer Outlook som standard bare de siste 12 månedene med e-post, men du kan endre dette til å inkludere alle e-postene dine hvis du vil.
Bruke Gmail-søk
Ikke overraskende er Gmails søk raskt og nøyaktig i både nettgrensesnittet og mobilappen. Det er massevis av søkeord du kan søke mot, som «fra», «til», «nyere_enn», «eldre_enn», «etikett» og så videre. I stedet for å kreve at du husker alle disse, gir nettgrensesnittet et rullegardinfilter, som vi har dekket i dybden før.
På mobil kan du skrive inn søkeordet ditt i søkeboksen på samme måte, men i skrivende stund er ikke filterrullegardinmenyen tilgjengelig. Du kan fortsatt gå til gmail.com og åpne e-posten din der hvis du trenger avansert søk mens du er på farten. Det er en fullstendig liste over Gmail-søkeoperatører, som alle fungerer i både nettgrensesnittet og mobilappen. Hvis du kan mestre disse, blir du en Gmail-sjef på kort tid.
Bruke Apple Mail Search
Apple Mail har ikke den samme avanserte søk-funksjonen som Outlook, men den har én betydelig fordel – du kan søke etter e-poster ved hjelp av Spotlight. Hvis du er Spotlight-bruker (og det burde du være), kan du søke etter e-post direkte derfra. Du kan også sette opp smarte postkasser, som er litt som Outlook sine dynamiske søkemapper.
Mellom merking og søk bør du kunne finne de fleste meldinger ganske raskt i en hvilken som helst e-postapp. Outlook har sannsynligvis den mest effektive taggingen fordi den dekker alle elementer, ikke bare e-post, og Gmails søk er uten sidestykke. Apple Mail kan ikke nødvendigvis konkurrere med noen av disse, men selv om taggingen ikke er bra, er søket og den automatiske filtreringen ganske bra.
Velg riktig e-postapp for deg og organiser!