Hva er en Arbeidsordre og hvorfor er den Viktig?
Forretninger og kommersielle foretak anser arbeidsordrer som det mest pålitelige grunnlaget for alt som har med budsjett og oppgaver å gjøre.
Dokumentasjon er en integrert del av enhver virksomhet, enten den opererer på nett eller offline. Gjennom et selskaps livssyklus vil man håndtere mange kommersielle dokumenter, som fakturaer, standard operasjonsprosedyrer (SOP) og bestillingssedler.
Et av de mest essensielle dokumentene er en arbeidsordre. Når den er utstedt, setter den i gang prosessen med å levere varer eller tjenester, og genererer inntekter når oppdraget er fullført.
Det kan være utfordrende å håndtere interne og eksterne arbeidsordrer uten erfaring. Denne artikkelen gir deg imidlertid den nødvendige innsikten i denne viktige forretningskomponenten. La oss dykke ned i emnet.
Hva er egentlig en Arbeidsordre?
En arbeidsordre er en formell forespørsel fra en klient om vedlikehold, levering av produkter eller tjenester. Arbeidsordrer er uunnværlige i etablerte virksomheter, uansett om oppgaven er kompleks, som bygging av et kraftverk, eller enkel, som levering av datatilbehør.
Slike offisielle dokumenter varierer fra bransje til bransje. Standardinformasjonen inkluderer imidlertid den primære leveransen, startdato, sluttdato, rapporteringsperson, utførende person og bestiller.
En arbeidsordre er startpunktet for en forretningsprosess. Etter hvert som dokumentet går gjennom systemet, fungerer det som et formelt kommunikasjonsmiddel mellom de involverte partene.
Når arbeidet er utført, bruker regnskapsførere dokumentet til å håndtere fordringer og gjeld. Videre vil interne og eksterne revisorer ofte granske arbeidsordrene ved en revisjon.
Andre begreper som ofte brukes i stedet for arbeidsordre inkluderer:
- Serviceordre
- Oppdragsordre
- Jobbordre
- Arbeidsbillett
Formålet med en Arbeidsordre
Hovedmålet med en arbeidsordre er å holde orden på alle arbeidsautorisasjoner, detaljer om tjenesteleverandører, kostnader og fullføringstid. Både eksterne kunder (som forbrukere) og interne kunder (som ansatte) kan generere en arbeidsordre.
Etter at ordren er opprettet, overføres den til det relevante teamet, avhengig av om det er en ekstern eller intern forespørsel. Bedrifter bruker ofte dataprogramvare for å lage billetter som sendes via digitale eller fysiske kanaler.
Her er en oversikt over formålet med en arbeidsordre:
- Klar beskrivelse av problemet, reparasjonen eller installasjonen/leveringen
- Spesifisering av ressurser og utstyr som kreves
- Detaljerte instruksjoner til teknikere for arbeidet/oppgaven
- Offisiell registrering av brukte materialer, arbeidskraft og ressurser
- Sporing av alle reparasjoner og vedlikehold utført
- Oversikt over kostnader, skatter og avgifter
Viktige Begreper innen Arbeidsordreadministrasjon
Arbeidsgodkjenner
En leder eller teammedlem er ansvarlig for å tildele og godkjenne vedlikeholdsforespørsler. Resepsjonspersonell og lageransvarlige kan også fungere som godkjennere.
Arbeidssøker
Arbeidssøkeren er den personen eller det teamet som ber om at en bestemt jobb blir utført. Forbrukere oppretter jobbordrer gjennom kjøp på nett eller i fysisk butikk. I business-to-business scenarioer kan forespørselen komme fra kunder eller internt, for eksempel når en driftsleder ber om reparasjon av arbeidsstasjoner.
Feltteknikere
Feltteknikere, som ingeniører, mekanikere og reparatører, utfører arbeidet beskrevet i arbeidsordren.
Komponentene i en Arbeidsordre
En bedrift kan registrere omfattende data ved hjelp av jobbordrer. Her er noen elementer som bør inkluderes.
Obligatoriske Elementer
- Eiendelen er et sentralt element.
- Arbeidssøkerens navn.
- Arbeidets omfang (som definerer ferdigheter, verktøy og prosedyrer).
- En beskrivelse av problemet.
- Krav til reservedeler eller spesialverktøy.
- Eventuelle helsefarer.
- Datoer og klokkeslett (start, slutt, forventet og faktisk).
- Kontaktdetaljer for arbeidssøker, ordreansvarlig og tekniker.
Frivillige Elementer
- Signaturfelt for kunde, leder, tekniker og regnskapsfører.
- Arbeidstimer for fakturering.
- Oppgaveliste for å sikre synkronisering.
- Prioritetsnivå for planlegging.
- Sjekkliste over verktøy og materiell.
- Estimert eller faktisk kostnad.
- Ordre-ID og stillingstittel for dokumentasjon.
Typer Arbeidsordrer
Forebyggende Vedlikehold
Arbeidsordrer for regelmessig service av utstyr, for å unngå driftsstans og produksjonstap.
Generelt Formål
For engangsoppgaver som fjerning av gammelt utstyr eller installasjon av programvare.
Inspeksjon av Maskiner
For vurdering av utstyr, eiendeler eller verktøy av en tredjepartsekspert.
Elektrisk
For forespørsler om strømforsyning, belysning og kabling.
Nødsituasjon
Uplanlagte ordrer for å håndtere ulykker og beskytte ansatte eller utstyr.
Spesielle Prosjekter
For oppgraderinger av produksjonsenheter som ikke innebærer utskifting av maskiner.
Fordelene ved å Bruke Arbeidsordrer
- Nøyaktig dokumentasjon for revisjon.
- Forbedret oversikt og transparens.
- Raskere betaling av teknikere.
- Effektiv lagerstyring.
- Analyse for å unngå fremtidige problemer.
- Estimering av årlige inntekter.
- Bedre kommunikasjon mellom avdelinger.
Her er noen plattformer der du kan finne ferdige maler:
Utskrivbare Arbeidsordremaler: TemplateLab
TemplateLab er en pålitelig kilde for autentiske forretningsdokumenter, inkludert høykvalitets arbeidsordremaler. Innholdet er lett å laste ned, uten at du må oppgi masse personlig informasjon.
Bare finn det relevante skjemaet og klikk på nedlastingsknappen. Malene kan enkelt åpnes i tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word, Excel, Google Docs og Sheets.
Nettstedet tilbyr et bredt spekter av maler, som:
- Bilreparasjonsmaler
- Vedlikeholdsmaler
- IT-jobbskjemaer
- Outsourcing maler for grafisk design
Disse malene er fleksible, og du kan tilpasse tabeller og kolonner etter behov.
Gratis Arbeidsordremaler: Smartsheet
Smartsheet hjelper deg med å integrere jobbordrer i prosjektstyringssystemet ditt. Du kan laste ned gratis maler og importere dem til Smartsheet for å automatisere prosessen med å motta og løse arbeidsordrer.
Noen nyttige maler inkluderer:
- Vedlikeholdsjobbordrer
- Tjenestearbeidsoppdrag
- Stoppjobbordrer
- Gartnerarbeidsordrer
- Sporingsmaler for jobbordrer
Malene kan lastes ned i PDF-, Excel- eller Word-format og tilpasses i skrivebordsprogrammer. Alternativt kan de importeres direkte til Smartsheet, noe som er praktisk for komplekse miljøer der mange arbeidsordrer må håndteres raskt.
Arbeidsordremaler: Jotform
For frilansere og småbedrifter som trenger formelle jobbordredokumenter, er Jotform et godt alternativ. Det hjelper deg med å spare penger ved å tilby maler du kan tilpasse i Jotforms online PDF-redigeringsprogram, uten å måtte bruke penger på profesjonelle tjenester eller programvare.
Noen av de tilgjengelige malene er:
- Kunde produktoppsett
- Kjøretøyservice
- Bilreparasjon
- Vedlikehold
- Nettsidedesign
- Videoproduksjon
- Kjæledyrpleie
- Freelance webutvikling
Jotforms redigeringsverktøy er brukervennlig, med et enkelt dra-og-slipp grensesnitt.
Arbeidsordremaler: Template.net
Template.net er en annen populær plattform for forretningsdokumenter. Den har en enkel søkefunksjon der du kan søke etter dokumenter, maler og grafisk design. Du kan tilpasse malene direkte i redigeringsprogrammet eller ved hjelp av tekstbehandlingsprogrammer, men gratisversjonen har noen begrensninger.
For å laste ned maler må du abonnere på en gratis eller betalt konto. Med en gratis konto kan du laste ned opptil tre maler per dag, eller bruke redigeringsverktøyet med visse begrensninger. Du kan laste ned jobbordrene i ulike formater som Apple Pages, Google Sheets, Microsoft Word og Excel.
Konklusjon
Arbeidsordrer utgjør en viktig del av en forretningsprosess, både i papirform og digitalt via PDF-er og dokumenter i skyen. De definerer arbeidet som skal utføres, når, av hvem, og til hvilken kostnad. Arbeidet begynner når en arbeidsordre er generert og avsluttes når inntektene er bokført.
Etter denne grundige gjennomgangen av arbeidsordrer og noen av kildene til maler, bør du nå være godt rustet til å skape effektive arbeidsordrer.
En vellykket virksomhet krever mer enn bare gode arbeidsordrer. Du må ta informerte beslutninger ved hjelp av de beste ekspertrådene.