En ryddig e-postinnboks er nøkkelen til økt produktivitet
En overfylt e-postinnboks kan virkelig sette en stopper for produktiviteten. Det er viktig å lære seg hvordan man effektivt rydder opp i e-post og opprettholder en organisert innboks.
E-post har blitt et essensielt verktøy for både profesjonell og personlig kommunikasjon. Likevel kan dette nyttige verktøyet fort bli en kilde til frustrasjon og distraksjon dersom innboksen fylles opp med reklame, nyhetsbrev og annen uønsket post som man aldri får åpnet.
I tillegg kan en rotete innboks redusere effektiviteten din betydelig. Det kan være tidkrevende å finne viktige e-poster, noe som tar verdifull tid fra andre oppgaver.
For å unngå slike situasjoner er det lurt å følge noen grunnleggende råd. Hvis du er interessert i å lære hvordan du rydder opp i Gmail, Outlook eller Yahoo, fortsett å lese!
Manuelle metoder for å rydde opp i e-posten
Hvis du har tid til å rydde i Gmail eller andre e-postkontoer, kan du prøve disse metodene for å fjerne uønskede og irrelevante e-poster.
Slette gamle e-poster
Hvor mange jobbsøknader sendte du ut for fem år siden? Du husker sannsynligvis ikke engang detaljene. Da er det heller ingen grunn til å la disse gamle e-postene ta opp plass i innboksen din.
De fleste trenger ikke lenger tilgang til e-postkorrespondanse fra 5-10 år tilbake. Derfor er det lurt å slette disse for å holde innboksen din lett og ryddig. I tillegg vil sletting av gamle e-poster bidra til å unngå at e-postkontoens lagringsplass blir full, spesielt hvis du mottar mange meldinger daglig.
Vil du vite hvordan du sletter e-poster som er eldre enn 5 år? Bruk et avansert søk og filtrer etter dato. På den måten kan du slette alle gamle meldinger og beholde de nye og relevante.
Filtrere e-poster etter nøkkelord
Noen ganger er det ikke nok å bare slette gamle e-poster for å bli kvitt alt det unødvendige. Du må filtrere e-postene ved hjelp av spesifikke nøkkelord.
La oss si at du har mottatt hundrevis av jobbtilbud innen webdesign tidligere, men nå jobber du med noe helt annet.
I dette tilfellet kan du søke etter e-poster som inneholder nøkkelord som «webdesign» og «frilansprosjekter». Alle resultater som inneholder disse ordene kan trygt havne i papirkurven.
Bruk arkiv og mapper
I tillegg til de nevnte metodene, kan du også arkivere e-poster og flytte dem til separate mapper. Mange e-postbrukere er ikke klar over hvor nyttig arkivfunksjonen i e-postkontoen deres kan være. Du kan enkelt flytte e-poster fra innboksen til arkivmappen.
Hvis det er e-poster du ikke trenger akkurat nå, men du er usikker på om du skal slette dem, er det bedre å flytte dem til arkivet. Da er de tilgjengelige hvis du skulle trenge dem senere, uten at de rotter til innboksen.
En annen måte å holde innboksen ren på, er å opprette egne mapper for e-postavsendere som ikke sender meldinger som krever umiddelbar oppmerksomhet.
For eksempel kan du opprette egne mapper for varsler fra sosiale medier eller nyhetsbrev fra banken. Du kan sjekke disse mappene når du har tid og lese e-postene i ro og mak.
Hvis du ikke ønsker å bruke disse manuelle metodene, eller hvis du synes de ikke er tilstrekkelige, kan du prøve noen av verktøyene som er nevnt under.
SaneBox
Det kan være frustrerende å lete etter en viktig melding blant hundrevis av uleste e-poster. SaneBox er designet for å hjelpe deg med å holde oversikten. Denne tjenesten analyserer e-postene dine og prioriterer innkommende meldinger, og gir deg et sammendrag.
E-poster som kan vente, flyttes til en egen mappe kalt «SaneLater», slik at du kan sjekke dem senere. For å oppnå dette analyserer SaneBox tidligere e-postsvar og andre viktige detaljer for å identifisere hvilke e-poster som er viktige og hvilke som ikke er det.
Tjenesten har en egen mappe for å lagre alle nyhetsbrevene du mottar, slik at du kan sjekke dem når det passer deg. SaneBox lar deg også sette opp en «Ikke forstyrr»-modus som flytter nye innkommende e-poster til en annen mappe. Denne tjenesten fungerer med alle typer e-postkontoer, inkludert Gmail, Office365 og iCloud.
Hvis du ikke ønsker å avslutte abonnementet, men likevel vil unngå å se e-poster fra et bestemt selskap eller en bestemt person, kan du flytte disse e-postene til SaneBlackHole-mappen.
Clean Email
Clean Email er et ideelt verktøy for de som ønsker en effektiv, men enkel metode for å rydde opp i e-posten. Tjenesten lar deg avslutte abonnementer på e-poster fra alle steder. Den avanserte algoritmen i appen grupperer lignende e-poster på en intelligent måte, noe som gjør det enkelt for deg å avslutte abonnementer samtidig.
Med denne funksjonen kan brukerne organisere e-postene sine uten å måtte klassifisere dem en etter en. Appen viser alle e-postabonnementene dine i et enkelt dashbord, slik at du enkelt kan fjerne de du ikke lenger trenger, med minimalt med tid og krefter.
I tillegg til Gmail tilbyr Clean Email tjenester for Yahoo, Outlook, Office 365 og andre IMAP-baserte e-postklienter. Verktøyet har et brukervennlig grensesnitt, og du kan være trygg på at personvernet ditt ivaretas.
Med Auto Clean-funksjonen kan du automatisk bruke regler og handlinger på innkommende e-poster, som for eksempel å arkivere gamle e-poster og merke meldinger fra sosiale medier som lest. I tillegg kan du bruke dette verktøyet til å slette gamle e-poster og blokkere uønskede avsendere.
Unroll.Me
Er du lei av å slette abonnements-e-poster en etter en? La Unroll.Me hjelpe deg. Appen identifiserer alle abonnements-e-poster og viser deg en liste, slik at du enkelt kan avslutte abonnementet med bare ett klikk. I tillegg kan du blokkere irriterende kontakter og hindre dem i å sende deg e-post.
Når du har fjernet uønskede e-poster fra abonnementslisten din, kan du velge å samle alle favorittabonnementene dine i en sammendrags-e-post. Denne funksjonen, kalt Rollup, legger alle abonnements-e-postene dine i en egen mappe kalt Unroll.Me.
På den måten holdes disse e-postene utenfor innboksen din, men du kan likevel få tilgang til dem fra den nye mappen. Unroll.Me organiserer også abonnementene dine automatisk i kategorier for å hjelpe deg med å finne e-postene raskt.
Plattformen er kompatibel med IMAP-protokollen og støtter Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com, Hotmail, AOL Mail, Windows Live og iCloud.
Mailstrom
Mailstrom tilbyr en smidig løsning for å rydde opp i e-postinnboksen og beholde de viktige e-postene. Appen bruker ikke AI-teknologi og gjør ingen antakelser om e-postpreferansene dine. I stedet gir den deg kontrollen og følger dine handlinger og valg.
Appen samler relaterte e-poster i grupper, slik at du kan behandle dem samlet. Mailstrom pålegger ikke brukerne en bestemt metode for innboksadministrasjon, men lar deg velge din egen stil. De robuste verktøyene hjelper deg med å oppnå «Inbox Zero» på en enkel måte.
Du kan raskt bli kvitt uønskede e-postlister ved å melde deg av. Med blokkeringsfunksjonen kan du legge til et ekstra sikkerhetslag mot spam og hindre uønskede e-poster i å komme inn i innboksen.
Selv om du skulle slette e-poster ved et uhell ved hjelp av Mailstrom, er det ikke noe problem. Ingen kommandoer i appen er endelige. Du kan alltid bruke Angre-knappen for å reversere handlingene.
Mailstrom støtter alle de største e-postleverandørene, inkludert Gmail, Outlook, Yahoo, Verizon, AOL og andre IMAP-e-postklienter. Appen følger også de beste metodene for datasikkerhet, inkludert bransjeledende kryptering.
Prioritering
Prioritering er en app som er til stor hjelp for de som sliter med å administrere innboksen på grunn av store mengder reklame-e-poster. Målet er ikke å erstatte e-posttjenesten du bruker, men å fjerne rotet for å gi deg en ren e-postopplevelse.
Nye og uleste e-poster vises i appen som en bunke med kort. Du kan sveipe et kort/e-post til venstre for å arkivere det for alltid, eller sveipe til høyre for å beholde det i innboksen. Du kan også lese hele tråden eller sende et raskt svar direkte fra kortene.
Siden alt skjer lokalt på enheten din, trenger du ikke å bekymre deg for datasikkerhet. Appen støtter også mørk modus. Verktøyet er kun tilgjengelig for iPhone-brukere og trenger tilgang til iCloud-kontoen din for å lagre metadata, som for eksempel kontoinformasjon og preferanser.
For øyeblikket støtter appen Gmail, Fastmail, iCloud Mail og andre IMAP-e-poster. Den fungerer imidlertid ikke med flere e-postkontoer samtidig.
Cleanfox
Visste du at du kan redusere karbonavtrykket ditt ved å avslutte abonnementet på nyhetsbrev? Det er sant. Cleanfox er en app som sørger for at du ikke mottar nyhetsbrev og andre e-poster du ikke lenger ønsker.
På denne måten reduseres karbonutslippene som skyldes markedsførings-e-post du aldri ville ha åpnet. Dette verktøyet fjerner ikke bare gamle og uviktige e-poster fra innboksen din, men sørger også for at du mottar færre e-poster i lignende kategorier i fremtiden.
Hvis du er bekymret for hvordan Cleanfox håndterer dine data, trenger du å vite dette: Algoritmen analyserer e-poster som faller inn under kategorier som ordrebekreftelser, returer og nyhetsbrev.
Det er viktig å vite hvordan verktøyet håndterer dataene dine. Plattformen overholder GDPR og selger ikke brukerdata for annonsering eller profilering. Imidlertid selger de samlet informasjon for statistiske formål for å holde tjenesten gratis for brukerne.
SubscriptionZero
Brukere som ønsker å se alle nyhetsbrevene sine i et samlet sammendrag bør bruke SubscriptionZero. Dette nettbaserte verktøyet kan brukes med alle Microsoft- og Google-kontoer, som Gmail (gratis og Google Workspace), Outlook.com, Office 365, Hotmail og MSN.
Det sparer deg for å lete gjennom en innboks full av nyhetsbrev og kalde e-poster fra markedsføringsselskaper. I motsetning til mange andre leverandører av e-postopprydding, får ikke dette verktøyet tilgang til postkassen din.
Det fungerer som en nettleser der du kan lese, arkivere og stjernemerke nyhetsbrev. I tillegg kan du bruke verktøyet til å videresende eksisterende nyhetsbrev til en bestemt e-postadresse.
Med SubscriptionZero kan du abonnere på nyhetsbrev uten å dele e-postadressen din med andre. På denne måten beskytter du e-postadressen din fra å bli tilgjengelig for tredjeparter. Appen blokkerer også automatisk nyhetsbrev du mottar gjentatte ganger til tross for at du har meldt deg av.
La meg være i fred
Hvis du lurer på hvordan du rydder opp i Gmail-innboksen din, bør du prøve appen La meg være i fred. Dette er en kraftig app for å avslutte abonnementer på e-poster, og tjenesten er av høy kvalitet. Appen prioriterer brukernes personvern, slik at du kan føle deg trygg.
I dette verktøyet kan brukerne se alle abonnements-e-postene på ett sted og velge de de ønsker å avslutte abonnementet på. Når de uønskede e-postene er fjernet, kombinerer appen de gjenværende nyhetsbrevene i et sammendrag, som leveres til deg daglig eller ukentlig, alt etter hva du foretrekker.
Videre filtrerer appen ut kalde e-poster og spam, og sørger for at bare e-poster fra pålitelige avsendere havner i innboksen din. Du kan bruke denne plattformen til å avslutte abonnementer på nyhetsbrev på e-postklienter som Gmail, Yahoo, Outlook, AOL, iCloud, Fastmail og andre IMAP-baserte e-poster.
Dette brukervennlige verktøyet er ikke bare tilgjengelig for enkeltbrukere. Selv store team kan bruke det for å oppnå en ryddig innboks. Appen har en «Ikke forstyrr»-modus som lar innbokser motta e-post kun utenfor bestemte tidsrom.
Avslutt abonnement
Er du lei av å slette kalde e-poster fra innboksen din? Avslutt abonnement hjelper deg med å rydde opp i e-postinnboksen raskt. Alt du trenger å gjøre er å koble verktøyet til e-postkontoen din, og det vil finne alle abonnementene dine. Deretter kan du avslutte abonnementet på de du ikke trenger lenger.
I tillegg identifiserer appen e-poster som bør flyttes ut av innboksen og legges i arkivet. Når du har godkjent dette, vil appen automatisk rydde dem bort, slik at viktige e-posttråder blir liggende øverst.
Denne plattformen forsikrer at de ikke selger brukerdata til tredjeparter eller markedsføringsbyråer. Derfor kan du være trygg på sikkerheten og personvernet til dine data.
Konklusjon
Enten du bruker e-post privat eller profesjonelt, er det stor sannsynlighet for at du har en overfylt innboks som følge av reklame-e-poster. Noen mennesker fungerer fint med en innboks full av uleste e-poster, mens andre sliter med å holde oversikten med en rotete innboks.
Av denne grunn er det mange som ønsker å lære å rydde opp i Gmail-innboksen. Nå som du vet hvordan du kan rydde opp i e-post ved hjelp av ulike manuelle og automatiserte metoder, bør dette ikke lenger være et problem.
For å holde spam-e-poster unna innboksen din, kan du også bruke e-post spamfiltre og sikkerhetsverktøy.