Smart Programvare for Boligsameier
Programvare spesialdesignet for å administrere boligsameier, borettslag og andre boligfellesskap, er en smart løsning for effektiv drift.
Å styre et boligsameie eller et bofellesskap er en krevende oppgave. Ledere, eiendomsbesittere og styremedlemmer opplever ofte at oppgavene vokser seg store, serviceforespørsler hoper seg opp og samfunnet i sin helhet påvirkes negativt.
Her kommer administrasjonsprogramvare for boligsameier inn som en løsning. Den digitaliserer alle data, oppgaver og servicehenvendelser. Med bare noen få museklikk kan driftsansvarlig administrere hele fellesskapet fra en datamaskin.
Les videre for å lære mer om denne programvaren og noen populære alternativer du bør vurdere.
Hva er HOA-programvare?
En HOA-administrasjonsløsning er en programvarepakke som er utviklet for å bistå ledere, eiendomsforvaltere og styremedlemmer i boligsameier. Disse verktøyene gjør det mulig å digitalisere hele driften og administrere både små og store fellesskap fra en datamaskin eller et nettbrett.
De fleste av disse applikasjonene fungerer som et alt-i-ett CRM-verktøy. Et standardverktøy kan inkludere følgende funksjoner:
- Digital database for kontrakter
- Verktøy for å lage nettsider
- System for å generere serviceforespørsler
- Administrasjonsmodul for servicehenvendelser
- E-postfunksjon for boligsameiet
- Direkte chat-funksjon
- Integrert betalingsløsning
- Verktøy for arrangementplanlegging
- Funksjoner for tjenestefinansiering
- Varsler og påminnelser
HOA-programvare kan være spesialisert innenfor forskrifter, drift eller administrasjon. En alt-i-ett-løsning dekker imidlertid som regel alle behovene. Slike verktøy er også mer kostnadseffektive enn programvare med individuelle funksjoner.
Viktige Funksjoner i en HOA-programvare
Det kan være overveldende å lete etter den rette administrasjonsapplikasjonen. Verktøyene varierer sterkt i funksjonalitet og servicemoduler. Det er imidlertid noen nøkkelfunksjoner du bør se etter før du investerer:
Betalingssystem
Betalingsmodulen bør støtte online betalinger, debetkort, kredittkort, sjekk og IVR-baserte betalingsmetoder. Det bør også være et effektivt system for å spore, registrere og bekrefte betalinger.
Beboerdatabase
Databasen med fellesskapsmedlemmer er hjertet i enhver administrasjonsapplikasjon. Her lagres informasjon om medlemmer, beboere, eiere, eiendomsforvaltere, leietakere, servicepersonell og vakter.
Det bør være enkelt å bruke databasen uten behov for spesialkompetanse. Et grafisk brukergrensesnitt med automatiske felt og enkle rullegardinmenyer er viktig for å lette datainnhenting.
Beboerportal
En portal der fellesskapsmedlemmer kan logge inn på sine profiler er essensielt. Her kan de oppdatere sin informasjon i samsvar med fellesskapets regler og forskrifter.
Portalen kan også fungere som en plattform for medlemsinnhold og intern kommunikasjon via e-post, chat og forum.
Sporing og Rapportering av Økonomi
Det er avgjørende for fellesskapets økonomi å ha full oversikt over inn- og utbetalinger. Verktøyet bør tillate inndeling i felter for inntekter og utgifter. Et oversiktlig dashbord er også viktig for å få sanntidsinformasjon om kassabeholdning og lagerstatus.
I tillegg er det nyttig med et verktøy for å generere månedlige, kvartalsvise og årlige rapporter som kan publiseres online for å sikre åpenhet. Slike rapporter er også viktige for å oppnå ideell status ved kobling til regnskapsprogramvare for ideelle organisasjoner.
Kommunikasjon og Samtaler
En egen kommunikasjonsmodul bør ha funksjoner som push-varsler, e-post, tekstmeldinger, kontaktadministrasjon og sikker informasjonsdeling.
Kommunikasjonsmodulen bør også loggføre alle samtaler for fremtidige revisjoner.
Arrangementsplanlegging og Ledelse
Funksjoner for arrangementsplanlegging og ledelse er nyttige for å organisere sosiale sammenkomster på en effektiv måte.
Fordelene med HOA-programvare
- HOA-administrasjonsapplikasjoner effektiviserer dokumentasjon, betalinger, servicehenvendelser, oppfølging av servicebilletter, påminnelser om betaling og finansregnskap.
- Eiendomsforvaltere kan ansette deltidsansatte for å operere programvaren og redusere størrelsen på driftsteamet for å spare penger.
- Alle data og dokumenter kan digitaliseres og lagres trygt på ett sted, tilgjengelig for revisjoner ved behov.
- Data lagres trygt i skyen eller lokalt med kryptering i stedet for fysiske dokumenter som krever låsing.
- Programvaren forbedrer den økonomiske, tilfeldige og sikkerhetsmessige rapporteringen for alle fellesskapets aktiviteter.
- Kommunikasjonen mellom beboerne blir enklere og alle holdes oppdatert om hva som skjer i fellesskapet.
Nedenfor følger noen populære og pålitelige HOA-programvarealternativer for å administrere boligfellesskap:
PayHOA
PayHOA tilbyr en alt-i-ett-løsning for 100 % online administrasjon av boligsameier. Programvaren passer for alle typer boligfellesskap, fra små til store sameier og boligforeninger.
Verktøyet inkluderer egne moduler for økonomi, økonomistyring, kommunikasjon, dokumenter og forespørsler. Det tilbyr også følgende tilleggsfunksjoner:
- Verktøy for å designe og drifte nettsider for å ta sameiet online
- Digital løsning for skanning og behandling av sjekker
- En elektronisk hovedbok som sporer alle sjekker som behandles
Verktøyet er tilgjengelig i en 30-dagers prøveperiode uten kredittkort. Etter prøveperioden kan du abonnere basert på antall enheter du må administrere. De har fleksible abonnementsplaner fra 0 til 50 enheter og opptil 301-500 enheter.
ADDA
ADDA er et annet omfattende administrasjonssystem for boligsamfunn som tilbyr fakturering, regnskap, kommunikasjon, helpdesk og sikkerhet. Du trenger tre ulike produkter fra ADDA for å designe et alt-i-ett HOA-administrasjonssystem:
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clubhouse
ADDA tilbyr også en egen mobilapp, Apartment SuperApp, for enkel tilgang for eiendomsforvaltere, beboere og servicepersonell.
ADDA ERP er primært for helpdesk, kommunikasjon i fellesskapet, regnskap, utgiftsstyring, betalinger, fakturering, administrasjonsrapporter, HOA-midler og lagerstyring.
ADDA Gatekeeper er designet for besøksadministrasjon, administrasjon av servicepersonell, utflytting, innflytting, kjøretøyadministrasjon, sikkerhetsintegrasjon og nødtjenester.
ADDA Clubhouse er et verktøy for å administrere fellesskapets fritidstilbud, som online booking av lokaler, administrasjon av adgang til arrangementer og regnskapsføring.
Rentec Direct
Rentec Direct er en programvare for eiendomsadministrasjon som også har funksjoner for HOA-administrasjon. Den tilbyr tjenester for eiendomsforvaltere, utleiere og bakgrunnssjekk av leietakere. Et standardabonnement gir deg følgende tjenester:
- En profesjonell nettside for boligfellesskapet eller utleiebehov
- Et komplett regnskapssystem inkludert banker, eiendommer og leietakere
- Gjennomføring av bakgrunnssjekk av leietakere før avtaleinngåelse
- Online betalingsportal for leietakere
- Skybasert dokumenthåndtering
Abonnementssystemet tilbyr to hovedprodukter: Rentec Pro og Rentec PM.
Rentec Pro passer for de som administrerer sine egne eiendommer. Hvis du er styremedlem i et boligsameie, kan du bruke dette verktøyet og gi en operatør ansvar for drifts- og administrative oppgaver.
Rentec PM er rettet mot eiendomsforvaltere som administrerer flere eiendomseiere og deres eiendeler. Den inkluderer alle funksjonene fra Rentec Pro, pluss en mobilapp for eiere og administrasjon av trustkonto.
Buildium
Buildium er en samlet plattform for eiendomsadministrasjon som er enkel å bruke. Kjernefunksjonene inkluderer:
- Driftsfunksjoner
- Leasing
- Regnskap og betalinger
- Markedsføring
- Forretningsytelse
Funksjonene varierer litt basert på hvilke alternativer du velger. Generelt får du følgende med et Essential-abonnement, som er egnet for HOA-administrasjon:
- Nettside for eiendomsforvaltning
- Henvendelser om vedlikehold
- Elektronisk arkivering av 1099-skjema
- Beboersenter
- Online betalinger
- Portefølje for eiendomsforvaltere
- Bakgrunnssjekk av leietakere
HOA-programvaren er ikke bare for boligsamfunn, men kan også brukes til å administrere porteføljer for studentboliger, rimelige boliger, kommersielle eiendommer og sameier.
Smartwebs
Smartwebs er en annen leverandør av HOA-administrasjonsapplikasjoner som tilbyr ulike løsninger. Avhengig av behovene i sameiet, kan du velge mellom et administrasjonsverktøy, et regnskapsverktøy eller en alt-i-ett programvare.
SmartBooks er Smartwebs» egen regnskapsprogramvare for boligsameier. Den automatiserer tidkrevende oppgaver med betalingsinnkreving, ved å tilby tilbakevendende betalinger online, inkassobehandling og betalingspåminnelser. Den inkluderer også et betalingssystem for leverandører.
Smartwebs» administrasjonsverktøy tilbyr alle standardfunksjoner for ikke-finansiell drift av sameier av alle størrelser. Funksjonene inkluderer varsling om brudd, arkitektur, arbeidsordrer, kommunikasjon og SmartPortals.
Hvis du ønsker en alt-i-ett-app, kan du velge Smartwebs One Platform med et alt-i-ett-abonnement.
Yardi Breeze
Breeze er et brukervennlig HOA-administrasjonsverktøy fra Yardi Systems. Verktøyet tilbyr ulike funksjoner for forskjellige typer eiendommer. Breeze støtter følgende aktivaklasser:
- Boligfellesskap
- Kommersielle lokaler
- Rimelige boliger
- Lagerfasiliteter
- Boligforeninger
- Ferdighus
- PHA
Du kan bruke verktøyet Boligforeninger for alle drifts- og administrasjonsbehov i et boligsameie. De viktigste funksjonene er:
- Eiendomsforvaltning
- Fellesskapssporing
- Vedlikehold
- Regnskap
- Gebyrinnkreving
- Leverandørgjeld
- Oppsett og support
- Tilleggstjenester
Programvaren for Boligforeninger kommer med Breeze Premier-abonnementet. Det har en betalingssats per enhet per måned med et minimum månedlig betalingskrav.
Monthli
Monthli er en raskt voksende HOA-applikasjon i markedet. For det første er programvaren helt gratis. Hvis du vil spare penger på drifts- og administrative kostnader, er dette et godt alternativ.
Den kommer med unike administrasjonsfunksjoner for boligsameier som:
- Medlemsliste med verktøy for å introdusere nye fellesskapsmedlemmer
- Kommunikasjon med moderasjonsverktøy og innstillinger
- Dokumenthåndtering og fysisk postleveringssystem
- Billettstyring for servicehenvendelser
- Varsler og påminnelser
- Arrangementsplanlegging og ledelse
Selv om verktøyet er gratis, tilbyr det valgfrie betalte tjenester som forsikring og reparasjonstjenester for å generere inntekter.
Condo Control
Condo Control er en brukervennlig HOA-programvare som styremedlemmer, eiendomsforvaltere og beboere kan bruke uavhengig av hverandre. Dette sparer boligsameiet for administrative kostnader. Alt i Condo Control er digitalt, noe som reduserer utgifter til papirdokumenter.
Condo Control tilbyr dedikerte funksjoner for ulike typer eiendomsenheter som boligsameier, boligforeninger, sameier, administrasjonsselskaper og sikkerhets- og fasilitetsstyring.
Du kan velge Condo Control Core for mindre boligsameier og Premium for større sameier som trenger ekstra sikkerhet, concierge-tjenester, loggføring og kommunikasjon.
AppFolio
AppFolio Property Management moderniserer boligsameier med robuste løsninger. Den lar innbyggere administrere foreningen sin uten å ansette eksternt regnskaps- eller eiendomsforvaltningspersonell. Verktøyet er også egnet for store sameier og kommersielle eiendomsforvaltningsbyråer.
AppFolio HOA-programvaren har alle nødvendige funksjoner, slik at du ikke trenger annen programvare. Verktøyet kan håndtere kommunikasjon, servicehenvendelser, regnskap, rapportering, leasing, markedsføring og administrasjon.
Concierge Plus
Concierge Plus forenkler hverdagen for sikkerhetsselskaper og eiendomsforvaltere. Denne enkle HOA-programvaren tilbyr nye måter å gjøre beboere og styremedlemmer fornøyde samtidig som den øker produktiviteten i den daglige driften.
Verktøyet er tilgjengelig for ulike eiendomstyper, som boligsameier, lukkede fellesskap, boligforeninger og eiendomsforvaltningsselskaper.
HOA-administrasjonsappen er delt inn i tre moduler: Administrer, Kommuniser og Integrer. Selv om verktøyet har hundrevis av funksjoner, er prisen ikke offentlig tilgjengelig. Du må bestille en prøveversjon eller demo for å motta et tilbud.
Konklusjon
Det finnes mange gode grunner til å investere i HOA-programvare. Disse verktøyene hjelper deg med å effektivt koble huseiere, beboere, utleiere og eiendomsforvaltere. I tillegg til å hjelpe deg med å nå målene for administrasjonen av boligfellesskapet, kan du også spare penger.
Før du velger en HOA-programvare, er det lurt å vurdere de ovennevnte alternativene. Dette er noen av de beste valgene på markedet, og de gir standardfunksjoner for å drifte et boligsameie på en praktisk måte.
Grunnarbeid og konstruksjoner er to utfordrende områder boligforeninger ofte må håndtere. Det kan derfor være lurt å se på disse konstruksjons-CRM-verktøyene og programvare for estimering av grunnarbeid for fremtidige renoveringsprosjekter.