Automatisering av arbeidsflyt med airSlate: En grundig gjennomgang
Programvare for å automatisere arbeidsflyt er blitt et uunnværlig hjelpemiddel for alle virksomheter som håndterer en stor mengde viktige dokumenter. airSlate fremstår som en av de ledende løsningene for å tilby robust automatisering av dokumentrelaterte prosesser.
Tradisjonelle dokumenthåndteringsprosesser omfatter ofte mange manuelle og repeterende oppgaver, som er utsatt for feil. Det er her automatiserte verktøy kommer inn i bildet, og kan utføre disse oppgavene mer effektivt enn mennesker. I takt med denne utviklingen har det dukket opp et bredt spekter av automatiseringsverktøy på markedet, men det er viktig å velge med omhu.
La oss sammen utforske airSlate og se om dette verktøyet kan være den rette løsningen for din bedrift.
Hva innebærer arbeidsflytautomatisering?
Arbeidsflytautomatisering handler om å designe, utføre og automatisere en forretningsprosess basert på interne regler. Dette er spesielt nyttig for bedrifter som håndterer mange kontrakter, dokumenter, filer, media og annet innhold. Automatiseringen sørger for at oppgaver, filer og dokumenter blir rutes mellom mennesker og maskiner i henhold til forhåndsdefinerte kriterier.
I praksis kan dette bety et nettbasert arbeidsområde der alle teammedlemmer logger seg på for å se sine oppgaver. Ledere kan gå gjennom dokumenter og enten sende dem videre for godkjenning eller returnere dem til forfatter for korreksjon.
Hvorfor trenger bedrifter arbeidsflytautomatisering?
Unngå menneskelige feil
Mennesker er ikke perfekte, og feil kan forekomme, spesielt ved gjentagende oppgaver. Automatisering er derfor en ideell løsning for å eliminere slike feil i dokumentbehandlingen.
Nøyaktighet i innhold
Ved å bruke maskiner og maler i dokumentbehandlingen, kan du sikre et mer nøyaktig og profesjonelt innhold i dine forretningsdokumenter.
Ensartethet i dokumenter
Et automatisert system kan sørge for at alle kontrakter og tilbud som sendes ut har konsistente verdier og format, noe som reduserer risikoen for feilinformasjon.
Styrket merkevarebygging
Med automatisert programvare kan du sørge for at alle dine forretningsdokumenter har en ensartet merkevareprofil, noe som bidrar til et sterkere inntrykk hos kundene.
Økt operasjonell effektivitet
Automatisering gjør det mulig for virksomheten din å produsere store mengder kontrakter og dokumenter på kort tid, og sende dem raskt til godkjenning og e-signering. Dette er avgjørende for virksomheter som håndterer store mengder viktige dokumenter.
Effektivisering av prosesser
Med automatisering kan du oppnå en bedre balanse mellom mengde og kvalitet i dokumentproduksjonen, noe som bidrar til en mer effektiv innholdspipeline.
Skalerbarhet
Ved sesongmessige svingninger i dokumentvolum kan du enkelt skalere opp med et automatiseringsverktøy, uten å måtte ansette midlertidig arbeidskraft.
Hva er airSlate?
airSlate er en skybasert alt-i-ett-app som håndterer alle trinn i dokumenthåndteringen, fra opprettelse til analyse. Den er utviklet for å være brukervennlig uten behov for koding, noe som gjør den tilgjengelig for alle ansatte. Med airSlate kan du redusere behovet for manuell arbeidskraft i dokumentbehandlingen, og frigjøre ressurser til mer inntektsbringende aktiviteter.
Verktøyet er fullt skykompatibelt, noe som eliminerer behovet for lokal hosting av data og programvare. Det er også mulig å koble airSlate til andre skybaserte apper som NetSuite, Microsoft Dynamics 365 og Salesforce. Med et omfattende bibliotek av dokumentmaler kan du enkelt implementere automatiserte arbeidsflyter, selv uten å være ekspert på området.
Hovedprodukter i airSlate
airSlate tilbyr et bredt utvalg av verktøy for å dekke alle aspekter av dokumenthåndtering. Her er en oversikt over de viktigste produktene:
#1. Flyt-skaper
Med Flyt-skaperen kan du visuelt designe dokumentarbeidsflyter ved hjelp av et dra-og-slipp grensesnitt. Du kan enkelt automatisere betinget ruting og trinnvise oppgaver, og sette opp effektive arbeidsflyter på kort tid.
#2. E-signatur
E-signaturfunksjonen lar deg sette opp juridisk bindende e-signaturer for digitale skjemaer og dokumenter på få sekunder. Med over 100 kodefrie roboter kan du automatisere trinntildeling, CRM-integrasjoner og varsler.
#3. Robotisk prosessautomatisering
airSlate robotene forenkler robotisk prosessautomatisering uten behov for koding. Disse robotene kan håndtere de fleste dokumentbehandlingsoppgaver som dokumentoppretting, ruting, godkjenning, e-signaturinnsamling, varsler og dataanalyse.
#4. Kontraktsforhandlinger
Med denne modulen kan du automatisk generere kontrakter i ulike formater og i samsvar med regulatoriske krav. Du kan også forhåndsutfylle kontraktsdokumenter med data fra interne systemer, skyapper, regneark og databaser. Kontrakter kan sendes til kunder, endringer kan gjøres med et enkelt klikk, og avtaler kan signeres uten lange ventetider.
#5. Dokumentgenerering
Dokumentgenereringsverktøyet lar deg lage skjemaer, kontrakter, rapporter og andre dokumenter nesten umiddelbart. Roboter kan også fylle ut dokumenter med bedriftsdata og merkevareinformasjon.
#6. Online undersøkelser
Lag enkelt meningsmålinger, spørreskjemaer og tester med Online Undersøkelser. Integrer verktøyet med skybaserte CRM-er og andre systemer for datadeling.
#7. Nettskjemaer
Nettskjemaer gjør det enkelt å samle tilbakemeldinger og data fra ansatte og kunder, og fungerer like godt på datamaskiner, nettbrett og mobiltelefoner.
#8. Betalinger
Automatiser betalingssystemet ved å integrere betalingsplattformer i fakturaer, kontrakter og regnskapsarbeidsflyter.
#9. Prosessanalyse
Analysemodulen gir deg verktøyene for å utføre arbeidsflytrevisjoner, lage rapporter og analysere arbeidsflyten for å forbedre produktiviteten.
#10. PDF-redigering
PDF-editoren gir deg og ditt team muligheten til å utføre alle grunnleggende og avanserte PDF-redigerings oppgaver, inkludert innholdsredigering, signaturerstatning, merknader, og bildeinnsetting.
#11. Programvare for arbeidsflytautomatisering
Dette verktøyet lar deg sette opp trinn i en automatisert arbeidsflyt, forenkle betinget ruting, automatisere repeterende oppgaver og integrere data med CRM-systemer.
#12. Kontraktsstyring
Kontraktsstyring verktøyet administrerer dine innkjøps- og salgsprosesser, genererer bestillinger, tilbud, kontrakter og fakturaer, og gir deg oversikt over betalinger og kontraktsbehandling.
airSlate som arbeidsflytautomatisering
airSlate er i kjernen et verktøy for automatisering av dokumentarbeidsflyt. Du kan enkelt lage arbeidsflyter og automatisere prosesser ved hjelp av roboter. Det er også mulighet for å tildele ansatte for å overvåke operasjonene.
Med airSlate kan du:
- Utvikle handlingsbare forretningsdokumentmaler for fremtidig bruk.
- Strømlinjeforme integrasjoner, varsler og rutinemessig automatisering.
- Bruke et innebygd eSignatur-verktøy for godkjenning av dokumenter.
Du kan også samarbeide med både interne og eksterne parter om dokumentproduksjon og dele ferdige dokumenter enkelt via QR-koder eller SMS.
Fordeler med airSlate Workflow Automation:
- Omfattende utvalg av grunnleggende og avanserte arbeidsflyter.
- Mulighet for å skape tilpassede arbeidsflyter for unike behov.
- Et stort bibliotek med maler for ulike bransjer.
- Betinget ruting uten behov for koding.
- Automatisk lagring av dokumenter ved hvert trinn, noe som forenkler gjenoppretting av tidligere versjoner.
Funksjoner i airSlate Workflow Automation Software
- Grunnleggende arbeidsflyter for små og mellomstore bedrifter
- Avanserte arbeidsflyter for oppstartsbedrifter og store foretak
- Kodefri betinget ruting
- Tilpassede arbeidsflyter
- Tilpasset robotutvikling
- Innholdsversjonskontroll i alle faser
- Tildeling av roller i kontrakter, dokumenter og skjemaer
- Innebygde arbeidsflyter
- Automatisering med flere skyer og datasynkronisering
- Tildeling av oppgaver online
- E-signaturfunksjonalitet
Hvordan fungerer airSlate arbeidsflytautomatisering?
airSlate replikerer de manuelle oppgavene i et dokumentbehandlingsprosjekt. Når du oppretter en ny arbeidsflyt eller gjenbruker en mal, opprettes et dokument automatisk ved et utløsersignal. Verktøyet kan fylle ut dokumentet, som et tilbud, med data fra skyapper eller servere. Deretter sendes utkastet til godkjenning. Etter godkjenning går tilbudet enten til en selger eller direkte til kundens innboks. Hver trinn lagres som en versjon, noe som forenkler revisjon.
Hvordan bruke airSlate?
- Registrer deg for en gratis konto med Google, Facebook eller Apple-konto.
- Klikk på «Opprett ny flyt» på airSlate Dashboard.
- Last opp dokumenter eller opprett en ny flyt fra eksisterende prosesser.
- Velg «Workflows» og «Bots» for automatisering.
- Sett opp en autostart utløser, for eksempel fra SharePoint eller Google Sheets.
- Legg til trinn og tildel mottakere i arbeidsflyten.
- Legg til grener for dokumentgodkjenning fra flere ledere.
- Bruk roboter for automatisering av oppgaver, som forhåndsutfylling, eksport og lagring.
- Klikk på «Fortsett» for å sende flyten til mottakerne.
Anvendelser av airSlate Workflow
airSlate er et nyttig verktøy for bedrifter i en rekke bransjer, som:
- Utdanning: Behandling av kurssøknader, studiestøttesøknader og programendringsforespørsler.
- Myndigheter: Håndtering av klager, innbyggerhenvendelser og utstedelse av sertifikater.
- Forsikring: Behandling av poliser, krav og kontrakter.
- Helsetjenester: Pasientregistrering, behandling av medisinske journaler.
I tillegg kan airSlate brukes i konstruksjon, bemanning, IT-tjenester, rådgivning, bank, finans, jus, reise og e-handel.
Prissetting av airSlate
airSlate tilbyr en 30 dagers gratis prøveperiode. Etter prøveperioden kan du velge mellom et Basic abonnement ($36 per Flow Creator per måned) eller et Business Cloud abonnement ($50 per Flow Creator per måned). Business Cloud gir deg ubegrenset tilgang til alle funksjoner, produkter, roboter og integrasjoner.
airSlate alternativer
Her er noen alternativer til airSlate:
Avokaado
Avokaado er et verktøy for livssyklusstyring av kontrakter, som også tilbyr noen funksjoner for dokumentautomatisering. Det gir et delt arbeidsområde for dokumenter og forenkler samarbeid, godkjenning og e-signering. Selv om Avokaado har en gratis plan, er den ikke så effektiv for bedrifter.
Document360
Document360 er en kunnskapsbaseplattform med noen funksjoner for dokumentautomatisering. Du kan bygge en intern eller ekstern kunnskapsbase for kundeservice. Enkelte deler av kunnskapsbaseadministrasjonen kan automatiseres ved hjelp av tredjepartsintegrasjoner. Document360 er gratis for opptil fem team, men airSlate er likevel nødvendig for full automatisering.
Siste ord
Denne gjennomgangen har presentert grunnleggende informasjon om arbeidsflytautomatisering og dens betydning for bedrifter. Du har også fått detaljert innsikt i airSlate programvaren. Vår vurdering er at airSlate er en omfattende programvare for dokumentarbeidsflytautomatisering, som er egnet for både små, mellomstore og store bedrifter. Den tilbyr også de nødvendige modulene og kapasiteten for virksomheter på bedriftsnivå.