Hvordan bruke COSO Framework for å redusere risiko

Kontroll, styring, måling og styring av forretningsprosesser er avgjørende for å oppmuntre til kontinuerlig forbedring og unngå økonomisk risiko.

Og organisasjoner bruker interne kontroller, som er metoder organisasjoner bruker for å sikre sikkerhet mot uredelige aktiviteter samtidig som de sikrer at prosessene går jevnt. Men når disse interne kontrollene ikke blir utført, kan de true bedrifter.

I følge en rapport opplever 43 % av små organisasjoner svindel på grunn av mangel på internkontroll, og 20 % av store organisasjoner opplever svindel på grunn av overstyrende eksisterende internkontroll.

Dette var da komiteen for sponsororganisasjoner (COSO) i Trendway-organisasjonene utviklet et rammeverk for å hjelpe bedrifter med å kontrollere og administrere forretningsprosessene sine. Dette rammeverket lar organisasjoner sikre at deres forretningsprosesser er på linje og veilede dem i risikoidentifikasjon og reduksjon.

Selv om implementering av COSO-rammeverket ikke er obligatorisk, hjelper det organisasjoner med å overholde regulatoriske standarder og forhindre uredelige aktiviteter, som ellers blir utfordrende å unngå, feil som kan få organisasjoner til å gå gjennom mareritt.

Så hvis du vil forhindre slike mareritt, fortsett å lese. Denne bloggen diskuterer COSO-rammeverket, dets fordeler og hvordan organisasjoner kan bruke det til å redusere risiko.

Hva er COSO-rammeverket?

COSO-rammeverket er et sett med retningslinjer og prinsipper som hjelper organisasjoner med å kontrollere og administrere sine forretningsprosesser.

COSO-komiteen opprettet dette rammeverket i 1992, som ble ledet av General Counsel og Executive Vice President, James Treadway, Jr., med andre organisasjoner i privat sektor, inkludert:

• Financial Executives International (FEI)
• American Accounting Association (AAA)
• American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
• Institute of Internal Auditors (IIA)
• Institute of Management Accountants (IMA), tidligere kjent som National Association of Cost Accountants

Komiteen oppdaterte og laget en mer moderne versjon av rammeverket i 2013, representert ved COSO-kuben, som vist nedenfor.

Kilde: info.knowledgeleader.com

Dette tredimensjonale diagrammet viser hvordan de forskjellige interne kontrollsystemelementene fungerer sammen for å samkjøre forretningsprosesser.

I 2017 avduket COSO-komiteen et følgerammeverk til COSO-rammeverket for å gjøre det lettere for organisasjoner å vurdere og prioritere risikoer, forme forretningsytelse og risikostrategier sammen.

Forståelse av COSO-rammeverket gir derfor betydelige fordeler for organisasjonen, og veileder dem i å administrere og effektivt etablere interne kontroller i hele forretningsmiljøet. Pålitelige interne kontrollprosesser sikrer etisk, transparent og tilpasset forretningsdrift med industristandarder.

Fordeler med COSO-rammeverket

Å sette en risikoreduksjonsstrategi som tilpasser seg det skiftende cybersikkerhetslandskapet og nye utfordringer er avgjørende for hver virksomhet.

Her er hvordan implementering av COSO-rammeverket kan hjelpe bedrifter med å ligge i forkant av ondsinnet svindel og beskytte forretningsprosessene og omdømmet deres.

#1. Forbedret risikovurdering

Ineffektiv ledelseskontroll er en av hovedårsakene til de fleste hendelser på arbeidsplassen. Og disse hendelsene og risikoene som dukker opp i ett område kan i betydelig grad påvirke andre forretningsområder, og påvirke hele virksomhetens ytelse.

Proaktiv implementering av COSO-rammeverket og effektive risikovurderinger kan bidra til å identifisere, administrere og forhindre at risikoer oppstår og påvirker virksomheten din.

#2. Forbedret internkontroll

COSO-rammeverket gir bedrifter mer effektive internkontroller for risikoreduksjon, lar forretningsprosessene fungere mer enhetlig i henhold til de angitte interne kontrollene, og utnytter nødvendige data for forsvarlig beslutningstaking.

#3. Forbedret svindeldeteksjon

COSO-rammeverket forbedrer effektiviteten av svindeloppdagelse og risikostyring, enten hackere, nettkriminelle, pålitelige ansatte eller kunder trenger gjennom den uredelige aktiviteten.

Rammeverket gjør det enklere for organisasjoner å enkelt forhindre uredelige aktiviteter ved å sette inn interne kontroller for å oppdage svindelen og svare på disse hendelsene så snart de oppstår for å redusere dem før de gjør skade.

#4. Bedre styresett

Tilsyn med virksomhetens ytelse og dårlig styring fører til mange forretningssvikt og tap av inntekter. Derfor er COSO-rammeverkets grunnleggende mål å forbedre selskapers virksomhetsstyringsfunksjon som kontinuerlig overvåker risiko for å sikre overholdelse av retningslinjer, lover og mål.

#5. Forbedret applikasjonssikkerhet

Foruten svindel og cybersikkerhetsrisiko, står organisasjoner overfor kontinuerlige sikkerhetsangrepstrusler mot forretningsapplikasjoner. COSO-rammeverket tilbyr retningslinjer for bedrifter og organisasjoner for å vurdere og forbedre deres applikasjonskontrollmiljø for bedre cybersikkerhetsdeteksjon og forebygging.

#6. Forbedret fleksibilitet

Du kan enkelt tilpasse COSO-rammeverket til din organisasjons behov og krav, uavhengig av sektor eller størrelse. Dette gjør den ideell og effektiv for et bredt spekter av forretningsprosesser.

#7. Stabil ytelse

COSO-rammeverket gjør det lettere å forutse risikoer og ligge i forkant av planen, noe som begrenser ytelsesvariasjonen. Som et resultat hjelper det organisasjoner med å maksimere lønnsomheten og minimere forstyrrelser, og dermed forbedre virksomhetens motstandskraft.

#8. Kostnadseffektiv

Korrekt implementering av COSO-rammeverket tillater organisasjoner å strømlinjeforme forretningsprosesser, etablere og implementere effektive interne kontroller, bedre redusere risikoer og administrere etterlevelseskostnader.

Bruk av COSO-rammeverket

Organisasjoner bruker primært COSO-rammeverket til å designe, utvikle og implementere effektive interne kontroller og forbedre deres generelle effektivitet.

COSO-rammeverket gir organisasjoner veiledning for å oppdage og redusere risikoer, sette klare kontroller og mål og ta effektive beslutninger, slik at organisasjoner kan følge etiske og juridiske krav med fokus på risikostyring og vurdering.

Dette rammeverket er mye brukt av regnskaps- og finansfirmaer og børsnoterte organisasjoner.

COSO-rammeverket har reell bruk og forretningsapplikasjoner, inkludert:

#1. Utvide operasjoner

Anta at organisasjonen din planlegger å utvide virksomheten til nye byer eller land og må sikre at du har vurdert og begrenset alle mulige risikoer som kan true forretningsprosessene dine. I så fall hjelper COSO-rammeverket deg med å gjøre det.

COSO-rammeverket gir en systematisk måte å identifisere, administrere og vurdere risikoer og utvikle avbøtende strategier for det samme.

#2. Skift i strategien

Anta at organisasjonen din planlegger å implementere betydelige endringer i forretningsprosessene og driften, som lansering av et nytt produkt eller en tjeneste eller et skifte i forretningsstrategier. I så fall kan bruk av COSO-rammeverket hjelpe virksomheten din.

Det kan hjelpe deg med å planlegge og effektivt administrere betydelige forretningsendringer, og gi en måte å finne potensielle risikoer knyttet til endringene og utforme planer for å håndtere dem.

#3. Ligg i forkant av konkurransen

Å finne måter å ligge i forkant av konkurrentene hvis du står overfor utfordringer fra konkurrentene dine eller merker forretningstap er avgjørende for å øke konkurranseevnen din. En måte å gjøre dette på er å forstå kundens preferanser og krav.

COSO-rammeverket hjelper organisasjoner med å oppnå og kjempe mot denne utfordringen, og tilbyr en strukturert tilnærming til markedsundersøkelser og kundeanalyse.

Fem avgjørende komponenter i COSO-rammeverket

De fem komponentene i COSO-rammeverket, også kjent som de interne kontrollkomponentene og blir ofte referert til som «KRIMINALITET», som er en forkortelse for

• Kontrollmiljø
• Risikovurdering
• Informasjon og kommunikasjon
• Overvåking av aktiviteter
• Eksisterende kontrollaktiviteter

La oss se på hver av disse komponentene mer detaljert.

Kontrollmiljø

Kontrollmiljøet er grunnlaget for alle internkontrollsystemene, som er settet av prosesser, standarder og strukturer som sikrer et effektivt internkontrollsystem på tvers av organisasjonen.

Den består av parametere som organisasjonsstrukturen, ledelsens etiske verdi og delegert myndighet.

Et robust kontrollmiljø gir disiplin i organisasjonen, sikrer organisasjonens overholdelse av regulatoriske retningslinjer og krav, og minimerer sjansene for at ansatte deltar i uredelige aktiviteter.

Dermed, med svindel som blir mer vanlig i denne alderen og bedriftsverdenen, er kontrollmiljøet en av COSO-rammeverkets mest betydningsfulle og kritiske komponenter.

Risikovurdering og styring

Risikovurdering og -styring, noen ganger kalt bedriftsrisikostyring, inkluderer prosesser som hjelper til med å identifisere og vurdere risikoer som kan skade en bedrifts velvære og påvirke kjernemålene.

Risikoer kan enten være interne eller eksterne. Mens interne risikoer inkluderer underslag og svindel, kan eksterne risikoer skyldes endringer i markedsforhold eller naturkatastrofer.

Informasjon og kommunikasjon

Informasjons- og kommunikasjonssystemer er avgjørende for at en organisasjon skal kunne drives effektivt, og sikre at ekstern og intern kommunikasjon overholder etiske verdier, juridiske krav og standard bransjepraksis.

Disse systemene sikrer at relevant informasjon alltid er tilgjengelig for de som trenger det, og at kommunikasjonen deres følger beste praksis for å oppnå forretningsmål og -mål.

Kommunikasjon er en kontinuerlig prosess for å iterere, innhente, dele og gi informasjon i tide fra interne og eksterne kilder på tvers av organisasjonen, noe som gjør det mulig for toppledelsen å kommunisere viktigheten av interne kontroller effektivt.

Overvåkingsaktiviteter

Det er avgjørende å regelmessig overvåke alle interne kontroller og løpende og separate evalueringer for å sikre og verifisere at de fungerer som de skal. I tillegg hjelper overvåkingsaktiviteter med å vurdere om internkontrollsystemene fungerer som de er designet, slik at organisasjoner kan iverksette korrigerende tiltak når det er nødvendig.

Overvåking av internkontroll lar organisasjoner identifisere risikoer, problemer og svakheter i systemene kontinuerlig slik at de kan rettes opp umiddelbart.

Eksisterende kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter er detektive og forebyggende prosesser, retningslinjer og prosedyrer som bidrar til å redusere risikoer på tvers av en organisasjon og sikre at de kontrolleres på riktig måte.

De er tilstede på alle nivåer i organisasjonen med det primære målet å sikre at forretningsprosessene utføres på en måte som gjør at en organisasjon kan nå sine mål uten å introdusere unødvendige risikoer i prosessene.

Eksempler på kontrollaktiviteter inkluderer fysiske kontroller som sikkerhetskameraer, oppgavedeling og autorisasjonskrav.

Hvordan implementere COSO-rammeverket?

Her er trinnene for å implementere COSO-rammeverket for å utvikle effektive internkontrollsystemer og forbedre styring og vedlikehold av dem.

#1. Forstå COSO-rammeverket

Organisasjoner som er villige til å bruke COSO-rammeverket, må utpeke et dedikert team for å forstå designet og gjøre dem ansvarlige for implementeringen.

Teamet må forstå rammeverkets fordeler, bruk, applikasjoner og prinsipper for et effektivt internkontrollsystem.

#2. Utvikle en plan

Etter at rammeverket er riktig forstått, må teamet utvikle en prosjektplan eller et veikart for å adressere rammeverkets omfang av implementering, interessenter, ressurser, organisasjonsstruktur og tidslinjer.

#3. Vurdere implementeringen av et rammeverk

Implementeringen av COSO-rammeverket varierer fra selskap til selskap, og vurdering av internkontrollsystemene vil hjelpe organisasjoner med å identifisere risikoer de må håndtere og redusere.

Implementeringsteamet må definere klare forretningsmål, undersøke og analysere det nåværende systemet for internkontroll, og identifisere hullene ved å involvere ansatte på inngangsnivå og toppledelsen for å samle flere perspektiver for å utvikle robuste internkontrollsystemer.

#4. Utbedring av løsningene

Uansett hvilke svakheter og sårbarheter du identifiserer under vurderingen, må tas opp i dette trinnet. I tillegg er det avgjørende å utvikle interne kontroller og utbedringsløsninger for å løse disse svakhetene.

Du kan starte med utbedringsløsninger for risikoene med høyest sannsynlighet og forårsake mest skade med betydelige konsekvenser ved å bruke den beste programvaren for sårbarhetshåndtering og deretter jobbe deg nedover.

#5. Testing, rapportering og optimalisering av løsningene

Organisasjoner må designe løsningene i detalj og utføre verifikasjoner for å teste og rapportere om deres effektivitet og effektivitet.

De ansvarlige interessentene må holde seg informert om testresultatene for å gi tilbakemelding og erstatningsforslag på løsningene med hull og kontroller som anses som ineffektive.

Dette er en kontinuerlig og repeterende prosess der løpende evalueringer gjør det mulig for tidlige varslingssignaler å iverksette umiddelbare tiltak på endringene i kontrollmiljøet.

Begrensninger for COSO-rammeverket

Mens COSO-rammeverket gir flere fordeler for organisasjoner, kommer det også med sine egne utfordringer og begrensninger, for eksempel:

• Vanskeligheter med implementering: En av de største utfordringene med COSO-rammeverket er at det er vanskelig å implementere, spesielt for organisasjoner som ikke har jobbet med det før. COSO-rammeverket krever dedikert engasjement fra ansatte og toppledelse for å lykkes.
• Vanskelig å bruke: COSO-rammeverket er ikke lett å bruke og forstå, da det omfatter flere tekniske sjargonger og kan bli vanskelig å tolke i de fleste tilfeller, spesielt for de som ikke er kjent med de nyeste forretningsteknologiene og terminologiene.
• Tidkrevende: COSO-rammeverket kan være tidkrevende å forstå og implementere, spesielt i større organisasjoner og virksomheter, ettersom det krever mye planlegging og koordinering mellom flere team og avdelinger.

Siste ord

COSO-rammeverket er et omfattende rammeverk for risikostyring og redusering som gir organisasjoner og virksomheter veiledning for å forbedre sine interne kontrollsystemer.

Den er basert på de fem korrelerte og avgjørende komponentene som jobber sammen for å oppnå organisatoriske mål, bidra til å oppdage og unngå svindel, beskytte eiendeler og sikre overholdelse av lover og regulatoriske krav.

Så hvis du planlegger å lage et system med internkontroll eller ser etter måter å forbedre din eksisterende, er det riktige valget å velge og implementere et effektivt COSO-rammeverk.

Deretter kan du sjekke ut en omfattende veiledning om datakvalitet.