Å ta i bruk et skybasert regnskapssystem gir forbedret effektivitet, kostnadsbesparelser og skalerbarhet i håndteringen, bokføringen og beskyttelsen av dine økonomiske data.
Det er et faktum at små og mellomstore bedrifters (SMB) økonomistyring har gjennomgått en betydelig transformasjon de siste årene, i stor grad drevet av fremveksten av skybasert regnskap.
Skyregnskap har ikke bare hjulpet virksomheter med å forlate utdaterte og tunge regnskapssystemer, men det kan også redusere mange økonomiske utfordringer som følger med tradisjonelle metoder.
Mange bedrifter implementerer nå gradvis skybasert regnskap for å oppnå maksimalt utbytte og effektivisere sine økonomiske prosesser.
Dette gir deg mulighet til å administrere alle økonomiske aspekter som typiske SMB-er håndterer, alt via internett.
Denne artikkelen tar for seg skybasert regnskap og de fordelene det gir for små og mellomstore bedrifter.
Hva er skybasert regnskap?
Skybasert regnskap er en nettbasert regnskapstjeneste som gir deg tilgang til og mulighet til å administrere alle dine økonomiske data via internett. I stedet for å ha regnskapsprogramvare installert på din egen datamaskin, benytter du deg av programvare som ligger på en skyplattform.
Skybasert regnskap fungerer i hovedsak som en Software as a Service (SaaS)-applikasjon, tilgjengelig via en abonnementsmodell med en månedlig avgift. Denne programvaren fungerer på samme måte som tradisjonell regnskapsprogramvare, som brukes på datamaskiner for å håndtere økonomien.
Du vil derfor ikke oppleve problemer med bokføringen eller slite med prosessen etter overgangen. Hovedforskjellen fra den tradisjonelle metoden er at skybaserte regnskapssystemer er plassert på en ekstern server, og du får tilgang til dem enkelt fra hvilken som helst nettleser.
Dette eliminerer behovet for å installere programvaren på hver enkelt datamaskin for de ansatte, og reduserer risikoen for tap av data ved feil. Skybasert regnskap gir økt fleksibilitet og sikkerhet, siden regnskapsinformasjonen lagres i skyen og er tilgjengelig uansett hvor du befinner deg.
I tillegg legger det til rette for et mer fleksibelt arbeidsmiljø, der ansatte kun trenger internett for å bruke den samme programvaren som alle andre.
Fordeler med skybasert regnskap
Mange SMB-er drar nytte av skybasert regnskap, da det hjelper med å løse problemer knyttet til tradisjonell regnskapsføring. Her er noen av de mange fordelene:
#1. Enkel tilgjengelighet
En av de store fordelene med skybasert regnskap er at du får tilgang til alle virksomhetens økonomiske data fra hvor som helst i verden, så lenge du har internettilkobling. Du og teamet ditt er ikke lenger bundet til fysiske datamaskiner for å få tilgang til informasjonen.
Skybasert regnskapsprogramvare er utviklet for å imøtekomme behovene til ansatte som jobber desentralisert og eksternt. Med delt tilgang kan alle ansatte få tilgang til nødvendig informasjon når som helst, uten å måtte være på et kontor.
Den enkle tilgjengeligheten sikrer et fleksibelt arbeidsmiljø, og du er ikke avhengig av kun én enhet for å utføre arbeidet.
#2. Kostnadseffektivitet
Skybasert regnskap kan være svært kostnadseffektivt for små og mellomstore bedrifter, spesielt med tanke på abonnementsmodellen. Du betaler en fast månedlig avgift for å bruke programvaren, og prisen kan variere basert på tilleggsfunksjoner og antall brukere.
Tradisjonell regnskapsprogramvare krever ofte en betydelig engangsbetaling. I tillegg må du investere mer i maskinvare for å sikre at programvaren kjører optimalt. Skybasert regnskap løser disse problemene, og hjelper SMB-er med å velge et regnskapsprogram som passer deres budsjett.
#3. Tidsbesparelse
Ved å ta i bruk skybasert regnskap, sparer du betydelig tid sammenlignet med tradisjonell programvare. All finansiell informasjon, som salg, transaksjoner, kjøp og inntekter, oppdateres automatisk fra kontoen din til regnskapsbøkene.
Du slipper å legge inn all informasjon manuelt for bokføring, eller å bruke Excel, papirarbeid og andre repeterende oppgaver. Dette frigjør tid som kan brukes på andre og mer strategiske oppgaver.
#4. Skalerbarhet
Med manuelt papirarbeid og kompliserte programmer var det vanskelig for små bedrifter å skalere opp eller ned. Skybasert regnskap løser dette problemet ved å tilby fleksible tjenester som kan tilpasses dine behov.
Når virksomheten vokser, trenger du ikke å investere store summer for å legge til flere brukere eller integrere tilleggsfunksjoner for å håndtere økt arbeidsmengde.
Skalerbarhet er enkelt med SaaS-programvare, da du slipper store investeringer i servere og maskinvare.
#5. Brukervennlighet
Selv om du er en dyktig gründer, har du kanskje ikke inngående kjennskap til regnskap og økonomi. Derfor er de fleste skybaserte regnskapsprogramvareløsninger brukervennlige, slik at alle kan bruke dem uten vanskeligheter.
Disse SaaS-programmene, med sine intuitive systemer og smidige design, gjør alt enklere. Du trenger heller ikke å bekymre deg for å legge inn feil data når du eksporterer økonomisk informasjon til programvaren, da disse prosessene er automatisert. Skybasert regnskap reduserer uoverensstemmelser, redundans og andre økonomiske problemer, og gir en problemfri bokføring.
#6. Et smart og organisert system
Skybasert regnskapsprogramvare er kjent for å automatisere mange oppgaver og bidra til et mer effektivt og organisert system. Programvaren strukturerer dine økonomiske data på en oversiktlig måte, slik at de er lette å få tilgang til for deg og teamet ditt.
I motsetning til den tradisjonelle metoden, slipper du å stole på delvis registrert informasjon på papir, noe som bidrar til et mer ryddig kontormiljø. Enten det gjelder salgs-, transaksjons- eller kjøpsinformasjon, oppdateres alt automatisk på serveren og gjenspeiles i programvaren.
#7. Forbedret sikkerhet
Når du går over til skybasert regnskap, vil du oppleve økt sikkerhet for alle dine økonomiske data. Disse programvarene er utstyrt med ulike sikkerhetsfunksjoner som kryptering ved kilden, multifaktorautentisering, automatisk sikkerhetskopiering, sikker betaling og mange andre tiltak.
I motsetning til tradisjonell programvare, er skybasert programvare mindre utsatt for datainnbrudd og angrep fra hackere, noe som bidrar til å beskytte din økonomiske informasjon. Programvaren oppdateres også kontinuerlig med de nyeste sikkerhetsoppdateringene og bransjestandardene, noe som reduserer risikoen.
#8. Større rekkevidde
En viktig grunn til at mange SMB-er velger skybasert regnskap, er at det gir større rekkevidde og skaper bedre kommunikasjon mellom medlemmene, da alle har tilgang til sanntidsdata.
Dette bidrar til å bygge et godt forhold mellom regnskapsførere og teammedlemmer, og det legger til rette for at man enklere kan nå sine mål. Skybasert regnskap gir også mulighet til å integrere andre verktøy, som CRM, prosjektstyring og lignende.
#9. Forbli konkurransedyktig
Skybasert regnskap automatiserer mange oppgaver, slik at du får mer tid til å fokusere på virksomhetens vekst og andre viktige aspekter.
Det frigjør ressurser, både tid og penger, som kan investeres i ulike oppgaver, noe som vil bidra til å styrke organisasjonens konkurranseevne. Effektiviseringen av mange prosesser bidrar til at du kan vokse og posisjonere deg bedre i markedet.
Funksjoner å se etter i skybasert regnskapsprogramvare
Når du skal implementere skybasert regnskapsprogramvare, er det viktig å være nøye med valget. Her er noen funksjoner du bør vurdere:
#1. Brukervennlighet
Brukervennlig programvare vil gjøre arbeidsdagen enklere. I tillegg til regnskapsføreren vil programvaren brukes av andre teammedlemmer, så det er viktig med en plattform som er enkel å forstå og bruke.
#2. Integrasjon med andre verktøy
Når virksomheten din vokser, vil du ha behov for å integrere andre økonomiske verktøy for å effektivisere arbeidet og håndtere arbeidsbelastningen. Sørg derfor for å velge en programvare som kan integreres med de fleste verktøyene som er viktig for din virksomhet.
#3. Tilgjengelighet via mobilapp
Velg en skybasert regnskapsprogramvare som også har en mobilapp for enkel tilgang.
Med en mobilapp kan du få tilgang til alle oppdateringer med et enkelt trykk. Du trenger ikke å åpne datamaskinen og logge deg på via nettleseren for å se utgiftsoppdateringer.
#4. Lagerstyring i sanntid
Programvaren bør ikke bare gi deg tilgang til bestilt lager, men også til sanntidsoversikt over gjenværende lagerbeholdning.
Sanntidstilgang er svært viktig, slik at du kan estimere salg og akkumulere beholdning deretter. Dette sparer virksomheten ressurser og bidrar til å effektivisere lagerstyringen.
#5. Teknisk hjelp
Selv om ikke alle tenker på det, er god teknisk støtte viktig for å opprettholde en god arbeidsflyt.
Med teknisk hjelp tilgjengelig slipper du å bekymre deg for feil eller problemer som oppstår i arbeidstiden. Teknisk støtte bør være tilgjengelig døgnet rundt, slik at alle brukere kan få ekspertveiledning for å løse problemer raskt.
La oss nå se på noen populære skybaserte regnskapsprogramvarer du kan vurdere for din virksomhet.
FreshBooks
Når man snakker om skybasert regnskapsprogramvare, er det vanskelig å unngå å nevne FreshBooks. Dette er en populær regnskapsprogramvare som er utviklet for frilansere og SMB-er, og som imøtekommer deres økonomiske krav. Den passer også for andre bransjer som har behov for betydelige ressurser for vekst.
FreshBooks gir tilgang til omfattende analyser og rapporter, som gir god innsikt i markedet og dagens situasjon. Denne skybaserte regnskapsprogramvaren har mange funksjoner, inkludert regnskap, bokføring, fakturering, kunder, estimater, kjørelengdesporing, rapporter, prosjektledelse, lønn og mer.
For å gjøre programvaren rimelig har FreshBooks også fire forskjellige abonnementsmodeller: Lite, Plus, Premium og Select.
QuickBooks
QuickBooks er en programvare som kan forenkle din økonomistyring, uansett om du driver en produksjonsvirksomhet, en ideell organisasjon, en butikk, en restaurant eller en juridisk eller annen profesjonell tjeneste. Det er en velkjent skybasert regnskapsprogramvare blant bedriftseiere, som hjelper deg med å spore inntekt og beregne skatten din i forkant.
I tillegg kan du administrere netthandel, fakturaer, lage rapporter, administrere prosjekter, beregne skattefradrag og gjøre mange andre ting. QuickBooks gir deg også tilgang til praktiske verktøy som fakturageneratorer, timelister, lønnskalkulatorer, resultatoppstillinger og lignende. Du kan til og med integrere dem i programvaren for å redusere manuelt arbeid.
QuickBooks tilbyr fire abonnementsplaner: Simple Start, Essentials, Plus og Advanced, samt en 30 dagers gratis prøveperiode.
Sage
Sage er en populær skybasert regnskapsprogramvare blant SMB-er, og den har vunnet flere priser fra anerkjente organisasjoner. Selv om den i hovedsak er utviklet for startups og små bedrifter, kan programvaren brukes på tvers av ulike bransjer som kjemi, engrosdistribusjon, bygg og anlegg, mat og drikke, og flere.
I motsetning til andre tilbyr Sage noen unike funksjoner, som:
- Sage Intacct for avansert økonomistyring
- Sage X3 for driftsledelse
- Sage Fixed Assets for sporing av eiendeler
En av de store fordelene med denne programvaren er det interaktive dashbordet, som gir deg mulighet til å samle alle dine data og bygge nye dashbord som passer dine behov. Du kan også redigere de 200 forhåndsbygde bildene.
Xero
Enten du driver en liten virksomhet eller jobber som bokholder eller regnskapsfører, er Xero en regnskapsprogramvare som kan forenkle arbeidet ditt. Xero er et fullt utstyrt skybasert regnskapsprogram som gir deg tilgang til funksjoner som prosjektsporing, lønnsutbetalinger, bankavstemming og utgiftsrapportering, slik at du kan håndtere alle dine økonomiske oppgaver.
Xero har utviklet funksjoner som gir deg mulighet til å administrere kunder og leverandører, organisere arbeidsflyt for samsvar og utføre mange andre oppgaver. En av de største fordelene med Xero er evnen til å automatisere ulike oppgaver og den høye datasikkerheten.
Xero tilbyr tre abonnementsmodeller: Starter, Standard og Premium, der Standard anses som mest lønnsom.
Oppsummering
Skybasert regnskapsprogramvare er fremtiden. Etter hvert som flere får kjennskap til fordelene, vil stadig flere små og mellomstore bedrifter ta den i bruk. Det er en fornuftig investering som gir fordeler som kostnadseffektivitet, skalerbarhet, effektiv oppgaveutførelse, enkel tilgjengelighet og mer.
Så, vurder en programvareløsning for skybasert regnskap for din virksomhet og opplev fordelene selv. Velg programvare basert på funksjoner, kostnader og de andre aspektene som er nevnt tidligere.
Du kan også sjekke ut kursplattformer for regnskap på nett.