Beste programvare for arrangementer: 14 toppvalg i 2024

Organisering av arrangementer: En ny vri med digital programvare

Livet er utvilsomt en serie av opplevelser og begivenheter, men disse trenger ikke alltid å finne sted i tradisjonelle, overfylte lokaler. I vår digitale tidsalder blir det stadig mer populært å avholde arrangementer online.

Planlegger du en kommende forretningskonferanse? Da bør du vurdere å benytte deg av kraftfull programvare for arrangementhåndtering.

En velfungerende programvarepakke kan være avgjørende for suksessen til ditt arrangement. Den bistår deg med planlegging, organisering og gjennomføring på en profesjonell måte. Med et slikt verktøy kan du håndtere alt fra utsendelse av invitasjoner og oppfølging av svar til organisering av foredragsholdere.

Hva er programvare for arrangementhåndtering?

Programvare for arrangementhåndtering hjelper arrangører med å administrere ulike aspekter av den daglige driften. Det forenkler planlegging og gjennomføring av arrangementer, inkludert registrering, tidsplanlegging og fakturering.

Slike applikasjoner tilbyr en helhetlig løsning, noe som reduserer arbeidsmengden betydelig. Platformen kan håndtere både interne og eksterne arrangementer, samt administrasjon av ansatte, avhengig av den valgte løsningen. Programvaren gir deg også muligheten til å kommunisere direkte med deltakerne.

Hvilke aspekter krever organisering av et arrangement?

Det er mange faktorer som spiller inn når man planlegger et arrangement.

• **Planlegging og budsjett:** Dette omfatter utarbeidelse av et realistisk budsjett og definering av arrangementets formål og omfang.
• **Valg av sted:** Arrangementets størrelse, type, beliggenhet og tilgjengelige fasiliteter er alle faktorer som påvirker valget av lokale.
• **Markedsføring av arrangementet:** Dette innebærer å promotere arrangementet og rette reklamen mot den aktuelle målgruppen.
• **Håndtering av frivillige:** Rekruttering, opplæring og planlegging av arbeidsoppgaver for frivillige er en viktig del av organiseringen.
• **Transport:** Logistikkavdelingen er ansvarlig for å organisere transport, overnatting og catering.
• **Risikostyring:** Dette innebærer å identifisere potensielle risikoer og utvikle strategier for å redusere disse.
• **Kundeservice:** God kundeservice er avgjørende for å sikre at alle deltakere får en positiv opplevelse.

Viktige funksjoner i programvare for en smidig opplevelse

• **Planlegging og tilpasning:** Systemene gjør det mulig å utforme og publisere elektroniske forespørselsskjemaer, innhente godkjenninger og lage egendefinerte felter.
• **Dokumentasjon og ressurser:** Det finnes et bibliotek med ressurser og planleggere som brukerne kan dra nytte av.
• **Mobil tilgang:** Mobilapplikasjoner er avgjørende for å gjøre arrangementsadministrasjonssystemer brukervennlige i en teknologisk verden.
• **Datahåndtering og sikkerhet:** En sikker løsning lar planleggerne kontrollere synligheten av data basert på ulike kriterier. Data bør også overvåkes, sikkerhetskopieres og krypteres regelmessig.
• **Enkel sporing og oppdatering:** Du bør enkelt kunne holde oversikt over arrangementer og redigere dem uten å måtte kansellere og ombooke.

Nå som du har en forståelse av kravene til programvare for arrangementhåndtering, la oss se nærmere på noen av de beste alternativene som finnes.

Zoho

Zoho er et skybasert verktøy for arrangementhåndtering som hjelper deg med planlegging, organisering, registrering, sporing og betaling for konferanser. Det er egnet for bedrifter i alle størrelser og gir sponsorer muligheten til å skape attraktive sponsorpakker og håndtere sponsorforespørsler. Det er enkelt å tilpasse og integrere med andre Zoho-apper og tredjepartsverktøy.

Egenskaper

• Automatiserte prosesser for å optimalisere effektiviteten og redusere manuelt arbeid
• Sanntids dataanalyse og rapportering
• Robust mekanisme for databeskyttelse
• Integrasjon med andre tjenester og applikasjoner
• Skalerbarhet i takt med virksomhetens vekst

Du kan starte med Zohos gratisplan og eventuelt oppgradere til betalte planer etter behov.

Zoho er en brukervennlig og intuitiv plattform som kombinerer teamsamarbeid, prosjektledelse og kundeservice. Den er spesielt attraktiv for bedriftseiere.

RSVPify

RSVPify er en skybasert plattform som hjelper deg med å administrere invitasjoner, billetter, gjestelister og deltakere. Dashbordet gir deg oversikt over kommende arrangementer, registreringsstatus og oppfølging.

Du kan også fordele gjester til bestemte bord. Det tilbys en white-label-løsning slik at bedrifter kan tilpasse skjemaer med bilder, logoer, temaer og fonter.

QR-koder forenkler innsjekking, håndtering av aldersbegrensede arrangementer og sikrer konfidensiell informasjon. Brukere kan administrere sitteplasser fra hvor som helst, og se gjestenes preferanser angående mat.

Egenskaper

• Effektiviserer registreringsprosessen med fleksible skjemaer
• Enkel, rask og praktisk online billettsalg
• Enkel og tilpassbar måte å administrere virtuelle arrangementer
• Øker synlighet med gode tilpasningsmuligheter
• Lag skreddersydde invitasjoner, oppdateringer og påminnelser

Prisene for privat bruk starter på $19 per måned, mens for bedrifter er prisen $39. En bedriftsplan starter på $5988 per måned.

RSVPify er et omfattende verktøy som hjelper deg med planlegging, administrasjon og markedsføring av dine arrangementer. Det er en brukervennlig app som er populær blant arrangementsplanleggere.

Cvent

Cvent er en plattform som hjelper arrangører med å planlegge og gjennomføre vellykkede arrangementer. Den strømlinjeformer prosesser som registrering, billettsalg og markedsføringsaktiviteter.

Plattformen forenkler logistikken, gir engasjerende opplevelser og forenkler måling av arrangementssuksess.

Egenskaper

• Arrangementsplanleggere kan administrere alle aspekter av arrangementene
• Enkel sporing, registrering og optimalisering av oppmøte og engasjement
• Flere markedsføringskanaler for økt effekt
• Ytelsesrapporter, arrangementsoversikt og 24/7 kundestøtte
• Mobilvennlig applikasjon kompatibel med Android, iOS og Windows

Prisinformasjon er tilgjengelig på forespørsel. Opplæring og startoppsett er inkludert.

Cvent er egnet for ideelle organisasjoner og bedrifter. Det er spesielt godt egnet for store arrangementer. Med sine gode funksjoner og rimelige pris er det et populært valg blant arrangører.

Stova

Stova er en plattform for møter og arrangementer som gir virksomheter muligheten til å håndtere ulike prosesser.

Stova lar brukere arrangere webinarer, administrere og tilpasse sesjoner, legge til deltakere og lage rapporter. Stova integreres med flere tredjepartsapper og har et API som kan benyttes for å koble med egne applikasjoner.

Egenskaper

• Godt verktøy for markedsføring, økt oppmerksomhet og kommunikasjon med publikum
• Enkel og sikker innsjekking
• Virtuelle stands gir mulighet for kontakt med leads og økt salg
• Holder virtuelle og fysiske deltakere tilkoblet på ett sted
• Sporer brukerreiser for detaljert innsikt i nøkkeltall

Prisene for Stova er tilpasset etter de spesifikke kravene.

Stovas brukervennlige grensesnitt forenkler planlegging og koordinering. Du kan enkelt håndtere arrangementer, samarbeide med andre og spore ytelse.

Planning Pod

Planning Pod er et kraftfullt verktøy som holder alle detaljer samlet på ett sted. Det har over 30 brukervennlige verktøy for å håndtere oppgaver, sjekklister, kalendere, filer, spørreundersøkelser, leverandører, sponsorer og frivillige.

Egenskaper

• Lag oppgaver, tildel dem til teamet og følg fremdriften
• Planlegg ressurser effektivt og håndter teamets tilgjengelighet
• Synkroniser med kalenderen din
• Koble teamet med meldings-, fildelings- og samarbeidsverktøy
• Hold deg oppdatert med omfattende rapporter og analyser

Planning Pod tilbyr en grunnleggende månedlig plan som starter på $19.

Dette systemet forenkler planleggernes arbeidsflyt og gjør arrangementer enklere, raskere og mer effektive på grunn av det intuitive grensesnittet.

Eventbrite

Eventbrite er et online system som lar folk planlegge, markedsføre og administrere arrangementer. Brukere kan opprette, tilpasse og dele arrangementer online, samt håndtere salg, registreringer og betalinger. Eventbrite tilbyr også robuste verktøy for sporing og analyse av arrangementets ytelse.

Egenskaper

• Forenkler prosessen med å opprette, administrere og markedsføre arrangementer
• Detaljerte analyser for sporing av billettsalg og oppmøte
• Integrert betalingsbehandling
• Mulighet for å markedsføre arrangementer gjennom arrangementssider og sosiale medier

Det tilbys et gratis alternativ. Betalte planer starter med en kostnad på 1 % + $0,99 for Essential-planen, 2,5 % + $1,99 for Professional-planen, og 5 % + $4,99 for Premium-planen.

Eventbrite er flott for konserter, seminarer osv. Gratisplanen har noen begrensninger, men et vennlig grensesnitt og åpne APIer gjør det trygt å bruke.

Swoogo

Swoogo lar deg lage registreringsskjemaer med ubegrensede betingelser, registranttyper og tilpassede spørsmål. Det er enkelt å tilpasse skjemaene for hvert arrangement, og du kan klone dem til andre arrangementer.

Swoogo tilbyr gratis integrasjoner, en dra-og-slipp-verktøy og analytiske verktøy. Webhooks og API-integrasjoner gjør det enkelt å integrere med komplekse systemer. Du kan bygge arrangementer ved å bruke dra-og-slipp-verktøyet, BYOC (ta med din egen kode) og mobilvennlig backend.

Egenskaper

• Legg til merkevarebygging på hver registreringsside med dra-og-slipp
• Samle all eventinformasjon, innhold, sponsorer og nettverk
• Swoogo Analytics gir et klart bilde av publikums engasjement og interesse
• Enkelt å markedsføre arrangementer med dra-og-slipp-verktøy
• Gratis integrasjon med HubSpot, Zoom, Pigeonhole, Marketo, Salesforce og andre

Swoogo har fire planer. Prisen starter på $9800 i året for en plan, $15000 for en tre-plan, $24000 for en fem-plan, og en tilpasset pris for en bedriftsplan.

Swoogo forenkler organisering, administrering og markedsføring av arrangementer. Det er et godt verktøy for både små og store bedrifter.

Social Tables

Social Tables lar deg velge et sted, planlegge arrangementet, administrere gjester og innsjekk. De gratis verktøyene lar deg dele en strategi med samarbeidspartnere. Det er også enkelt å håndtere VIP-besøk, spesielle matbestillinger og sitteplasser.

Det er enkelt å navigere i Social Tables med et intuitivt brukergrensesnitt. All arrangementinformasjon er lagret på ett sentralt sted.

Egenskaper

• Enkelt og raskt å lage og administrere plantegninger
• Oppretthold sjekklister for å holde oversikten
• Identifiser andre planleggere og leverandører for å skape relasjoner
• Analyse av hendelsesytelse
• Integrasjon av billettplattformer og programvare

Det er to planer å velge mellom: En gratis som inkluderer 150 deltakere, en konto og sanntidssamarbeid. En profesjonell til $199/måned inkluderer 250 deltakere, e-poststøtte og to arrangementer.

Social Tables er spesielt fordelaktig for arrangører som trenger plantegninger og andre visuelle hjelpemidler. Det er anbefalt av mange globale gjestfrihetsmerker. Appen gjør organisering enkel, spesielt for mellomstore bedrifter.

Hopin

Hopin er en skybasert plattform som hjelper virksomheter med å organisere, markedsføre og koordinere virtuelle, hybride og fysiske arrangementer. Analyseverktøyet lar arrangører måle besøkendes engasjement.

Du kan opprette flere billettyper, sende e-postmarkedsføring, generere leads og administrere billetter. Du kan lage landingssider, legge til tilpassede oppsett og temaer, generere kampanjekoder og refundere billetter.

Hopin integreres med flere apper, som HubSpot CRM og Slack. Månedlige abonnementsalternativer er tilgjengelige.

Egenskaper

• Hopin tilbyr verktøy for registrering, billettsalg, markedsføring og virtuelle utstillinger
• Deltakere kan se direktesendinger og videokonferanser fra hvor som helst
• Dra-og-slipp agenda, automatiske påminnelser og spørreundersøkelser
• Sikkerhet med passordbeskyttelse og tofaktorautentisering
• Rapporterings- og analyseverktøy for sporing av engasjement

Hopin har en gratis plan med spennende funksjoner. Betalte planer starter på $67 per måned, mens forretningsplaner koster rundt $6000.

Hopin er et godt verktøy for å planlegge og administrere virtuelle arrangementer. Det har mange funksjoner, som billettsalg og streaming. Det er ideelt for organisasjoner som ønsker å arrangere arrangementer online.

Bizzabo

Bizzabo er en programvare for mellomstore og store bedrifter. Det gjør det enkelt å planlegge konserter og innsamlingsaksjoner, slik at arrangører kan fokusere på markedsføring. Det har alt du trenger for å effektivisere arbeid og samarbeid.

Bizzabo Experience OS hjelper med å gjøre arrangementer til suksess. Det lar deg generere flere registreringer ved å lage e-postkampanjer og landingssider. Det forbedrer også sponsorers ROI. Analyse etter hendelsen er umiddelbar. Du kan også lage mobilapper for arrangementer.

Egenskaper

• Bizzabo kombinerer alle hendelsesdata, som registreringer og deltakerprofiler, på ett sted
• Tilpassing, overvåking og finjustering av eventmarkedsføringskampanjer
• Deltakerkataloger og personlige profiler for nettverksbygging
• Håndtering av alt fra planlegging til budsjettering
• Avansert analyse gir detaljert innsikt i deltakernes atferd og engasjement

Bizzabo tilbyr en startpris på $15000,00 per år, og prisene kan øke derfra.

Bizzabo er en programvare som gjør det enkelt å lage, administrere og analysere arrangementer. Den har et intuitivt brukergrensesnitt, kraftige analyser, tilpassede registreringsskjemaer og automatiserte e-postkampanjer. Med Bizzabo kan du spare tid og penger samtidig som du arrangerer vellykkede arrangementer.

Ungerboeck

Ungerboeck hjelper sportsarenaer, utstillinger, teatre, planleggere og museer med å administrere alt fra gjester til fakturaer.

Med CRM- og salgsstyringsmodulene kan ledere håndtere reklamekampanjer, kundekommunikasjon, kontrakter og forslag. Selskaper kan plassere produkter på et merkevarespesifikk nettsted og integrere dem i utstillingsdesign.

Egenskaper

• Enkelt å opprette og administrere registreringer for arrangementer
• Automatisert billettsalg
• Ressursplanlegging
• Online betalingsbehandling
• Analyse og rapportering

Ungerboeck forenkler planlegging og gjennomføring av arrangementer, og er et verktøy verdt å vurdere for de som ønsker å håndtere store arrangementer.

Attendease

Attendease ble etablert i 2001 under navnet Coverall Crew. Opprinnelig tilbød de online registrering og webdesign for arrangementsnettsteder, men er nå et integrert system. Det er perfekt for offentlige, private og gratis arrangementer.

Arrangører kan jobbe med flere arrangementer samtidig. Planleggingsprosessen kan automatiseres, noe som gjør den repeterbar og skalerbar. Du kan bygge en mobilapp som engasjerer deltakere. Deltakere får en merkevareopplevelse, fra nettsiden til online registrering og e-postmarkedsføring.

Egenskaper

• Tilpassede skjemaer og håndtering av deltakerinformasjon
• Agendabygger
• Tilpassbare arrangementsnettsteder
• Betalingsbehandling og billetthåndtering
• Analyse- og rapporteringsfunksjoner

Kontakt Attendease for prisinformasjon.

Attendease er et verktøy som gjør det enkelt å organisere arrangementer. Det er raskt å komme i gang og gir verdifull innsikt i arrangementets ytelse. Attendease er et godt alternativ hvis du trenger en omfattende løsning for arrangementsadministrasjon.

Accruent

Accruent er en skybasert plattform for administrasjon av eiendom og fasiliteter. Den er tilpasset for utdanning, helsevesen, offentlig sektor, detaljhandel, energi og produksjon.

Accruent administrerer forespørsler, effektiviserer vedlikehold, øker synlighet og automatiserer forebyggende vedlikehold. Det lar brukere administrere varer og kjøp basert på lagerberegninger.

Det finnes Accruent-apper for å administrere vedlikehold, eiendeler, inventar, plass, flyttinger, forebyggende vedlikehold og arbeidsordrer. Det er også en funksjon for markedsplanlegging og områdevalg. Abonnements tjenesten inkluderer telefon, e-post og nettstøtte.

Egenskaper

• Administrer flere arrangementer med kalendere
• Brukervennlig dashbord for å administrere arrangementer, deltakere og arenaer
• Tilpassede registreringsskjemaer
• Automatiserte e-postkampanjer for deltakere
• Rapporteringssystem for måling av arrangementssuksess

Prisene varierer fra noen hundre til noen tusen dollar per måned.

Accruent forenkler arrangementsplanlegging og administrasjon på en effektiv måte.

Certain

Certain automatiserer og forenkler ulike oppgaver med en omfattende plattform. Det bidrar til å skape et sammenhengende økosystem ved å integrere betalingssystemer, innsjekkingsapper og CRM-er.

Arrangører kan bruke Certain Platform til å lage nettsider og registreringsskjemaer. Betalingssystemet lar deltakere betale for registrering. Innsjekking fungerer for arrangementet og for individuelle økter. Du får sanntidsanalyse for å ta bedre beslutninger.

Egenskaper

• Tilpassede nettsidemaler
• Forhåndsutfylling av skjemaer med CRM-data
• Tilpassede merker som printes ved innsjekk
• Integrasjon med GDS for bestilling av reise og overnatting
• Mulighet for å søke etter økter etter dato, spor, høyttaler og sted

Certain Pro-planer koster rundt $24.990, og Certain Essential-planer koster rundt $14.990.

Certain er en komplett plattform som hjelper brukerne med å administrere arrangementene sine fra start til slutt. Den effektiviserer planlegging med funksjoner som hendelsesregistrering og analyse.

Avsluttende tanker

I dag kan man oppnå imponerende resultater ved å bruke programvare for hendelsesadministrasjon. Disse verktøyene legger til rette for optimal arrangementstyring.

Det er en lys fremtid for denne typen programvare. Funksjonene og egenskapene til de ulike løsningene gjør dem egnet for ulike typer arrangementer. Riktig programvare er avgjørende for å sikre et vellykket arrangement.

Du kan også se på programvare for webinarer for å utvide virksomheten din.