Hvorfor bruke unødvendig tid og penger på utskrifter, skanning og faksing av dokumenter, når du enkelt kan benytte deg av en digital signatur?
Med en stadig mer globalisert arbeidsstyrke har digitale signaturer blitt en avgjørende faktor for bedrifter som opererer over landegrenser. Disse signaturene er ikke bare sikre og juridisk bindende, men de gir også virksomheter muligheten til å inngå nye avtaler raskt og effektivt på nettet.
Før elektroniske signaturer ble tilgjengelige, brukte selskaper over hele verden enorme ressurser på å administrere papirdokumenter. Imidlertid er mangelen på sikkerhet et annet stort problem knyttet til fysiske dokumenter. De er utsatt for å bli mistet, skadet, forfalsket eller manipulert.
I tillegg utvikler forretningsbehovene våre seg kontinuerlig i den digitale tidsalderen. Derfor virker det som det eneste fornuftige alternativet å erstatte papirarbeid med strømlinjeformede og effektive digitale løsninger.
Hva er egentlig e-signaturer?
E-signaturer representerer et digitalt alternativ til tradisjonelle, håndskrevne signaturer. Selv om tidsbesparelse er en betydelig fordel med e-signaturer i dagens hektiske verden, er det langt fra den eneste fordelen.
De er praktiske, sikre og juridisk bindende. Faktisk tilbyr de ofte et høyere sikkerhetsnivå enn tradisjonelle signaturer, noe som reduserer risiko og beskytter både individuelle og forretningsmessige interesser.
Slik fungerer digitale signaturer
Når du signerer et dokument ved hjelp av en leverandør av digitale signaturløsninger, benytter de seg av en matematisk algoritme i henhold til PKI-protokollen (public key infrastructure) for å generere to nøkler: en privat og en offentlig.
Din digitale signatur skapes ved hjelp av din private nøkkel når du signerer et dokument, enten ved å skrive eller tegne. Men hvordan genereres denne private nøkkelen?
Den matematiske algoritmen trer i kraft og bearbeider dataene dine, og lager det som kalles en «hash». Denne informasjonen krypteres, og resultatet er din private nøkkel, som i realiteten er din e-signatur.
Når mottakeren mottar dokumentet, har de en kopi av din offentlige nøkkel. Men hvordan kan de verifisere at signaturen er din og gyldig? Den offentlige nøkkelen hjelper dem med å sammenligne hash-verdier og dekryptere dataene for å bekrefte ektheten til e-signaturen. Hvis verdiene ikke stemmer overens, indikerer det at e-signaturen er ugyldig.
Digitale signaturer er også understøttet av elektroniske sertifikater, som inneholder personlig informasjon som navn, e-postadresse og sted, for å bekrefte og bevise at e-signaturen faktisk er din.
Juridisk etterlevelse av digitale signaturer
Leverandører av e-signaturløsninger bruker PKI-protokollen og datakryptering for å sikre personvernet. For å opprettholde juridisk samsvar, overholder de lovene om elektroniske signaturer som er fastsatt i Global and National Commerce Act.
I tillegg følger de en rekke industristandarder, som General Data Protection Regulation (GDPR), International Standard for Information Security (ISO 27001) og System and Organizations Control (SOC) under AICPE.
Disse reglene og forskriftene sikrer at digitale signaturer er juridisk bindende. Det er imidlertid viktig å merke seg at regulatoriske krav kan variere fra land til land.
Anvendelsesområder for e-signaturer
Digitale signaturer bruker flere lag med krypteringsteknologi for å minimere tap av data og eliminere risikoen for dokumenttap, manipulering eller forfalskning. Med disse fordelene i bakhodet, er her noen eksempler på bruksområder der e-signaturer bidrar til økt produktivitet:
| Team | Bruksområder |
| HR | Onboarding, ytelsesevalueringer, taushetserklæringer (NDA), etc. |
| Salg & Markedsføring | Skattepapirer, kjøpsavtaler, avtaler med entreprenører/fullmakter, etc. |
| Juridisk | Taushetserklæringer, kontrakter, compliance-dokumentasjon, avkall, etc. |
| Regnskap | Skattepapirer, kjøpsavtaler, avtaler med entreprenører/fullmakter, etc. |
| IT | Fakturaer, utgiftsrapporter, godkjenninger for policyadministrasjon, etc. |
| Finans | Kontrakter, forslag, bestillinger, tilbud, spesialavtaler, frigjøringsskjemaer, PR-godkjenninger, etc. |
| Innkjøp | Overføring av eiendeler, godkjenningssigneringer, systemendringsforespørsler, etc. |
Selv om digitale signaturer er nyttige for alle bransjer og virksomheter uavhengig av størrelse og type, la oss se nærmere på noen bransjespesifikke bruksområder:
- Forsikring
- Eiendom
- Produksjon
- Helsevesen
- Høyere utdanning
- Ideelle organisasjoner
- Detaljhandel
- IT/teknologi
- Reklame
- Offentlig sektor
Alle disse bransjene kan dra nytte av e-signaturer for å forenkle prosesser som onboarding, medarbeider- og policyadministrasjon, distribusjon i forsyningskjeden, fakturering, tilbud, forslag, taushetserklæringer og kontrakter.
Digitale signaturer med PandaDoc
Med så mange e-signaturleverandører på markedet, hvordan bør du velge den rette? Spesielt siden feil valg av leverandør kan føre til juridiske problemer for deg og din bedrift.
Vurder PandaDoc, en av de ledende digitale signaturleverandørene som brukes av over 50 000 brukere. Med AICPEs SOC-, GDPR- og PKI-samsvar, sørger de for at dine signaturer er sikre og juridisk bindende.
I tillegg tilbyr de en omfattende løsning for dokumenthåndtering, fra digitale signaturer til kontraktslivssyklusadministrasjon (CLM), med avansert funksjonalitet i motsetning til enklere verktøy.
Med en alt-i-ett programvare for dokumentautomatisering kan du redusere tidsbruk og kostnader samtidig som du bygger sterkere relasjoner med dine kunder.
PandaDoc: Kjernefunksjoner
I tillegg til et brukervennlig grensesnitt, fremragende kundestøtte og et bredt spekter av integrasjoner, er PandaDoc kjent for følgende fordeler:
Tilbyr ubegrenset antall gratis signaturer
Med PandaDoc kan du signere dokumenter elektronisk uansett hvor du befinner deg! Du kan inngå viktige avtaler med få klikk, samtidig som du sørger for at dine data er sikre. De har også en mobilapp som lar deg holde oversikt over hele kontraktslivssyklusen.
Det som skiller PandaDoc ut, er at de er den eneste e-signeringsplattformen som lar deg laste opp og signere et ubegrenset antall dokumenter med deres gratisabonnement!
Prioriterer personvern og sikrer juridisk samsvar
PandaDoc er kompatibel med UETA, ESIGN og HIPAA. Dette betyr at dokumenter signert med PandaDoc ikke bare oppfyller juridiske krav som er gjeldende i ditt land, men at de også beskytter din individuelle rett til personvern.
I tillegg er PandaDoc AICPA SOC 2 Type II-sertifisert, noe som innebærer at de overholder tjenestekriteriene som er satt av American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Hvorfor er dette viktig?
Når bedrifter håndterer store mengder konfidensiell informasjon som er sensitiv eller personlig identifiserbar, må de oppfylle visse kriterier for å garantere konfidensialitet, integritet og sikkerhet for kundenes data.
Men det er mer!
Garanterer avansert sikkerhet
Når du signerer et dokument med PandaDoc, mottar du et elektronisk sertifikat som bekrefter at dokumentet er legitimt. Dette sertifikatet inneholder mottakerens navn, signatur, bekreftet e-postadresse, IP-adresse og et dato- og tidsstempel.
For PDF-filer tilbyr PandaDoc et ekstra sikkerhetsnivå ved hjelp av en privat krypteringsnøkkel for å verifisere dokumentets autentisitet.
Støtter ulike filtyper
Det ville være svært tidkrevende å måtte bruke ulike plattformer for hver filtype du skal signere.
Med PandaDoc kan du signere PDF-er, JPG-er eller DOCX-filer og samle dem i en enkelt, strømlinjeformet arbeidsflyt. PandaDoc støtter filtyper som Word, Excel, PowerPoint, PDF-er, JPG-er og PNG-er.
Hjelper med automatisk sporing av e-signaturer
PandaDoc prioriterer datasikkerhet, og derfor har de en automatisert sporingsfunksjon for e-signaturer. For hvert signert dokument er det et innebygd revisjonsspor som gjør det enkelt å se hvem som har sett, åpnet eller signert et dokument, og når.
Dette er spesielt nyttig når du administrerer flere dokumentsigneringer samtidig. En automatisert sporingsfunksjon gir deg full kontroll og en 360-graders oversikt over alt som skjer.
PandaDocs versjonshistorikk gir deg muligheten til å bytte mellom ulike versjoner av dokumentene dine, slik at du alltid vet hvem som har gjort endringer og hvor.
Toppfunksjoner i PandaDoc
For bedrifter som ønsker å strømlinjeforme dokumentarbeidsflyten, redusere behandlingstiden og forbedre resultatet, er PandaDoc mer enn bare en enkel plattform for e-signaturer. Her er hvorfor:
#1. Signering og sporing
- Aktiver signeringsrekkefølge: Dette er ekstremt nyttig hvis kontraktene eller forslagene dine krever flere signaturer. Du kan velge mottakere, tildele roller (avsender, klient, signerer), plassere dem i riktig rekkefølge og automatisere hele distribusjonen. PandaDoc sender ut et e-postvarsel når det er noens tur til å signere, uten at du trenger å overvåke prosessen manuelt.
- Send ut signeringsforespørsel: Ønsker du en signatur fra en kollega eller en klient? Med PandaDoc kan du sende ut forespørsler, og du kan automatisere prosessen med noen få klikk.
- Spor dokumenter: Vil du vite om noen har signert et dokument? Du mottar varsler når de gjør det. I tillegg vil et revisjonsspor hjelpe deg med å holde styr på hvem som har sett eller signert et dokument du har sendt.
#2. Automatisert innhold
- Legg til plassholdere for smart innhold: Med smart innhold kan du minimere feil og spare tid på å opprette dokumenter. Angi plassholderelementer for å minne deg eller teamet ditt om hva som skal inkluderes, og velg forhåndsdefinerte elementer som teammedlemmene dine kan legge til i spesifikke dokumenter/forslag.
- Tilpass innholdet ditt: Ta arbeidsflyten til et nytt nivå ved å benytte deg av betinget innhold. Her kan du opprette maler med regler som hjelper avsenderne dine med å generere innhold som er tilpasset kundens behov.
- Angi regler for å forbedre datainnsamlingen: Du kan også angi betingede felt som hjelper mottakerne med å navigere gjennom dokumentet ditt og enkelt finne det de leter etter. Dette forbedrer kvaliteten på datainnsamlingen og kundetilpasningen betraktelig.
#3. Avanserte tilbud
- Skreddersy tilbud for dine kunder: Med tilbudsbyggeren kan teamet ditt lage personlige tilbud til kunder uten å gå glipp av viktig informasjon.
- Angi spesifikke priser: Du kan velge mellom faste, tilbakevendende eller volumbaserte prisstrategier, og motta betalinger via ACH-nettverket.
- Bygg inn produktkataloger: Opprett en produktkatalog som du enkelt kan bygge inn i tilbudene dine når det er behov for det.
- Grupper produkter i en pakke: Du kan også opprette produktpakker for å strømlinjeforme salget og gjøre dem enkle å dele.
Du kan også opprette et arbeidsområde med PandaDoc for å fordele arbeid mellom team og administrere teammedlemmer og deres tillatelser. I tillegg kan du se dokumentenes versjonshistorikk for å spore dem bedre, og du kan søke etter dem ved hjelp av spesifikke filtre.
Alle disse PandaDoc-funksjonene er tilgjengelige med Business- eller Enterprise-abonnementet. De bidrar til å transformere virksomheten din og eliminere tidkrevende, gammeldags praksis.
Priser og abonnementer
PandaDoc tilbyr et gratis abonnement der du kan laste opp og e-signere et ubegrenset antall dokumenter.
De avanserte funksjonene som smart innhold og avansert tilbudsbygger er imidlertid kun tilgjengelige i de betalte abonnementene. Her er en oversikt over PandaDocs prisplaner:
- Essentials: $19 per bruker/måned faktureres årlig, med funksjoner som dra-og-slipp-redigering, revisjonsspor, over 750 maler og 24/7-support.
- Business: $49 per bruker/måned faktureres årlig, gir mulighet for CRM- og Zapier-integrasjoner, godkjenningsarbeidsflyter, innholdsbibliotek og tilpasset merkevarebygging.
- Enterprise: Tilpassede priser med fornyelser, låsing, ubegrensede arbeidsområder, tilpassede roller og tilgang til QES, den sikreste formen for e-signaturer.
Smart innhold og Avansert Tilbudsbygger er også tilgjengelige som betalte tillegg til de ulike abonnementene.
Hvor brukervennlig er PandaDoc?
Du kan starte med en 14-dagers gratis prøveperiode for å se om PandaDoc er noe for deg og din bedrifts behov. Etter registrering blir du bedt om å prøve e-signeringstjenestene eller automatisere arbeidsflyten.
Den første funksjonen lar deg laste opp filer (PNG, JPG, DOCX, etc.) og signere dem, mens den andre kan hjelpe deg med kontraktslivssyklusadministrasjon, dokumentoppretting, fakturering, tilbud og mye mer!
Finn alt du trenger lett tilgjengelig
Med et ekstremt brukervennlig grensesnitt, forenkler PandaDoc brukeropplevelsen ytterligere med navigasjonsmenyen på venstre side. Her finner du alt du trenger, som dokumenter, maler, skjemaer, innholdsbibliotek, kontakter, tillegg og rapportering.
Under «Dokumenter» kan du se hvilke avtaler som fornyes snart, hvilke kontrakter som snart utløper, eller du kan opprette et nytt dokument.
Neste punkt er malgalleriet, som inneholder over 750 maler i forskjellige kategorier, fra skjemaer til fakturaer og forslag. Uansett hvilken bransje din virksomhet tilhører, vil PandaDocs malgalleri helt sikkert inneholde spesifikke maler du kan bygge videre på.
Du finner også ulike skjemaer, og du kan velge den typen som passer deg best mellom uformell, moderne og enkel! Det er like lett å lage et skjema som det er å lage et dokument med PandaDocs dra-og-slipp-redigeringsprogram, som gjør prosessen både rask og kreativ.
Under skjemaer finner du også innholdsbiblioteket, katalogen og rapporteringen i tillegg til innboksen, tilleggsbutikken og kontaktene dine. Innholdsbiblioteket har innholdsblokker som kan hjelpe deg med å lage dine egne maler og opprette dokumenter raskt.
Katalogen er der du kan bygge en produktkatalog i enkle trinn. Du kan også bruke PandaDocs avanserte rapporteringsverktøy, som versjonshistorikk og revisjonsspor, for å holde deg oppdatert på dokumentene dine.
Send feilfrie forslag på få minutter
På startskjermen kan du også holde deg oppdatert på din aktivitet og aktiviteten som foregår i arbeidsområdet ditt! Hvis du ønsker å sende et raskt forslag/dokument/kontrakt/faktura, velg en mal, tilpass den og legg til en mottaker, så er du i gang. Så enkelt er det å bruke PandaDoc.
Du kan legge til andre innholdsblokker (som du kan se til høyre), fra tekst til tabeller og rikt innhold. Du kan også legge inn utfyllbare felt for mottakeren direkte under. Hvis du ønsker å forstå hvordan du best kan utnytte verktøyet, kan du også be om en demo fra PandaDoc-teamet.
Konklusjon
PandaDoc gjør et sterkt inntrykk med sin helhetlige tilnærming, brukervennlige grensesnitt og live chat-support. Dra-og-slipp-editoren gir en kreativ fordel, og kombinert med spesialiserte signeringsrekkefølger og tilpasningsverktøy, øker PandaDoc effektiviteten med 28 %.
Hvis du fortsatt er skeptisk, foreslår vi at du prøver den gratis e-signaturfunksjonen, som er ideell for nystartede virksomheter, små bedrifter og privatpersoner. Hvis du liker det du ser, kan du ta en 14-dagers prøveperiode og deretter bytte til et abonnement som passer deg bedre.
Du kan også utforske noen av de beste løsningene for e-signaturer for både personlig og forretningsmessig bruk.