Hold din sensitive forretningsinformasjon hemmelig ved å signere en taushetserklæring (NDA) med de involverte partene.
Hvert selskap har noen forretningshemmeligheter som gir dem et forsprang på konkurrentene. Taushetserklæringer (NDAer) fungerer som et avgjørende verktøy for å beskytte konfidensielle og sensitive data. Denne juridiske avtalen inntreffer mellom to eller flere parter under ansettelse, fusjon og oppkjøp.
Hvis du ønsker å beskytte ideene og strategiene dine fra utenforstående mens du deler dem med dine ansatte, er NDA den riktige tilnærmingen.
I denne veiledningen vil vi diskutere NDA og dens fordeler. Fortsett å lese for å finne ut når du skal bruke NDA og trinnene som kan tas i tilfelle et NDA-brudd.
Innholdsfortegnelse
Hva er en NDA?
En taushetserklæring (NDA), eller konfidensialitetsavtale, er en juridisk kontrakt. I en NDA samtykker en part i å dele konfidensiell informasjon om virksomheten med den andre parten. Sistnevnte samtykker derimot i å ikke dele informasjonen med noen andre i et spesifisert tidsrom.
Målet med NDAer er å beskytte sensitiv informasjon, intellektuell eiendom (IP) og forretningshemmeligheter fra å bli eksponert for konkurrenter. Denne kontrakten er vanligvis nødvendig når to parter planlegger å engasjere seg i en virksomhet sammen, men ønsker å beskytte sine egne interesser.
Med NDA blir det juridisk forbudt å frigi sensitiv informasjon om virksomhet eller planer til en tredjepart. Partene som er involvert i en NDA kan være arbeidsgivere og ansatte/entreprenører eller to selskaper.
Typer NDA
Det finnes forskjellige typer NDAer, og du må vite om alle disse for å velge den riktige for ditt formål.
#1. Ensidig NDA
Unilaterale NDAer er enveis NDAer. Her er det kun én part som utleverer sin konfidensielle informasjon til en annen part som de ønsker å ivareta. Når organisasjoner trenger å dele sensitiv informasjon med sine ansatte, kontraktører eller interessenter og vil at de ikke skal avsløre denne informasjonen til noen andre, signeres disse NDAene. Av denne grunn er det den vanligste typen NDA.
#2. Gjensidig NDA
Disse er også kjent som toveis NDAer eller bilaterale NDAer. I den utveksler begge parter privat forretningsinformasjon med hverandre under forhandlingen, og det er en begrensning på hvordan den andre parten vil bruke og dele informasjonen. Gjensidige NDA-er sees vanligvis under fusjoner og oppkjøp, bedriftsovertakelser og joint ventures.
Når bør du bruke en NDA?
Rekruttering av ansatte
Når du ansetter noen som ansatt, gir du dem tilgang til en rekke konfidensielle og proprietære data. Så arbeidsgivere må få de ansatte til å signere en NDA for å beskytte informasjonen og stoppe dem fra å dele sensitive data i nåtid og fremtid.
En ansatt som prøver å forlate bedriften din kan dele sensitiv informasjon under et jobbintervju. Så du må forby deling med potensielle ansatte gjennom en NDA.
Innleie av leverandør
Mange bedrifter foretrekker å ansette frilansere eller entreprenører for kortsiktige prosjekter. Selv de trenger tilgang til sensitive data og forretningshemmeligheter for å forstå virksomheten og yte tjenestene sine. Ansatte bør ikke ignorere dem og signere NDAer med dem mens de ansetter.
Klient onboarding
Når du begynner å tilby tjenester til en ny klient, får du tilgang til den konfidensielle informasjonen til det selskapet. Selv i det scenariet må du signere en NDA for å erklære akseptabel bruk av delte data.
Inngå forretningspartnerskap
Ethvert forretningsforhold bør være basert på tillit. For å etablere tro, er NDAer avgjørende da de kan sikre begrensningene ved bruk av delt informasjon. Spesielt selskaper som planlegger å engasjere seg gjennom fusjoner og oppkjøp bør fokusere på å få signert en NDA.
Ettersom disse selskapene må dele kritiske finans- og driftsdata med hverandre under due diligence-fasen, kan NDAer sikre hvordan de bruker informasjonen.
Selge produkter eller tjenester
Når du selger et produkt eller en tjeneste, er det en sjanse for at mottakeren kan dele sensitiv informasjon med en tredjepart. Det er her du må ha en NDA med dem for å beskytte informasjonen om tilbudene dine.
Fordeler med å ha en NDA
#1. Definerer tydelig den konfidensielle informasjonen
En NDA hjelper deg ved å definere konfidensiell informasjon. Så hvis du avslører konfidensiell informasjon til den andre parten, sørg for å holde denne definisjonen så bred som mulig.
#2. Tilbyr tillit til å dele sensitive data
Bedrifter som arbeider med verdifull, sensitiv informasjon kan være motvillige til å dele disse med andre parter. Som et resultat kan forretningsmuligheter og relasjoner bli begrenset for dem. Med en NDA kan de forbli bekymringsfrie og trygt dele data.
#3. Tiltrekker investorer
Investorer foretrekker å investere i et selskap som tar tiltak for å beskytte sin konfidensielle informasjon gjennom NDAer. Derfor kan en taushetserklæring tiltrekke seg kapital for selskaper som ser etter vekst.
#4. Beskytter privat informasjon
Den største fordelen med NDAer er å beskytte virksomhetskritisk informasjon (forretningshemmeligheter, økonomiske data, kundelister osv.) fra å bli avslørt til uautoriserte parter. Du kan sikre konfidensialitet ved å få ansatte og andre forretningsparter til å signere en NDA.
#5. Opprettholder konkurransefortrinn
NDAer er kritiske for bransjer som arbeider med åndsverk og forretningshemmeligheter. Med taushetserklæringer kan organisasjoner holde informasjon og strategier konfidensielle, og dermed få et forsprang på konkurrentene.
#6. Fungerer som et juridisk dokument
Når det er et NDA-brudd, kan den berørte parten ta rettslige skritt mot den andre parten for å søke erstatning for skade forårsaket av bruddet. En signert NDA tilbyr et juridisk rammeverk mens det forfølges rettslige skritt om nødvendig.
#7. Forbedrer forhandlingskraft
Taushetserklæringer er også verdifulle for parter som er involvert i diskusjoner med potensielle investorer eller kunder. Når du har signert NDA, forblir den sensitive informasjonen din juridisk beskyttet. Alle disse gjør deg i stand til å forhandle fra en styrkeposisjon.
#8. Sikrer etterlevelse
Overholdelse av regelverk er et avgjørende element i næringslivet. Bedrifter som driver med helsevesen, finans og teknologi må følge strenge regler som administrerer håndteringen av konfidensiell informasjon.
Med taushetserklæringer kan virksomheter sikre overholdelse ved å tilby transparente og enkle retningslinjer for datahåndtering og deling. NDAer hjelper dem også med å unngå juridiske straffer og bøter for manglende overholdelse.
#9. Jevner ut samarbeid
Uansett hvor hemmelig informasjonen er, blir det noen ganger viktig å dele den med partnere og samarbeidspartnere. En NDA tilbyr et rammeverk for å dele konfidensiell informasjon sikkert for felles prosjekter og samarbeid uten risiko.
#10. Etablerer tillit
Å signere en NDA betyr at du tar sensitiv databeskyttelse på alvor. Den demonstrerer også en forpliktelse til å beskytte den intellektuelle eiendommen til bedriften din, og bidrar dermed til å etablere tillit hos interessentene dine. Det bidrar også til å forbedre merkevaren din og omdømmet ditt i markedet.
Viktige elementer å inkludere i en NDA
Deltakere i avtalen
Det mest grunnleggende elementet i en taushetserklæring er partene. Hver NDA bør spesifisere partene som er en del av denne avtalen. Parten som mottar den sensitive informasjonen kan være en enkeltperson, alle ansatte i et selskap eller enhver representant for selskapet.
Bedrifter bør også definere seg selv i NDA. Spesielt når selskaper med komplekse juridiske strukturer er en del av en NDA, må de spesifisere hvilken juridisk enhet som eier informasjonen.
Klar definisjon av konfidensiell informasjon
Dette er sannsynligvis et av de vanskeligste elementene å definere på riktig måte; en NDA må imidlertid tydelig angi hvilken informasjon som anses som konfidensiell under denne kontrakten.
Selskaper bør ikke anta at alle partene vil forstå den proprietære informasjonen. Derfor blir det deres ansvar å identifisere og nevne informasjonen som ikke skal deles med andre.
Mens du definerer konfidensiell informasjon, er det en sjanse for å avsløre den innenfor NDA. Det er derfor selskaper vanligvis tildeler konfidensialitet til en stor gruppe.
NDA-ekskluderinger
I visse tilfeller blir det lettere å definere hva som ikke er konfidensielt i stedet for å definere hva du anser som sensitivt. Hvis du befinner deg i slike situasjoner, kan du nevne i NDA at alt som deles med en ekstern part vil være konfidensielt bortsett fra de som er nevnt.
Hensiktsmessig bruk av informasjon
Bare fordi en informasjon ikke er konfidensiell, betyr det ikke at partene kan bruke den til personlig vinning. Hvordan ting fungerer i en organisasjon kan for eksempel ikke være konfidensiell informasjon.
En part bør imidlertid ikke dele denne informasjonen med en konkurrent for økonomiske fordeler eller replikere den i sitt eget selskap. Derfor bør NDAer alltid nevne hvordan den eksterne parten kan bruke den ikke-konfidensielle informasjonen de har fått tilgang til.
Gyldighet / Tid
Din NDA bør inkludere gyldigheten av kontrakten. Visse opplysninger blir mindre verdifulle over tid eller utløper, spesielt de som er knyttet til forskning og utvikling. Partene bør vurdere sine omstendigheter og nevne tidspunktet for når NDA vil gjelde.
Andre bestemmelser
Unødvendig å si at NDA-er kan tilpasses for å dekke ditt spesifikke behov. For eksempel kan offentlige etater måtte inkludere strenge bestemmelser for å holde sensitiv informasjon privat.
På samme måte kan en NDA også inkludere gjeldende lover og forskrifter. Derfor, avhengig av dine bransjebehov, bør du inkludere andre passende klausuler i en NDA.
Konsekvenser av å bryte NDA
Konsekvensene av et brudd på taushetserklæring (NDA) avhenger av avtalevilkårene, jurisdiksjonen og andre faktorer. Noen av de vanlige konsekvensene er:
#1. Lovlig handling
Hvis du er parten som ble berørt av bruddet på NDA, kan du ta rettslige skritt mot parten som er involvert i NDA-bruddet. Disse handlingene kan variere fra å inngi et søksmål, søke påbud til å forfølge en alternativ løsning.
#2. Økonomiske konsekvenser
Noen NDAer har bestemmelser om økonomiske sanksjoner under NDA-brudd. Økonomiske straffer er ofte skissert i avtalen, eller det kan bestemmes av en domstol.
#3. Avbrytelse av kontrakt
Hvis noen bryter en NDA, kan de bli sagt opp som ansatt eller kontraktør. Muligheten for denne konsekvensen er stor når heving i slike tilfeller var et vilkår i kontrakten.
#4. Omdømmeskade
Personer involvert i NDA-brudd kan også møte skade på omdømmet, spesielt via sosiale medieplattformer. Det gir et negativt bilde av lovbryteren, og som et resultat mister de tillit og fremtidige forretningsmuligheter.
#5. Straffeanklager
Fremfor alt kan brudd på NDA til og med resultere i kriminelle anklager. Så alle parter bør være forsiktige med å avsløre informasjon om nasjonal sikkerhet, regjeringshemmeligheter eller annen oppdragskritisk informasjon.
Hva skjer når NDA utløper?
Før du blir involvert i en NDA, bør du også ha en klar idé om hva som skjer etter utløpet av en NDA. Hver NDA kommer med en tidsramme som angir gyldigheten av denne juridiske kontrakten. Når gyldigheten opphører eller utløper, er partene ikke lenger juridisk forpliktet til å holde informasjonen konfidensiell.
Det betyr også at informasjon nevnt i NDA ikke lenger anses som lovlig, og å avsløre dem fritt innebærer ikke juridiske konsekvenser. Men hvis konfidensiell informasjon er beskyttet av andre lover eller avtaler, bør den forbli privat.
Noen ganger har taushetserklæringer bestemmelser for å sikre at viss informasjon forblir konfidensiell selv etter at NDA utløper. I så fall er mottakeren fortsatt bundet av taushetsplikten for den informasjonen.
NDA-maler
#1. LegalZoom
LegalZoom tilbyr NDA-maler for joint venture, ansettelse av ansatte eller kontraktører, tilbakemeldinger om forretningsplaner og en-parts deling av informasjon. Du må oppgi grunnleggende informasjon om NDA; denne plattformen vil fortsette å legge dem til i dokumentet.
Når du gir all nødvendig informasjon, er NDA klar. Du kan logge på denne plattformen med kontoen din og bruke avtalen.
#2. Juridiske maler
LegalTemplates er en ressurs hvor du kan få gratis NDA-maler. Her kan du velge en NDA-mal mellom standard, ansettelse, kjøp og oppfinnelse.
Du må angi informasjon som avslørende part, mottakende part, konfidensialitetsvilkår og avtaledetaljer og gjøre NDA klar i PDF- eller Word-format. NDA kan også forhåndsvises før lagring og nedlasting.
Siste ord
Taushetserklæringer (NDAer) er et kraftig verktøy i forretningsmiljøet for å beskytte konfidensiell informasjon. Ved å få ansatte, partnere og andre interessenter til å signere en NDA, kan du sikre den intellektuelle eiendommen til bedriften din og opprettholde et konkurransefortrinn i forretningsmiljøet.
Nå som du vet når du skal bruke en NDA, kan du opprette en med malene nevnt ovenfor. Du kan også få hjelp fra leverandører av juridiske dokumenttjenester i denne forbindelse.