Sikre din bedrifts konfidensielle informasjon ved å inngå en taushetsavtale (NDA) med relevante parter.
Enhver virksomhet besitter bedriftshemmeligheter som gir dem et konkurransefortrinn. Taushetsavtaler (NDA-er) er et viktig redskap for å verne konfidensiell og sensitiv informasjon. Denne juridiske avtalen inngås mellom to eller flere parter, for eksempel ved ansettelser, fusjoner eller oppkjøp.
Dersom du ønsker å beskytte dine ideer og strategier fra uvedkommende, samtidig som du deler dem med dine ansatte, er en NDA den rette fremgangsmåten.
I denne veiledningen ser vi nærmere på NDA-er og deres fordeler. Les videre for å finne ut når det er hensiktsmessig å bruke en NDA og hvilke skritt som kan tas ved brudd på en slik avtale.
Hva er en NDA?
En taushetsavtale (NDA), også kjent som en konfidensialitetsavtale, er en juridisk bindende kontrakt. I en NDA samtykker en part i å dele konfidensiell forretningsinformasjon med en annen part. Sistnevnte forplikter seg deretter til ikke å dele denne informasjonen med andre i en spesifisert tidsperiode.
Hovedmålet med NDA-er er å beskytte sensitiv informasjon, immaterielle rettigheter og forretningshemmeligheter mot å bli avslørt for konkurrenter. En slik kontrakt er som regel nødvendig når to parter planlegger å samarbeide, men ønsker å ivareta sine egne interesser.
Med en NDA blir det juridisk forbudt å dele sensitiv informasjon om virksomheten eller planer med en tredjepart. Partene i en NDA kan være arbeidsgivere og ansatte/innleide konsulenter, eller to selskaper.
Typer NDA
Det finnes ulike typer NDA-er, og det er viktig å kjenne til dem for å velge den rette for ditt formål.
#1. Ensidig NDA
En ensidig NDA er en avtale der kun én part deler sin konfidensielle informasjon med en annen part som de ønsker å beskytte. Disse NDA-ene inngås ofte når organisasjoner må dele sensitiv informasjon med ansatte, konsulenter eller interessenter, og ønsker å forhindre at denne informasjonen blir videreformidlet. Dette er den vanligste typen NDA.
#2. Gjensidig NDA
Disse er også kjent som toveis- eller bilaterale NDA-er. Her utveksler begge parter konfidensiell forretningsinformasjon under forhandlinger, og det avtales restriksjoner for hvordan den andre parten skal bruke og dele informasjonen. Gjensidige NDA-er benyttes gjerne ved fusjoner, oppkjøp, bedriftsovertakelser og joint ventures.
Når bør du bruke en NDA?
Rekruttering av ansatte
Når du ansetter en ny medarbeider, gir du dem tilgang til konfidensiell og beskyttet informasjon. Derfor er det viktig at arbeidsgivere får de ansatte til å signere en NDA, for å beskytte informasjonen og hindre at de deler sensitive data både nå og i fremtiden.
En ansatt som er i ferd med å slutte, kan dele sensitiv informasjon under et jobbintervju. Derfor må du forby slik deling gjennom en NDA.
Innleie av leverandør
Mange bedrifter velger å ansette frilansere eller konsulenter for kortsiktige prosjekter. Også disse trenger tilgang til sensitiv informasjon og forretningshemmeligheter for å forstå virksomheten og levere tjenestene sine. Ansatte bør derfor sørge for at de signerer NDA-er ved ansettelse.
Klient onboarding
Når du begynner å tilby tjenester til en ny klient, får du tilgang til selskapets konfidensielle informasjon. Også i dette tilfellet bør du signere en NDA som definerer akseptabel bruk av den delte informasjonen.
Inngå forretningspartnerskap
Ethvert forretningsforhold bør bygge på tillit. For å etablere tillit, er NDA-er avgjørende, da de fastsetter begrensninger for bruken av delt informasjon. Dette er spesielt viktig for selskaper som planlegger fusjoner eller oppkjøp.
Disse selskapene må dele kritisk finansiell og driftsdata under due diligence-fasen, og NDA-er sikrer at informasjonen behandles på en forsvarlig måte.
Selge produkter eller tjenester
Når du selger et produkt eller en tjeneste, er det en risiko for at mottakeren kan dele sensitiv informasjon med en tredjepart. Her er det viktig å ha en NDA for å beskytte informasjonen om dine tilbud.
Fordeler med å ha en NDA
#1. Definerer tydelig den konfidensielle informasjonen
En NDA hjelper deg ved å definere konfidensiell informasjon. Når du deler konfidensiell informasjon med den andre parten, bør definisjonen være så bred som mulig.
#2. Gir trygghet ved deling av sensitiv informasjon
Bedrifter som arbeider med verdifull og sensitiv informasjon, kan være tilbakeholdne med å dele denne informasjonen med andre. Dette kan begrense forretningsmuligheter og relasjoner. Med en NDA kan de dele data trygt og uten bekymringer.
#3. Tiltrekker investorer
Investorer foretrekker å investere i selskaper som tar grep for å beskytte sin konfidensielle informasjon gjennom NDA-er. En taushetsavtale kan dermed tiltrekke seg kapital for selskaper i vekst.
#4. Beskytter privat informasjon
Den største fordelen med NDA-er er å beskytte virksomhetskritisk informasjon (forretningshemmeligheter, økonomiske data, kundelister osv.) fra å bli avslørt for uvedkommende. Du kan sikre konfidensialitet ved å få ansatte og andre forretningspartnere til å signere en NDA.
#5. Opprettholder konkurransefortrinn
NDA-er er viktige for bransjer som arbeider med immaterielle rettigheter og forretningshemmeligheter. Med taushetsavtaler kan organisasjoner holde informasjon og strategier konfidensielle, og dermed beholde et forsprang på konkurrentene.
#6. Fungerer som et juridisk dokument
Ved brudd på en NDA kan den berørte parten iverksette rettslige skritt mot den andre parten for å kreve erstatning for eventuell skade. En signert NDA gir et juridisk rammeverk for å forfølge saken om nødvendig.
#7. Forbedrer forhandlingskraft
Taushetsavtaler er også verdifulle for parter som er i diskusjoner med potensielle investorer eller kunder. Når du har signert en NDA, er den sensitive informasjonen din juridisk beskyttet. Dette gir deg en sterkere forhandlingsposisjon.
#8. Sikrer overholdelse
Overholdelse av regelverk er avgjørende for virksomheter. Selskaper innen helse, finans og teknologi må følge strenge regler for håndtering av konfidensiell informasjon.
Med taushetsavtaler kan virksomheter sikre overholdelse ved å tilby klare retningslinjer for datahåndtering og deling. NDA-er hjelper dem også med å unngå juridiske straffer og bøter ved manglende overholdelse.
#9. Legger til rette for samarbeid
Selv om informasjon er hemmelig, kan det være nødvendig å dele den med partnere og samarbeidspartnere. En NDA gir et rammeverk for sikker deling av konfidensiell informasjon i felles prosjekter og samarbeid uten risiko.
#10. Etablerer tillit
Å signere en NDA viser at du tar databeskyttelse alvorlig. Det signaliserer også en forpliktelse til å beskytte bedriftens immaterielle eiendom, og bidrar til å bygge tillit hos interessentene. Dette bidrar også til å styrke merkevaren og omdømmet ditt i markedet.
Viktige elementer i en NDA
Deltakere i avtalen
Det mest grunnleggende elementet i en NDA er partene. Hver NDA bør spesifisere hvilke parter som er en del av avtalen. Parten som mottar den sensitive informasjonen, kan være en enkeltperson, alle ansatte i et selskap eller enhver representant for selskapet.
Bedrifter bør også definere seg selv i NDA-en. Spesielt når selskaper med komplekse juridiske strukturer inngår en NDA, er det viktig å spesifisere hvilken juridisk enhet som eier informasjonen.
Klar definisjon av konfidensiell informasjon
Dette er kanskje et av de vanskeligste elementene å definere korrekt; En NDA må imidlertid tydelig definere hvilken informasjon som anses som konfidensiell under kontrakten.
Selskaper bør ikke anta at alle parter forstår hva som er beskyttet informasjon. Derfor er det deres ansvar å identifisere og spesifisere informasjonen som ikke skal deles med andre.
Når man definerer konfidensiell informasjon, kan det være en fare for å avsløre informasjonen innenfor NDA-en. Derfor tildeler selskaper gjerne konfidensialitet til en bred gruppe av informasjon.
NDA-ekskluderinger
I enkelte tilfeller er det lettere å definere hva som ikke er konfidensielt, i stedet for å definere hva som er sensitivt. I slike tilfeller kan du nevne i NDA-en at alt som deles med en ekstern part er konfidensielt, med unntak av det som er spesifisert.
Hensiktsmessig bruk av informasjon
At en informasjon ikke er konfidensiell, betyr ikke at partene kan bruke den til personlig vinning. Hvordan ting fungerer i en organisasjon er for eksempel ikke nødvendigvis konfidensiell informasjon.
En part bør imidlertid ikke dele denne informasjonen med en konkurrent for å oppnå økonomisk gevinst eller kopiere den i eget selskap. Derfor bør NDA-er alltid definere hvordan den eksterne parten kan bruke den ikke-konfidensielle informasjonen de har fått tilgang til.
Gyldighet / Tid
NDA-en bør angi avtalens gyldighet. Visse opplysninger blir mindre verdifulle over tid eller utløper, særlig de som knyttes til forskning og utvikling. Partene bør vurdere sin situasjon og fastsette hvor lenge NDA-en skal gjelde.
Andre bestemmelser
Det er viktig å huske at NDA-er kan tilpasses for å dekke spesifikke behov. Offentlige etater kan for eksempel ha behov for å inkludere strenge bestemmelser for å verne sensitiv informasjon.
På samme måte kan en NDA inneholde referanser til gjeldende lover og forskrifter. Avhengig av bransjebehov, kan du inkludere andre relevante klausuler i en NDA.
Konsekvenser av brudd på NDA
Konsekvensene av brudd på en taushetsavtale (NDA) avhenger av avtalevilkårene, jurisdiksjonen og andre faktorer. Her er noen av de vanligste konsekvensene:
#1. Rettslige skritt
Hvis du er parten som er berørt av bruddet på NDA-en, kan du ta rettslige skritt mot parten som er involvert i bruddet. Disse skrittene kan innebære å reise søksmål, be om et påbud eller søke alternative løsninger.
#2. Økonomiske konsekvenser
Enkelte NDA-er har bestemmelser om økonomiske sanksjoner ved brudd. Økonomiske straffer spesifiseres gjerne i avtalen, eller de kan fastsettes av en domstol.
#3. Avslutning av kontrakt
Ved brudd på en NDA kan ansatte eller innleide konsulenter bli oppsagt. Dette er en sannsynlig konsekvens dersom oppsigelse var et vilkår i kontrakten.
#4. Omdømmeskade
Personer involvert i NDA-brudd kan også oppleve skade på omdømmet, spesielt via sosiale medier. Dette gir et negativt bilde av lovbryteren, og kan føre til tap av tillit og fremtidige forretningsmuligheter.
#5. Straffesak
I alvorlige tilfeller kan brudd på en NDA føre til strafferettslige anklager. Parter bør være forsiktige med å dele informasjon knyttet til nasjonal sikkerhet, statlige hemmeligheter eller annen virksomhetskritisk informasjon.
Hva skjer når en NDA utløper?
Før du inngår en NDA, bør du også ha en klar forståelse av hva som skjer når NDA-en utløper. Alle NDA-er har en tidsramme som angir gyldigheten av den juridiske kontrakten. Når gyldigheten opphører eller utløper, er partene ikke lenger juridisk forpliktet til å holde informasjonen konfidensiell.
Dette betyr også at informasjon nevnt i NDA-en ikke lenger er beskyttet, og at det ikke har juridiske konsekvenser å dele den. Dersom konfidensiell informasjon er beskyttet av andre lover eller avtaler, skal den imidlertid forbli privat.
Enkelte taushetsavtaler inneholder bestemmelser som sikrer at viss informasjon forblir konfidensiell også etter at NDA-en utløper. I slike tilfeller er mottakeren fortsatt bundet av taushetsplikt for den spesifikke informasjonen.
NDA-maler
#1. LegalZoom
LegalZoom tilbyr NDA-maler for joint ventures, ansettelse av ansatte eller konsulenter, tilbakemeldinger om forretningsplaner og en-parts deling av informasjon. Du må oppgi grunnleggende informasjon om NDA-en; denne plattformen vil legge den til i dokumentet.
Når all nødvendig informasjon er lagt inn, er NDA-en klar. Du kan logge deg inn på plattformen med kontoen din og bruke avtalen.
#2. LegalTemplates
LegalTemplates er en ressurs hvor du kan finne gratis NDA-maler. Her kan du velge mellom standard NDA-er, NDA-er for ansettelse, kjøp og oppfinnelse.
Du må angi informasjon som avslørende part, mottakende part, konfidensialitetsvilkår og avtaledetaljer, og deretter kan NDA-en gjøres klar i PDF- eller Word-format. Du kan også forhåndsvise NDA-en før du lagrer og laster den ned.
Siste ord
Taushetsavtaler (NDA-er) er et effektivt verktøy i næringslivet for å beskytte konfidensiell informasjon. Ved å få ansatte, partnere og andre interessenter til å signere en NDA, kan du sikre bedriftens immaterielle eiendom og opprettholde et konkurransefortrinn.
Nå som du vet når det er hensiktsmessig å bruke en NDA, kan du opprette en ved hjelp av malene som er nevnt ovenfor. Du kan også søke bistand fra leverandører av juridiske dokumenttjenester.