Både Trello og Asana fremstår som sentrale verktøy for prosjektadministrasjon. Men hvilket av disse to alternativene bør du velge for dine behov? Denne sammenlignende gjennomgangen hjelper deg med å finne det rette svaret.
Med et bredt spekter av prosjektstyringsverktøy tilgjengelig, er det forståelig at virksomheter kan bli usikre i valget av den ideelle plattformen. Det er ikke alle applikasjoner som har de nødvendige funksjonene, og ikke alle passer for alle typer virksomheter.
Spesielt når du har to spesifikke programmer i tankene, er en grundig sammenligning en god måte å ta det endelige valget på. Derfor har vi valgt å sammenligne Trello og Asana i denne artikkelen. La oss først undersøke hvorfor selskaper trenger prosjektstyringsverktøy, før vi går dypere inn i diskusjonen.
Viktigheten av prosjektstyringsverktøy for selskaper
Effektiv planlegging og organisering
Ethvert prosjekt krever en tydelig oversikt og systematisk oppgaveplanlegging. Prosjektstyringsverktøy hjelper bedrifter å arbeide mot felles mål ved å gi dem muligheten til å utforme detaljerte prosjektplaner.
Oppgavestyring
Prosjektstyringsverktøy gir bedrifter muligheten til å overvåke og kontrollere oppgaver gjennom hele prosjektets levetid. Oppgavetildeling, fastsettelse av tidsfrister og sporbarhet av avhengigheter er noen av de vanligste funksjonene som finnes i disse verktøyene, og de gjør det mulig å holde teammedlemmene ansvarlige for sine forpliktelser.
Ressursallokering
For å oppnå suksess i prosjekter, må bedrifter allokere og håndtere ressursene sine på en effektiv måte. Disse verktøyene gir innsikt i ressurstilgjengelighet og arbeidsmengde, noe som bidrar til å forebygge ressurskonflikter og optimere ressursutnyttelsen.
Samarbeid og kommunikasjon
Et vellykket prosjekt forutsetter smidig kommunikasjon og samarbeid mellom teammedlemmene. Prosjektledelsesapplikasjoner inneholder integrerte verktøy som gjør det enkelt for brukere å kommunisere og samarbeide på samme plattform.
Budsjettstyring
Prosjektstyringsverktøy er også utformet for å spore prosjektutgifter og budsjettallokering. Dette reduserer bekymringen for kostnadsoverskridelser og sikrer at prosjektene ferdigstilles innenfor de fastsatte budsjettrammene.
Skalerbarhet
De fleste prosjektstyringsverktøy er utformet for å håndtere prosjekter av varierende størrelser og kompleksitetsnivåer. Bedrifter kan enkelt skalere opp eller ned etter behov for å tilpasse seg endrede prosjektkrav.
Risikostyring
De fleste prosjektstyringsverktøy støtter risikovurdering ved å tilby funksjonalitet for å spore, dokumentere og redusere effekten av ulike risikofaktorer. Dette sparer bedrifter fra å måtte bruke egne verktøy for risikostyring.
Rapportering
Prosjektstyringsverktøy gir sanntidsinnsikt i fremdriften av prosjekter. Dette gjør det mulig for organisasjoner å overvåke nøkkelindikatorer, spore milepæler og generere rapporter om teamets prestasjoner.
Hva er Trello?
Trello er et skybasert prosjektstyringsverktøy som er ideelt for organisering av oppgaver, sporing av fremdrift og samarbeid mellom lagkamerater og team. Det legger vekt på den visuelle organiseringen av prosjekter ved hjelp av elementer som tavler, lister og kort. Vanligvis representerer en tavle et prosjekt, mens lister representerer de ulike stadiene.
Hvert kort er tilegnet en bestemt oppgave eller element, som kan flyttes mellom listene for å vise fremdrift. Brukerne har fleksibiliteten til å tilpasse alle disse elementene i tråd med sine individuelle behov og preferanser. Du kan også integrere ulike verktøy i denne programvaren for å gjøre prosjektstyringen enda enklere.
Hva er Asana?
Asana er også en programvare for prosjektledelse som finnes både i skybasert og desktopversjon. Løsningen kan være nyttig for alle, fra selvstendige næringsdrivende til mellomstore bedrifter og store selskaper. Den lar brukerne organisere, spore og håndtere prosjekter effektivt.
Programvaren har et visuelt grensesnitt hvor du kan opprette oppgaver, tildele dem til teammedlemmer, sette tidsfrister for hver oppgave og overvåke prosjektets fremdrift. Asana tilbyr flere visningsalternativer, inkludert oppgavelister, kanban-tavler, kalendere og tidslinjer. Ved hjelp av Asanas maler og integrasjonsmuligheter kan du forenkle prosjektledelsesprosessen.
Trello vs. Asana: En sammenligning basert på funksjoner
Nå er det på tide å se hvordan disse prosjektstyringsverktøyene klarer seg i en direkte sammenligning basert på nøkkelfunksjoner.
#1. Oppgavestyring
Trello kan brukes til å administrere ethvert prosjekt, arbeidsflyt eller oppgave. Du kan laste opp viktige filer til hvert oppgavekort. I tillegg kan du lage sjekklister og automatisere arbeidsflyten for å eliminere repetitive oppgaver.
Verktøyet tilbyr også et utvalg av tilpasningsmuligheter for å maksimere produktiviteten til teamet ditt. Du kan legge til medlemmer på relevante kort og prosjekter, angi tidsfrister for hver oppgave, inkludere sjekklister og endre statusen til kortene når oppgavene er fullført.
Asana har også funksjoner for effektiv prosjektstyring. Prosjektoversikten lar deg visuelt holde oversikt over tidsfrister og administrere milepælene dine. Porteføljefunksjonen lar deg identifisere prioriteringene dine og sørge for nøyaktig ressursallokering.
Asana lar deg også tilpasse prosjektoversikten for å fremheve den viktigste informasjonen om det aktuelle prosjektet. Målfunksjonen viser viktige forretningsmål som bidrar til prioritering av oppgaver og oppnåelse av målbare resultater.
#2. Teamsamarbeid og kommunikasjon
Trello tilbyr en rekke fleksible funksjoner for å fremme enkelt samarbeid og kommunikasjon mellom teammedlemmer. Brukere kan legge ved filer, notater og kommentarer til kortene for å sikre at alle relevante detaljer blir sett av de involverte i samarbeidet.
Den støtter også umiddelbar filopplasting fra forskjellige fildelingsapper og bruk av markdown-syntaks for å fremheve notater og kommentarer. Du kan også tagge andre på kort som er relevante for dem.
Med Asana trenger ikke organisasjonen din å bruke et eget verktøy for prosjektkommunikasjon og -ledelse. Du kan bruke den til å dele prosjektoppdateringer, prosjektmål, kunngjøringer og møteagendaer.
Du kan også legge til kommentarer til oppgavene ved å nevne en lagkamerat for å stille spørsmål eller få tilbakemelding. Det er også mulig å like kommentarer og legge ut kunngjøringer til hele teamet.
#3. Brukergrensesnitt
Trello har et minimalistisk grensesnitt. Når du åpner programvaren, ser du som standard en tavle med kort i tre lister. Du kan legge til flere lister og kort, eller opprette flere tavler for ulike prosjekter.
I venstre panel har du tilgang til alle innstillinger for tavler, medlemmer og arbeidsområder. Du kan også utforske ulike arbeidsområder fra det samme panelet. Fra toppmenyen har brukerne tilgang til alle arbeidsområdene sine, de siste aktivitetene, stjernemerkede tavler og maler.
Asana har et visuelt og intuitivt grensesnitt. Sammenlignet med Trello er brukergrensesnittet mer komplekst, men det gir også flere funksjoner. I venstre panel er det direkte lenker til fanene Mine oppgaver, Innboks, Porteføljer, Rapportering og Mål.
Det er også en mulighet for å legge til lenker under Lagrede søk. Nye brukere vil likevel trenge litt tid for å fullt ut forstå Asanas arbeidsflyt.
#4. Brukervennlighet
Uavhengig av hvilken plattform du bruker, er Trello ganske enkelt å bruke. Med sin fantastiske grafikk kan alle starte å bruke den med en gang uten å måtte prøve seg frem. Enten det gjelder å opprette en oppgave eller legge til en samarbeidspartner, gjør det enkle brukergrensesnittet det lett for deg.
Asana gir brukerne flere oppgavehåndteringsvisninger for alle prosjektets faser. Derfor vil ledere som jobber med flere prosjekter med forskjellige behov, finne dette ganske nyttig. Men Asana er mest populært blant erfarne brukere.
Nye brukere kan ha problemer med å benytte seg av alle funksjonene i Asana uten opplæring. Det tar også tid å lære å bruke dette prosjektstyringsverktøyet fullt ut på grunn av den bratte læringskurven.
#5. Oppgaveautomatisering
Trello kommer med et integrert automatiseringsverktøy kalt Butler Automation. Dette automatiseringssystemet uten kode er tilgjengelig for alle Trello-kort. Det tar bare fire trinn å lage en regel, inkludert utløseren og handlingen.
Det finnes også kort- og tavleknapper for automatisk utløsning med et enkelt klikk. Du kan også sette opp en tidsplanbasert kommando basert på kalenderen og tidsfristene. I tillegg kan du utvide automatiseringen utover tavlen med e-post og integrasjonsautomatisering.
Asana tilbyr oppgaveautomatisering for å redusere manuelt arbeid og strømlinjeforme prosesser uten å hoppe over noen trinn. Med regelfunksjonen kan du automatisere rutineoppgaver og lage tilpassede regler basert på dine behov.
Asana har en Custom Rules Builder med over 70 regler og funksjoner for automatisk endring av tidsfrister. De har til og med et forhåndsdefinert regelgalleri der du umiddelbart kan starte med de mest brukte prosessene.
#6. Tilgjengelige maler
Trello har et bredt utvalg av maler til ulike formål, som prosjektledelse, virksomhet, ingeniørvirksomhet, markedsføring, produktivitet, produksjon, drift, HR og salg.
Hvis du vil bruke maler for prosjektledelse, kan du velge blant de populære malene som heter Project Management, Simple Project Board, Government Project Management, Agile Board Template, Program Management Template, Work Request and intake process, and Client Workflow Management.
På samme måte har Asana en malportefølje for smidig planlegging for flere team, prosjektplanlegging, strategisk planlegging, programvareutvikling, ressursstyring, CRM, ansattengasjement og mye mer. For hver mal du velger, er det allerede integrerte nyttige funksjoner og en liste over anbefalte apper du bør bruke for å oppnå de beste resultatene.
Maler som for eksempel planer for profesjonell utvikling, planlegging av teammål, veikart for programvare, ukesplaner for arrangementer, fossefallsmetodikk for prosjektledelse, maler for prosjekttidslinjer, statusrapporter, tilbakemelding og godkjenninger for kreative ressurser, samarbeid med byråer, maler for strategisk planlegging og maler for byggeprosjektplaner er nyttige for prosjektledelsesrelaterte oppgaver.
#7. Integrasjon med forretningsapper
Trello støtter integrasjon med en rekke forretningsapper, inkludert bransjer som automatisering, filhåndtering, analyse, kommunikasjon, produktdesign, sosiale medier og markedsføring, salg og kundestøtte, utviklingsverktøy og HR.
Derfor kan selskaper integrere de mest populære forretningsappene med Trello, som Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Google Calendar, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox, Mailchimp, Evernote, Twitter, Salesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpscout og Freshdesk.
Asana har også integrasjonsfunksjon. Verktøy som tilhører kategorier som kommunikasjon, filhåndtering, HR, finans, IT, markedsføring, drift, lenker, salg, produktivitet, rapportering, design, produktadministrasjon og sikkerhet kan synkroniseres med denne programvaren.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Azure, Tableau, Jira Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, Google Calendar, Zapier, Power BI, Outlook, Google Drive, Vimeo, IBM App Connect, Canva, Figma, Invision, YouTube, Zoho Connect, Box, GitLab, Notion og Trello er noen av de applikasjonene som bedrifter kan integrere med Asana.
#8. Priser og abonnementsplaner
For Trello kan brukerne velge mellom fire forskjellige prismodeller. Den første er gratis, og den kan brukes av enkeltpersoner eller team med visse begrensninger, som 10 tavler per arbeidsområde og 250 kommandoer per måned. Hvis du er et lite team med behov for å utvide samarbeidet, kan du velge Standard-planen som koster $5/bruker/måned.
Team som har behov for å overvåke og visualisere flere prosjekter kan velge Premium-planen. Denne koster $10/bruker/måned og tilbyr forskjellige visninger for arbeidsområder og oppgaver. Trello sin Enterprise-plan koster fra $17,50/bruker/måned når den kjøpes for 50 brukere. Denne planen gir økt sikkerhet og kontroll for organisasjoner.
Asana har fire abonnementsplaner. Den kostnadsfrie Basic-planen er ideell for enkeltpersoner eller team som nylig har begynt å håndtere prosjekter. Premium-planen koster $10,00/bruker/måned og gir funksjoner som arbeidsflytbygger, avansert søk, administrasjonskonsoll, skjemaer, milepæler og ubegrensede prosjektrapporter.
Business-planen koster $24,99/bruker/måned og gir deg funksjoner som tilpasset regelbygger, portefølje, mål, skjemaforgrening og tilpasning, godkjenning og tidsregistrering. For funksjoner på bedriftsnivå, som Bundles, må du velge Asana Enterprise-planen.
Trello vs. Asana: Konklusjon
Både Trello og Asana har en sterk kundebase, noe som indikerer hvor effektive disse plattformene er for prosjektledelse. Du må likevel vurdere funksjonene grundig før du velger en applikasjon.
Som du kan forstå fra diskusjonen ovenfor, er Trello enkelt å bruke for brukere på alle erfaringsnivåer. Hvis du ikke har tid til å investere i opplæring for å lære deg prosjektstyringsverktøyet, kan det være bedre å velge Trello i stedet for Asana.
Hvis du vurderer pris- og abonnementsmodellene, er Trello også rimeligere enn Asana. Asanas gratisplan kommer med mange funksjonsbegrensninger. Derfor kan brukere med et begrenset budsjett velge Trello.
Samtidig vil bedrifter som jobber med komplekse prosjekter og med flere leverandører og samarbeidspartnere, finne at Asana er mer nyttig. Hvis du kan bruke en bedriftsabonnementsplan, vil dette definitivt vise seg å være et mer robust verktøy for prosjektstyring enn Trello.
Du kan også lese andre sammenligninger i artiklene Trello vs. Jira og Jira vs. Asana.