Milde påminnelser via e-post er en uunngåelig del av hverdagen, både personlig og profesjonelt.
I en tid der e-postmarkedsføring er utbredt og bedrifter sender ut store mengder e-poster, er uleste meldinger et vanlig syn i de fleste innbokser.
En undersøkelse fra Mailbird viser at 35 % av e-postene i en gjennomsnittlig innboks forblir ulest. Det betyr at mer enn en av tre e-poster ikke blir åpnet. Du kan enten la viktig kommunikasjon forsvinne i denne mengden, eller sende en vennlig påminnelse.
Hva er en mild påminnelse via e-post?
Som navnet tilsier, er en mild påminnelse en høflig henvendelse til mottakeren angående et tidligere kommunisert anliggende.
Ofte sendes disse fordi mottakeren ikke har svart, eller rett og slett har glemt å åpne den opprinnelige meldingen. Målet er å ikke virke desperat, men likevel sikre at det ønskede resultatet av den første e-posten oppnås.
Dette høres kanskje enkelt ut, men det er noen faktorer som er viktige for å gjøre det riktig, som for eksempel emnelinje, lengde på e-posttekst og tone.
La oss se nærmere på ulike situasjoner.
Kommunikasjon med overordnede
Det er ikke uvanlig at ledere og sjefer har mye på tallerkenen, og derfor kan en påminnelse være nødvendig.
Dette kan gjelde ulike situasjoner, som oppfølging av et prosjekt, en refusjonsforespørsel eller spørsmål knyttet til lønn.
Eksempler på emnelinjer:
- Trenger tilbakemelding fra deg angående {oppgave}.
- Venter på svar angående {oppgave}.
- Mild påminnelse om {oppgave}.
E-posttekst:
Hei [Navn],
Jeg følger opp min tidligere e-post angående {oppgaven}. Jeg trenger din tilbakemelding for å komme videre. Gi meg beskjed hvis det er noe du trenger fra min side.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Det finnes mange måter å formulere emnelinjen og e-postteksten på. Det viktigste er å være kort og tydelig. Hvis det er flere punkter, bruk en liste for å gjøre det enklere for mottakeren å forstå hva som kreves.
Purring på forsinket betaling
Å få betalt i tide er kritisk for enhver bedrift. Dessverre glemmer mange viktigheten av å betale fakturaer innen fristen.
Siden dette er et sensitivt tema for begge parter, er en direkte, men vennlig tilnærming avgjørende. Mottakeren må forstå alvoret i situasjonen, samtidig som man unngår å skade forretningsforholdet.
Eksempler på emnelinjer:
- Forsinket betaling for faktura {nummer}.
- Haster: Forfalt betaling for faktura {nummer}.
- Tiltak nødvendig: Faktura {nummer} er fortsatt ubetalt.
E-posttekst:
Hei [Navn],
Vi minner om at betaling for faktura {nummer} er forfalt. Vi setter pris på en snarlig betaling.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn/Firmanavn]
Når bør denne påminnelsen sendes? Det avhenger av flere faktorer, som lengden på forretningsforholdet, om forsinket betaling er vanlig fra denne kunden, og om du ønsker å fortsette samarbeidet. Basert på dette kan du justere tonen og tidspunktet for meldingen.
I de fleste tilfeller er det passende å sende påminnelsen dagen etter forfallsdato. Det anbefales ikke å vente mer enn en uke.
Forespørsel om tilbakemelding
Tilbakemelding er viktig for alle, spesielt for de som er i starten av karrieren. Det kan være lærere, mentorer eller eksperter innenfor ditt felt som kan gi deg verdifull innsikt.
Hva gjør du hvis du ikke får svar på forespørselen din?
Eksempler på emnelinjer:
- Venter på tilbakemelding om {emne}.
- Påminnelse om tilbakemeldingsforespørsel.
- Ekspertinnsikt ønskes.
E-posttekst:
Hei [Navn],
Håper alt er bra med deg.
Jeg følger opp min tidligere e-post angående tilbakemelding på {emne}. Din ekspertise innenfor {felt} vil være svært verdifull for meg. Jeg ser frem til tilbakemeldingen din.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Det kan være at eksperten mottar mange slike henvendelser. I så fall kan det være nyttig å tilby en form for kompensasjon for tiden deres, for eksempel «Jeg er villig til å kompensere for din innsats».
Selv om det kan føles vanskelig å foreslå betaling til noen du ikke kjenner, har det hendt at eksperter har nølt med å gi «gratis» tilbakemeldinger.
Det finnes mange andre fagpersoner som er villige til å gi tilbakemelding. Hvis du opplever at eksperten ikke svarer eller er uvillig til å hjelpe, er det alltid alternativer.
Påminnelse om husleie
Dette er et viktig tema for utleiere. En truende tone er ikke å anbefale, da det kan føre til juridiske problemer.
En profesjonell og selvsikker tilnærming er best.
Eksempler på emnelinjer:
- Haster: Forfalt husleie.
- Påminnelse om ubetalt husleie.
- Tiltak kreves: Ubetalt husleie for {måned}.
E-posttekst:
Hei [Navn],
Jeg håper du har det bra.
Jeg har registrert at husleien for {måned} for {adresse} ikke er betalt. Jeg forstår at det kan oppstå vanskeligheter, men jeg ønsker å vite når jeg kan forvente betaling.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Påminnelser om arrangementer
Arrangementsplanleggere er under stort press for å sikre at arrangementene deres blir vellykket. En viktig del av planleggingen er å bekrefte antall deltakere. Derfor er det viktig å sende påminnelser om deltakelse i god tid.
Disse påminnelsene bør være vennlige, men tydelige, og kreve et svar eller en avbestilling av plassen.
Eksempler på emnelinjer:
- Bekreft din deltakelse på {arrangement}.
- Ikke glem {arrangement}.
- Vi venter på ditt svar om {arrangement}.
E-posttekst:
Hei [Navn],
Vi er glade for å ha deg på vårt kommende {arrangement} den {dato}. Vennligst bekreft din deltakelse ved å svare på denne e-posten.
Vi forbeholder oss retten til å tilby din plass til noen andre dersom vi ikke mottar svar fra deg innen {tid/dato}.
Håper på din forståelse og ser frem til å se deg.
Med vennlig hilsen,
[Arrangementsansvarlig]
Du kan justere tonen basert på den spesifikke situasjonen.
Møtepåminnelser
Møtefravær er et vanlig problem i mange bedrifter. Selv om det finnes mange påminnelser på datamaskiner og telefoner, hender det at vi glemmer møter.
Her er en mal for en møtepåminnelse for å sikre at alle deltar.
Eksempler på emnelinjer:
- Vennlig påminnelse: kommende møte {tid/dato/sted}.
- Viktig: møtepåminnelse.
- Oppmerksomhet kreves: kommende møte.
E-posttekst:
Hei [Navn],
En rask påminnelse om det kommende møtet {tid/dato} på {sted}. Ta gjerne en titt på agendaen og noter ned eventuelle spørsmål. Din deltakelse og innspill settes stor pris på.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Påminnelse om jobbsøknad
Jobbsøknader er ofte de som får minst respons. Dette kan skyldes det store antallet henvendelser og at mange arbeidsgivere ikke sender ut avslag.
Dette kan være forvirrende for søkere. Det skader ikke å sende en eller to påminnelser.
Eksempler på emnelinjer:
- Re: Søknad om {jobbtittel} – neste steg?
- Fremgang i søknad om {jobbtittel}?
- Er jeg aktuell for {jobbtittel}?
E-posttekst:
Hei [Navn],
En rask oppfølging angående statusen på min søknad om {jobbtittel}. Er det noen oppdateringer? Er det noe du trenger fra meg?
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Fristpåminnelser
Vi har alle tidsfrister å forholde oss til. Milde påminnelser er ofte nyttige.
Eksempler på emnelinjer:
- Fristvarsel: {prosjekt} forfaller om {X dager}.
- Haster: Fristen nærmer seg for {prosjekt}.
- {Prosjekt}: X dager igjen til fristen.
E-posttekst:
Hei [Navn],
En rask påminnelse om at fristen for {prosjekt} nærmer seg, den {forfallsdato}. Pass på at alt er i rute, og ta kontakt hvis du trenger hjelp.
Med vennlig hilsen,
[Ditt navn]
Bruk av AI-verktøy til å skrive e-poster
Det fine med e-poster er at de ikke blir flagget for AI-generert innhold. Det viktigste er at du får frem poenget ditt på en god måte.
AI-verktøy som ChatGPT, Bard og Bing kan hjelpe deg med å skrive e-poster.
ChatGPT er en freemium-tjeneste, mens Bing og Bard er helt gratis.
ChatGPT
Disse verktøyene er konversasjons-AI. Du kan kommunisere med dem som du ville gjort med en assistent, for å finjustere resultatet.
Som med alle AI-verktøy, kan outputen noen ganger være litt dårlig. Disse verktøyene kan være en god hjelp, men kan ikke fullt ut erstatte menneskelig inngripen.
Vær forsiktig med påminnelser!
Påminnelser er nyttige og tjener et viktig formål. Det er ikke uvanlig å bli kontaktet med e-poster om potensielle samarbeid. Milde påminnelser er ofte nøkkelen til å få prosjekter i havn.
Ikke nøl med å sende disse påminnelsene til potensielle kunder, de fungerer faktisk.
Dette var vår guide til milde påminnelser, med noen maler for å hjelpe deg i gang. Hvis du trenger hjelp, er det mange verktøy som kan gjøre det enklere å sende e-poster.
PS: Er du interessert i å lære mer om AI, som ChatGPT? Her er en lenke til tipsbilk.nets ChatGPT-ressurser for å hjelpe deg med å realisere potensialet.