Introduksjon til Gantt-diagrammer i Notion
Uavhengig av om du arbeider alene eller som del av et større team, er Gantt-diagrammer et utmerket verktøy for å håndtere komplekse prosjekter. Mange programvareløsninger for prosjektstyring gir mulighet for å bruke Gantt-diagrammer, og Notion er en av disse.
Dersom du aldri har brukt Gantt-diagrammer i Notion før, kan det virke overveldende. Men du har kommet til rett sted! Denne guiden vil vise deg hvordan du kommer i gang.
Hva er et Gantt-diagram?
Før vi ser på hvordan du bruker Gantt-diagrammer, er det nyttig å forstå hva de er. Gantt-diagrammer er visuelle rammeverk som hjelper deg med å spore fremdriften i større prosjekter. Selv om de ofte brukes i større organisasjoner, er de også svært nyttige for frilansere, studenter og team som jobber eksternt.
Et Gantt-diagram inneholder vanligvis en oversikt over alle oppgaver i et prosjekt, for eksempel omdesign av en nettside eller lansering av en markedsføringskampanje. Det viser også en tidsskala med forventede fullføringsdatoer og fremdriftsprosenter. Som med mange andre prosjektledelsesmetoder, kan du også delegere oppgaver til andre teammedlemmer.
Hvis du arbeider i et eksternt team, kan det være nyttig å se på de beste prosjektstyringsverktøyene for eksternt samarbeid.
Hvordan lage og bruke et Gantt-diagram i Notion
Selv om det er mulig å lage et Gantt-diagram i Notion fra bunnen av, er det mye enklere å bruke en ferdig mal – spesielt hvis du er nybegynner. Notion tilbyr en gratis Gantt-diagrammal som du kan laste ned og bruke i ditt eget arbeidsområde. Vi skal bruke denne malen i denne veiledningen.
Slik får du tak i malen:
- Gå til Notions mal-side for Gantt-diagrammer og klikk på «Start med denne malen».
- Velg arbeidsområdet der du ønsker å duplisere malen.
- Vent til Notion har duplisert malen, og begynn deretter å tilpasse den etter dine behov.
Nå som du har malen, la oss se på hvordan du tilpasser og bruker Gantt-diagrammet i Notion.
1. Skriv inn prosjektnavnene
Før du går i gang med mer kompliserte tilpasninger, bør du begynne med å legge inn navnene på prosjektene dine. Dette er enkelt:
- Gå til «Prosjekt»-fanen.
- Hold musepekeren over prosjektet du vil endre, og klikk på «Åpne».
- Skriv inn det nye navnet for prosjektet ditt i tekstboksen øverst.
Alternativt kan du klikke direkte på navnet du vil endre i tabellen og gjøre tilpasningene der. Gjenta prosessen til du har endret alle prosjektnavnene slik at de passer dine behov.
2. Tilpasning av hvert prosjekts detaljer
Nå som du har endret navnene på hvert prosjekt i Gantt-diagrammet, kan du begynne å tilpasse detaljene. Du kan blant annet endre:
- Legge til underoppgaver i hvert vindu.
- Oppdatere status og fremdrift.
- Tidslinje
For å gjøre prosessen enklere, deler vi dette inn i separate seksjoner nedenfor.
Legge til underoppgaver i hvert vindu
Det kan være lurt å begynne med å legge til underoppgaver etter at du har endret prosjektnavnene. Slik gjør du det:
- Åpne oppgaven du vil tilpasse. Du kan enten gjøre dette via prosjektdelen eller ved å klikke på fanen i tidslinjevisningen.
- Du vil se noen forhåndsdefinerte oppgaver som allerede er listet opp i Notion. Klikk på hver av disse for å tilpasse navn, ansvarlig person og status. Du kan også legge til kommentarer hvis det er nødvendig.
- For å legge til nye oppgaver fra bunnen av, klikker du på «+»-knappen. Deretter velger du enten en eksisterende side eller oppretter en ny ved å skrive «opprett» i søkefeltet og trykke på «Ny opprettelse i Oppgaver».
- For å fjerne oppgaver, velg «–«-ikonet etter at du holder markøren over den spesifikke oppgaven.
Etter å ha lagt til nye oppgaver, kan du tilpasse dem på samme måte som du gjorde med de forhåndsdefinerte versjonene.
Oppdatering av status for oppgaven din
For å oppdatere statusen til en oppgave i Gantt-malen, åpner du kortet knyttet til det aktuelle prosjektet eller deloppgaven. Her finner du en seksjon som heter «Status». Utvid nedtrekksmenyen og velg den gjeldende statusen for prosjektet.
Du vil sannsynligvis også se en fremdriftsandel i «Fremdrift»-fanen. Denne oppdateres automatisk etterhvert som du fullfører deloppgaver i prosjektet ditt.
Hvis du er ny i Notion, kan det være nyttig å lese denne veiledningen om smarte ting du kan gjøre i Notion.
Tidslinje
Hvis du ønsker å endre tidsskalaen for en oppgave, kan du gjøre dette i «Tidsskala»-delen. Velg nye start- og sluttdatoer i kalenderen.
Du kan også flytte prosjektet ditt langs Gantt-diagrammets tidslinje ved å dra og slippe de relevante oppgavene.
3. Endre visningen
Det er flere måter å endre visningen i Gantt-diagrammet ditt. På høyre side finner du en nedtrekksmeny der du kan velge en tidsenhet, for eksempel måned, år eller kvartal.
Velg ønsket tidsintervall fra menyen. Du kan også bruke «I dag»-fanen for å hoppe til dagens dato.
Et annet alternativ er å endre oppgavevisningen etter prioritet. For å gjøre dette, velg «Etter prioritet» på venstre side av skjermen. Alternativt kan du velge «Alle prosjekter» for en fullstendig oversikt over alt.
Husk at du kan tilpasse alle disse navnene hvis du ønsker det. Det kan også være nyttig å se på denne hurtigstartguiden for Notions prosjekt- og oppgavemaler hvis du nettopp har begynt å bruke Notion.
4. Vise og delegere oppgaver
Hvis du bruker et Gantt-diagram for soloprosjekter, trenger du ikke dette avsnittet. Men hvis du bruker Gantt-diagrammet i Notion som del av et team, er det viktig å vite hvordan du delegerer oppgaver.
- Rull ned til «Oppgaver».
- Klikk på «Tilordnet»-fanen.
- Skriv inn navnet på personen du vil delegere oppgaven til.
Alternativt kan du gjøre følgende:
- Åpne en oppgave.
- Gå til deloppgaven.
- Velg personen du vil delegere oppgaven til i «Tilordnet»-delen.
Hvis du senere konkluderer med at Gantt-diagrammer ikke er den mest optimale metoden for å administrere prosjektene dine, finnes det flere alternativer.
Lag effektive Gantt-diagrammer i Notion
Gantt-diagrammer kan virke forvirrende ved første øyekast, men de er en svært effektiv måte å administrere prosjektene dine på. Å lære å bruke Gantt-diagrammer i Notion er et godt sted å begynne, og du vil sannsynligvis oppleve at teamet ditt blir mer produktivt.
Selv om du bare bruker disse diagrammene for individuelle prosjekter, kan det være lettere å holde oversikt over dine større oppgaver. Du kan bruke Gantt-diagrammer for en rekke prosjekttyper, og de er spesielt nyttige for langsiktige prosjekter.