Microsoft Excel viser negative tall med et ledende minustegn som standard. Det er god praksis å gjøre negative tall enkle å identifisere, og hvis du ikke er fornøyd med denne standarden, gir Excel noen forskjellige alternativer for formatering av negative tall.
Excel har et par innebygde måter å vise negative tall på, og du kan også sette opp tilpasset formatering. La oss dykke inn.
Bytt til et annet innebygd negativt tallalternativ
En ting å merke seg her er at Excel vil vise forskjellige innebygde alternativer avhengig av region og språkinnstillinger i operativsystemet ditt.
For de i USA tilbyr Excel følgende innebygde alternativer for å vise negative tall:
I svart, med et foregående minustegn
I rødt
I parentes (du kan velge rød eller svart)
I Storbritannia og mange andre europeiske land vil du vanligvis kunne angi negative tall som skal vises i svart eller rødt og med eller uten et minustegn (i begge farger), men har ingen mulighet for parenteser. Du kan lære mer om disse regionale innstillingene på Microsofts nettsted.
Uansett hvor du er, vil du imidlertid kunne legge til flere alternativer ved å tilpasse tallformatet, som vi vil dekke i neste avsnitt.
For å endre til et annet innebygd format, høyreklikk en celle (eller utvalg av valgte celler) og klikk deretter på «Formater celler»-kommandoen. Du kan også trykke Ctrl+1.
I vinduet Formater celler bytter du til fanen «Nummer». Til venstre velger du kategorien «Nummer». Til høyre, velg et alternativ fra «Negative tall»-listen og trykk deretter «OK.»
Merk at bildet nedenfor viser alternativene du vil se i USA. Vi vil snakke om å lage dine egne tilpassede formater i neste seksjon, så det er ikke noe problem hvis det du ønsker ikke vises.
Her har vi valgt å vise negative verdier i rødt med parenteser.
Denne skjermen er mye mer identifiserbar enn Excel-standarden.
Opprett et tilpasset negativt tallformat
Du kan også lage dine egne tallformater i Excel. Dette gir deg den ultimate kontrollen over hvordan dataene vises.
Start med å høyreklikke en celle (eller utvalg av valgte celler) og deretter klikke på «Formater celler»-kommandoen. Du kan også trykke Ctrl+1.
På «Nummer»-fanen velger du kategorien «Egendefinert» til venstre.
Du ser en liste over forskjellige tilpassede formater til høyre. Dette kan virke litt forvirrende i begynnelsen, men er ingenting å frykte.
Hvert tilpasset format er delt inn i opptil fire seksjoner, med hver seksjon atskilt med et semikolon.
Den første delen er for positive verdier, den andre for negative, den tredje for nullverdier og den siste delen for tekst. Du trenger ikke å ha alle seksjoner i et format.
Som et eksempel, la oss lage et negativt tallformat som inkluderer alt nedenfor.
I blått
I parantes
Ingen desimaler
I Type-boksen skriver du inn koden nedenfor.
#,##0;[Blue](#,##0)
Hvert symbol har en betydning, og i dette formatet representerer # visningen av et signifikant siffer, og 0 er visningen av et ubetydelig siffer. Dette negative tallet er satt i parentes og vises også i blått. Det er 57 forskjellige farger du kan spesifisere etter navn eller nummer i en egendefinert tallformatregel. Husk at semikolon skiller den positive og negative tallvisningen.
Og her er resultatet vårt:
Tilpasset formatering er en nyttig Excel-ferdighet å ha. Du kan ta formatering utover standardinnstillingene i Excel som kanskje ikke er tilstrekkelig for dine behov. Formatering av negative tall er en av de vanligste bruksområdene for dette verktøyet.