Du har jobbet hardt med regnearket ditt. Du vil ikke at noen skal rote det til. Heldigvis gir Excel noen ganske gode verktøy for å hindre folk i å redigere ulike deler av en arbeidsbok.
Beskyttelse i Excel er passordbasert og skjer på tre forskjellige nivåer.
Arbeidsbok: Du har noen alternativer for å beskytte en arbeidsbok. Du kan kryptere den med et passord for å begrense hvem som til og med kan åpne den. Du kan gjøre filen åpen som skrivebeskyttet som standard, slik at folk må velge å redigere den. Og du beskytter strukturen til en arbeidsbok slik at alle kan åpne den, men de trenger et passord for å omorganisere, gi nytt navn, slette eller lage nye regneark.
Regneark: Du kan beskytte dataene på individuelle regneark fra å bli endret.
Celle: Du kan også beskytte bare spesifikke celler på et regneark fra å bli endret. Teknisk sett innebærer denne metoden å beskytte et regneark og deretter tillate at visse celler unntas fra den beskyttelsen.
Du kan til og med kombinere beskyttelsen av de forskjellige nivåene for forskjellige effekter.
Innholdsfortegnelse
Beskytt en hel arbeidsbok fra redigering
Du har tre valg når det gjelder å beskytte en hel Excel-arbeidsbok: krypter arbeidsboken med et passord, gjør arbeidsboken skrivebeskyttet, eller beskytt bare strukturen til en arbeidsbok.
Krypter en arbeidsbok med et passord
For best beskyttelse kan du kryptere filen med et passord. Når noen prøver å åpne dokumentet, ber Excel dem først om et passord.
For å sette den opp, åpne Excel-filen og gå til Fil-menyen. Du vil se «Info»-kategorien som standard. Klikk på «Beskytt arbeidsbok»-knappen og velg deretter «Krypter med passord» fra rullegardinmenyen.
I vinduet Krypter dokument som åpnes, skriv inn passordet ditt og klikk deretter «OK.»
Merk: Vær oppmerksom på advarselen i dette vinduet. Excel gir ingen måte å gjenopprette et glemt passord på, så sørg for at du bruker et du husker.
Skriv inn passordet ditt på nytt for å bekrefte, og klikk deretter «OK».
Du vil bli returnert til Excel-arket ditt. Men når du lukker den, neste gang du åpner den, vil Excel be deg om å skrive inn passordet.
Hvis du noen gang vil fjerne passordbeskyttelsen fra filen, åpner du den (noe som selvfølgelig krever at du oppgir gjeldende passord), og deretter følger du de samme trinnene du brukte for å tildele passordet. Bare denne gangen, gjør passordfeltet tomt og klikk deretter «OK».
Lag en arbeidsbok skrivebeskyttet
Å gjøre en arbeidsbok åpen som skrivebeskyttet er superenkelt. Det gir ingen reell beskyttelse fordi alle som åpner filen kan aktivere redigering, men det kan tjene som et forslag om å være forsiktig med å redigere filen.
For å sette den opp, åpne Excel-filen og gå til Fil-menyen. Du vil se «Info»-kategorien som standard. Klikk på «Beskytt arbeidsbok»-knappen og velg deretter «Krypter med passord» fra rullegardinmenyen.
Nå, når noen (inkludert deg) åpner filen, får de en advarsel som sier at filens forfatter foretrekker at de åpner den som skrivebeskyttet med mindre de trenger å gjøre endringer.
For å fjerne skrivebeskyttet innstilling, gå tilbake til Fil-menyen, klikk på «Beskytt arbeidsbok»-knappen igjen, og slå av «Åpne alltid skrivebeskyttet»-innstillingen.
Beskytt strukturen til en arbeidsbok
Den siste måten du kan legge til beskyttelse på arbeidsboknivå er ved å beskytte arbeidsbokens struktur. Denne typen beskyttelse forhindrer personer som ikke har passordet fra å gjøre endringer på arbeidsboknivå, noe som betyr at de ikke kan legge til, fjerne, gi nytt navn eller flytte regneark.
For å sette den opp, åpne Excel-filen og gå til Fil-menyen. Du vil se «Info»-kategorien som standard. Klikk på «Beskytt arbeidsbok»-knappen og velg deretter «Krypter med passord» fra rullegardinmenyen.
Skriv inn passordet ditt og klikk «OK».
Bekreft passordet ditt og klikk «OK».
Hvem som helst kan fortsatt åpne dokumentet (forutsatt at du ikke også krypterte arbeidsboken med et passord), men de vil ikke ha tilgang til de strukturelle kommandoene.
Hvis noen kjenner passordet, kan de få tilgang til disse kommandoene ved å bytte til «Gjennomgå»-fanen og klikke på «Beskytt arbeidsbok»-knappen.
De kan deretter skrive inn passordet.
Og de strukturelle kommandoene blir tilgjengelige.
Det er imidlertid viktig å forstå at denne handlingen fjerner beskyttelsen av arbeidsbokstrukturen fra dokumentet. For å gjenopprette den, må du gå tilbake til filmenyen og beskytte arbeidsboken igjen.
Beskytt et regneark fra redigering
Du kan også beskytte individuelle regneark mot redigering. Når du beskytter et regneark, låser Excel alle cellene fra redigering. Å beskytte regnearket betyr at ingen kan redigere, formatere eller slette innholdet.
Klikk på «Review»-fanen på hovedbåndet i Excel.
Klikk på «Beskytt ark».
Skriv inn passordet du vil bruke for å låse opp arket i fremtiden.
Velg tillatelsene du vil at brukerne skal ha for regnearket etter at det er låst. For eksempel vil du kanskje la folk formatere, men ikke slette, rader og kolonner.
Klikk «OK» når du er ferdig med å velge tillatelser.
Skriv inn passordet du laget på nytt for å bekrefte at du husker det, og klikk deretter «OK».
Hvis du trenger å fjerne denne beskyttelsen, gå til «Gjennomgå»-fanen og klikk på «Unprotect Sheet»-knappen.
Skriv inn passordet ditt og klikk «OK».
Arket ditt er nå ubeskyttet. Merk at beskyttelsen er helt fjernet og at du må beskytte arket igjen hvis du vil.
Beskytt spesifikke celler fra redigering
Noen ganger vil du kanskje bare beskytte bestemte celler fra redigering i Microsoft Excel. Du kan for eksempel ha en viktig formel eller instruksjoner som du vil holde trygg. Uansett årsak kan du enkelt låse bare visse celler i Microsoft Excel.
Start med å velge cellene du ikke vil skal låses. Det kan virke motintuitivt, men hei, det er Office for deg.
Høyreklikk nå på de valgte cellene og velg kommandoen «Formater celler».
I vinduet Formater celler bytter du til fanen «Beskyttelse».
Fjern merket for «Låst»-boksen.
Og klikk deretter «OK.»
Nå som du har valgt cellene du vil tillate redigering for, kan du låse resten av regnearket ved å følge instruksjonene i forrige del.
Vær oppmerksom på at du kan låse et regneark først og deretter velge cellene du vil låse opp, men Excel kan være litt uklar med det. Denne metoden for å velge cellene du vil forbli ulåst og deretter låse arket fungerer bedre.