I Microsoft Teams kan brukere kommunisere via chat, enten en-til-en med andre teammedlemmer, eller i grupper og kanaler. Uansett hvilken metode som brukes, er det kun personer innenfor samme organisasjon som det er mulig å kommunisere med.
Microsoft Teams tilbyr to ulike måter å inkludere eksterne parter i et team på; gjestetilgang og ekstern tilgang. Begge disse funksjonene må aktiveres av en administrator i Microsoft Teams administrasjonssenter.
Kommunikasjon med eksterne brukere i Microsoft Teams
Eksterne brukere defineres som individer med e-postadresser som tilhører et annet domene enn det Microsoft Teams er konfigurert for.
For eksempel, hvis din organisasjons e-postadresser er knyttet til domenet myteamsdomain.com, kan kun brukere med e-post fra dette domenet legges direkte til teamet. Alle andre domener regnes som «eksterne», og brukere tilknyttet disse domenene er eksterne brukere.
Slik aktiverer du ekstern tilgang i Microsoft Teams
For å aktivere ekstern tilgang i Microsoft Teams, trenger du:
Tilgang til administratorkontoen for teamet.
Navnet på domenet du vil legge til en bruker fra.
Vi vil nå legge til «gmail.com», som gjør det mulig å legge til alle med en Gmail-adresse som ekstern bruker i Microsoft Teams.
Gå til Microsoft Teams administrasjonssenter.
I menyen til venstre, velg «Organisasjonsomfattende innstillinger» og deretter «Ekstern tilgang».
Klikk «Legg til domene».
Skriv inn det ønskede domenet.
Klikk «Ferdig».
Hvordan legge til en ekstern bruker
Nå er du klar til å legge til eksterne brukere i Microsoft Teams. Det kan være lurt å avslutte og starte Microsoft Teams-appen på nytt hvis den er åpen.
Åpne Microsoft Teams.
Gå til «Chat»-fanen.
Klikk på knappen for «Ny samtale».
Skriv inn e-postadressen til brukeren du ønsker å kontakte.
Velg «Søk eksternt».
Send meldingen.
Merk: Den eksterne brukeren må være registrert i Microsoft Teams. Det er mulig å registrere seg for en gratis konto, men det er en forutsetning for å kommunisere via chat. Når meldingen sendes, mottar den eksterne brukeren en invitasjon til å chatte.
Forskjellen mellom eksterne brukere og gjestebrukere i Microsoft Teams
En ekstern bruker har betydelig mindre tilgang til teamets ressurser i Microsoft Teams, sammenlignet med en gjestebruker.
En gjestebruker kan:
- Deltage i møter.
- Se kanaler i et team.
- Sende meldinger i kanaler.
- Kommunisere med andre teammedlemmer.
En ekstern bruker kan:
- Kun kommunisere via chat med det Microsoft Teams-medlemmet som har lagt dem til.
- Kun delta i en-til-en-chat med den aktuelle brukeren.
- Ikke delta i møter eller se teamets kanaler.
Konklusjon
Ekstern tilgang gir færre funksjoner sammenlignet med gjestetilgang. En administrator kan aktivere ekstern tilgang slik at teammedlemmer enkelt kan kommunisere med personer utenfor organisasjonen. Administratorer kan også velge å deaktivere denne funksjonen, og dette valget kan ikke overstyres. Det vil ikke være mulig å kommunisere med eksterne brukere så lenge du er logget på med din bedrifts Microsoft Teams-konto.