Å leie et skyregnskapssystem hjelper deg med å administrere, bokføre og beskytte dine økonomiske data med bedre effektivitet, kostnadseffektivitet og skalerbarhet.
Saken er at måten små og mellomstore bedrifter (SMB) styrer sin økonomi på har endret seg drastisk gjennom årene. En stor del av denne endringen er forårsaket av skyregnskap.
Ikke bare har skyregnskap hjulpet bedrifter med å slutte med gamle og trege regnskapssystemer, men det kan også motvirke mange økonomiske problemer knyttet til tradisjonelle metoder.
I dag integrerer mange bedrifter sakte skyregnskap for å få maksimalt utbytte og effektivisere økonomisystemet.
Det vil hjelpe deg med å administrere alt på nettet, inkludert alle de økonomiske aspektene som typiske SMB-er jobber med.
I denne artikkelen vil jeg diskutere skyregnskap og dets fordeler for små og mellomstore bedrifter.
Innholdsfortegnelse
Hva er skyregnskap?
Cloud accounting er en nettbasert regnskapstjeneste som hjelper deg med å få tilgang til og administrere all din økonomi over internett. I stedet for å ha regnskapsprogramvare på datamaskinen, vil du ha programvaren i en skyplattform.
Cloud accounting er i utgangspunktet et Software as a Service (SaaS)-program som tilbys som en abonnementsmodell, og du må bare betale en månedlig abonnementsavgift. Denne programvaren ligner på all populær tradisjonell regnskapsprogramvare som brukes på datamaskinen din for å administrere økonomien din.
Derfor vil du ikke møte problemer under bokføring eller slite med prosessen etter overgangen. Den eneste forskjellen fra den tradisjonelle er at skyregnskapssystemer ligger på en ekstern server, og du kan enkelt få tilgang til dem fra hvilken som helst av nettleserne dine.
Som et resultat frigjør det deg fra bryet med å installere dem på hver datamaskin for de ansatte og risikoen for å miste data i tilfelle feil. Skyregnskap gir mer fleksibilitet og sikkerhet fordi regnskapsinformasjonen er lagret i skyen, og du kan få tilgang til den hvor som helst.
Videre hjelper det deg også med å skape en distribuert arbeidsstyrke; den ansatte trenger bare internett for å jobbe med samme programvare som alle andre.
Fordeler med skyregnskap
Mange SMB-er drar nytte av skyregnskap da det hjelper dem med å løse mange problemer knyttet til tradisjonell regnskapsføring. Noen av de mange fordelene med skyregnskap inkluderer følgende:
#1. Enkel tilgjengelighet
Det fine med skyregnskap er at du kan få tilgang til all bedriftsøkonomi fra hvor som helst i verden, bare via Internett. Det er en av de største fordelene fordi du og teamet ditt ikke vil være begrenset til datamaskiner for å få tilgang til dine økonomiske data.
Det beste er at skyregnskapsprogramvare er designet for å imøtekomme distribuerte ansatte og fjernarbeid. Med delt tilgang kan alle ansatte få tilgang til den nødvendige informasjonen når som helst uten å åpne en kontordatamaskin.
Den enkle tilgjengeligheten sikrer også et fleksibelt arbeidsmiljø, og du trenger ikke å stole kun på én enhet for å jobbe.
#2. Kostnadseffektivitet
Skyregnskap kan være kostnadseffektivt for små og mellomstore bedrifter med sin abonnementsmodell. Du må bare betale et standardbeløp på månedlig basis for å bruke programvaren, og prisen vil variere i henhold til tilleggsfunksjonene og antall tilganger.
For tradisjonell regnskapsprogramvare må du betale en betydelig forhåndskostnad. Dessuten må du bruke mer for at maskinvaren skal kjøre den programvaren raskt. Men skyregnskap løser dette problemet og hjelper SMB-er med å velge et regnskapsprogramvareverktøy og planlegge i henhold til budsjettet deres.
#3. Sparer tid
Når du integrerer skyregnskap i virksomheten din, kan du spare mye tid sammenlignet med tradisjonell programvare. All finansiell informasjon, som salg, transaksjoner, kjøp og inntekter, oppdateres automatisk fra kontoen din til bøkene.
Du trenger ikke manuelt legge inn all informasjon for bokføring eller bruke på Excel, manuelt papirarbeid og andre repeterende oppgaver. Dermed kan du spare tid og fokusere mer på fremtidige mål.
#4. Skalerbarhet
Med manuelt økonomisk papirarbeid og klønete programmer var det utfordrende for små bedrifter å skalere opp eller ned. Skyregnskap løser imidlertid problemet ved å tilpasse og tilpasse tjenester etter dine behov.
Så når virksomheten vokser, trenger du ikke å bruke mye på å ta imot flere brukere eller integrere tilleggsfunksjoner for å imøtekomme den økte arbeidsmengden.
Skalerbarhet er enkelt med SaaS-programvare fordi du ikke trenger å bruke ekstra mye på servere og maskinvare.
#5. Brukervennlighet
Du kan være en utmerket gründer, men du har kanskje ikke god kunnskap om regnskap og økonomiarbeid. Det er derfor de fleste skyregnskapsprogramvaresystemer er brukervennlige slik at alle kan bruke dem uten problemer.
Disse SaaS-programmene og deres intuitive system og sømløse design kan gjøre alt enkelt. Viktigere, du vil ikke bekymre deg for å legge inn feil data mens du eksporterer økonomiske data til programvaren din fordi disse arbeidene er automatiserte. Skyregnskap reduserer alle uoverensstemmelser, redundans og andre økonomiske problemer og gjør bokføring problemfri.
#6. Gjør systemet smart og organisert
Cloud-regnskapsprogramvare er kjent for å bringe automatisering til virksomheten din, og den hjelper virksomheten med å bli smart og organisert. Denne programvaren organiserer alle dine økonomiske data og strukturerer dem slik at det er enkelt for deg og teamet ditt å få tilgang til dem.
I motsetning til den tradisjonelle tilnærmingen, trenger du ikke å stole på informasjon som er registrert på papir delvis, og det hjelper deg med å rydde opp på kontoret ettersom alt er tilgjengelig på skyen. Enten det er salgs-, transaksjons- eller kjøpsinformasjon, vil alt automatisk oppdateres på serveren og reflekteres i programvaren din.
#7. Forbedret sikkerhet
Når du endrer forretningsstrukturen til skyregnskap, vil du få ekstra sikkerhet for alle dine økonomiske data. Disse programvaresystemene er lastet med ulike sikkerhetsfunksjoner som kryptering ved kilden, multifaktorautentisering, automatisk sikkerhetskopiering, sikker betaling og mange andre funksjoner.
I motsetning til tradisjonell programvare, er skyprogramvare mindre utsatt for datainnbrudd og angrep fra hackere, noe som sikrer at dine økonomiske data er riktig beskyttet. Dessuten holder denne programvaren seg alltid oppdatert med de nyeste sikkerhetsoppdateringene og bransjesikkerhetsstandardene, og sparer deg for sikkerhetsrisikoer.
#8. Utvide rekkevidden
En hovedårsak til at mange SMB-er bruker skyregnskap er at det hjelper dem å utvide rekkevidden og skape strømlinjeformet kommunikasjon mellom medlemmene siden alle har tilgang til sanntidsdata.
Dette bidrar også til å bygge et godt forhold mellom regnskapsførere og teammedlemmer og finne måter å nå dine mål. Den lar deg også integrere ulike verktøy i programvaren din, som CRM, projektoradministrasjon og mange andre.
#9. Forbli konkurransedyktig
Når skyregnskap automatiserer mange oppgaver, gir det deg tid til å fokusere på bedriftens vekst og ta hensyn til andre saker.
Dessuten lar det deg investere penger og ressurser i ulike oppgaver, noe som vil hjelpe organisasjonen med å konkurrere med andre. Siden den effektiviserer mange oppgaver, hjelper den deg med å vokse bedriften din og vokse ut av konkurrentene dine.
Funksjoner å se etter i Cloud Accounting Software
Når du bestemmer deg for å integrere skyregnskapsprogramvare i forretningsøkosystemet ditt, må du være årvåken med den du velger. Her er noen funksjoner du bør vurdere når du velger en:
#1. Brukervennlighet
Brukervennlig programvare vil hjelpe deg å jobbe med letthet. Bortsett fra regnskapsføreren din, vil programvaren bli brukt av andre teammedlemmer, så det blir viktig å ha en plattform som er enkel for dem å forstå og bruke.
#2. Integrasjon med andre verktøy
Når du utvider virksomheten din, må du integrere andre økonomiske verktøy for å effektivisere arbeidet ditt og administrere arbeidsbelastninger. Så velg programvaren som hjelper deg med å integrere de fleste av de vitale verktøyene som trengs for arbeidet ditt.
#3. Tilgjengelighet av mobilapper
Velg skyregnskapsprogramvaren som kan gi deg en mobilapp for sømløs tilgang.
Å ha en mobilapp for programvaren din vil øke brukervennligheten fordi du kan få tilgang til hver oppdatering med ett trykk. For å se etter utgiftsoppdateringer trenger du ikke å åpne den bærbare datamaskinen og logge på kontoen din via nettleseren.
#4. Lagerstyring i sanntid
Programvaren skal ikke bare gi deg tilgang til lagerbeholdning som er bestilt, men skal gi deg sanntidstilgang til gjenværende lager på lageret.
Å ha tilgang i sanntid er svært viktig fordi du kan estimere ditt påfølgende salg og akkumulere beholdning deretter. Det sparer mye av bedriftens ressurser og hjelper deg å strømlinjeforme lagerstyringen.
#5. Teknisk hjelp
Få mennesker vurderer det, men å ha programvare med god teknisk støtte spiller en god rolle for å opprettholde arbeidsflyten din.
Når du har en teknisk fagperson tilgjengelig for hjelp, trenger du ikke å bekymre deg for noen feil eller problemer du møter i arbeidstiden. Teknisk støtte bør være tilgjengelig 24/7, slik at alle brukere som har problemer umiddelbart kan få ekspertveiledning for å løse problemet.
La oss nå snakke om noen populære skyregnskapsprogramvare du kan velge for organisasjonen din.
FreshBooks
Når praten om skyregnskapsprogramvare kommer, kan du ikke fortsette uten å vurdere FreshBooks. Det er en populær regnskapsprogramvare designet for frilansere og SMB-er for å imøtekomme deres økonomiske krav. Den egner seg også for andre industrityper med betydelige ressurser for næringsvekst.
Du vil ha tilgang til mye forskning og rapporter fra FreshBooks, som gir deg dyp innsikt i markedet og gjeldende scenario. Dette skyregnskapsprogrammet gir deg tilgang til mange funksjoner, inkludert regnskap, bokføring, fakturering, kunder, estimater, kjørelengdesporing, rapporter, forslag, prosjektledelse, lønn, etc.
For å gjøre programvaren rimelig å abonnere på, har merket også kommet opp med fire forskjellige abonnementsordninger – Lite, Plus, Premium og Select.
QuickBooks
Enten du driver en produksjon, non-profit, detaljhandel, restaurant, juridisk eller annen profesjonell tjeneste, kan QuickBooks forenkle økonomistyringen din. Det er en annen velkjent skyregnskapsprogramvare blant bedriftseiere som hjelper deg med å spore inntekt og beregne skatten din på forhånd.
I tillegg kan du administrere e-handel, regninger, kjøre rapporter, administrere prosjekter, få skattededikasjon og gjøre mange flere ting. QuickBooks gir deg også tilgang til mange praktiske verktøy som fakturageneratorer, timelistekalkulatorer, lønnskalkulatorer, resultatregnskapsmaler osv. Du kan til og med integrere dem i programvaren for å redusere manuelt arbeid.
Du vil få fire abonnementsplaner – enkel start, viktig, pluss og avansert for dette programmet, sammen med en 30-dagers gratis prøveperiode.
Sage
Den populære skyregnskapsprogramvaren blant SMB-er er Sage som har tjent utmerkelser fra mange topporganisasjoner. Selv om den hovedsakelig er designet for å imøtekomme startups og små bedrifter, kan programvaren brukes på tvers av ulike bransjer som kjemikalier, engrosdistribusjon, konstruksjon, mat og drikke, etc.
I motsetning til andre, tilbyr regnskapsprogramvaren noen unike funksjoner som:
- Sage Intact for avansert økonomistyring
- Sage X3 for operativ ledelse
- Sage Fixed Assets for sporing av forretningseiendeler
En flott ting med denne programvaren er det interaktive dashbordet som lar deg forene alle dataene dine og bygge et nytt dashbord for dine behov og redigere dem fra 200 forhåndsbygde bilder.
Xero
Enten du driver en liten bedrift eller er bokholder eller regnskapsfører, er Xero regnskapsprogramvaren du trenger for å forenkle arbeidet ditt. Xero er et fullt utstyrt skybasert regnskapsprogram som lar deg bruke funksjoner som sporprojektor, lønnskjøringer, bankavstemming og kreve utgifter for å oppfylle dine økonomiske oppgaver.
Dessuten har merket utviklet funksjoner der du kan administrere kunder og reskontro, ordne arbeidsflyter for samsvar og utføre mange andre oppgaver. En av de største fordelene med Xero er dens evne til å automatisere ulike oppgaver og streng datasikkerhet.
Når du velger Xeros abonnementsmodell, får du tre alternativer: Starter, Standard og Premium, hvor standarden anses som verdi for pengene.
Siste ord
Cloud regnskapsprogramvare er fremtiden; kort tid etter å ha lært om fordelene, vil alle små og mellomstore bedrifter begynne å bruke den. Det er en klok investering siden du vil få fordeler som kostnadseffektivitet, skalerbarhet, å utføre oppgaver effektivt, tilgjengelighet og mer.
Så lei en programvareløsning for skyregnskap for bedriften din og nyt fordelene selv. Velg også programvaren basert på funksjonene, kostnadene og andre aspekter diskutert ovenfor.
Deretter kan du sjekke ut regnskapsnettbasert kursplattform for alle.