For de fleste av oss er tilværelsen en evig jakt etter å utrette mer med mindre innsats. Tiden er en knapp ressurs, og en smart utnyttelse av den er nøkkelen til effektivitet.
Utallige e-postverktøy finnes på markedet. Mange av dem konsentrerer seg om ett enkelt element, som for eksempel produktivitet. For å nå toppresultater må man ofte kombinere flere ressurser.
SaneBox skiller seg ut. Det er et e-posthåndteringssystem som hjelper deg å rydde innboksen din, og det går mye lengre enn det. I motsetning til mange andre verktøy, fungerer det med nesten alle e-posttjenester.
Jeg har testet mange forskjellige e-postverktøy opp gjennom årene. De fleste av dem er ganske gode til det de skal gjøre. Men det er også på sin plass å påpeke at de ikke går langt nok. Derfor ble jeg nysgjerrig på SaneBox.
I denne artikkelen vil jeg se nærmere på SaneBox og vise hvordan kontroll over e-posten kan øke din produktivitet i hverdagen.
La oss begynne!
Hva er SaneBox?
For å forstå hvorfor SaneBox er så fordelaktig, er det viktig å merke seg at det er mer enn bare et verktøy. Det er i praksis en samling verktøy samlet i ett produkt. Hvis du har en IMAP- eller Exchange-e-postkonto, kan du bruke det, noe som gjør at det fungerer med nesten alle e-postleverandører.
SaneBox har eksistert i over et tiår, og ble lansert i 2010. Det betyr at selskapet har utholdenhet og erfaring til å gjøre jobben riktig.
I bunn og grunn er SaneBox et system med mapper. Den kunstige intelligensen i SaneBox lærer hvilke e-poster du anser som viktige, og prioriterer dem. Dette resulterer i en ryddigere innboks, og du bruker mindre tid i e-posten din.
Du trenger som regel ikke tenke på SaneBox. Det jobber i bakgrunnen, venter på dine instruksjoner hvis noe havner feil.
Det smarte filtreringssystemet lærer dine vaner og organiserer e-poster i de korrekte mappene. Innboksen blir reservert for de viktigste meldingene.
SaneBox-funksjoner
#1. Avanserte mapper
Det kan virke rart å kalle mapper for avanserte, men de er selve grunnlaget for hvordan SaneBox fungerer. Algoritmen og intelligensen hjelper SaneBox å avgjøre hvor ting skal plasseres.
Når du begynner å bruke SaneBox, kan du konfigurere en rekke ulike mapper. Det er tre hovedelementer SaneBox lager automatisk:
- SaneLater – Meldinger som er viktige, men ikke kritiske nok for innboksen.
- SaneNews – Et samlingssted for alle nyhetsbrev du abonnerer på.
- SaneBlackHole – Den ultimate «avslutt abonnement»-funksjonen.
Når e-post kommer til adressen din, bestemmer SaneBox hvilken mappe som passer best. Hvis en melding havner feil, kan du flytte den til riktig mappe, og SaneBox lærer dine preferanser. Du kan velge å bruke eller ikke bruke de ferdiglagde mappene, og bytte mellom dem som du ønsker.
Etter hvert som tiden går, vil du merke at mindre e-post havner i innboksen din. Det er positivt! Det betyr imidlertid at du må sjekke SaneLater og SaneNews fra tid til annen. Dette behovet leder oss til neste funksjon.
Og ja, vi kommer tilbake til mapper litt senere.
#2. SaneBox Digest
Med så mye filtrering i bakgrunnen, er det forståelig at mapper fylles med mange meldinger. Det er lett å glemme dem (ute av syne, ute av sinn, ikke sant?). Men e-postene i SaneLater er fortsatt litt viktige. Derfor må du gjennomgå dem.
Det er her SaneBox Digest kommer inn. Hver dag, på et tidspunkt du velger, får du en e-post som viser hvor mange meldinger som ligger i SaneLater- og SaneNews-mappene. Hvis du bruker SaneCC eller egendefinerte mapper (vi kommer til det om litt), får du også oppdateringer for dem.
Din Digest inneholder lenker til hver e-post, slik at du kan lese dem hvis du vil. Du kan også slette, arkivere, utsette eller flytte dem til innboksen. Det finnes en «velg alle»-funksjon med begrensede handlinger hvis du raskt vil gjøre unna arbeidet.
#3. Påminnelser
SaneBox-påminnelser er svært effektive. Dette skyldes delvis hvordan du kan bruke dem. La oss si du vil ha en påminnelse om å ta ut søppelet hver torsdag morgen. Du kan sende e-post til «[email protected]» med emnet «Ta ut søppelet». Du vil deretter motta en ukentlig e-post på torsdag som minner deg på å sette ut søppelkassen.
Den naturlige språkbehandlingen av tidspunkt er en av mine favorittdeler. Jeg liker at jeg kan skrive ««[email protected]» og få en påminnelse om en time. Eller ««hver 10.» gir meg en påminnelse den 10. hver måned.
Men det finnes mer enn bare påminnelser. Du kan også videresende meldinger som blir viktige senere. La oss si du har kjøpt billetter til en konsert som ikke er før om åtte uker. Videresend bare e-posten til «eight.weeks» eller «july.5» eller en annen tidsreferanse. Når den tiden kommer, får du billettene rett tilbake i innboksen din.
#4. SaneBlackHole
Ok, denne krever litt forklaring. Men det er en så nyttig funksjon at jeg ville sørge for å nevne den.
Se på SaneBlackHole som en avmeldingsknapp for e-poster som ikke har en. Den selgeren som sender deg e-post annenhver dag? Send han til BlackHole.
Det er ikke et spamfilter, men en måte å sørge for at du ikke trenger å se meldinger fra personer eller tjenester som er irriterende. Når du flytter noe til BlackHole, lagres alle nåværende og fremtidige e-poster fra den adressen der.
Lagring er viktig. SaneBox beholder e-poster i BlackHole-mappen i syv dager. På den måten kan du fortsatt lese dem om du trenger det, men du trenger ikke å bekymre deg for at det roter til innboksen eller SaneLater-mappen.
#5. Egendefinerte mapper
Jeg mottar mye e-post. Jeg bruker også e-posten som et slags arkivsystem for å holde orden på prosjekter, personlige planer og mer. Mine egendefinerte mapper er en lettvint måte å holde oversikten. Jeg liker spesielt godt «Prosjekter»-mappen min, der e-poster om pågående prosjekter samles.
Jeg visste at SaneBox var smart, men ikke hvor smart før jeg begynte å bruke egendefinerte mapper. SaneBox gjør en god jobb med å finne ut hva som hører hjemme hvor uten å bli for ivrig. Hvis en melding handler om et prosjekt, men er viktig, går den likevel til innboksen min. Jeg var litt nervøs for tapte meldinger da jeg begynte med SaneBox. Men med tiden har jeg lært meg å stole på den, og den har ikke skuffet.
#6. Ikke forstyrr
Mens mange e-postklienter har en DND-funksjon, håndterer SaneBox det på en litt annen måte. Du kan velge å tillate unntak, få e-postsammendraget ditt og til og med overlevere en melding hvis du vil. All e-post du mottar i «Ikke forstyrr»-tiden, går til en SaneDoNotDisturb-mappe for lesing senere.
#7. E-post «Deep Clean»
Hvis du er som meg, har du en e-postadresse du har brukt lenge. For min del er det en Gmail-konto jeg opprettet tilbake i 2004. Det har blitt min pålitelige «alt går her»-adresse. Som et resultat har den samlet opp mye unødvendig materiale gjennom årene.
SaneBox har en «Deep Clean»-funksjon som jeg fant spesielt nyttig for å frigjøre plass. Jeg visste at e-post eldre enn rundt fem år ikke var spesielt nyttig lenger. Så jeg ba SaneBox om å se etter store e-poster som var eldre enn det.
Det tok litt tid før systemet var ferdig, men resultatet var imponerende. Det genererte en liste over avsendere, slik at jeg kunne velge hvilke som ikke lenger var viktige. Det lot meg også filtrere etter størrelse, dato og e-posttype. Det gjorde det enkelt for meg å kvitte meg med store vedlegg jeg ikke trengte. Istedenfor å betale mer for lagring til Google, frigjorde Deep Clean hundrevis av megabyte med plass.
#8. Praktisk tilleggsutstyr
Det finnes så mange funksjoner i SaneBox at det er vanskelig å gi hver av dem tid. Men noen av verktøyene er så nyttige at de fortjener å nevnes. For eksempel kan jeg koble en skylagringstjeneste til SaneBox. Når jeg får et stort vedlegg, flyttes det til Dropbox i stedet for å ligge i Gmail-lagringen.
Det finnes en funksjon som heter SaneConnect for profesjonelle tilkoblinger. Hvis du skriver inn et domene, vises alle du har hatt kontakt med fra det selskapet. Den gir deg også informasjon om tittel og forteller deg hvor nylig du snakket med dem. Dette har vært spesielt nyttig når jeg leter etter forbindelser fra tidligere prosjekter.
Organiser-verktøyet lar deg raskt ordne gammel e-post. Arkiver, merk som lest, utsett, flytt eller tren opp og forkast flere e-poster samtidig. SaneBox-teamet har til og med lagt inn tastatursnarveier for å gjøre det enklere når man behandler mange meldinger.
SaneBox Sikkerhet
Jeg var litt bekymret for personvern i forbindelse med SaneBox. Men selskapet forklarer det grundig på nettsiden sin:
«Innholdet i e-postene dine lastes aldri ned til våre servere, og programvaren vår kan derfor ikke se dem.»
SaneBox forteller også at forbindelsene dine er isolert fra det offentlige internettet. I praksis betyr det at SaneBox ikke godtar innkommende forbindelser. Når du kobler deg til SaneBox, er det bare SaneBox som kan lese overskriftene i e-postene dine.
SaneBox-priser
Prisplanene for SaneBox er interessante. De er delt opp etter hvor mange kontoer du vil koble til og hvor mange funksjoner du vil bruke. For eksempel koster en enkelt konto med to funksjoner så lite som $4 per måned når du betaler for to år. Det finnes til og med en gratis prøveperiode på to uker for å se om du liker tjenesten.
Siste ord
Jeg har konkludert med at alle funksjonene er nyttige nok til å betale for tilgangen til dem. Mellomnivået «Lunch» vil nok være tilstrekkelig for de fleste brukere.
Verktøy som har mange funksjoner, gjør ofte en middelmådig jobb med hver enkelt. Slik er det ikke her, og selskapet er flinke til å ikke fylle tjenesten med unødvendige tillegg. Jeg kan trygt anbefale SaneBox.