Hvis du ønsker å få mest mulig ut av tiden din i ditt personlige og profesjonelle liv, er timeboxing-teknikken en effektiv tilnærming for deg.
Verdien av tid er enorm, og du må bruke den riktig for å maksimere produktiviteten. Det er mange tidsstyringsmetoder som du kan bruke for å fullføre oppgavene dine til rett tid. En slik teknikk er timeboxing. I denne artikkelen vil jeg forklare timeboxing-tilnærmingen din og hvordan du kan implementere den i ulike oppgaver.
Innholdsfortegnelse
Hva er Timeboxing?
Som navnet antyder, er timeboxing en tidsstyringstilnærming der du tildeler en fast tidsenhet for en bestemt aktivitet. Med dens hjelp kan du bli mer selvdisiplinert og organisert. Den lar deg også bli mer oppmerksom og fokusert på en oppgave, men ikke overdrive den.
Ved å implementere denne populære metoden kan du utføre kvalitetsoppgaver på lavest mulig tidsenhet. Denne strukturerte tilnærmingen lar deg administrere både tid og oppgaver samtidig, noe som fører til økt produktivitet og bedre balanse mellom arbeid og privatliv. Du må imidlertid justere denne teknikken etter behov for maksimalt utbytte.
Timeboxing-teknikk forklart
For å hjelpe deg å forstå timeboxing-metoden bedre, la meg dele et eksempel med deg. For eksempel ber lederen din deg skrive et forretningsforslag for et forretningsprosjekt. For å fullføre denne oppgaven i tide setter du inn en tidsboks på 3 timer.
Innenfor denne tidsrammen eller tidsrammen bør fokuset ditt kun være på forslagsskrivingen. I løpet av denne tiden vil du unngå alle slags distraksjoner, for eksempel telefonsamtaler eller sosiale medier-varsler.
Når tiden er over, må du stoppe oppgaven og evaluere hvor mye du har kommet. Om nødvendig kan du tildele en annen tidsboks av en viss tid for å fullføre oppgaven. Men sørg for at du gjør det for bedre produktivitet og for ikke å dra på oppgaven unødvendig.
Timeboxing-fordeler for alle
- Timeboxing gir deg en klar idé om nødvendig tid for en oppgave, slik at du kan fordele tid effektivt og prioritere oppgaver
- Det lar deg fokusere på oppgaven i hånden og konsentrere deg mer med en følelse av at det haster.
- Med denne metoden kan du bryte ned prosjektet eller tidsplanen i håndterbare tidsbokser eller biter. Dette kan du enkelt nå dine mål.
- Timeboxing lar deg tildele tid til separate oppgaver slik at du kan få en bedre balanse mellom arbeid og privatliv.
- Hvis du har for vane å utsette, kan timeboxing motivere deg til å fullføre oppgavene tidligere.
- Timeboxing er også nyttig for å spore arbeidsfremgang og forstå prestasjonene du har oppnådd.
- Denne metoden er også fleksibel og lar deg tilordne mer tidsboks for en oppgave.
Slik Timebox effektivt
Timeboxing-teknikken kan implementeres effektivt ved å kategorisere den i flere segmenter.
Tildel Timebox
Først av alt, bestemme tidspunktet du vil utføre en bestemt aktivitet. Avhengig av oppgavens kompleksitet og preferanser, kan du angi en tidsbegrensning på noen få minutter eller flere timer.
Begynn å konsentrere deg om oppgaven
Når du vet hvor mye tid du har til den angitte aktiviteten, må du fokusere på oppgaven. Sørg for å unngå enhver form for distraksjoner for å fullføre oppgaven i tide.
Evaluer fremgang
Nå må du prøve å fullføre oppgaven innen tidsfristen eller tidsboksen. Av en eller annen grunn kan det hende du ikke kan fullføre oppgaven i én tidsboks. I så fall kan du alltid tildele en ekstra tidsboks med tanke på hvor haster oppgaven er.
Ta en pause
Mens du har mer enn én timebox, er det ganske nyttig å ha korte pauser mellom disse. Du vil kanskje definitivt fullføre oppgaven så snart som mulig; Men å ta en pause hjelper deg faktisk å jobbe med et nytt syn.
Gjenta etter behov
Hvis du jobber med større prosjekter med en rekke oppgaver, kan du dele dem opp i forskjellige mindre timeboxing-biter. Dermed kan du enkelt spore fremdriften til prosjektet ditt og opprettholde fokus.
Timeboxing vs. Tidsblokkering
Mens timeboxing og tidsblokkering begge planlegger et bestemt tidspunkt for en aktivitet, er tidsdelene for tidsblokkering lengre enn timeboxing.
FunksjonerTidsboksingTidsblokkeringObjektiveMuliggjør oppgavefullføring i tideStrukturell organisering av tid for oppgaverFokusUtføre aktiviteter innen tidsgrensenHa tidsblokker for ulike oppgaverTildelt tidHa en tidsbegrensning for oppgaverHa planlegging for ulike aktiviteterFleksibilitetKan inkluderes mer tidsboksHa noen fleksibel strukturHastethet i prioritet og prioritet.
Timeboxing vs. Gjøremålsliste
Disse to tidsstyringsteknikkene er helt forskjellige. I timeboxing har du
en bestemt mengde tid for å fullføre en oppgave. Men i en gjøremålsliste får du bare alle oppgavene du ønsker å fullføre innen en dag eller uke uten noen tidsramme for å fullføre hver oppgave.
FunksjonerTidsboksing GjøremålslisteBrukt for tidssensitive oppgaverBrukes for alle viktige oppgaver, tidssensitive eller ikkeTidsgrenseOppgaver utføres på en fast tidOppgaver har ingen fast tid å fullføreFleksibilitetHar begrenset fleksibilitetHa full fleksibilitet Hastegrad Involverer stress og hasterHar ikke noe stress involvert
Timeboxing vs. Pomodoro
I timeboxing oppretter du en boks med ønsket tidsramme for å fullføre en aktivitet. På Pomodoro gjøres oppgavene vanligvis i 25 minutter i strekk, og deretter tas det en 5-minutters pause.
Funksjoner Tidsboksing PomodoroTidsramme Ulike tidsvarighet Fast tid og intervallFleksibilitetFleksibel tidsramme for ulike oppgaverStiv tidsramme for alle oppgaverBrukFor å administrere oppgaver og tidsfristerFor å fokusere på produktivitet gjennom dypt arbeid Fokus TidsallokeringFokus og konsentrasjon
Timebox vs. Sprint
Timeboxing er en metode som forbedrer produktiviteten, men prinsippet er forskjellig fra Scrpint. Sprint er imidlertid en tidsbestemt arbeidssyklus som brukes i prosjektledelsesmetoder som Scrum. Det bryter et prosjekt inn i en kort periode.
FunksjonerTidsboksingSprintBruk Oppgaver og prosjekter innen fristenProsjektutvikling som trenger kontinuerlig forbedringTilnærmingTildel fast tid med intervallTidsbundne iterasjoner HastenivåKan innebære potensiell hasterStrukturert arbeidssyklus uten stressFokusFullfør oppgave innen tidsfristenLever komplette produkter
Eksempler på timeboxing
Her er noen eksempler på timeboxing-metoden som du kan bruke til forskjellige formål. De populære eksemplene er listet opp nedenfor:
Timeboxing i Agile
Team som jobber med et smidig prosjekt bruker ofte timeboxing-metoden til å utføre daglige oppgaver som stand-up møter. For det har de en bestemt tidsramme i begynnelsen eller slutten av arbeidsdagen, som vanligvis varer i 15-30 minutter.
I dette møtet deler folk vanligvis oppgaveoppdateringene sine. Mens målet er å fullføre oppgaven i tide, kan team alltid gjennomgå ytelsen for å se om tidsrammen er tilstrekkelig. De kan også øke og redusere timeboxing for smidig i henhold til deres behov.
Timeboxing i Scrum
Selv Scrum-teamene kan dra nytte av timeboxing-metoden da den hjelper teamene med å administrere arbeidet sitt effektivt gjennom spesifikke tidsbegrensninger. Et eksempel kan være sprinten, som er en metode for å levere et produkt som kan sendes.
Vanligvis varierer sprint fra to til fire behov og overskrider ikke mer enn én kalender. Scrum-begivenhetens tidsbokser gjøres i følgende tidsplan:
- Sprint: Timeboxing brukes i en måned eller mindre.
- Sprintplanlegging: Åtte timer eller mindre.
- Daglig Scrum: 15 minutter.
- Sprintgjennomgang: 4 timer eller mindre.
- Sprint Retrospectives: 3 timer
Timeboxing i prosjektledelse
For enhver form for prosjektledelse vil du finne bruken av timeboxing-teknikker.
Du kan vurdere et apputviklingsprosjekt som et eksempel. Utviklingsspurtene til Timebox varer vanligvis i to uker. På dette tidspunktet sikrer tidsbegrensningen effektiv koding og testing.
Timeboxing er også nyttig for feilretting, som kan ta bare 48 timer å løse eventuelle kritiske problemer. Dermed kan de alvorlige problemene løses raskt for stabil programvare.
Timeboxing i DSDM
I DSDM (dynamic systems development method) er en tidsboks en fast, forhåndsbestemt tidsramme der du må fullføre spesifikke aktiviteter eller oppgaver. Disse tidsboksene er vanligvis korte, fra noen få dager til noen uker, avhengig av prosjektets størrelse og kompleksitet.
Dette betyr at prosjektgruppen må justere omfanget eller innholdet i timeboxen for å passe innenfor den tildelte tiden. Dette rigide timeboxing-prinsippet sikrer at prosjektet forblir tidsbestemt og at det er et forutsigbart tempo i prosjektets fremdrift.
Timeboxing i Virtual Meeting
Du bør starte med å etablere en klar agenda som skisserer møtets mål og en tidsramme for disse. Deretter kan du bruke en timer eller nettmøteprogramvarefunksjoner for å spore og vise tiden for hvert segment.
Under det virtuelle møtet må du følge den forhåndsdefinerte tidsplanen, holde diskusjonene på rett spor og forhindre unødvendige forsinkelser. På slutten av hvert agendapunkt oppsummerer du nøkkelpunkter og tildeler handlingspunkter etter behov.
Timeboxing i markedsføringsledelse
Timeboxing-metoden er også nyttig for bedrifter som bruker innholdsmarkedsføring. Innholdsopprettingsfasen kan utføres ved hjelp av timeboxing-metoden. Denne fasen kan ta en måned mens teamet lager blogginnlegg og innhold på sosiale medier for en bestemt tidsplan.
Deretter kan teamet planlegge innholdet regelmessig for å sikre effektiv innholdsproduksjon og nødvendige revisjoner.
Populære Timeboxing-apper
#1. monday.com
monday.com er en allsidig prosjektledelses- og samarbeidsplattform som du også kan bruke som et timeboxing-verktøy. Du kan lage blokker med oppgaver eller underoppgaver ved å bruke funksjonen Lag brett og oppgaver. For hver av disse blokkene kan du legge til start- og sluttider. Tidtakeren vil kjøre på monday.com brukergrensesnitt slik at du kan spore fremdriften.
#2. Asana
Asana er go-to-appen for produkt- og prosjektledelse for mange startups og bedriftsbedrifter. Arbeidsområdefunksjonene som Oppretting av oppgaver, Forfallsdatoer, Varsler og påminnelser, Fremdriftssporing og rapportering og Dashboards er de perfekte verktøyene for å trene timeboksing hjemme eller på arbeidsplassen.
#3. Forestilling
Forestilling er en samarbeidende nettbasert arbeidsplass- og databaseapp som du også kan bruke som en plattform for å øve. Her kan du legge til Kanban-tavler for timeboxing og integrere en timerfunksjon i oppgavekortene.
#4. Clockify
Clockify er en enkel tidsregistreringsapp med verditillegg som Teams, Dashboard, Projects og mer. Her skriver du ganske enkelt inn et oppgavenavn, legger til starttidspunkt, legger til sluttid og klikker på play-knappen for å starte timeboxing.
Uanstrengt Timeboxing-maler
#1. Time Box Mal for Notion
Dette Notion timeboxing-mal hjelper deg å organisere dagen din basert på den klassiske Timeboxing-teknikken. Den lar deg enkelt prioritere oppgaver ved å skrive dem ned i feltet Top 3 Priorities og stille inn tidtakere for hver av disse.
#2. Timeboxing av Lucidchart
Lucidchartsin diagramplattform laget en forhåndskonfigurert timeboxing-mal bare for deg hvis du ønsker å oppnå følgende:
- Administrer, organiser og strukturer daglige oppgaver
- Håndheve tidsbegrensninger for å sikre maksimal produktivitet
- Ta flere oppgaver basert på timebox-listen og kapasiteten din
Ved å importere denne malen til Lucidchart-kontoen din gratis, kan du legge til dine egne oppgaver og starte timeboxing umiddelbart.
#3. Timebox-mal fra Creately
Dette timeboxing-mal av Creately kommer med en helhetlig timebox-kalender for alle arbeidsdagene mellom mandag til fredag. Den lager også rutenettbokser med 1-timers tidsbokser. Du kan enkelt redigere formatet ved å bruke Creately for å legge til hele ukens oppgaver i forskjellige 1-times blokkbokser. Dette er den beste malen for å oppnå en bedre balanse mellom arbeid og privatliv.
#4. Blå og hvit tidsboks for utskrift på Canva
Trenger du en tidsboksmal som kan skrives ut? Bruk denne Canva mal akkurat nå. Den har én side for daglig timeboxing og en annen side for ukentlig timeboxing. I den daglige malen kan du legge til dato, topp 3 prioriteter, en tidsplan for 18 timer og mål for dagen. På ukesiden får du de samme planoppgavene på ukebasis.
Konklusjon
Nå kan du se fra diskusjonen ovenfor at målet med timeboxing er å skape en følelse av at det haster for å hjelpe deg med å fullføre en bestemt oppgave eller et sett med oppgaver innenfor en fast tidsramme.
Siden det er flere bruksområder for denne teknikken, kan du bruke den der det passer. Du kan også prøve timeboxing-apper og -maler for enkel og praktisk bruk. Hvis du vil prøve noen andre tilnærminger, ta en titt på Pomodoro-teknikken.