Å bruke en effektiv UCaaS-plattform til fordel for virksomheten din, ikke bare i dag, men kan også hjelpe deg med å få en teknologisk fordel i årene som kommer.
Løsninger som UCaaS er i høy etterspørsel i disse dager for fleksibiliteten, bekvemmeligheten, skalerbarheten, kostnadsoptimaliseringen og andre fordeler de tilbyr moderne virksomheter som møter tøff konkurranse.
De har vist seg å være essensielle i avgjørende tider som den nylige pandemien hvor ansatte måtte jobbe eksternt.
Å ha avanserte verktøy og ressurser for den eksterne arbeidsstyrken gir bedre produktivitet, strømlinjeformet arbeid og suksess.
I denne artikkelen vil jeg diskutere UCaaS og de beste UCaaS-plattformene du kan velge for å effektivisere kommunikasjonen i virksomheten din.
Innholdsfortegnelse
Hva er UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) er en skyleveringsmekanisme som brukes til forretningskommunikasjon. Den gjør det mulig for enhetlige kommunikasjonstjenester å være tilgjengelige og tilgjengelige fra skyen for bedrifter, fra bedrifter til små og mellomstore bedrifter.
UCaaS er et av begrepene i Anything-as-a-Service (XaaS) som SaaS, PaaS, IaaS, etc. Det er også en del av digital transformasjonsarbeid som fremmer bruken av skytjenester på tvers av bransjer globalt. Den støtter seks hovedkommunikasjonsfunksjoner:
- Bedriftstelefoni
- Samlet melding
- Mobilitet
- Direktemeldinger samt tilstedeværelse for team og enkeltpersoner
- Møteløsninger som video, lyd og webkonferanser
- Kommunikasjonsaktiverte prosesser som arbeidsstrømsamarbeid, kommunikasjonsplattformer, kontaktsentre osv.
Siden det er skybasert, kan bedrifter i alle former og størrelser enkelt ta det i bruk. Det gir dem fordelene med enkel skalering, problemfri oppsett, kostnadsbesparende og mer.
Hvordan fungerer UCaaS?
Den skybaserte UCaaS-infrastrukturen leveres, eies, drives og vedlikeholdes av en tjenesteleverandør. Derfor trenger ikke kundene å konfigurere eller sette opp noen infrastruktur selv for å komme i gang. Noen av dens egenskaper er:
- Multitenancy, inkludert partisjonerte leietakere som bor på delt enhetlig kommunikasjonsinfrastruktur som datasentre, databehandling, stativer, vanlig utstyr, nettverk og blader
- En selvbetjent nettportal for å levere, administrere og overvåke bruk og ytelse
- Tjenester er lisensiert for en gjentakende, månedlig eller abonnementsavgift
UCaaS effektiviserer kommunikasjonstjenester og løsninger på tvers av en bedrift. Det gir chat, SMS, videokonferanser, et kontaktsenter og mange flere funksjoner. Alt skjer på internett; dermed trenger du ikke ekstra VolP-maskinvare for å kunne tilby tjenester til kundene dine. UCaaS-tjenesteleverandører vil håndtere all backend-konfigurasjon, telefoni, funksjoner og sikkerhet.
For å hjelpe deg å forstå hvordan UCaaS fungerer, er det nødvendig å diskutere VolP eller Voice-over-Internet Protocol, som driver UCaaS stemmefunksjonalitet. VoIP konverterer lyd til datapakker og overfører den til en skybasert telefontjenesteleverandør. Voicemail-varsler og telefonnumre fungerer også ved hjelp av den universelle Session Initiation Protocol (SIP).
UCaaS utnytter VolP til det fulle uten kompleksitet. Dette gjør at teamet ditt enkelt kan ringe og alle kan jobbe eksternt med applikasjoner installert på deres mobile enheter og datamaskiner.
I tillegg kan UCaaS-datasentre tåle hardt vær, overspenninger og strømbrudd, noe som resulterer i forretningskontinuitet og skalerbarhet, noe som er vanskelig og kostbart å administrere for bedrifter hvis de lager en egen UCaaS-plattform.
Videre drives UC-tjenester praktisk talt med uanstrengt samarbeid, meldings- og videoapplikasjoner. Alt er utformet på en slik måte som kan redusere kompleksiteten og gi deg jevn, enhetlig kommunikasjon i organisasjonen din, enten det er lokalt eller eksternt.
UCaaS-komponenter i detalj
UCaaS inneholder ulike kommunikasjonsverktøy, lydkonferanser og telefoni til fildeling, utveksling av e-poster og videokonferanser.
Så en god UCaaS-plattform må tilby alle disse egenskapene sammen med et intuitivt grensesnitt for enkel navigering og bedre produktivitet. Den må også tilby et integrert kontaktsenter, innebygd kommunikasjon, chat, video og tale.
Nøkkelkomponentene til UCaaS er:
Telefon eller telefonsystem
UCaaS-plattformer kommer med et kvalitetstelefonsystem med viktige funksjoner som viderekobling, ruting, opptak, ID-blokkering, automottaker, telefonsvarer, samtalehåndtering, etc. Den bruker skytelefonsentral og VolP for å gjøre det mulig for en bedrift å ringe/motta anrop på internettet. Avanserte løsninger kan også mobilisere AI for bedre effektivitet og rik datainnsikt.
Videokonferanse
Videokonferanser har blitt mer nødvendig for at moderne virksomheter skal trives, spesielt etter covid-19-pandemien. Ansatte kan jobbe fra hvor som helst, og hvis du ønsker å diskutere noe viktig eller gjennomføre et møte, er denne kommunikasjonsmåten utmerket, uansett hvor deltakerne blir med fra.
UCaaS-løsninger kan tilby telefon- og videosamtaler med flere deltakere og én-til-én for å støtte kontormøter, webinarer, presentasjoner, chatter og mer. Dette øker samarbeidet, uavhengig av avstandsfaktoren.
E-post og direktemeldinger
Med direktemeldinger kan teammedlemmer enkelt chatte online i sanntid. Dette er nyttig for raske orienteringer, påminnelser og regelmessig kommunikasjon. Det er også flott for å gi kundestøtte siden det er praktisk, effektivt og ikke-påtrengende.
På samme måte er e-post nyttig for bedrifter og forblir effektiv. Det er den mest profesjonelle måten å kommunisere på og effektiv også. Du kan bruke e-post sammen med andre kommunikasjonskanaler for å effektivisere arbeidsflyten og gi ansatte og kunder deres foretrukne kommunikasjonsmåte.
Samarbeidsverktøy
UCaaS-plattformer inkluderer ulike samarbeidsverktøy for å forbedre teamarbeid og kommunikasjon. Den tilbyr funksjoner som rask planlegging, skjermdeling, fildeling, opptak, coaching, samt prosjekt-, kunde- og medarbeideradministrasjon.
Sky- og klientbasert
UCaaS er skybasert, noe som betyr at hver UCaaS-plattform og -tjeneste er vert på skyen eller over internett av tjenesteleverandøren i deres datasentre. Dette lar deg få tilgang til disse tjenestene fra hvor som helst, ved hjelp av hvilken som helst enhet og eksternt.
Fordeler med UCaaS for bedrifter og eksterne arbeidere
Som diskutert ovenfor kommer UCaaS med mange fordeler, både for bedrifter og brukere, inkludert eksterne arbeidere. Noen av fordelene er som følger:
Skalerbarhet
UCaaS lar deg enkelt skalere forretningsprogramvaren og ressursene opp eller ned basert på dine behov. Du kan også legge til/fjerne brukere umiddelbart uten å planlegge på forhånd. Dette er utfordrende i lokale løsninger hvis du ønsker å skalere. Du må investere så mye i teknologistabelen din og finne den opp på nytt for å støtte slik skalerbarhet. Men i UCaaS er dette mulig med et klikk på en knapp.
Fleksibilitet og tilgjengelighet
UCaaS-løsninger er enkle å få tilgang til for alle fra hvor som helst. Dette gir fleksibiliteten til å jobbe hjemmefra, eller andre steder ansatte ønsker, noe som gjør det flott for eksterne arbeidere. Siden UCaaS-applikasjoner og -løsninger distribueres over internett eller skyen, kan du få tilgang til alle kommunikasjonsverktøyene på hvilken som helst enhet, enten det er en smarttelefon, bærbar PC, stasjonær eller nettbrett.
Kostnadsbesparelser
UCaaS leveres til kunder som en abonnementsbasert løsning. Bare betal et visst beløp i en fast periode og få tilgang til alle kommunikasjonsfunksjonene og verktøyene på ett enkelt sted uten å måtte installere kostbar maskinvare eller programvare eller bruke på vedlikehold.
Alt du trenger er å investere i systemene dine sammen med kvalitetsbåndbredde for å få tilgang til UCaaS-løsningene. I tillegg vil alle tjenestene og funksjonene bli definert for din valgte plan, og du vil være sikret mot uforutsigbare kommunikasjonsutgifter eller svingninger. Dette hjelper deg med å administrere forretningsutgifter, samtidig som du øker avkastningen.
Med UCaaS kan du spare på telefonregninger med en fast månedlig avgift for ubegrensede samtaler og krever ingen forhåndskostnader. Du trenger ikke betale for innebygde avanserte UCaaS-funksjoner siden de er inkludert i ditt valgte abonnement. Du trenger heller ikke å bruke IT-personale til overvåking og vedlikehold, da alt vil bli håndtert av tjenesteleverandøren.
Tidssparende
Hvert sekund teller når du er i virksomhet. Interessante muligheter kan banke på døren din når som helst. Derfor må du alltid være klar.
Men hva om du bruker så mye tid og ressurser på å bygge alt fra bunnen av internt og deretter på vedlikehold, sikkerhet, compliance, funksjonalitet osv.?
Kjernefunksjonaliteten og virksomheten din kan bli påvirket, spesielt hvis du mangler arbeidskraft eller budsjett.
I stedet vil det å velge UCaaS gi deg service minus all hodepine med administrasjon og vedlikehold; du kan overlate alt til tjenesteleverandøren.
Samarbeid og produktivitet
Kraftige kommunikasjonsverktøy levert på skyen hjelper alle ansatte, spesielt eksterne arbeidere, til å samarbeide effektivt. Det fremmer en sunn arbeidskultur med alle tilkoblet og deler innsikt og er på samme side, enten ansatte er fra samme avdeling eller forskjellige.
På samme måte hjelper UCaaS med å øke ansattes produktivitet ved å gjøre informasjon tilgjengelig ved fingertuppene gjennom en skyløsning og effektiv kommunikasjon og samarbeid mellom ansatte og dine kunder.
Ifølge Ciscoopplevde 75 % av brukerne forbedret produktivitet ved å bruke UCaaS mens de jobbet på flere nettsteder i en bedrift.
Bortsett fra alt det ovennevnte, gir bruk av UCaaS-plattformer andre fordeler, inkludert:
- Innebygd redundans av taleløsninger for bedre pålitelighet
- Enkel administrasjon og bruksrapportering
- Strømlinjeformet medarbeider- og brukeropplevelse med eksisterende verktøy
- Enkelt kontaktpunkt for feilsøking gjennom UCaaS-leverandøren
- Sikkerhet og overholdelse av regelverk som HIPAA, PCI-DSS, SOC, etc.
Noen viktige UCaaS-vilkår
Fjernarbeid
Fjernarbeid er et begrep som brukes i et moderne forretningslandskap som betyr at ansatte kan jobbe med de tildelte oppgavene sine, uansett hvor enkle eller komplekse, utenfor en tradisjonell arbeidsplass som et kontor. Folk kan koble til ved hjelp av telekommunikasjonsverktøy som telefonsamtaler, videokonferanser osv., og samarbeide fra hvor som helst i verden, forutsatt at de har en stabil internettforbindelse.
Virtuelt kontor
Et virtuelt kontor er et oppsett for en person å fullføre oppgavene sine eksternt. Den har enheten (smarttelefon, iOS, skrivebord osv.) de bruker for å få tilgang til alle ressursene, nettsteder, kontorfiler og andre verktøy. Det kan minne om skrivebordet ditt på kontoret, og du kan designe det slik at det ser profesjonelt og moderne ut. Du kan bruke en komfortabel stol til å sitte, jobbe, slappe av og gjenta sammen med et bord og andre viktige ting du trenger mens du jobber.
Samarbeidsarbeidsplass
Et samarbeidsarbeidsområde er et slikt arbeidsromsmiljø som fokuserer på samarbeid mellom ansatte i en organisasjon. Dette gjøres for å redusere kompleksiteten, tette kommunikasjonshull og fremme et sunt arbeidsmiljø. I et samarbeidsarbeidsområde føler ansatte en tilhørighet til organisasjonen og oppfordres til å yte sitt beste, enten de jobber fra kontoret eller eksternt.
Så hvis du leter etter den beste UCaaS-plattformen, her er noen anbefalinger for deg.
Vonage
Få enhetlig kommunikasjon med bare én app – Vonage for meldinger, tale, sosiale medier, faks og video. Den tilbyr 50+ funksjoner og andre integrerte løsninger, skalerbarhet og global tilstedeværelse, økt tilkobling og produktivitet, 99,999 % oppetid og servicekvalitet (QoS).
Viktige funksjoner:
- Vonage-møter, et intuitivt videosamarbeidsverktøy som kan brukes for hele organisasjonen
- Administrasjonsportal for å administrere telefonsystemer
- Mobil- og skrivebordsapper for å holde verktøyene og teamene dine tilkoblet
- Bedriftsinnboks for å fange opp og løse problemer raskere ved hjelp av SMS, Facebook Messenger og MMS
- En virtuell AI-assistent for å tilby stemmeaktivert kundeselvbetjening
- App Center for å integrere høyverdiapplikasjoner for å forbedre produktiviteten og brukeropplevelsen
- Anrops-ID blokkering
- Opptatt lampefelt for å identifisere hvilke telefoner som er i bruk
- Ring Announce for å finne årsaken til at du ringer og ring konferansen
Vonage er enkel å sette opp, rask å skalere og enkel å ta i bruk. I tillegg gjør det ansatte i stand til å samhandle med kunder og hverandre praktisk talt når som helst og hvor som helst.
Zoom
Forene dine møter, chat og stemmen med én enkelt løsning – Zoom som gir kommunikasjonsfleksibilitet og letter samarbeid.
Viktige funksjoner:
- Møter: Sikker HD-lyd og video, innebygde samarbeidsløsninger og kalenderintegrasjon
- Chat: Øyeblikkelig tilkobling med kunder og forenkler andre ansatte, planlegge og gjennomføre telefonsamtaler og ad hoc-møter, spore oppgaver og dele filer
- Telefon: Bruk Zoom-telefon, gjør en samtale om til video, og bruk cloud VolP-telefon fra en bærbar datamaskin, mobil, stasjonær og nettbrett
- Video-webinarer: Zoom-webinarer som kan skalere opp til 50 000 personer, inkludert over 100 videopaneldeltakere med topp video- og lydkvalitet og muligheten til å tilpasse oppsettet, livestreaming og registrering
- Zoom-rom: Et konferanserom for å samarbeide eksternt eller fra kontoret
- Sikkerhet: 256-bit AES-GCM-kryptering og andre sikkerhetsfunksjoner i møte
- Støttede plattformer: macOS, Windows, Linux, Android OS og iOS
Ved å bruke Zoom får du tydelig antall anrop, kryptert og sikker nettskykommunikasjon, raske meldinger og en forenklet teknisk stack.
Nextiva
Nextiva gjør kommunikasjonen enklere ved å la deg koble telefonsystemer med forretningsapplikasjoner, automatisering og AI på én enkelt plattform for å hjelpe deg med å drive virksomheten din godt.
Viktige funksjoner:
- Automatisering for å utføre repeterende kommunikasjonsaktiviteter som autosvar, sende e-poster, gjennomføre undersøkelser osv., og spare tid
- Analytics for å få dyp forretnings- og kundeintelligens
- Robuste innebygde verktøy for å drive serviceteam og salg
- Cloud PBX med anropsruting
- HD-telefonsamtaler
- Skjermdeling
- CRM-integrasjoner
- Avanserte funksjoner inkluderer samtalelogging, opptak, køer, overføringer, viderekobling, ID, musikk på venting, automottakere, etc.
Nextiva lar deg samhandle med kunder og ansatte på flere kommunikasjonsplattformer som telefon, e-post, video, tekst og sosiale medier.
Microsoft Teams
Bruk den populære plattformen Microsoft Teams å få kontakt med folk på jobb, hjemme og skole.
Viktige funksjoner:
- Den støtter alle enheter fra stasjonære og bærbare datamaskiner til smarttelefoner og nettbrett
- Datakryptering for filer, samtaler, chatter og møter
- Fildeling, polling og automatisering av oppgaver
- Skylagring
- Webinar hosting, registreringer, kundeavtaler, etc.
- Rapporteringsverktøy
- Integrasjon med verktøy som Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint, etc.
Teams kobler deg sammen med dine kolleger, venner og familie og får tilgang til delte ressurser hvor som helst for å lære og innovere gjennom samtaler, deling av videoer og chatting.
DialPad
Snakk, møt og send melding til kunder og ansatte ved hjelp av Tastatur, som gir et vakkert arbeidsområde for å hjelpe deg med å skape meningsfulle relasjoner. Uansett hvor teamene og kundene dine er, følger den med deg overalt, og samler kommunikasjonen.
Den tilbyr fantastiske funksjoner og integrasjoner og fortsetter å innovere for å bringe bedre løsninger.
Viktige funksjoner:
- AI-drevne videomøter, salgskontakt og kontaktsenter
- Utvides til 70+ land med gratisnummer og lokale nummer
- Nesten 100 % oppetid SLA
- Mulighet for å samle CSAT på alle kundeanrop
- Innebygd talegjenkjenning samt Natural Language Processing (NLP)
- 74+ integrasjoner tilgjengelig
- GRATIS prøveversjon i 14 dager
Du kan stole på denne bedriftsbaserte plattformen for alle dine kommunikasjonsbehov, uavhengig av virksomhetstype og størrelse.
Gå til
Hold kontakten med dine kolleger, kunder og personer som betyr noe ved å bruke en enkel løsning – Gå til. Dette skybaserte telefonsystemet er sikkert og designet for eksternt og fleksibelt arbeid.
Viktige funksjoner:
- En visuell dra-og-slipp-editor for enkel konfigurasjon
- Cloud PBX og internasjonale samtaler
- Anropsruting, HD-videokonferanser, automottaker, telefonkatalog osv.
- Portere gjeldende numre eller legge til et gratisnummer
- Tilpassbare oppringingsplaner og anropsruting
- Strømlinjeformet arbeidsflyt for kontaktsenter
- 99,999 % oppetid, distribuert skyarkitektur og lav båndbreddebruk
GoTo støtter alle enheter, og det er enkelt å bytte mellom skrivebordsapper, bordtelefon eller mobilapp.
Konklusjon: Hvorfor er UCaaS viktig for fremtiden?
Å investere i riktig UCaaS-plattform vil tilby bedre kommunikasjon i organisasjonen din – blant dine ansatte og kunder. Det vil også tilby bedre skalerbarhet, pålitelighet, fleksibilitet og avkastning.
I følge a 2012-rapport av IDCUCaaS-markedet nådde 47,2 milliarder dollar i 2020. Ser vi på veksten og økt bruk gjennom årene, forventes det å holde seg i mange år. Så velg den beste UCaaS-plattformen og nyt fordelene for virksomheten din.