Forbedre dine profesjonelle og personlige interaksjoner ved å forstå de ulike måtene vi kommuniserer på.
Kommunikasjonsevner er avgjørende for enhver person som ønsker personlig og profesjonell vekst. Det er spesielt viktig hvis du streber etter en lederrolle, for eksempel som teamleder eller manager.
For å mestre effektiv kommunikasjon, er det nødvendig å forstå ulike kommunikasjonsstiler og deres egenskaper. Denne artikkelen gir deg all nødvendig kunnskap for å bli en dyktig kommunikator, både på jobben og i det private.
Hva er en kommunikasjonsstil?
En kommunikasjonsstil refererer til den spesifikke måten en person velger å uttrykke seg på, dele informasjon og samhandle med andre. Den omfatter forskjellige metoder, mønstre, preferanser og ikke-verbal kommunikasjon som benyttes i samhandlinger. Valget av kommunikasjonsstil påvirker hvordan meldinger sendes og mottas.
Kommunikasjonsstiler varierer fra person til person. Forskjeller kan skyldes oppdragelse, kulturell bakgrunn, personlighet og livserfaringer. Disse faktorene bidrar til at vi utvikler en unik kommunikasjonsstandard som vi bruker på arbeidsplassen og i andre sosiale sammenhenger.
Hvorfor er det viktig å lære om kommunikasjonsstiler?
Det viktigste argumentet for å forstå og praktisere ulike kommunikasjonsstiler, er at det forbedrer dine kommunikasjonsferdigheter. Det er essensielt å mestre forskjellige måter å formidle budskap på, spesielt i en profesjonell sammenheng.
Tenk deg at du er sammen med venner og ønsker å overbevise dem om et forslag til den kommende campingturen. I denne uformelle settingen kan du snakke med høy stemme, siden vennene dine kjenner deg og vet at du ikke har onde hensikter.
Sammenlign dette med et formelt forretningsmøte. Her ønsker du å overbevise andre i salgs- og markedsføringsteamet om ditt forslag til produktlansering. I et slikt scenario er det ikke gunstig å være den med høyest stemme. Lær mer om ulike kommunikasjonsvariasjoner i neste avsnitt for å vite hvordan du skal oppføre deg i slike situasjoner.
Ulike kommunikasjonsstiler
Det finnes betydelig forskning på dette feltet som søker å forstå, kategorisere og organisere måten mennesker kommuniserer på. Den mest brukte modellen for kommunikasjonsstiler, som ofte benyttes av terapeuter og forretningscoacher, er utviklet av den amerikanske angstforskeren Edmund Bourne i boken «The Anxiety and Phobia Workbook» fra 1990. Denne modellen har blitt en standard for å vurdere kommunikasjonsmønstre på arbeidsplassen og i andre faglige settinger.
Nedenfor finner du en detaljert beskrivelse av fem forskjellige kommunikasjonsstiler:
Assertiv
En assertiv kommunikasjonsstil innebærer å være direkte i kommunikasjonen uten å virke uhøflig. Selvtillit er en nøkkelfaktor. Du skal kunne uttrykke dine tanker og behov tydelig, samtidig som du lytter til andre. Det handler om å finne en balanse mellom kompromiss og avtale.
Når du kommuniserer assertivt, skal du ikke la følelsene påvirke måten du kommuniserer på. Du vil være optimistisk, positiv, rolig og fokusert på å finne løsninger fremfor å skape uenighet. Videre vil du ta hensyn til andres perspektiver, samtidig som du prioriterer dine egne meninger og ønsker.
Kjennetegn
- Oppnå mål uten å skade andre
- Respektere andres rettigheter
- Åpen for tilbakemeldinger og ros
- Moderat øyekontakt
- Avslappet, oppreist og balansert kroppsholdning
Eksempel
Du har sendt inn en oppgave for en stund siden, men den som skal godkjenne den har ikke reagert. Du sier følgende:
«Kan du se på innsendingen min? Jeg prøver å holde tidsplanen.»
Underdanig eller passiv
En underdanig kommunikasjonsstil innebærer å godta andres meninger fremfor dine egne og sette dine tanker bakerst i køen. Hvis du kommuniserer passivt, har du en tendens til å la mer selvsikre eller aggressive personer ta kontroll.
Siden du sannsynligvis unngår konflikter, vil du prøve å unngå debatt for å ikke fornærme andre. Aggressive og passiv-aggressive kommunikatører vil komplimentere din kommunikasjonsstil. Hvis du derimot ikke uttrykker dine meninger, vil andre overse dem. Du kan også bygge opp nag fordi du ikke uttrykker dine egne tanker, preferanser og ønsker.
Kjennetegn
- Føler skam eller unnskyldning når du spør om noe
- Unngår konfrontasjoner
- Underordner egne ideer, forslag, ønsker og preferanser
- Lav stemme
- Kroppsholdningen er bøyd eller sammenkrøket
- Unngår øyekontakt
- Prøver ofte å gjøre seg selv mindre enn andre ved å krumme seg sammen
Eksempel
Teamlederen din diskuterer et produktdesign med deg, og deler sin idé. I denne situasjonen sier du:
«Din idé er flott! Jeg er enig i alt.»
Aggressiv
Din kommunikasjonsstil er aggressiv dersom du i samtalen bruker toner eller ord som betyr:
- Krangling med motparten
- Forsøk på å skremme
- Fiendtlig oppførsel
Når du kommuniserer på denne måten, verdsetter du dine egne meninger og ideer over alle andre i rommet. Du har en intensjon om å vinne enhver situasjon. I de fleste tilfeller respekterer du kanskje ikke andres rettigheter i saken du diskuterer.
Aggressive kommunikatører ignorerer andres meninger. De avbryter alle som forsøker å uttrykke en uavhengig mening. Andre kan føle seg ubetydelige, mobbet og ignorert når det er en aggressiv person i rommet.
Kjennetegn
- Stemmen er høy, truende og fiendtlig
- Ønsker alltid å vinne
- Inntar en høyere eller større posisjon enn andre
- Ofte rynket panne
- Uforutsigbar oppførsel, ofte mobbing
- Bruk av skjellsord
Eksempel
En aggressiv person utvikler programkode sammen med deg. Du prøver å komme med forbedringer, og de sier følgende:
«Se hva du har gjort. Du har ødelagt programmet! Jeg hadde rett hele tiden.»
Passiv-aggressiv
Den passiv-aggressive kommunikasjonsstilen kombinerer elementer av passivitet og aggressivitet i samtalen. De som benytter denne stilen kan virke rolige og avbalanserte på overflaten, men er egentlig frustrerte. De uttrykker sin frustrasjon ved å spre rykter, være sarkastiske, sladre og prøve å fremstå overlegne.
I stedet for åpent å uttrykke sin misnøye, opererer passiv-aggressive kommunikatører på en skjult måte. De kan forsøke å sabotere arbeidet ditt i det skjulte eller spre rykter om at ideen din feilet. Hvis gruppen oppdager slike aktiviteter, vil ingen ønske å jobbe i et team med slike personer.
Kjennetegn
- Aggresjonen er indirekte
- Klager ofte til andre om sitt arbeid eller ideer
- Oppfører seg høflig direkte mot deg
- Gir uproduktiv kritikk i ditt fravær
- Tonefall er vennlig og rolig
- Ansiktsuttrykk er naivt
Eksempel
Teamlederen din godkjente ideen din om produktdesign. I ditt fravær kan en passiv-aggressiv kommunikatør si følgende til teamlederen:
«Jens sin idé er ikke unik. Jeg så at han kopierte den fra konkurrenten vår. Ikke bebreid meg for at jeg ikke sa det før vi implementerte designet.»
Manipulerende
Du skjuler dine intensjoner i samtalen dersom du følger en manipulerende kommunikasjonsstil. Du vet tydelig hva du ønsker, og hvordan du skal oppnå det. Du vil forsøke å lure andre for å lykkes, spesielt hvis målet deres er det samme som ditt. Du vil også prøve å påvirke andre til å handle på en måte som hjelper deg med å nå ditt mål. Til slutt vil du be om tjenester eller ting indirekte.
Kjennetegn
- Intensjonene er ikke klare, uttrykker sjelden sine egentlige intensjoner
- Tonefall kan være misunnelig og nedlatende
- Uttrykker ofte en følelse av nederlag eller hjelpeløshet
Eksempel
Din kollega deltok på et kurs, men du glemte det. Når du spør hvorfor de ikke minnet deg på det, svarer de:
«Jeg trodde ikke du var interessert i temaet. Dessuten var ikke kursholderen så flink til å forklare.»
Viktigheten av å forstå kommunikasjonsstiler på arbeidsplassen
Å forstå hvordan mennesker kommuniserer på arbeidsplassen er svært verdifullt. Det lar deg og ditt team samarbeide mer effektivt ved hjelp av kommunikasjonsmetoder som alle kan forstå. Kunnskap om og tilpasning til ulike kommunikasjonsstiler bidrar til å forebygge misforståelser, skape sterkere relasjoner og oppnå mer sammen.
På lang sikt vil det å mestre kommunikasjonsstilen din være avgjørende for å fremme karrieren din. Det forbedrer din synlighet, troverdighet og positive innflytelse. En tydelig og effektiv kommunikasjonsstil gir deg trygghet til å uttrykke dine tanker og prestasjoner, slik at du kan skille deg ut og få anerkjennelse fra dine kolleger, ledere og beslutningstakere.
Hvordan påvirker kommunikasjonsstiler arbeidskulturen?
Ulike kommunikasjonsmetoder påvirker arbeidsplassen på forskjellige måter, som beskrevet nedenfor:
Kommunikasjonsgap
En passiv kommunikasjonsstil skaper forvirring og fører til tapt arbeidstid. Dine underordnede vil ikke rapportere problemer tydelig, og foretrekker å skjule dem inntil du oppdager dem. Som et teammedlem kan du også oppleve at du ikke får den nødvendige støtten fra teamlederen før dere begge utvikler en mer assertiv kommunikasjonsstil.
Ubehagelig å snakke
Hvis noen på arbeidsplassen kommuniserer for aggressivt, vil andre føle seg ukomfortable rundt den personen. Teamledere og ledere kan derimot utøve en viss aggressivitet når de snakker til produksjons-, drifts- eller salgs- og markedsføringsteam som trenger motivasjon.
Konfliktløsning
Når du skal håndtere konflikter mellom ansatte eller teammedlemmer, er det viktig å demonstrere problemløsningsevner, empati og selvsikkerhet. Unngå aggressive, passive eller passiv-aggressive kommunikasjonsstiler under konflikter. Prøv heller å være assertiv og taktfull, og finn en balanse som gir effektive løsninger samtidig som du opprettholder en respektfull dialog.
Transparent kommunikasjon
Når en bedrift følger en assertiv kommunikasjonsstil, vil du oppleve at du har den informasjonen du trenger. Det bidrar til å skape en positiv holdning til bedriften, slik at du kan yte ditt beste.
Skape et inkluderende arbeidsmiljø
Hvis du fremmer inkludering og respekt på arbeidsplassen, vil kommunikasjonsstilen din bidra til dette. Når du aktivt lytter, viser empati og verdsetter ulike synspunkter, legger det til rette for en inkluderende kultur. Ved å behandle andre med respekt, uavhengig av posisjon eller bakgrunn, bidrar du til et sterkt teamarbeid.
Strategier for å forbedre dine kommunikasjonsstiler
Å forbedre din kommunikasjonsstil innebærer å bli mer assertiv på jobben eller i andre offentlige settinger. Du må også sørge for at dine interesser ikke blir ignorert i samtalen. Nedenfor finner du noen velprøvde strategier du kan øve på for å bli en mer effektiv kommunikator:
#1. Bli selvbevisst
Utvikle en forståelse for dine egne behov, følelser og kommunikasjonsmønstre. Gjenkjenn eventuelle tendenser til passivitet eller aggresjon, og strev etter å fremme selvsikkerhet.
#2. Kom raskt til poenget
Øv på å uttrykke dine tanker, meninger og behov på en direkte og respektfull måte. Bruk et klart og konsist språk, og fokuser på det spesifikke budskapet du ønsker å formidle.
#3. Lytt til andre når de snakker
Gi din fulle oppmerksomhet til den som snakker, vis empati og forståelse. Lytt aktivt uten å avbryte, og vis ekte interesse for deres perspektiv.
#4. Begynn setninger med «jeg»
Formuler uttalelsene dine ved å bruke «jeg» for å ta eierskap til dine følelser og meninger. Si for eksempel «jeg føler» eller «jeg tenker» istedenfor å komme med anklagende eller generaliserende utsagn.
#5. Definer grenser
Definer og kommuniser dine grenser og forventninger tydelig. Vær selvsikker og si «nei» når det er nødvendig, samtidig som du respekterer andres behov.
#6. Vær oppmerksom på ikke-verbal kommunikasjon
Vær nøye med kroppsspråk, tonefall og ansiktsuttrykk når du kommuniserer. Dette må være høflig under alle omstendigheter. Oppretthold god øyekontakt, bruk en selvsikker tone og vis et fleksibelt kroppsspråk.
#7. Vær en problemløser, eller oppmuntre andre til å være det
En dyktig og effektiv kommunikator vil aldri forsøke å legge skylden på andre. I stedet vil du se etter felles grunnlag i diskusjonen og motta forslag for å løse problemet.
Det er ingenting du kan gjøre for å angre når noen har skadet virksomheten. Det beste du kan gjøre er å velge en passende strategi for å minimere skaden og gjenopprette forretningsresultatene.
Oppsummering
Nå som du kjenner de fem grunnleggende kommunikasjonsstilene, er det viktig å utvikle selvbevissthet. Du må også oppdage dine atferdsmønstre og individuelle behov før du kommuniserer med andre.
Deretter kan du prøve å benytte den assertive kommunikasjonsteknikken for å trygt uttrykke dine tanker og behov fra den andre parten.
Enten målet ditt er å vokse i karrieren, holde deg frisk, ta vare på familien eller administrere økonomi, er effektiv kommunikasjon nøkkelen til suksess.
Vellykket kommunikasjon betyr ikke å snakke høyest, få det siste ordet eller unngå konflikter. Det viktigste er å etablere en dialog med den andre parten og avslutte avtalen, enten det er i et forretningsmøte eller i et selskapelig lag!
Sjekk også ut disse plattformene for medarbeiderkommunikasjon for din bedrift eller ditt team.