Å anslå prosjektkostnader er mer enn bare enkel matematikk; det er en kompleks prosedyre.
For at prosjektledelsen skal lykkes, er en nøyaktig kostnadsberegning essensiell. Mange utgifter oppstår i løpet av et prosjekts levetid, men den valgte estimeringsmetoden er avgjørende for å skille mellom en mislykket og en vellykket plan.
Dette inkluderer direkte innspill fra kunden og oppfordrer prosjektlederen og teamet til å samarbeide for å få en grundig forståelse av forretningsverdien, prioriterte funksjoner, ønskelige tilleggsfunksjoner osv.
Denne artikkelen vil veilede deg gjennom hvordan du håndterer disse risikoene og relaterte utfordringer ved å gi innsikt i kostnadsestimering, dens betydning, hvordan du kommer i gang, brukte metoder og andre viktige aspekter.
La oss starte!
Hva innebærer kostnadsestimering for et prosjekt?
Kostnadsestimering omfatter direkte kostnader, indirekte kostnader og flere andre faktorer for å utarbeide et prosjektbudsjett som oppfyller de økonomiske forpliktelsene. Dette er et avgjørende skritt for å sikre prosjektsuksess.
Enten det gjelder bygging av en vei eller utvikling av en applikasjon, kan prinsipper for prosjektkostnadsberegning anvendes på alle felt. I prosjektledelsens livssyklus innebærer kostnadsestimering å legge sammen individuelle kostnader ved bruk av estimeringsmetoder og pålitelige data. Dette benyttes til å anslå fremtidige kostnader for et prosjekt basert på dagens erfaringer.
For å gjøre dette effektivt, bør du følge disse trinnene:
- Klar identifisering av alle oppgaver
- Involvering i utvikling av kostnadsoverslag
- Tilgang til korrekte og relevante data
- Standardiserte strukturer for å utarbeide kostnadsoverslag
- Avsetning for potensielle fremtidige usikkerhetsmomenter
- Ekskludering av irrelevante kostnader
- Uavhengige vurderinger av kostnadsoverslagene
- Regelmessige revideringer av kostnadsoverslag
Enkelt sagt angir et kostnadsoverslag de økonomiske ressursene og andre ressurser som trengs for å fullføre et prosjekt med en bestemt rekkevidde. En prosjektleder og teamet må ta i betraktning både direkte og indirekte kostnader for å utarbeide et realistisk estimat.
Vanlige faktorer som bør tas med i vurderingen inkluderer arbeidskraft, fasiliteter, materialer, utstyr, leverandører, risikoelementer og tidsforbruk.
Hvorfor er kostnadsestimering viktig?
Prosjektkostnader kan estimeres ved å benytte spesifikke teknikker for kostnadsestimering og en arbeidsdelingsstruktur (WBS). Dette er nyttig for å visualisere prosjektomfanget og tildele kostnader til hver enkelt prosjektoppgave.
Gjennom en nøyaktig prosjektkostnadsberegning kan kunden vurdere prosjektlederens evne til å styre prosjektet og realisere de definerte målene. På denne måten kan prosjektinteressenter og ledere forutse kvaliteten som vil oppnås etter ferdigstillelse.
For en vellykket prosjektutførelse er det viktig at interessentene planlegger et budsjett som er akseptabelt for å oppfylle kvalitetsforventningene. Et godt prosjektestimat er nødvendig for å sikre at den faktiske innsatsen er hensiktsmessig. Dette hjelper deg å holde prosjektet på sporet og planlagt.
Når bør kostnadsberegning utføres?
Kostnadsestimering brukes til å forutse de nødvendige kostnadene, prisen og mengden av ressurser for å fullføre et prosjekt. Nøyaktigheten i kostnadsoverslaget er avhengig av prosjektets kompleksitet, utforming og forholdene rundt prosjektet, samt de estimerte verdiene for ressursene som trengs.
Når ressurser, utstyr og arbeidskraft er definert, kan du begynne å estimere den totale prosjektkostnaden ved å spesifisere omfanget og den ønskede kvaliteten. Dette krever bruk av spesifikke teknikker, tidsrammer, definerte oppgaver og mer for å forutsi den totale kostnaden.
Hvordan estimeres kostnader nøyaktig?
Når du beregner et prosjekts kostnader, må prosjektet brytes ned i enkeltoppgaver og det må bestemmes hvilket team som skal gjøre hva. Når et prosjekt er tydelig definert, er hovedmålet å sørge for at budsjettet ikke overskrides.
Å gjennomføre kostnadsberegninger innebærer noen grunnleggende trinn. La oss se nærmere på dem.
Lag en liste over nødvendige oppgaver og ressurser
Det første steget i kostnadsestimeringsprosessen er å identifisere hvilke ressurser og oppgaver som kreves. For å gjøre dette kan hele prosjektet deles inn i mindre komponenter. Dette inkluderer undersøkelser, design, front-end eller back-end utvikling, tekstforfatning, testing, feilretting og lansering.
Oppgavelisten vil variere avhengig av prosjektet, men trinnene er de samme. Ved å fordele arbeid mellom ulike teammedlemmer, basert på deres timepriser, blir det enklere å beregne arbeidskostnadene og tiden som trengs for å levere prosjektet.
Identifiser og alloker ressurser
Det er viktig å sørge for at du har tilstrekkelig personell med den nødvendige kompetansen for å allokere ressurser effektivt. Lag en liste over de tilgjengelige teammedlemmene og tildel oppgaver basert på deres ekspertise. Dette fører til god ressursplanlegging og bidrar til vellykket prosjektutførelse.
Estimere oppgavens varighet
Her er det nødvendig å beregne lengden på hver oppgave for å utforme en realistisk prosjektplan, med litt ekstra tid i reserve. Det er viktig å ta høyde for at et team kan trenge mer tid enn forventet. Derfor er det viktig å legge inn en tidsbuffer for å sikre at prosjektet fullføres i tide uten unødvendig stress.
Ved hjelp av tidsregistreringsmetoder er det mulig å kartlegge prosjektets varighet nøyaktig. Det er urealistisk å forvente at teamet ditt skal yte 100% av tiden. Dette vil føre til utmattelse. En ideell utnyttelsesgrad for hvert team er 80%, slik at teamet har litt tid til fleksibilitet og eventuelle uforutsette hendelser.
Beregn prosjektkostnaden
Ofte finnes det lignende poster i databasen din. Du kan bruke tidligere data for å analysere hvor lang tid hver oppgave tok, og hva kostnadene var.
Hvis du ikke har slike data, må kostnadene beregnes fra bunnen av. Start med et grovt estimat, slik at teamet kan møtes for å fastslå nøyaktig tidsforbruk og kostnader.
Bruk verktøy for kostnadsberegning
Det er viktig å holde oversikt over alle detaljer. For å unngå avsporing er det viktig å være oppmerksom på endringer og oppdatere informasjon fortløpende. Med effektive administrasjonsverktøy kan teamets oppgaver håndteres enkelt, noe som bidrar til vellykket prosjektutførelse.
På denne måten kan du også holde oversikt over budsjettet. Basert på den registrerte tiden for hvert medlem, vil verktøyet prognostisere prosjektstatusen. Dermed kan du følge med på hvor mye som gjenstår og hvor mye tid som er tilgjengelig.
Estimering vs. tilbud: Hva er forskjellen?
Estimater og tilbud har liknende formål, men begrepene skal ikke brukes om hverandre. Det er forskjell på hva som presenteres i de to listene. Ved å bruke riktig begrep til rett tid, sikrer du at kunden mottar den informasjonen de trenger for å ta en velbegrunnet beslutning.
Estimater
Et estimat er en kvalifisert eller grov antagelse om hvor mye en bestemt oppgave vil koste. Det baseres på informasjon som er tilgjengelig på det tidspunktet. Estimatet kan endres når ny informasjon blir tilgjengelig.
La oss anta at du har fått en kontrakt for oppussing av et hus, og kunden trenger å vite kostnadene. Først må du undersøke størrelsen på huset og rommene, hvor mye arbeid som kreves, og hva som skal legges til eller trekkes fra. I dette tilfellet kan du gi et estimat basert på deres krav, la oss si 300 000 kroner.
Når du starter arbeidet, ser du plutselig at prisen på maling har økt noe på grunn av den kvaliteten som kunden har spesifisert. I dette tilfellet kan estimatet ditt bli oppdatert tilsvarende.
Tilbud
Et tilbud er derimot en fast angivelse av prisen for et arbeid innenfor en spesifisert tidsramme. Det er juridisk bindende og kan ikke endres med mindre kunden ber om arbeid som faller utenfor opprinnelig definerte omfang. Hvis prosjektomfanget endres, må en endringsanmodning oppdateres og godkjennes før arbeidet fortsetter.
La oss ta det samme eksempelet. Hvis kunden ber om et tilbud i stedet for et estimat i starten av arbeidet, må du nøye undersøke prisen for arbeid, materialer, tid osv. for å gi et endelig tilbud til kunden din, som ikke kan endres senere med mindre kunden ønsker ekstraarbeid som ikke var nevnt i tilbudslisten.
Estimering er den beste praksisen når du er usikker på prisen på materialer og kundens forventninger. Men når du yter regelmessig service, kjenner prisen på tjenestene og materialene dine godt og ønsker å beskytte deg mot ekstraarbeid, kan et tilbud være det beste valget.
Estimater er også omsettelige, mens sitater er nøyaktige og juridisk bindende.
Vanlige metoder for kostnadsberegning
Avhengig av prosjektstørrelse og -type, ledernes og interessentenes forventninger, faktureringsmetode og andre faktorer, kan ulike verktøy og metoder brukes til å utføre kostnadsestimering av prosjekter. Disse inkluderer:
- Analog estimering: Denne metoden refererer til tidligere prosjekter for å definere kostnader i de tidlige fasene av prosjektet, basert på historiske data.
- Bottom-up estimering: Denne teknikken er en detaljert tilnærming som estimerer kostnader for enkeltoppgaver og summerer disse for å få den totale kostnaden for prosjektet. Denne metoden er egnet for komplekse prosjekter med mange variabler, som byggeprosjekter eller programvareutvikling.
- Top-down estimering: Dette er en enklere teknikk for å definere prosjektomfanget etter å ha fastslått den totale prosjektkostnaden. Denne metoden benyttes ofte for å estimere ulike elementer med en fast pris, som opprinnelig er spesifisert av kunden.
- Parametrisk estimering: Dette er en statistisk metode som benytter historiske data fra sentrale kostnadsdrivere for å beregne kostnader for nye oppgaver.
- Trepunktsestimat: Denne teknikken benytter tre ulike scenarioer, inkludert et mest sannsynlig, et optimistisk og et pessimistisk scenario. Disse settes inn i en formel for å få et endelig estimat.
- Reserveanalyse: Denne metoden gir et bilde av hvor mye ekstra reserver som må settes av. Den benyttes for å minimere usikkerhet.
- Kvalitetskostnad: Denne metoden vurderer kostnader forbundet med å forhindre feil under prosjektet, samt kostnader etter fullføring for å rette opp feil.
Parametere for kostnadsestimering
Det er viktig å presentere et realistisk og nøyaktig estimat for kunden slik at de kan vurdere prosjektkvaliteten. Mange prosjekter mislykkes på grunn av dårlig kostnadsberegning.
La oss se nærmere på de ulike parameterne som må vurderes når prosjektkostnadene estimeres.
Tid
Tid er en avgjørende faktor for å estimere prosjektkostnadene. Tidsbruk er direkte proporsjonal med innsats. Summen av tiden som brukes på prosjektet utgjør den samlede innsatsen til teamet. Tiden som trengs for å fullføre hver enkelt oppgave, inkludert tidsbuffer, er en nødvendig del av et nøyaktig kostnadsoverslag.
Innsats
Innsats er også en viktig faktor i kostnadsestimering. Innsatsen som kreves for å fullføre et prosjekt gir et klart bilde av kostnadene. En prosjektleder må vurdere hvilke ressurser teamet har tilgjengelig for å fullføre prosjektet, og deretter kan innsatsen beregnes ut ifra dette. Færre ressurser krever mer innsats og omvendt.
Ressurser
Som nevnt tidligere i denne artikkelen, er ressurser en viktig del av kostnadsestimeringen. Ressursstyring handler om å ha tilgang til de rette ressursene når de trengs for en bestemt oppgave i et prosjekt. Med begrensede ressurser blir det vanskelig å beregne den totale kostnaden for et prosjekt.
Nøyaktighet
Et prosjekts kostnadsoverslag må være nøyaktig. Ved å benytte de mest hensiktsmessige kostnadsberegningsteknikkene, forberede seg på uventede utgifter og revidere prosjektestimatene gjennom hele prosjektet, er det mulig å oppnå god presisjon.
Dokumentasjon
Når du diskuterer ideer med teamet, er det viktig å dokumentere alle detaljer slik at du kan ta de riktige beslutningene til rett tid. Det er viktig å registrere alle antakelser for å unngå misforståelser, og samtidig sørge for at teamet forstår bakgrunnen for estimatet.
Troverdighet
Kostnadsoverslag baseres ofte på tidligere erfaringer eller fakta. Når du beregner utgiftene, kan du forbedre estimatets troverdighet ved å legge til historiske data og ekspertuttalelser.
Bekreftelse
Bekreft alltid informasjonen før du tar den endelige beslutningen. Du kan bekrefte de matematiske utregningene som er brukt i prosjektkostnadsestimatet, for å sjekke om de er nøyaktige. Du kan også se på dokumentasjonen for å sikre at utregningene stemmer.
Risikoidentifikasjon
Det er viktig å planlegge for risiko når du utarbeider kostnadsoverslaget. Noen risikoer oppstår hyppig, mens andre er mer tilfeldige. Du må håndtere estimatet effektivt ved å legge til en tidsbuffer. Dette sikrer at prosjektet gjennomføres på en forsvarlig måte innenfor tidsrammen og at det er tilstrekkelige midler tilgjengelig ved eventuelle akutte behov.
Trinn for kostnadsestimering
For å få pålitelige kostnadsestimater, bør du følge disse enkle trinnene:
- Definer prosjektets formål
- Lag en overordnet plan ved å ha et møte med teammedlemmene
- Definer systemets egenskaper, ytelse og mål
- Bestem en egnet kostnadsberegningsmetode
- Identifiser antakelser, regler og innhent data
- Utvikle estimater for hver enkelt oppgave
- Gjennomfør en sensitivitetsanalyse
- Utfør analyse av usikkerhet og risiko
- Dokumenter kostnadsoverslaget
- Oppdater estimatet fortløpende i henhold til innsats og ressurser
Konklusjon
Kostnadsestimering benyttes for å forutse de totale kostnadene, prisen og mengden av ressurser som trengs i et prosjekt. Dette gjøres for å ta effektive investeringsbeslutninger. For å oppnå dette, må hele prosjektet brytes ned i mindre deler for å få et bedre estimat av ressurser, arbeidskraft og tid.
Det er lettere sagt enn gjort å lage et godt kostnadsoverslag. Det er derfor viktig å velge en nøyaktig teknikk som hjelper deg å utvikle en vellykket plan for kostnadsestimering for kunden.
Det kan også være nyttig å utforske ulike verktøy for oppgave- og prosjektstyring.