Sliter du med å velge mellom Confluence og Notion? Denne veiledningen sammenligner Confluence og Notion grundig, for å hjelpe deg med å ta en informert avgjørelse!
I dagens digitale arbeidsmiljø er vi stadig mer avhengige av produktivitetsverktøy og programvaretjenester. Uansett om du jobber med apputvikling, markedsføringsinnhold, forbruksvarer eller digitale tjenester, er det avgjørende å planlegge prosjekter, skape ideer og lagre dette trygt online, slik at teammedlemmer kan få enkel tilgang.
Men det å velge riktig verktøy kan ta tid og kreve mye research. Ingen ønsker å bytte programvare for innholds- og arbeidsadministrasjon midt i et prosjekt, særlig med en deadline som nærmer seg. Derfor vil denne sammenligningen hjelpe deg å vurdere om Confluence eller Notion er best egnet for din virksomhet.
Hva er Confluence?
Confluence, utviklet av Atlassian, er en skybasert app for samarbeid og kunnskapsadministrasjon. Her samles virksomhetens wikier, innhold, idéskaping og designskisser.
Både interne og eksterne aktører kan enkelt samarbeide i Confluence, utvikle ideer, utarbeide design og innholdsoversikter og få godkjenning fra ledelsen.
Tenk deg at kontorassistenten må lete i arkivet etter en mappe med dokumenter og wireframes fra et tidligere prosjekt. Dette kan ta verdifull tid. Confluence bidrar til å unngå slike tidkrevende prosesser ved å digitalisere hele prosessen.
Ved å bruke Spaces, Page Trees og Pages kan du lagre tusenvis av dokumenter, planer, standard prosedyrer (SOP) med mer online. Du kan enkelt hente frem alt du trenger med et enkelt klikk. Confluence muliggjør også trygt fjern- og hybridarbeid ved å tilby rollebasert tilgang til innhold og prosjektressurser.
Hvordan Confluence brukes i bedrifter
Confluence har en rekke bruksområder i alle typer virksomheter, både online og offline:
- Dokumentasjon er en av de mest vanlige bruksområdene. Bedrifter bruker Confluence til å lage dokumentasjon for beslutninger, endringsledelse, forretningsprosedyrer og beredskapsplaner.
- Confluence benyttes også til strategiarbeid, for eksempel i forbindelse med fusjoner, børsnoteringer, produktlanseringer, markedsføring, salg eller rekruttering.
- Publisering av innhold er et annet viktig bruksområde. Utgivere bruker Confluence til å lage dokumenter for innholdsstrategi. Det er enkelt å oppdatere strategidokumenter jevnlig eller gjøre endringer etter behov. Alle brukere får automatisk tilgang til de siste endringene.
- Kreative fagfolk bruker Confluence som et samarbeidsverktøy for idéskaping.
- Verktøyet kan også brukes til produkt-, tjeneste-, app- og programvaredesign, i kombinasjon med verktøy som inVision, Atlassian Team og Figma.
- Bedrifter oppretter arbeidsområder for team, slik at de får tilgang til konfidensielle dokumenter, design, diskusjoner og retningslinjer i et sikkert miljø, der alle endringer kan spores.
Hvordan fungerer Confluence?
Confluence gir deg og teamene dine et dashbord med oversikt over oppgaver, organisasjonsoppdateringer, Spaces-aktiviteter med mer. Atlassian har integrert følgende i dette innholds- og kunnskapsstyringsverktøyet:
Confluence sine Spaces er sentrale for alle aktiviteter knyttet til et prosjekt, team, avdeling eller organisasjon. En liten bedrift kan ha et enkelt space, mens et multinasjonalt selskap kan ha hundrevis.
Hvert space inneholder flere sider. Et forhåndskonfigurert Project Management Space i Confluence kan for eksempel inneholde sider for prosjektplaner, beslutningsdokumentasjon og statusrapporter.
I motsetning til SharePoint, har man ikke ubegrenset tilgang til Spaces, Pages og Blogs i Confluence. Eksterne samarbeidspartnere kan inviteres, men må registrere seg for en gratis eller betalt Confluence-konto for å delta i samarbeidet.
Fordeler med å bruke Confluence
- Confluence gjør det enkelt for bedrifter å lage online kunnskapsbaser som er tilgjengelige på smarttelefoner, nettbrett og datamaskiner.
- Det gjør innholdsproduksjon og publisering raskere, ved å tilby felles redigeringsområder, automatisk samtykke til publisering og funksjoner for konfidensielt innhold.
- Ved å bruke Confluence til å lage og dele forretningsinnhold, oppnår man et ekstra sikkerhetsnivå, som forhindrer uautorisert kopiering og beskytter mot løsepengevirus.
- Det er innebygd versjonskontroll, slik at du og teammedlemmene dine enkelt kan gå tilbake til tidligere versjoner av innholdet.
- IT-selskaper som allerede bruker andre Atlassian-produktivitetsverktøy som Jira Software, Jira Service Management og Jira Work Management foretrekker Confluence for innholdssamarbeid.
Hva er Notion?
Notion er et verktøy for produktivitet og arbeidsområder, for både personlig og profesjonell bruk. Det kombinerer prosjektledelse, notater og kunnskapsadministrasjon i en skybasert app. Ansatte, konsulenter og leverandører trenger dermed ikke å bruke ulike apper til forskjellige oppgaver.
Notion er nyttig for bedrifter som trenger å lage databaser, innholdssider, delbare nettsteder og lignende. Med de mange feltene som Notion tilbyr, kan du lage en nettside eller app med alle de tilpassede punktene du trenger.
Du kan blant annet bruke Gantt-diagrammer, tabeller, gallerier, tidslinjer, spesifisere navn, produktinformasjon, formler, telefonnumre og e-poster i Notion Pages.
Hvordan Notion brukes i bedrifter
Her er noen av de viktigste bruksområdene for Notion i kommersielle virksomheter:
- Du kan lage interaktive dokumenter med Notions mal for møtenotater. Den kan inneholde dokumentegenskaper som «Opprettet av», «Deltakere», «Type», «Agenda», «Handlingspunkter», «Sist redigert dato», en seksjon for personlige notater med mer.
- Du kan legge til ulike visninger i en Notion-database for å konvertere den til en prosjektstyringsside. Noen av visningene er Tabell, Tidslinje, Galleri, Liste, Kanban og Kalender.
- Hvis du har mange prosjekter, kan du opprette separate teamrom for hvert prosjekt, og se alle disse side ved side på Notion-hjemmesiden.
- Notion AI er en ny funksjon som kan generere presentasjoner, innhold, prosedyrer, databaser, tabeller og forretningsideer.
Hvordan fungerer Notion?
I bunn og grunn er Notion en robust relasjonsdatabase-app. Der tradisjonelle databaser bare lar deg hente ut data, lar Notion deg lage historier ut av databaser. Når du oppretter flere sider i Notion, kan du koble dem for å fortelle den historien du ønsker.
Hovedelementet i Notion er Pages. En ny side har følgende standardtilpasninger:
- Tittel (ikon, forside og kommentar)
- Mulighet for å begynne å skrive med Notion AI
- Legge til innholdsblokker som:
- Import
- Maler
- Tabell
- Bord
- Tidslinje
- Kalender
- Liste
- Galleri
Hvis du vil skape unike opplevelser for ansatte og kunder, kan du starte med en blank side. Der kan du legge til mange ulike blokker, inkludert:
- Tekst
- Oppgaveliste
- Punktliste
- Bytt liste
- Media
- Kode
- Hyperlenker
- Koblet visning av databaser
- Knapper
- Innholdsfortegnelse
Over Pages finner du Workspaces (for hele virksomheten) og Teamspace (for individuelle prosjekter eller team). En fordel med Notion fremfor Confluence er at du kan publisere wikier eller tidsskrifter på nettet, slik at alle kan se innholdet uten å registrere seg.
Fordeler med å bruke Notion
- Alle kan begynne å bygge sider og nettsteder i Notion.
- Notion-sider kan vises i nettlesere uten å installere eller abonnere på Notion.
- Du kan dra nytte av Notions relasjonsdatabase.
- Notion tilbyr mange sidevisningstyper som tidslinje, tabell, liste og galleri.
- Modulen for dokumentoppretting lar deg legge til over 100 blokker for å tilpasse innholdet.
Les også: Notion Dashboard-maler for sømløs oppgavebehandling
Confluence vs Notion: En sammenligning av funksjoner
| Funksjon | Confluence | Notion |
| Brukergrensesnitt og opplevelse | Enkelt å navigere. Oversiktsside med dashbordvisning. Enkel tilgang til nylige sider, områder og maler. |
Sidefelt for Teamspaces og sider. Ikke noe dashbord, må utvikles manuelt. Import-knapp for innhold fra tredjepart. Litt komplekst brukergrensesnitt ved første øyekast. |
| Læringskurve | Praktisk talt ingen | Omfattende hvis du vil bruke alle funksjonene, ellers enkelt. |
| Mobilapp | Tilgjengelig | Tilgjengelig |
| Desktop-app | Ikke tilgjengelig | Tilgjengelig |
| Filopplasting og skylagringskvoter | 2 GB til ubegrenset, varierer med abonnement. | 5 MB til ubegrenset, avhengig av abonnement. |
| Sanntidsredigering | Ja | Ja |
| Maler | Over 100 maler for ulike bruksområder. | Begrensede maler, 65 lagd av Notion. Krever tredjeparts maler. |
| Arbeidsflytautomatisering | Innebygd med apper og integrasjoner. | Må utvikles manuelt eller kjøpe maler. |
| Digitale tavler | Gratis integrasjon med tavle-apper som Miro, inVision og Mural. | Bare visningsmodus for online tavler som Miro. Ingen sanntidssamarbeid. |
| Versjon og sidehistorikk | Ubegrenset for alle nivåer. | 7 dager gratis, 30 dager for Pluss, 90 dager for Business, ubegrenset for Enterprise. |
| Integrasjon med Atlassian-apper | Kompatibel med alle Atlassian-apper. | Begrenset støtte for Atlassian-apper. |
| Fortsett arbeidet | Egen hjemmeside for å fortsette arbeidet. | Ingen hjemmeside, må søke etter uferdige sider manuelt. |
| Integrasjoner | Over 100 toppintegrasjoner: Gliffy, Markdown, MacroSuite, Stillaser, LaTeX Math, HTML for Confluence. | Opptil 60 apper, inkludert Figma, Slack og GitHub. |
| Servicenivåavtale (SLA) | 99,9 % oppetid for Premium og høyere planer. | Ingen standard SLA, men tilpasset SLA tilbys for store bedrifter. |
Praktiske bruksområder for Confluence
Lag veiledninger for programvare
Bedrifter som utvikler apper og nettsteder eller fysiske produkter, bruker Confluence til å lage veiledninger. En slik side gir trinnvise instruksjoner for bruk av produktet eller programvaren. Her legges det ofte til to separate overskrifter, en for selve instruksjonene og en for relatert innhold. Du kan også importere innhold fra Word, Google Docs og lignende.
Idédugnad
Mange kreative byråer og forretningsteam bruker Confluence for å generere og evaluere ideer i samarbeid. Ved å koble Confluence til Mural, kan du importere Mural-tavlen direkte inn i Confluence. Dermed får samarbeidspartnere og utviklere direkte tilgang til de opprinnelige ideene og konteksten som grunnlag for design og produktutvikling.
HR kunnskapsbase
Hvis du vil ha en rimelig HR-administrasjonsportal, kan du bruke denne malen fra Confluence gratis. En HR-portal med ulike visninger for HR og ansatte kan fort koste tusenvis av kroner. Confluence tilbyr derimot dette gratis. Malen inneholder omfattende felter for HR-administrasjon, som for eksempel permisjon, helse, ansattretningslinjer og pensjonsordning.
Praktiske bruksområder for Notion
Møter
Mange bedrifter bruker Notion til å planlegge, organisere og avslutte møter. På en møteside kan du legge til knapper for rask tilgang til informasjon om møteledere, deltakere, møtetyper og kalenderhendelser.
Slike sider inneholder også andre databaseelementer, som for eksempel møtestarter, designsynkronisering, sprintplanlegging og designstandup. Ved å bruke tabellvisningen for et møte kan du raskt konvertere notatene til segmenterte data for idédugnad, standup og opplæring.
Dokumenter
Å lage et dokumentnettsted er en av de mest effektive bruksområdene for Notion. Bedrifter samler alle sine konfidensielle og ikke-konfidensielle dokumenter på ett sted i Notion. Du kan begynne med Notions dokumentmal. Den inneholder standarddokumenter, for eksempel tekniske spesifikasjoner, produktkravdokument, og mal for idédugnad. Du kan filtrere dokumentene ytterligere ved å bruke en tabell etter kategori for bedre oversikt.
Confluence vs Notion: Konklusjonen
Hvis du er ute etter automatisering, siderapportering, analyser, intuitivt samarbeid i sanntid og god pris, bør du velge Confluence fremfor Notion.
Notion er ikke det beste valget dersom:
- Du trenger omfattende automatisering av arbeidsflyten.
- Virksomheten er avhengig av ulike Atlassian-apper.
- Du trenger moderne funksjoner for wiki, kunnskapsbase og dokumentredigering.
- Du trenger robust versjonskontroll.
- Du trenger kompleks rollebasert tilgang til en Confluence-side for ulike parter som kunder, leverandører og interne ansatte.
- Du trenger innebygd og avansert rapportering og analyse.
Confluence er også et bedre valg prismessig. Den gratis planen er god for en liten bedrift med opptil 10 ansatte, og gir ubegrenset med sider, områder og appintegrasjoner, i tillegg til 2 GB lagringsplass. Den gratis planen til Notion tilbyr derimot svært begrensede tjenester og passer best for enkeltpersoner.
Hvis du oppgraderer til en betalt plan, vil Confluence Premium koste $110 for 10 brukere per måned, sammenlignet med $180 for Notion Business-planen. Confluence Premium tilbyr ubegrenset lagringsplass, analyser, brukertillatelser, IP-tillatelse med mer.
Neste artikkel: Confluence vs Jira: Forskjeller og likheter.