Milde påminnelsese-poster er de nødvendige ondskapene vi alle håndterer på et tidspunkt eller i en rutine.
Ettersom e-postmarkedsføring tar fart og hvert merke sender en hel del e-poster til kundene sine, er uleste e-poster en betydelig kategori i enhver innboks.
Faktisk fant Mailbird 35 % av en vanlig innboks er ulest. Med andre ord, mer enn én av tre e-poster blir ikke åpnet i tide. Nå kan du enten la den viktige kommunikasjonen gli inn i de stadig voksende innboksene eller sende en mild påminnelse.
Innholdsfortegnelse
Hva er en mild påminnelsese-post?
Som navnet antyder, er en mild påminnelses-e-post en høflig måte å ringe mottakeren på nytt om den tiltenkte årsaken.
Årsaken er åpenbar. Du fikk ikke svar, eller mottakeren glemte rett og slett å åpne e-posten din, blant annet. I alle fall er tanken ikke å høres desperat ut og likevel unngå å gå glipp av det du ønsket å oppnå med den første sendingen.
Selv om dette høres enkelt ut, er det noen detaljer for å gjøre det riktig, for eksempel hva som skal være emnelinjen, hvor lenge e-postteksten skal være osv.
La oss diskutere dette fra sak til sak.
Skriver til sjefen
Dette kan skje alt for ofte ettersom lederne/sjefene har så mye på tallerkenen.
Enkelt sagt kan dette handle om hva som helst, et spesifikt prosjekt du diskuterte tidligere, en refusjonsforespørsel, lønnsrelatert osv.
Eksempel på emnelinjer 1. Trenger innspill fra deg for {task}
2. Venter på svaret ditt for {task}
3. Mild påminnelse angående {task}Brødtekst Hei Ethan,
Det er bare en oppfølging av min forrige e-post om den {oppgaven}. Jeg venter på din veiledning for å få ting fremover. Hvis du trenger noe fra min side, gi meg beskjed.
Beste,
Beatrice
Det kan være mange varianter av emnelinjen og e-postteksten. Men tanken er å holde det kort og saklig. Selv om det er flere aspekter som trenger oppmerksomhet, presenter det i en liste i stedet for å skrive ett avsnitt over det andre; det hjelper mottakeren enkelt å forstå hva som må gjøres.
Forsinket betaling
Å få betalt i tide er avgjørende for enhver bedrift. Men dessverre gir de fleste slipp på den etosen når det gjelder å betale i tide.
Og siden det er et sensitivt emne for begge sider, er en «dristig», men likevel «skånsom» tilnærming nøkkelen. Den andre siden må forstå alvoret i situasjonen, og virksomheten bør fortsette uten at forholdet blir surt.
Eksempel på emnelinjer 1. Forsinket betaling for faktura {number}
2. Haster: Forfaller betaling for faktura {nummer}
3. Handling nødvendig: Faktura {number} er fortsatt ubetalt Brødtekst 1. Betaling forfalt for faktura {number}
2. Haster: Forfaller betaling for faktura {nummer}
3. Handling nødvendig: Faktura {nummer} er fortsatt ubetalt
Men når skal denne betalingspåminnelsen sendes?
Mange faktorer spiller inn her, for eksempel hvor gammelt det spesifikke forretningsforholdet er, om dette er vanlig praksis med denne klienten, og viktigst av alt, om du ønsker å fortsette virksomheten din hvis denne personen er en gjentatt «forbryter». Basert på disse faktorene kan du justere tonen og tidspunktet for meldingen.
I de fleste tilfeller er neste virkedag etter forfallsdato perfekt for å sende betalingspåminnelser. Imidlertid vil jeg ikke foreskrive å vente over en uke i de fleste tilfeller.
Tilbakemeldingsforespørsel
Selv om læring er en livslang bestrebelse, er det spesielt viktig for nybegynnere. Jeg husker at jeg ba om tilbakemelding på skrivingen min i en frilansskribents subreddit tilbake i 2020, og jeg takker den fremmede for denne datoen fordi det gjorde mye forskjell.
Men hva skal du gjøre hvis du ikke får noe svar på tilbakemeldingsforespørselen din? Det kan være læreren din, en senior eller noen i domenet ditt du beundrer over grensene.
Eksempel på emnelinjer 1. Venter på verdifull tilbakemelding om {matter}
2. Påminnelse om tilbakemeldingsforespørsel
3. Påminnelse: Ekspertinnsikt nødvendig Kroppstekst Hei Michael,
Jeg håper alt er bra hos deg.
Dette er en oppfølging av min tidligere melding der jeg ber om tilbakemelding om denne {saken}. Jeg er sikker på at ekspertferdighetene dine i dette {emnet} vil være til stor nytte for meg.
Jeg ser frem til ditt uvurderlige svar.
Beste,
Nathan
I tillegg kan eksperten være en kjent fagperson som mottar slike forespørsler dag ut og dag inn. I så fall, og spesielt når det ikke er et personlig forhold, kan du også inkludere en one-liner, for eksempel «Jeg er klar til å kompensere for innsatsen din», for å gjøre det verdt det for den personen.
Jeg vet det kan føles vanskelig å si det til noen du ikke kjenner, men jeg har møtt en «kjendisskribent» som var skeptisk til å gi «gratis tilbakemelding».
Det burde være unødvendig å si at jeg henvendte meg til andre forfattere (på Reddit) som ga meg mye mer innsikt enn jeg noen gang kunne be om eller takke dem for.
Så, det kan være det samme med deg, og det er helt greit siden slike eksperter er veldig travle, og å tilby dem betaling kan fange oppmerksomheten deres, spesielt hvis du ikke ønsker å oppsøke andre fagfolk.
Påminnelse om leie
Denne blir favoritten til utleierne. Du kan alltid høres truende ut, men det kan forårsake juridiske problemer og er ikke tilrådelig.
I stedet bør tilnærmingen være faglig selvsikker.
Eksempel på emnelinjer 1. Nødvendig hastetiltak: Forfalt husleie
2. Ubetalt husleiepåminnelse
3. Handling kreves: Ubetalt leie i {måned} Brødtekst Hei George,
Jeg håper du får en flott dag.
Jeg oppdaget at {month’s} husleie fortsatt er ubetalt for {property address}. Jeg forstår at ting kan være vanskelig noen ganger.
Likevel vil jeg gjerne vite forventet betalingsdato og vil sette pris på rettidig betaling som beskrevet i leieavtalen vår.
Jeg setter pris på oppmerksomheten din og venter på et raskt svar.
Beste,
Hannah
Event-påminnelser
Arrangementsledere utsettes for enormt stress for å få prosjektene deres til å lykkes. Og sjelen til enhver begivenhet er antall ansatte. Derfor er det nødvendig for arrangementsansvarlige å bekrefte oppmøte i god tid for å kunne tilby ledige plasser til andre.
Disse påminnelsene bør være virkningsfulle og vennlige, med tydelig ordlyd som ber om svar eller kanselleres for setet.
Eksempel på emnelinjer 1. Handling nødvendig for å bekrefte deltakelse i {event}
2. Påminnelse: Ikke gå glipp av {event}
3. Vi venter på svaret ditt for {event}Brødtekst Hei Florence,
Vi er veldig glade for å ha deg på vårt kommende {event} på {event date}. Du kan bekrefte ditt oppmøte ved å svare på denne e-posten.
Vær oppmerksom på at vi tilbyr plassen din til noen andre i fravær av noe svar fra din side innen {time, date}.
Vi håper du forstår og ønsker å se deg snart.
Beste,
Oliver
Selv om jeg fikk det til å se litt mer alvorlig ut, kan du slappe av i tonen basert på saken din.
Møtepåminnelse
Møtefravær er et «alvorlig» problem for mange bedrifter, spesielt fjerntliggende. Jeg skal ikke fordype meg i debatten om de er produktive, men dette er et faktum at det kreves minst noen få møter for et sunt samarbeid.
Og selv om det er alle slags påminnelser på datamaskiner og smarttelefoner, skjedde «helt glemt den» med mange av oss.
Så her er en mal for møtepåminnelse for å sikre at den blir deltatt med full kapasitet.
Eksempel på emnelinjer 1. Vennligst merk: kommende møte på/på {time/date/place}
2. Viktig: møtepåminnelse
3. Oppmerksomhet kreves: Kommende møteBrødtekst Hei Thomas,
Bare en rask påminnelse om det kommende møtet {time/date} på {place}. Vennligst gå gjennom agendaen og noter ned noe spesifikt du ønsker å diskutere. Din tilstedeværelse og aktive deltakelse vil bli satt stor pris på.
Beste,
Julia
Påminnelse om jobbsøknad
Jobbsøknader er de som blir besvart minst. Årsaken kan være det store antallet innkommende forespørsler og det faktum at de fleste arbeidsgivere ikke gidder å sende anstendige avslags-e-poster.
Uansett kan det være forvirrende ved søkerens ende. Derfor skader det ikke å sende en eller to påminnelser.
Eksempel på emnelinjer 1. Re: Søknad om {job_title} – Neste trinn?
2. Noen fremgang i søknaden om {job_title}?
3. Klarte jeg rollen {job_title}? Brødtekst Hei Stephen,
Det er en rask oppfølging av statusen til søknaden min om {job_title}. Er det noen oppdateringer? Eller trenger du noe fra min side?
Beste,
Katherine
Fristpåminnelse
Vi håndterer alle tidsfrister i alle forretningssfærer, med milde påminnelser som har et stort bruksområde her.
Eksempel på emnelinjer 1. Tidsfristvarsel: {project} med forfall om {X dager}
2. Haster påminnelse: fristen nærmer seg for {project}
3. {prosjekt}: X dager igjen til fristen Brødtekst Hei Lucy,
En rask påminnelse om at vi er i gang med nedtellingen til {project}-fristen på {forfallsdato}. Sørg for at alt er i rute, og ping meg gjerne for hjelp.
Beste,
Megan
Bruke AI-verktøy for å skrive e-poster
Det beste med e-poster er at de ikke blir flagget for AI-innhold som det er med publikasjoner. E-post er meldinger, og det eneste som betyr noe er hvor godt du kan formidle poenget.
Det er her AI-verktøy liker ChatGPT, Bardeller Bing kan hjelpe deg med å skrive dem.
Mens ChatGPT er freemium, er Bing og Bard 100 % gratis.
ChatGPT
Disse verktøyene er konversasjons-AI-motorer. Du kan snakke med dem som du ville gjort med assistenten din for å finjustere utgangen.
Men som med ethvert AI-verktøy, kan utdataene noen ganger være litt dårlige. Avslutningsvis kan disse verktøyene absolutt hjelpe, men kan ikke helt erstatte menneskelig inngripen.
Vær forsiktig med disse påminnelsene!
Påminnelser er nyttige og tjener sin hensikt. Jeg blir ofte kontaktet med e-poster om et potensielt samarbeid med tipsbilk.net. Siden jeg er en forfatter uten å si noe om ledelsen, videresender jeg vanligvis dem til oppsøkende.
Imidlertid glemmer jeg fortsatt noen av og til, og det som fungerer i de situasjonene er milde påminnelser (noen ganger noen få🙂).
Så fortsett å sende disse påminnelsene til potensielle kunder fordi de faktisk fungerer.
Dette var vår guide til milde påminnelser med noen få maler for å hjelpe deg i gang. Og i tilfelle du blir sittende fast, kan verktøyene vi diskuterte gjøre det å sende e-post til en virkelig tur i parken.
PS: Interessert i snakk om (AI) by, ChatGPT? Her er tipsbilk.nets ChatGPT-depot for å hjelpe med å realisere dets sanne potensial.