Hva er en arbeidsordre? [+ 4 Templates]

Bedrifter og kommersielle enheter anser arbeidsordrer som kilden til sannhet for alt som involverer et pengebudsjett og jobber som skal utføres.

Dokumentasjon er en uatskillelig funksjon for enhver virksomhet, enten online eller offline. I løpet av en bedrifts livssyklus vil du komme over mange kommersielle dokumenter som fakturaer, standard driftsprosedyrer (SOP), forsyningssedler, etc.

Et høyt ansett dokument er en servicebillett, og ved utstedelse begynner bedriftsmaskineriet å levere produktene/tjenestene og tjener inntekter når bestillingen er fullført.

Interne eller eksterne jobbbestillinger kan være svært forvirrende hvis du ikke har erfaring med å lage og administrere slike dokumenter. Men ikke bekymre deg siden denne artikkelen vil hjelpe deg med å få tilstrekkelig kunnskap om denne forretningskomponenten. Uten videre, les den gjennom.

Hva er arbeidsordre?

Når du mottar en arbeidsordre fra en klient, er det en formell forespørsel om vedlikehold, produktlevering, levering av tjenester osv. Arbeidsbilletter er uunnværlige i formell virksomhet, enten oppgaven er svært kompleks, som å bygge et kraftverk, eller pen enkelt, som å levere datatilbehør.

Slike offisielle dokumenter varierer fra bransje til bransje. Standardinformasjonen de inneholder er imidlertid den primære leveransen, startdato, sluttdato, rapporteringsperson, utførende person og bestiller.

Dessuten starter en forretningspapirsti med en arbeidsordre. Når oppgaven skrider frem og dokumentet går fra en hånd til en annen, fungerer det som et formelt kommunikasjonsmedium mellom involverte parter.

Og til slutt, når jobben er gjort, bruker regnskapsførere dette dokumentet til å gjøre opp fordringer eller gjeld. Videre går eksterne eller interne revisorer først for jobbordre når de reviderer enhver virksomhet.

Andre setninger som forretningsfolk kan bruke i stedet for arbeidsordrer er:

• Servicebillett
• Arbeidsordre
• Arbeidsbillett
• Jobbbillett

Hensikten med Ordre for verk

Det eneste formålet med et slikt dokument er å holde oversikt over alle arbeidsautorisasjoner, tjenesteleverandørdetaljer, kostnader og fullføringstid for arbeid. Eksterne kunder som forbrukere og interne kunder som ansatte kan lage en servicebillett.

Deretter går papiret til riktig team, avhengig av om det er en ekstern eller intern ordre på arbeid. Bedrifter bruker ofte dataprogramvare for å lage kuponger som reiser gjennom mange digitale eller fysiske skrivebord.

Her finner du en oversikt over målene for orden for arbeid:

• Forklar problemet, reparasjonen og installasjonen/leveringen av varer
• Tilveiebringelse av ressurser og utstyr som trengs for jobben eller vedlikeholdsarbeidet
• Tilby teknikere med forseggjorte instruksjoner på jobben/oppgaven/vedlikeholdet
• Offisiell registrering av materialer, arbeidskraft og ressurser som er brukt for å fullføre arbeidet
• Spor alle reparasjons- og vedlikeholdsjobber som er utført på hver autorisasjon
• Inneholder pengedata som kostnader, skatter, avgifter, cess, etc.

Betingelser for administrasjon av arbeidsordre

Arbeidsgodkjenner

En administrativ eller noen fra det teamet håndterer tildeling og godkjenning av vedlikeholdskrav for utstyrshåndtering. Noen ganger kan resepsjonsstøtte for kunderelasjoner og ansvarlig lager også utføre godkjennerrollen.

Arbeidssøker

Rekvirenten er en person eller et team som krever at en bestemt jobb skal fullføres. Forbrukere genererer jobbordrer gjennom nettbaserte eller personlige kjøp i tjeneste- og varebransjen.

I business-to-business-scenarier kan kunder på kommersielt nivå be om arbeid, eller det kan også komme fra et internt team, som en driftsleder for kundeservice ber om reparasjoner av arbeidsstasjoner.

Feltteknikere

I vedlikeholdsjobbbilletter er feltteknikere ingeniører, møllemakere, reparasjonspersoner, etc., som har ferdighetene til å utføre oppgaven nevnt i arbeidsordredokumentet.

Komponentene i en arbeidsordre

En bedrift kan registrere mange varer og relaterte data ved å bruke jobbordredokumenter. Her er noen eksempler på elementer som du må inkludere.

Obligatoriske elementer

#1. Eiendelen er den primære komponenten i enhver jobbbillett.

#2. Arbeidssøkerens navn er også et must.

#3. Arbeidsomfang er enda et viktig element siden det vil bestemme ferdighetene, verktøyene og standard operasjonsprosedyre (SOP).

#4. Arbeidsanmoderen bør også fylle ut et felt med navnet Beskrivelse av problemet. Det hjelper teknikerne eller servicetilretteleggeren å forstå problemet raskt.

#5. Utskifting av maskindeler eller krav til spesialverktøy bør også stå i dokumentet.

#6. Alle virksomheter har en slags helsefare. Det bør nevnes i arbeidsordren.

#7. Datoer og klokkeslett er også påkrevd. Det kan være en startdato, starttidspunkt, sluttdato (forventet), sluttid (forventet), faktisk sluttdato/tid osv.

#8. En serviceordre bør også inneholde kontaktdetaljer for rekvirenten, ordreansvarlig, tekniker osv. Dermed kan du inkludere mobilnumre, telefonnumre, faks-IDer, e-postadresser, nettsider, kontoradresser osv.

Frivillige komponenter

#9. En jobbseddel kan inneholde flere signeringsfelt for kunden, lederen, teknikeren, regnskapsføreren osv.

#10. Arbeidstimer bør også være til stede for passende fakturering og avstemminger.

#11. Å ha en liste over oppgaver i et tjenestebestillingsskjema er bra. Det vil gjøre det mulig for arbeidsordreansvarlig, tilrettelegger og kunde å holde seg synkronisert om arbeidet som er utført.

#12. Moderne servicebillettformater kommer også med et dedikert felt for viktigheten av bestillingen. For eksempel, avhengig av prioritetsnivå, planlegger ledere tjenesteordrer.

#1. 3. Det kan også være lurt å inkludere en sjekkliste over verktøy, dataapplikasjoner, reservedeler, forbruksvarer osv. som skal sjekkes ut og returneres til inventaret.

#14. Du kan inkludere den estimerte kostnaden for jobben som ble levert for bestillinger med åpne kostnader. For generelle bestillinger med forhåndsbestemt pris, nevner noen virksomheter den faktiske kostnaden.

#15. Til slutt bør en ordre-ID og en stillingstittel være der fordi det hjelper deg å dokumentere stillingsbilletten.

Typer arbeidsordrer

Forebyggende vedlikehold

Enhver virksomhets produksjons- eller produksjonsenheter utsteder jobbbilletter for utstyrsservice. Det hjelper å unngå maskinhavari og produksjonstap.

Generelt formål

Bedrifter utsteder servicebilletter når de trenger en tredjepart for å fullføre en engangsoppgave som å fjerne ubrukt utstyr, installere antivirus på bærbare datamaskiner, etc.

Inspeksjon av maskiner

Bedrifter godkjenner engangsarbeidsordrer for inspeksjon av en tredjepartsekspert for å evaluere utstyr, eiendeler eller verktøy.

Elektrisk

Interne eller eksterne klienter kan be om behov for strømforsyning, belysning og ledninger gjennom slike dokumenter.

Nødsituasjon

Slike jobbordrer er stort sett ikke planlagt for å takle ulykker. Du kan gi slike ordre for å beskytte livet til ansatte eller spare kostbart utstyr fra permanente skader.

Spesielle prosjekter

Noen ganger må du oppgradere produksjonsenheten uten å erstatte eksisterende maskiner. Du ber spesielt om utstyr eller programvareoppgraderinger som øker produktiviteten ved å bruke denne arbeidsbilletten.

Fordelene ved å bruke arbeidsordrer

#1. Bedriften din dokumenterer alle jobbbillettene med nødvendige poster. Revisjonsbyrået vil be om disse dokumentene når det er revisjon for å validere bedriftens ytelse.

#2. Du gjør virksomheten din mer oversiktlig ved å involvere servicebilletter for hver tjenestelevering. Kunder elsker å forholde seg til byråer som er spesielt opptatt av arbeidsdokumentasjon og deler dataene som samles inn med dem.

#3. Betal raskt interne eller eksterne teknikere ved å se på arbeidsordren og holde dem fornøyde.

#4. Hjelp inventarteamet med å skaffe alle reservedeler på forhånd slik at vedlikehold av maskiner ikke treffer noen flaskehalser.

#5. Analyser arbeidsordrenotater og iverksett passende tiltak for å unngå maskinhavari i fremtiden.

#6. Service- og produktsentrerte virksomheter kan med rimelighet estimere årets inntekter ved å gå gjennom de fullførte og fakturerte serviceordredokumentene.

#7. Til slutt fungerer arbeidsordrer som en tråd av kommunikasjon mellom flere avdelinger. Derfor kan forretningsenhetene dine eliminere de negative effektene av å jobbe i siloer.

Her er noen plattformer hvor du kan finne ferdige maler:

Utskrivbare arbeidsordremaler: TemplateLab

TemplateLap er en av de mest pålitelige kildene for autentiske forretningsdokumenter. Du finner også maler, skjemaer og formater av høy kvalitet for arbeids-/jobbbestillinger her. Innholdet er enkelt å laste ned.

I motsetning til noen konkurrenter, trenger du ikke oppgi en haug med informasjon om deg selv eller selskapet for å få en nedlastingslenke.

Bare finn skjemaet som er relevant for ditt kommersielle eller personlige arbeid og klikk på nedlastingsknappen for å få filen. Videre kan du enkelt åpne malfilene ved å bruke alle ord- og regnearkbehandlingsapper som Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs og Google Sheets.

Nettstedet viser et bredt spekter av servicebilletter som:

• Eksempler på bilreparasjoner
• Maler for vedlikeholdsarbeid
• Skjemaer for IT-arbeid
• Eksempler på outsourcing av grafisk design

Dessuten inneholder disse malene mindre begrenset formatering, slik at du kan tilpasse tabellene og kolonnene slik du vil.

Gratis arbeidsordremaler: Smartsheet

Smartsheet hjelper deg med å integrere jobbbilletter i ditt prosjektstyringssystem. Siden det er en proprietær programvareleverandør for prosjektstyring, hvis du bruker malene som er gratis å laste ned og importerer dokumentet til Smartsheet, investerer du ingen penger, men automatiserer hele prosessen med å motta og løse servicebilletter.

Noen bemerkelsesverdige maler som du kan bruke godt er:

• Vedlikeholdsjobbbilletter
• Tjenestearbeidsoppdrag
• Stopp jobbtjenestebilletter
• Gartnerarbeidsbillett
• Alle jobbordresporingsmaler

Dens vertsbaserte maler kommer i to innholdsleveringsmetoder. Først kan du laste ned eksempelfilen i PDF-, Excel- eller Word-format og tilpasse den i et skrivebordsprogram som støtter disse filtypene.

Alternativt kan du importere malene til Smartsheet-prosjektdashbordet. Den andre metoden er svært praktisk for raskt bevegelige og komplekse miljøer der tjenestebillettgodkjennere og ledere må administrere hundrevis av arbeidsordrer.

Arbeidsordremaler: Jotform

Hvis du er frilanser eller eier av småbedrifter som trenger å betjene store bedriftskunder som krever formelle jobbordredokumenter, kan du prøve ut maler fra Jotform. Det hjelper deg å spare penger på flere grunner som:

• Igangsetting av profesjonell virksomhet fra skapere
• Kjøpe lisenser for programvare for arbeidsordreadministrasjon
• Utnevne forretningsdokumenteksperter som kan lage slike jobbbilletter for deg

I stedet bruker du bare malene som er enkle å tilpasse og importerer dem til Jotforms proprietære online PDF-redigeringsprogram. Begge tjenestene er gratis for kommersiell bruk.

Viktige servicebillettmaler du kan bruke er:

• Kundeproduktoppsett
• Kjøretøyservice
• Bilreparasjon
• Vedlikehold
• Nettsidedesign
• Videoproduksjon
• Kjæledyrpleie
• Freelance webutvikling

Dessuten trenger du ikke ha omfattende tekniske ferdigheter for å bruke Jotforms editor. Det er et enkelt dra-og-slipp PDF-redigeringsverktøy som alle som vet hvordan man bruker en nettleser kan bruke.

Arbeidsordremaler: Template.net

Template.net er nok et populært reisemål for dokumenter for personlig og forretningsbruk. Den har en relativt enkel søkelinje hvor du kan skrive inn dine krav som dokumenter, maler, grafisk design, etc., og plattformen vil hente noen eksempler av høy kvalitet.

Dens Business-seksjon lar deg få tilgang til noen ekstraordinære arbeidsordreeksempler som du kan tilpasse direkte på redigeringsprogrammet eller ved å bruke tekstbehandlingsapper. Dens gratis bruksfasilitet er imidlertid noe begrenset.

Først må du abonnere på en gratis eller betalt konto. Deretter kan du laste ned opptil tre maler hver dag, det er en gratis konto. Alternativt kan du bruke editoren. Uansett, det vil være en nedlastingsgrense.

Den lar deg imidlertid laste ned jobbbestillingene dine i forskjellige filformater som Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word og Excel.

Konklusjon

Arbeidsordre handler om en papirsti. Den digitale transformasjonen av virksomheter på tvers av bransjer er nå et spor av PDF-er, Google Dokumenter eller Microsoft Word-filer på nettbrett, bærbar PC eller mobiltelefon.

I et nøtteskall skisserer den arbeidet som skal fullføres, når, av hvem og kostnadene for oppgaven. Arbeidsstyrken din begynner å fullføre oppgaver når en jobbordre er generert, og arbeidsstyrken hviler når inntektene bokføres i firmaets bøker i henhold til standard regnskapsvilkår.

Nå som du har gått gjennom en grundig diskusjon om servicebilletter og noen malkilder, bør du kunne lage høyytende kopier av slike dokumenter.

En vellykket bedrift trenger mer enn bare en ordre på arbeid. Du må ta informerte beslutninger om hvilken oppgave du skal akseptere eller bestå ved å få forslag fra de beste ekspertnettverkene.