Microsoft Outlook lar deg lage elektroniske klistrelapper som du kan vise enten i Outlook eller rett på skrivebordet, slik at du kan få alle de ekte klistrelappene fra skrivebordet.
Før vi begynner, la oss bruke et øyeblikk på å huske at det å skrive ned passord på Post-It-lapper, elektroniske eller på annen måte, rett og slett er dårlig. Vi har skrevet mye om passordsikkerhet gjennom årene, så ta deg tid til å velge en passordbehandler og bruke den. En dag vil du takke oss.
Innholdsfortegnelse
Opprette et nytt notat
Det første du må gjøre er å åpne Notes-alternativet i Outlook. Gjør dette ved å gå nederst til venstre i Outlook, klikke på de tre prikkene i navigasjonsalternativet og deretter klikke på «Notater».
Alternativet Notater, der du kan legge til, redigere og slette notatene dine, åpnes.
For å opprette et nytt notat, klikk «Ny notat.» Dette vil opprette et nytt notat med standard størrelse og farge.
Arbeide med et notat
Outlooks notater ser enkle ut, men de pakker mye funksjonalitet inn i en liten firkant. Det er seks forskjellige områder i notatet ditt.
1. Selve notatet, hvor du kan skrive inn teksten din.
2. Notatets meny, med ulike alternativer du kan utføre på notatet.
3. «Flyttehåndtaket», som du kan klikke på og bruke til å dra notatet rundt på skjermen.
4. Lukkalternativet som slår av notatet.
5. «Endre størrelseshåndtaket» som du kan klikke på og dra for å endre størrelsen på notatet.
6. Datoen og klokkeslettet for sist du endret notatet.
En ting du ikke ser er et Lagre-alternativ. Når du klikker på lukkealternativet eller til og med klikker bort fra notatet til et annet sted, lagres notatet automatisk for deg, og det er ingen versjonskontroll (akkurat som en fysisk post-it).
Den første linjen i notatet blir filnavnet (selv om den første linjen er tom), så hvis du vil gi nytt navn til notatet ditt, må du skrive om den første tekstlinjen i det.
Organisere notatene dine
Du kan bruke det faktum at den første linjen i notatet blir filnavnet for å hjelpe deg med å organisere notatene dine ved å gjøre det første ordet til handlingen du må gjøre (f.eks. «Gjøremål», «Ring», «Påminnelse» og så videre). Som standard vises notatene dine i ikonvisningen.
Dette sorterer notatene dine etter datoen de ble endret, med notatene som sist ble endret (eller opprettet) foran. Hvis du endrer til notatlistevisningen, kan du se dette tydeligere.
For å organisere notatene dine etter type handling i stedet, kan du bestille dem etter emne ved å gå til Vis > Vis innstillinger.
Vi har dekket endring av visningsinnstillingene dine før, så vi vil ikke gå gjennom detaljene her, men hvis du har gjort dette for e-postmappene dine, vet du at det er veldig enkelt. Når du har endret visningen for å sortere etter emne, vil de forskjellige handlingene dine være lettere synlige.
Kategorisering av notater etter farge
Du kan også endre fargen på notatene dine ved å endre kategorien. Dette kan gjøres på en av tre måter:
1. Ved å velge notatet i Notes-vinduet og klikke på Hjem > Kategoriser alternativet.
2. Ved å høyreklikke på notatet i Notes-vinduet og velge «Categorize» fra kontekstmenyen.
3. Ved å klikke på menyen øverst til venstre i et åpent notat og velge «Kategoriser» fra menyen.
Velg fargen du vil at notatet skal ha. Hvis du ikke har brukt kategorier før da, vil du se et alternativ for å gi nytt navn til kategorien og endre fargen.
Når du har valgt kategorien din, vil hele notatet samsvare med fargen du har valgt, og ikonet vil endre farge i notatvinduet.
Dette er en enkel måte å spore de forskjellige typene notater du har, fordi du ikke trenger å lese eller bestille notatene dine for å vite hva hver enkelt er.
Legge til notater på skrivebordet ditt
OK, det dekker å sette opp notatene dine og kategorisere dem. La oss se på å legge dem til på skrivebordet ditt. Den gode nyheten er at det er like enkelt som å åpne et notat og deretter minimere Outlook. De åpnede notatene kan dras rundt og settes hvor du vil på skrivebordet.
Når du lukker Outlook, lukkes Notes også, noe som er fornuftig, men ikke ideelt. Men når du åpner dem igjen individuelt fra Outlook, åpnes de på samme sted som du la dem, så når du har ordnet dem nøye, forblir de på samme sted. Og hvis du er typen som aldri lukker Outlook med mindre du starter datamaskinen på nytt, vil dette uansett ikke være et stort problem.
Hvis du vil ha notatene åpne, men ikke Outlook, kan du lagre notatene utenfor Outlook og åpne dem uten å åpne hovedprogrammet for Outlook. For å gjøre dette, klikk på menyvalget til notatet og velg «Lagre som».
En standard Windows-dialog åpnes for å la deg velge et sted å lagre. Vi skal velge skrivebordet.
Når du åpner den lagrede meldingen, åpnes notatet nøyaktig der du la det, uten at Outlook-appen er åpen. (Teknisk sett er Outlook-appen åpen i bakgrunnen, men du kan ikke se den, og du vil ikke få varsler.) Fordi det er en kopi av notatet i Outlook, og ikke det originale notatet, vil det ikke endres oppdater Outlook, men det er greit hvis du bruker notatene for visuelle påminnelser i stedet for en løpende oversikt over gjøremål.
Sende notater til andre personer
Du kan også sende notater til andre personer. Hvis de har Outlook, vil de kunne åpne dem som notater og bruke dem akkurat som deg. For å sende et notat til noen, klikk på menyvalget til notatet og velg «Videresend.»
Dette vil opprette en e-post med notatet som vedlegg.
Hvis mottakeren åpner det vedlagte notatet i et e-postprogram som Gmail eller en klient som Thunderbird, vil det bli behandlet som en ren tekst-e-post, men hvis de åpner det i Outlook, vil det bli behandlet som et notat. Dette gjør det spesielt nyttig for å sende ting til kolleger på kontoret som bruker Outlook, spesielt hvis teamet ditt bruker Notes.
Notater er ikke den mest prangende eller mest funksjonsrike delen av Outlook, men hvis du er en post-it-notis, er de enkle og effektive. Og du trenger aldri å bekymre deg for at de blir fjernet av rengjøringspersonell, går tom for klissete og faller av, eller forlater informasjon synlig for alle som går forbi.