Slack er en populær chat-app for arbeidsplasser, så populær at selskapet bak den har en verdi på over 20 milliarder dollar. Du har sikkert fått med deg nyhetene om dette. Hvis du ikke har prøvd den ennå, får du her en oversikt over hva du bør vite.
Hva er Slack?
Slack er et kommunikasjonsverktøy for arbeidsplassen, et sted der du enkelt kan samle meldinger, verktøy og filer. Slack fungerer i hovedsak som et direktemeldingssystem, men med en rekke integrasjonsmuligheter for andre arbeidsverktøy. Selv om disse integrasjonene er nyttige, er det ikke nødvendig å bruke dem for å kunne bruke Slack. Hovedfunksjonen er å kommunisere med andre mennesker. Du kan chatte på Slack på to måter: i kanaler (gruppechat) og direkte meldinger (person-til-person chat). La oss se nærmere på hvordan brukergrensesnittet ser ut.
Det er fire hovedelementer du bør være oppmerksom på i Slack:
- Navnet på Slack-arbeidsområdet.
- Listen over kanaler du er medlem av.
- Listen over personer du har chattet med via direktemeldinger.
- Chat-vinduet.
Når en bedrift skal begynne å bruke Slack, må de velge et navn for arbeidsområdet. Dette navnet blir en del av den unike URL-en. Hvis for eksempel Wile E. Coyote ønsker å opprette et Slack-arbeidsområde for ACME Slingshots, vil Slack-adressen være https://acmeslingshot.slack.com/. Wile E. kan deretter invitere de han ønsker til å bli med i Slack-området.
Kanaler i Slack kan være offentlige, som betyr at alle medlemmer kan se og bli med i kanalen, eller private, som betyr at kun medlemmer av kanalen kan se den og invitere andre. Direktemeldinger er alltid private, selv om de kan inkludere opptil 8 personer.
Chat-vinduet er stedet der all kommunikasjon foregår. Her kan du lese svar på meldinger, legge til emoji-reaksjoner, bruke GIF-er, se RSS-feeder, sette opp påminnelser og få varsler. Men først og fremst er det her du snakker med andre.
Hva gjør Slack så bra?
Da Slack ble lansert, fantes det ingen reelle konkurrenter på markedet. Det fantes andre chat-apper, men Slack kombinerte et brukervennlig grensesnitt med både gruppe- og personlige meldinger. Det ga også bedrifter kontroll over hvem som kunne bruke verktøyet gjennom invitasjonssystemet. Andre verktøy kunne tilby lignende funksjonalitet, men manglet den samme brukervennligheten (for eksempel Campfire, nå BaseCamp). Ingen av de tradisjonelle leverandørene (Microsoft, Apple, IBM, Sun osv.) hadde noe som kunne måle seg med Slack.
Det at Slack ikke var en stor aktør var også en fordel. Slack var liten og fleksibel nok til å raskt legge til nye funksjoner, som emoji-reaksjoner (bra for brukere) og 2-faktor autentisering (bra for administratorer). For mange var det også en fordel at Slack ikke var eid av en stor, tradisjonell leverandør. Men det forklarer ikke alene hvorfor Slack er så populært.
Slack er dyktig på to områder: design og forståelse av brukernes behov. Disse to pilarene er grunnlaget for de fleste gode produkter, men overraskende vanskelig å mestre, noe mange mislykkede apper kan bevise. Det første grove designet ble laget av Slack-grunnlegger, Stewart Butterfield (som også var med å grunnlegge Flickr på begynnelsen av 2000-tallet) og teamet hans, før det ble sendt til en tredjepart kalt MetalLab for finpussing. Andrew Wilkinson fra MetaLab forklarte:
«For å få oppmerksomhet i et mettet marked, måtte vi finne en måte å tiltrekke folk på. Mesteparten av bedriftsprogramvare ser ut som en billig ballkjole fra 70-tallet – dempet blå og grå overalt – så vi startet med logoen og ga Slack et utseende som en konfettikanon. Elektrisk blått, gult, lilla og grønt overalt. Vi ga det et fargeskjema som et videospill, ikke et samarbeidsprodukt for bedrifter … levende farger, en avrundet skrifttype uten seriffer, vennlige ikoner og smilende ansikter og emojier overalt.»
I den samme artikkelen snakker Wilkinson om hvor behagelig Slack føles å bruke, og hvordan innholdet, som innlasting av meldinger, er uformelt og ofte ganske morsomt. Han konkluderer: «Det er den samme chat-klienten under, men den er leken, morsom å bruke, og alt dette samlet gjør at den føles som en karakter i livet ditt.»
Når du ser på elementene som utgjør Slack, skiller brukervennligheten og påliteligheten seg ut. Det er enkelt for ikke-tekniske brukere å lære seg, spesielt sammenlignet med andre gruppechatverktøy som Basecamp eller Microsoft Teams. Du kan også opprette ditt eget Slack-arbeidsområde gratis, også for personlig bruk. Og hvis du ikke liker «konfettikanon»-utseendet, er det lett å endre fargene.
Men god design er ikke nok hvis funksjonaliteten ikke er der. Chat er relativt enkelt å lage, og derfor følger de fleste chat-apper det samme grunnleggende formatet: et vindu for å se samtalen, og et sted å skrive, enten under eller på siden. Her kommer Slacks fokus på brukernes behov inn. I stedet for å finne opp hjulet på nytt, fokuserte de på hva folk ønsket fra en chat-app utover det grunnleggende behovet for å sende meldinger til hverandre.
Et av Slacks viktigste salgsargumenter var at private kanaler og direktemeldinger ikke kunne leses av Slack-administratorer uten enten åpent samtykke fra medlemmene eller en melding til alle brukerne om at en meldings-eksport hadde funnet sted. Dette ga brukerne en følelse av personvern og sikkerhet som andre produkter (spesielt e-post) ikke ga.
Takket være GDPR-lovgivningen som trådte i kraft i Europa i 2018, har dette endret seg. Administratorer på de høyere betalingsplanene kan nå foreta en full eksport uten å informere brukerne. Dette viser hvor sterkt mange brukere verdsatte de opprinnelige personverninnstillingene, og er et godt eksempel på hvordan Slack – når det ikke er begrenset av lovgivning – forstår hva brukerne ønsker.
Denne forståelsen får de hovedsakelig ved å bruke produktet selv hver dag:
«Innenfor veggene i Slack HQ i San Francisco kan designteamet teste forskjellige brukerscenarier med sine egne avdelinger. Hver avdeling fungerer som et mikrokosmos av den større kundebasen. For eksempel kan designere lære mer om hvordan de kan forbedre Slack for finansavdelingen ved å observere og samle tilbakemeldinger fra sin egen økonomiavdeling.»
Som en av deres produktdesignere sier i samme artikkel: «Brukertilbakemeldinger kommer også regelmessig fra utsiden av selskapet, og alle jobber i support ukentlig for å få en bedre forståelse av kundenes utfordringer.»
Hvor mange selskaper kjenner du til der alle må jobbe i support for å forstå kundenes problemer?
Slack bestemte seg også tidlig for å satse på et økosystem med appintegrasjoner. Brukere kan integrere nesten hvilken som helst app de ønsker, fra utviklerverktøy som GitHub, Jenkins og StackOverflow, til forretningsverktøy som Google Analytics, ServiceNow, MailChimp eller SalesForce. Det finnes over 1500 apper som Slack kan integreres med, så hvis det er noe du trenger det til, finnes det sannsynligvis en app som kan gjøre det. Dette gjør Slack til en kraftig hub-applikasjon som brukere kan ha åpen på én skjerm mens de jobber på en annen. Slack har rett og slett blitt en one-stop-shop for mange brukere.
De to pilarene, design og forståelse av brukernes behov, har gjort Slack populært. Denne undersøkelsen gir et godt bilde av hva brukerne synes om Slack, og funnene er nesten utelukkende positive.
Slack er så populært at Atlassian – det australske selskapet bak produktivitetsapper som Jira og Confluence – innrømmet tap i 2018 og solgte sine to chat-applikasjoner HipChat og Stride til Slack.
Det finnes nå en undersøkelse som hevder at Microsoft Teams er mer populært enn Slack. Denne undersøkelsen er utført av en Microsoft-partner og er basert på antall selskaper som bruker hvert verktøy, ikke brukernes preferanser. Office 365 er den mest brukte programvaren i næringslivet, og Teams er inkludert i denne pakken. Derfor bruker flere selskaper Teams ganske enkelt fordi det er tilgjengelig som en del av deres bedriftsabonnement.
Hva koster Slack?
Du kan begynne å bruke Slack gratis, men den planen gir deg kun tilgang til de 10 000 siste meldingene. Den har også andre begrensninger, inkludert kun ti integrasjoner, ingen enkeltkanal- eller flerkanalgjester og begrensede administrasjonsfunksjoner.
Når du først er i gang, er Slack ganske dyrt hvis du ønsker Plus-versjonen. Dette nivået gir deg ting som enkel pålogging og eksport av samsvarsdata, som begge er viktig for de fleste bedrifter. Hvor dyrt? Omtrent $12 per bruker, per måned hvis du betaler årlig, eller $15 per bruker, per måned hvis du betaler månedlig. Hvis du har 1000 brukere og betaler årlig, er det $144 000. Vi sier ikke at det ikke er verdt det, men det er en stor kostnad.
Du får mye med abonnementet ditt, men en ting du ikke får er muligheten til å lagre dine egne data. Alle data lagres på Slacks servere, som faktisk er Amazons servere fordi Slack kjører på AWS. Dette er delvis grunnen til at Microsoft satte Slack på sin interne liste over «frarådede» apper. Ikke bare er Slack en av Microsofts offisielle konkurrenter (og omvendt), men Microsoft Azure konkurrerer også direkte med Amazon Web Services om skytjenester til en verdi av milliarder av dollar. Dette er kanskje ikke et problem for din bedrift, men avhengig av din juridiske jurisdiksjon, krav til overholdelse av regler eller retningslinjer for datahåndtering, kan det hende at det ikke er akseptabelt å ha dataene dine på AWS ved hjelp av et tredjepartsverktøy.
Hva er negativt med Slack?
Hvis bedriften din kan svelge kostnadene og ikke har noe imot å ikke ha kontroll over dataene sine, er det fortsatt noen problemer med selve appen. For eksempel gir Slacks desentralisering brukerne kontroll over hvilke kanaler som opprettes, noe som er bra helt til du innser at du må sjekke et titalls kanaler hver dag – delvis for å unngå å gå glipp av noe og delvis fordi du trenger å vite hva som skjer. Dette har en negativ effekt på noen brukere, og det er lett å forstå hvorfor mange opplever at Slack er en tidstyv i stedet for et produktivt verktøy. Hvis det gjelder deg, kan du velge å slå av Slack en stund.
Et mer alvorlig problem er imidlertid at Slack ikke har en dempe- eller blokkeringsfunksjon:
«I teorien gir dette mening: Slack ser på seg selv som et organisatorisk verktøy, og det verktøyet brukes på arbeidsplasser. Dermed er det arbeidsplassens retningslinjer og hvordan den arbeidsplassen håndterer trakassering, som skal bestemme hvordan trakassering på Slack skal håndteres.»
Hvis dette virker rart for deg, eller hvis du mener at Slacks posisjon gir fullstendig mening, har du sannsynligvis aldri opplevd uønsket oppmerksomhet fra noen som ikke lar deg være i fred. Fra samme artikkel:
«Vennen min hadde ubehagelige interaksjoner med en kollega på Slack – plattformen hun må bruke mange timer om dagen for å gjøre jobben sin. Hun kunne ikke ignorere meldingene hver gang den varslet, selv om de ofte kom fra den som trakasserte henne. Siden hun ikke kunne dempe en person, ble hun tvunget til å se de upassende meldingene hver gang det lille røde varselet dukket opp.»
Uavhengig av hva du mener om hvordan et selskap bør håndtere ansatte som trakasserer andre, er det ikke greit at folk føler seg ukomfortable med å bruke Slack fordi den mangler denne grunnleggende funksjonaliteten.
Anbefaler vi Slack?
Vi her på How-To Geek liker Slack godt – vi bruker det selv! Det er ikke perfekt, og det er ting vi ville endret, men generelt sett er det godt designet og brukervennlig. Og i tillegg – hvis du ikke bryr deg om å beholde alle meldingene dine eller har behov for funksjoner for store bedrifter – er det gratis!
Vi anbefaler deg å opprette et arbeidsområde og eksperimentere med Slack for å se om det passer dine behov.