Verktøy for prosjektadministrasjon: En viktig ressurs
Verktøy for prosjektadministrasjon er svært nyttige, da de kan effektivisere hele livssyklusen til et prosjekt, fra start til slutt. Disse verktøyene bistår med planlegging, gjennomføring, sporing av fremdrift og optimalisering av prosesser.
Populære verktøy som Asana og Monday.com er mye brukt av team for å styre sine oppgaver og prosjekter.
Ettersom hvert team har sine egne unike mål, krav og begrensninger, kan det være en utfordring å finne den programvaren for prosjektadministrasjon som best dekker deres behov.
Dette har ført til en stadig pågående diskusjon – Asana mot Monday.com.
Begge disse anerkjente verktøyene for prosjektadministrasjon tilbyr et bredt spekter av funksjoner og muligheter.
Dersom du er på utkikk etter et egnet verktøy for prosjektadministrasjon, eller om du er usikker på hvilket av disse to du skal velge, kan denne artikkelen hjelpe deg med å ta et informert valg basert på dine spesifikke behov.
Les videre for å se hvem som går seirende ut i denne duellen.
Hva innebærer prosjektledelse?
Prosjektledelse handler om å planlegge og organisere en virksomhets ressurser for å oppnå et bestemt prosjektmål innenfor de avtalte rammene.
Det involverer team som er ansvarlige for å fullføre oppgaver. Disse teamene skal bruke relevante ressurser som ferdigheter, metoder, kunnskap og verktøy for å nå målet innenfor de gitte tids-, budsjett- og omfangsrammene. Teamene streber også etter å optimalisere ressursallokeringen for å nå målet, samtidig som de minimerer svinn.
For å gjøre det lettere for team å administrere prosjekter effektivt, brukes verktøy som Monday og Asana. Dette er automatiserte programvareløsninger som gir mange fordeler, inkludert:
- Ukomplisert prosjektplanlegging og gjennomføring
- Automatisering av planlegging, overvåking og sporing for å spare tid og ressurser
- Effektiv allokering og styring av organisatoriske ressurser
- Forbedret samarbeid og kommunikasjon mellom teammedlemmer
Asana mot Monday.com: En sammenligning
Hva er Asana?
Asana er et skybasert verktøy for prosjektadministrasjon som gir deg muligheten til å administrere og spore alle aspekter av prosjektet ditt, fra start til slutt, på en effektiv og kvalitetsmessig måte.
Verktøyet er designet for å effektivisere hele livssyklusen for prosjektledelse, slik at du kan levere raskt samtidig som du oppfyller alle kunders krav. Det hjelper deg også med å unngå å sjonglere mellom ulike regneark, verktøy og e-poster. I stedet kan du holde prosjektet på sporet og styre det mot vellykket fullførelse.
Denne plattformen er ideell for små og mellomstore bedrifter, og tilbyr en rekke funksjoner for oppgavebehandling, arbeidsflytstyring, samarbeid, brukervennlige maler og mye mer.
Organisasjoner verden over, inkludert NASA, General Electric, Deloitte, Spotify og The New York Times, stoler på Asana på grunn av dens brukervennlighet, funksjoner og andre fordeler.
Hva er Monday.com?
Monday Projects er en annen fremragende programvare for prosjektadministrasjon. Denne skybaserte plattformen hjelper deg med å planlegge, samarbeide og administrere prosjektene dine på ett sted på en enkel måte.
Uansett om dine prosjektkrav er enkle eller komplekse, gjør Monday alt smidig og effektivt, slik at du kan levere de beste resultatene. Dette verktøyet lar deg også administrere dashbord, strategier, problemlogger og oppgaver.
Du kan tildele oppgaver til teammedlemmer, bygge tilpassede dashbord, identifisere flaskehalser og løse dem ved hjelp av verktøyet. Du kan også overvåke ytelsen og bruke omfattende funksjoner for å forenkle prosjektledelsen og spare tid.
Denne plattformen er nyttig for virksomheter i ulike former og størrelser, spesielt for bedrifter. Den er betrodd av over 152 000 kunder over hele verden, inkludert Canva, Coca-Cola, Hulu, HubSpot og NBCUniversal, for å nevne noen.
Asana mot Monday.com: Funksjoner
Funksjoner i Asana
- Rapportering og oppdateringer: Spor fremdriften i sanntid med rapporter og statusoppdateringer for å identifisere problemer tidlig.
- Automatisering: Forenkle arbeidsflyter og reduser feil ved å automatisere repeterende manuelle oppgaver.
- Samarbeid: Alle teammedlemmene har enkel tilgang til prosjektdetaljer, planer, tilbakemeldinger, filer osv. Det forbedrer også kommunikasjonen mellom kunder, teammedlemmer, ledere og leverandører.
- Vedlegg av filer: Øk medarbeidersamarbeidet ved å legge ved filer og legge til kommentarer med @-omtale. Dette vil varsle mottakerne slik at de kan svare eller iverksette tiltak raskt.
- Arbeidsbelastning: Funksjonen «Arbeidsbelastning» hjelper med å forebygge utbrenthet blant ansatte ved å sette grenser for arbeidsbelastning.
- Skjemaer: Standardiser arbeidsprosesser og la andre enkelt legge inn prosjektdetaljer eller be om arbeid. Bruk en kalender for å spore arbeid, identifisere tidsplanproblemer og gjøre justeringer.
- Portefølje: Visualiser prosjektets fremdrift i sanntid, adresser risikoer og gi interessenter prosjektoppdateringer.
- Visningsalternativer: Velg mellom Gantt-diagrammer, kalendervisning og Kanban-tavler.
- Maler: Bruk ferdige maler for vanlige prosesser innen markedsføring, design, drift, produkt, salg, engineering, IT og HR.
- Sikkerhet og personvern: Sikker lagring og administrering av sensitivt materiale med sikkerhetskontroller.
- Integrasjon: Asana støtter over 100 integrasjoner med verktøy som Gmail, Teams, Splunk, Okta, Adobe, PowerBI, Zapier, Zoho, Slack, Vimeo, Canva, Dropbox, Notion, GitHub, Trello og Miro.
Funksjoner i Monday.com
- Prosjektdashbord: Få sanntidsdata om tidsplaner, mål, ressurser og budsjetter, for raskere og mer velinformerte beslutninger.
- Visningsalternativer: Velg mellom Kanban-tavler, tidslinjer, lister og Gantt-diagrammer for å spore prosjektomfang, milepæler og beregninger.
- Grunnlinje: Sammenlign planlagte og faktiske tidsplaner for å identifisere forbedringsområder.
- Avanserte integrasjoner: Integrer sømløst med en rekke verktøy uten kode, inkludert Jira, Salesforce, Dropbox, Slack, Teams, Sheets, Gmail, Kalender og Zoom.
- Maler: Bruk tilpassbare maler for dine prosjekter.
- Tilpasset automatisering: Konfigurer automatiseringer for å motta varsler om problemer, slik at du kan rette opp feil før de eskalerer.
- Sikkerhet i bedriftsklasse: Beskytt arbeids- og brukerdata med nødvendige team- og brukertillatelser, revisjonslogger og GDPR- og HIPAA-sertifiseringer.
- Samarbeid: Sentraliser alle filer for å unngå at noen går glipp av viktig informasjon, og legg til notater om kunder og klienter.
Asana mot Monday.com: Forskjeller
Her er forskjellene mellom Asana og Monday.com basert på følgende parametere.
Arbeidsflyt, oppgave- og prosjektledelse
Både Asana og Monday.com tilbyr funksjoner for prosjekt-, oppgave- og arbeidsflytledelse, men på ulike måter. La oss undersøke forskjellene for å se hvilket verktøy som utmerker seg.
Asana: For å administrere prosjekter og oppgaver på ett sted, tilbyr Asana en Portfolio-funksjon som fungerer best for hele prosjekter, snarere enn individuelle oppgaver. Velg blant over 50 maler eller lag din egen, og administrer prosjektene dine.
Asana tilbyr ulike visningsalternativer som lister, tidslinjer og Kanban-tavler. Du kan enkelt dra og slippe oppgaver til ønsket visning for visuell oversikt. Du kan også legge inn forfallsdatoer for å prioritere arbeidet, og merke tavler som «kommende», «i dag» eller «senere». Kalendervisningen gir deg mulighet til å spore tidsplanproblemer, og «Bedriftsmål» brukes til å definere mål.
Monday.com: Del prosjekter inn i mindre oppgaver for enklere gjennomføring. Prosjektstyringsfunksjonen gir deg mulighet til å bygge dashbord og administrere komplekse prosjekter på tvers av avdelinger. Få fullstendig oversikt over porteføljen med ulike layoutalternativer for å se hvem som arbeider med hva.
Del oppgaver etter tid, kommuniser med teammedlemmer, tildel et element til flere medlemmer og forbedre samarbeidet. Monday gir også mulighet til å administrere arbeidsflyten med tidslinjer, Gantt-diagrammer og Kanban-tavler. Det er imidlertid enklere å bytte mellom visninger i Monday enn i Asana.
Monday.com tilbyr flere forhåndsdefinerte maler for planlegging, gjennomføring og sporing av oppgaver. Du får også tavler for å motivere teamet ditt, og automatiserte varsler for å nå milepæler og tidsfrister. Du kan til og med automatisere tilbakevendende oppgaver, flytte dem gjennom prosessen og prioritere dem.
Vinner: Monday.com, da det er enklere å bytte mellom visninger og har flere visnings- og malmuligheter.
Brukervennlighet
Asana: Asana har et intuitivt og attraktivt brukergrensesnitt med mange alternativer som maler og oppsett (liste, tavle, kalender og tidslinje). Det er enkelt å komme i gang med å lage prosjekter, legge til teammedlemmer, tildele arbeid og angi arbeidsflyten.
Du kan bruke en av de over 50 malene eller lage en fra bunnen av, og legge til regneark fra en tredjepartsløsning. Selv om Asana gjør prosjektledelse engasjerende, kan de mange funksjonene være forvirrende til tider. Nye brukere kan oppleve en bratt læringskurve.
Monday.com: I likhet med Asana har Monday et intuitivt og vakkert brukergrensesnitt. Lag tavler for et prosjekt, salgspipeline, markedsplan, veikart osv. Tildel en enkelt oppgave til flere medlemmer, og gruppér prosjektfaser, avtalefaser og tidsrammer.
For visuell oversikt finnes det flere alternativer som tabell, kalender, Gantt, Kanban, tidslinje, skjema og mer. Du kan også tilpasse ulike deler av dashbordet, som farger, visningsalternativer og antall elementer. I tillegg kan du se og filtrere aktiviteter etter gruppe, tid, kolonne og navn.
Monday.com tilbyr et stort utvalg av forhåndsdefinerte maler for innholdsproduksjon, markedsføring, design, salg og dokumenter, noe som gjør arbeidet enklere. Du kan forhåndsvise malene før du tar dem i bruk. Det store antallet funksjoner kan være overveldende for nye brukere, og læringskurven kan være bratt.
Vinner: Monday.com. Verktøyet tilbyr mye tilpasning og har en læringskurve som er enklere å navigere enn Asanas.
Rapportering og analyse
God rapportering og analyse viser hvordan prosjektet utvikler seg, slik at man kan oppdage problemer og ta det mot en vellykket gjennomføring.
Asana: Asana gir en 360-graders oversikt over prosjektet med detaljerte rapporter for å overvåke fremdriften. De tilbyr ulike typer rapporter:
- Fremdrift: Få full status på prosjektets fremdrift med alle fullførte, pågående eller ustartede oppgaver.
- Arbeidshelse: Se kommende oppgaver etter prosjekt og tilpasset felt, og oppgaver som har forfalt for hvert prosjekt.
- Ressurser: Spor oppgaver utført av teammedlemmer per uke eller måned, og se det totale antallet.
Rapportene kan vises i ulike formater basert på dine preferanser. Rapporteringsverktøyet sporer alle ansattes aktiviteter, oppgaver og prosjekter på ett sted, uten behov for eksterne rapporteringsverktøy.
Monday.com: I likhet med Asana sporer Monday prosjekter, tidslinjer og ansatte. «Min seksjon» brukes til å overvåke teamets behov for å fullføre et prosjekt. Det samler og administrerer prosjektdata basert på frister. Det mangler imidlertid avanserte rapporteringsfunksjoner som Asana.
Vinner: Asana, på grunn av sine detaljerte rapporter om oppgaver, ansatte og prosjektfremdrift.
Automatiseringer og integrasjoner
Automatisering
Asana: Automatiser repeterende oppgaver for å spare tid og ressurser. Asana tilbyr regler for å automatisere oppgaver som tildeling av oppgaver, sporing av fremdrift, varslinger, tidssporing osv. Du kan også lage egendefinerte regler.
Monday.com: Tilbyr kodefri automatisering for statusoppdateringer, varslinger om forfallsdatoer, e-postvarsler, avhengigheter, tildeling av oppgaver, oppretting av arbeidsflyter, sporing av tid, fremdriftsoppdateringer og mer. Du kan også tilpasse automatiseringer.
Integrasjoner
Asana: Asana integreres med over 200 løsninger, som Slack, Salesforce, Gmail, Zendesk, Zoom, Teams, Outlook, Zapier, Vimeo, Jira Cloud, Dropbox, Canva, Lucidchart, YouTube, Notion, GitHub, GitLab, Trello, Sentry og MailChimp.
Monday.com: Monday.com integreres med Teams, Outlook, Slack, Dropbox, Kalender, Zoom, Gmail, LinkedIn, Zapier, Adobe Creative Cloud, Twilio, Salesforce, PandaDoc, Shopify, Stripe, Pipedrive, SurveyMonkey, HubSpot, Jira, GitHub, Todoist, Trello og PagerDuty.
Vinner: Uavgjort.
Sikkerhet og personvern
I en tid med økende cybersikkerhetsrisiko er det viktig å velge et system som beskytter virksomheten din og kundenes data. La oss sammenligne Asana og Monday.com med tanke på sikkerhet og personvern.
Asana prioriterer datasikkerhet i alle operasjoner og produkter. De investerer i å bygge en pålitelig infrastruktur som støtter distribusjonene dine, uansett om det er 100 eller 100.000 brukere. De følger beste praksis for å opprettholde sikre og skalerbare skyapplikasjoner, inkludert passordhashing, minst privilegert tilgang, sikkerhetsvurderinger, sikkerhetsfokusert utvikling og bug bounty-programmer.
Asanas informasjonssikkerhetsavdeling sporer ondsinnede aktiviteter på tvers av IT-enheter, nettverk og datasentre. De tilbyr administratorstyring og databeskyttelse. Asana tilbyr SSO, multifaktorautentisering, SAML 2.0, 99,90 % oppetid og gjennomsiktighet i sanntidsdata. Daglige sikkerhetskopier, gjenopprettingsmetoder og regionale sikkerhetskopier forbereder deg på nødsituasjoner. Asana overholder GDPR og CCPA, og har sertifisering fra SOC 2, SOC 3, ISO/IEC 27001:2013, ISO/IEC 27017:2015, ISO/IEC 27018:2019, ISO/IEC 27701:2019 , GLBA og HIPAA.
Monday.com er også opptatt av å sikre data, applikasjoner, enheter og nettverk. De tilbyr sikkerhetsfunksjoner som tofaktorautentisering og SSO med verktøy som Okta og One Login. Monday gir også databeskyttelse med team- og brukertillatelser, oppetids-SLA og revisjonslogger, og har GDPR, HIPAA, AICPA SOC, ISO 27001 og ISO 27:27018-sertifiseringer.
Vinner: Uavgjort, ettersom både Asana og Monday.com tilbyr mange sikkerhets- og personvernfunksjoner i alle sine abonnementer.
Kundeservice
God kundestøtte er viktig. Hvis du støter på problemer, trenger du et hjelpsomt og vennlig team for å løse dem.
Asana: Tilbyr 24/7 kundestøtte via chat og billetter, samt ressurser som YouTube-videoer, guider, dokumentasjon og artikler. De er profesjonelle og vennlige når det gjelder å løse dine problemer.
Monday.com: Tilbyr 24/7 kundestøtte i alle abonnementer via e-post, chat og telefon. I Enterprise-abonnementet får du en egen kundeansvarlig. De har en kunnskapsbase og FAQ-seksjon, YouTube-videoer, webinarer og artikler.
Vinner: Monday.com.
Priser
Asana: Tilbyr fire abonnementer:
- Grunnleggende: Gratis for ubegrensede oppgaver, meldinger, prosjekter, aktivitetslogger, 100 MB fillagring per fil, 15 medlemmer og over 100 gratis integrasjoner.
- Premium: $10,99 faktureres årlig, inkluderer alle funksjoner i Grunnleggende-abonnementet pluss Workflow Builder, tidslinje, ubegrenset antall dashbord og avansert søk.
- Business: $24,99 faktureres årlig, inkluderer alt i Premium-abonnementet pluss porteføljer, arbeidsbelastning, avanserte integrasjoner, tilpasset regelbygger, godkjenninger og mer.
- Enterprise: Be om pristilbud, inkluderer alt i Business-abonnementet pluss SAML, SCIM, sletting og eksport av data, vedleggskontroller, prioritert støtte og tilpasset merkevarebygging.
Monday.com: Tilbyr fem abonnementer og gratis prøveperioder.
- Individuell: Gratis for opptil 2 brukere, 20+ kolonner, Excel-import, 200+ maler, opptil 1000 elementer, 500 MB lagring, 1 ukes aktivitetslogg og 1 tavle/dashbord.
- Standard: $9/måned, faktureres årlig for ubegrenset antall brukere, ubegrenset antall elementer, 5 GB lagring, 1 ukes aktivitetslogg, 1 tavle/dashbord.
- Standard: $12/bruker/måned, for ubegrenset antall brukere, ubegrenset antall elementer, 20 GB lagring, 6 måneders aktivitetslogger, 5 tavler/dashbord, 250 handlinger/måned.
- Pro: $20/bruker/måned, for ubegrenset antall brukere, ubegrenset antall elementer, 100 GB lagring, 1 års aktivitetslogger, 10 tavler/dashbord, 25 000 handlinger/måned.
- Enterprise: Be om pristilbud for ubegrenset antall brukere, ubegrenset antall elementer, 1000 GB lagring, 5 års aktivitetslogger, 50 tavler/dashbord, 250 000 handlinger/måned.
Vinner: Monday.com er noe rimeligere, men ikke med stor margin.
Oppsummering
La oss oppsummere forskjellene mellom Asana og Monday.com i en tabell.
| Parameter | Asana | Monday.com |
| Funksjoner | Minimalistisk funksjonsliste med oppgave-, prosjekt- og arbeidsflytadministrasjon, flere visningsalternativer, integrasjoner og maler. | Omfattende funksjonsliste, spesielt nyttig for profesjonelle brukere. Inkluderer oppgaver, arbeidsflyt- og prosjektledelse, maler og over 100 integrasjoner. |
| Brukervennlighet | Intuitivt brukergrensesnitt, men de mange funksjonene kan være forvirrende, og læringskurven kan være bratt. | Intuitivt og mer attraktivt og fargerikt brukergrensesnitt. Læringskurven er bratt, men tilpasningsalternativer kan dempe den. |
| Rapportering og analyse | Detaljerte rapporter om prosjekter og ansattes ytelse. | Gir ikke like detaljerte rapporter som Asana. |
| Visninger og oppsett | Flere visninger, inkludert tavle, kalender og Gantt. | Flere innebygde visninger som Kanban, liste, arbeidsbelastning, tidslinje og kalender. |
| Egnet for | Passer for alle virksomheter, spesielt små og mellomstore bedrifter. | Passer for alle virksomheter, spesielt bedrifter og eksterne team. |
| Priser | Gratis abonnement, betalt abonnement fra $10.99 per person/måned. | Gratis abonnement, betalt abonnement fra $8 per sete/måned. |
Asana mot Monday.com: Hvilken skal du velge?
Basert på sammenligningen ser det ut til at Monday.com har et fortrinn over Asana. Det har et intuitivt og attraktivt brukergrensesnitt, mange nyttige funksjoner og er enkelt å bruke med tilpassbare alternativer.
Det betyr imidlertid ikke at Asana ikke er et godt valg. Begge verktøyene har sine fordeler og ulemper, og du bør velge basert på dine krav og budsjett.
Hvis dine krav er minimale, kan Asana være det rette valget. Det vil ikke forvirre deg med for mange funksjoner, og det passer best for SMB-er som trenger et verktøy med gode samarbeids- og kommunikasjonsfunksjoner.
Hvis du derimot trenger et funksjonsrikt verktøy med et tiltalende visuelt design, kan Monday.com være det beste valget. Det er også ideelt for eksterne team og bedrifter.