Et sentralt tema som har dukket opp i kjølvannet av Covid-19-pandemien, er erkjennelsen av at verden aldri vil vende tilbake til slik den var før.
Måten vi arbeider og driver virksomhet på vil gjennomgå en fundamental endring i løpet av noen få måneder, og denne endringen vil være varig. Dette skyldes delvis at viruset ikke kommer til å forsvinne; det vil snarere bli noe vi må lære å leve med. En avgjørende faktor i håndteringen av viruset vil være sosial distansering.
Mennesker er av natur sosiale vesener; vi verdsetter fellesskapet med andre og benytter fysiske signaler for å bekreftet hverandre. Dette er noe vi kjenner til, noe vi søker. Det er derfor mange opplever det som utfordrende å tilpasse seg den nye normalen. De anbefalte retningslinjene gjør de sosiale aspektene som er innebygd i forretningsrelasjoner vanskeligere å opprettholde.
Hvordan formidler du engasjement uten personlige møter? Hvordan yter du empatisk service gjennom et digitalt grensesnitt?
Sosial distansering på arbeidsplassen
Innenfor tradisjonell bedriftsøkonomi antas det at man kan øke fortjenesten ved å samle så mange ansatte som mulig på et begrenset areal. Dette er ikke lenger en bærekraftig løsning. Av hensyn til både ansattes og kunders helse, må det være avstand mellom mennesker. Dette betyr færre ansatte per kvadratmeter. Som en konsekvens vil vi se:
- Færre åpne kontorlandskap og fabrikker. Disse arbeidsområdene vil kreve klare avgrensninger, som for eksempel linjer på gulvet eller høyere skillevegger og pleksiglass, for å fysisk distansere og beskytte arbeidere mot smitte via dråper ved nysing eller hosting.
- Investeringer i å skape et sunnere arbeidsmiljø. Dette kan inkludere installasjon eller forbedring av luftfiltre, eller IoT-enheter som sensorer for å overvåke miljøforhold.
- Økt betydning av renholdspersonell eller servicebedrifter.
- Munnbind, desinfeksjonsmidler og personlig verneutstyr (PPE) blir en integrert del av uniformer og arbeidsutstyr.
- Bruk av turnusordninger og fleksible arbeidstider for å redusere antall ansatte på et enkelt sted.
- Dersom flere ansatte utfører lignende oppgaver samtidig, kan disse samles slik at en eller færre ansatte utfører dem, mens resten jobber eksternt. Ansvaret for samlede oppgaver kan roteres.
Også måten vi betjener kunder på vil endre seg. Hvor robuste en organisasjons helseprotokoller er, vil ha stor innvirkning på kundenes vilje til å stole på dem. Derfor må bedrifter:
- Synliggjøre sine helseprotokoller for å vinne kundenes tillit.
- Implementere adgangskontroll for å styre kundestrømmen og minimere risiko.
- Flytte så mye som mulig av sine tjenester online for å betjene kunder eksternt.
Overgang til skyen
Organisasjoner er i ferd med å omstrukturere sine driftsmodeller. Nedstengninger, regler om sosial distansering og generell usikkerhet rundt pandemien gjør det vanskelig å vende tilbake til kontoret. Både arbeidsgivere og arbeidstakere innser at arbeid må utføres for å overleve.
Men hvordan kan organisasjoner opprettholde produktiviteten, sørge for ansattes sikkerhet og yte effektiv service til kundene?
Svaret ligger i skyen.
Ansatte som jobber hjemmefra, eksternt eller på farten, må ha tilgang til organisasjonens ressurser for å kunne gjøre jobben sin. Det er ineffektivt å sende filer frem og tilbake via e-post, da de ansatte trenger konstant tilgang til data, mulighet til å behandle informasjon og utføre analyser. Den eneste løsningen som gir ansatte mulighet til å jobbe hvor som helst og samtidig ha alle virksomhetens ressurser lett tilgjengelig, er skyen.
La oss se hvordan en frisørsalong kan la ansatte kommunisere og samarbeide via Slack, enten de er på arbeidsplassen, mobile eller eksterne.
De fleste ansatte som utfører administrative eller kontorrelaterte oppgaver trenger ikke å være fysisk tilstede på kontoret for å kunne jobbe. Forretningsfunksjoner som ERP, CRM, regnskap og lignende kan drives fra skyen uten at det går ut over effektiviteten. Faktisk gir det store fordeler å jobbe eksternt for både ansatte, arbeidsgivere og kunder.
Bruk av kunstig intelligens
I dagens samfunn er vi avhengig av data. Men det er ikke lenger tilstrekkelig å bare samle inn data; de må også behandles, analyseres og brukes aktivt. Kunstig intelligens (AI) tar dette et skritt videre ved å anvende kognitive funksjoner på data, det vil si at AI ikke bare handler på data, men også kan lære av dem. AI kan behandle data og ta beslutninger på et brøkdels sekund, noe som gir teknologien en klar fordel sammenlignet med menneskers reaksjonstid.
Maskinlæring og talegjenkjenning vil bli stadig mer brukt i ulike forretningsprosesser.
For eksempel vil CRM-systemer ta i bruk chatbots som kan gjenkjenne tale og håndtere henvendelser fra kunder. ERP-systemer vil kunne forutse etterspørsel og utarbeide ressurshåndteringsplaner for å redusere kostnader. Disse funksjonene er ikke nye; de er standard i skyen.
Et eksempel er Googles skybaserte kontaktsenterløsning; den bruker skyen for å koble eksterne kundebehandlere med kunder fra ulike kommunikasjonsplattformer (inkludert telefon, e-post, sosiale medier og live chat). Løsningen kombinerer talegjenkjenning, naturlig språkbehandling og AI for å håndtere enkle spørsmål, løse problemer eller samle informasjon før saken eventuelt overføres til en kundebehandler.
Automatisering
Automatisering har tradisjonelt vært forbundet med roboter i fabrikker. Denne forståelsen vil utvides i fremtiden, og førerløs kjøretøyteknologi vil bli brukt i gruvedrift sammen med robotutstyr. Fabrikker vil kunne operere uten menneskelig innblanding og potensielt styres fra store avstander.
En mindre kjent, men stadig viktigere form for automatisering, er robotprosessautomatisering (RPA). RPA-programvare utfører regelbaserte, repeterende oppgaver. Den er allerede i bruk i banker, advokatfirmaer og distribusjonssentre.
Automatisering drevet av AI vil bli brukt for å redusere arbeidsbelastningen for ansatte. Automatisert AI er effektivt for å eliminere administrativt papirarbeid. Eksternt ansatte har ikke tilgang til skjemaer, papirer, stempler, signaturer osv., mens automatisert AI er i stand til å samle inn informasjon, kommunisere med kunder, verifisere dokumenter, vurdere risikoer, ta beslutninger og rapportere resultater på brøkdelen av tiden.
Intelligent samarbeid
Mange møter kan gjennomføres virtuelt i stedet for personlig. Dette krever en viss tilpasning, ettersom etikette og strukturen for virtuelle møter er annerledes, men de kan være like produktive. Overgangen til virtuelle møter krever investeringer i bærbare datamaskiner, pålitelig internett og nødvendig programvare for de ansatte.
Skysamarbeidsplattformer er verktøy som knytter team sammen. De inneholder standardfunksjoner for tale, video, e-post og chat, som er utvidet med tilleggsfunksjoner som fildeling, fildigering, tredjepartsapper, automatisering og AI.
Mulighetene i skyen er nærmest ubegrensede. For å se hvordan samarbeid, automatisering og AI kan fungere sammen, kan vi ta en titt på hvordan University of New South Wales brukte Microsoft Teams for å tilby forelesninger, undervisningsmateriell, klassesamarbeid samt en automatisert undervisningsassistent som utviklet seg til en verdifull undervisningshjelp.
Det er viktig å understreke at tilpasningen til sosial distansering ikke nødvendigvis vil revolusjonere arbeidsplassen; den vil snarere fremskynde en endring som allerede var på vei. Med noen få unntak knyttet til helsevaner og praksis, var mye av den teknologiske endringen allerede i gang. Dette skyldes at teknologien som tas i bruk er både økonomisk bærekraftig og effektiv.
Før pandemien hadde allerede bedrifter begynt å ta i bruk skyteknologi og fjernarbeid. Ifølge Office for National Statistics jobbet 48 % av arbeidsstyrken i Storbritannia eksternt på grunn av pandemien. Dette er en betydelig økning fra rundt 20 % i 2018.