Skybasert samarbeid er en effektiv metode for å samle teamet ditt på en felles plattform, noe som muliggjør smidig samhandling rundt prosjekter, dokumenter, design og andre filer.
I dag tillater mange selskaper sine ansatte å jobbe eksternt, noe som ikke bare åpner for muligheten til å rekruttere talent fra hele verden, men også byr på nye utfordringer.
Det kan nemlig være utfordrende å koordinere samarbeid og administrere all kommunikasjon og filhåndtering når teammedlemmer er spredt geografisk.
En løsning på dette er å flytte arbeidet til skyen. For mange organisasjoner er dette ikke lenger et valg, men en nødvendighet, spesielt hvis arbeidsstyrken er distribuert.
Skybasert samarbeid er kostnadseffektivt, skalerbart og gir teamene en plattform for samhandling, samarbeid og arbeidsflytstyring. Effekten forsterkes ytterligere ved bruk av de rette verktøyene.
Denne artikkelen vil utforske skybasert samarbeid i dybden, se på hvordan det kan transformere virksomheten din, og presentere noen av de beste verktøyene du kan bruke.
La oss sette i gang!
Hva er skybasert samarbeid?
Skybasert samarbeid refererer til en arbeidsmetode som gjør det mulig for ansatte å samarbeide og få tilgang til filer lagret i skyen, med de nødvendige tillatelsene.
Ved å benytte skybaserte samarbeidsverktøy, kan bedrifter gi ansatte mulighet til å se og redigere dokumenter fra hvor som helst, når som helst, og til og med jobbe samtidig i et og samme dokument. Endringer og oppdateringer synkroniseres umiddelbart, slik at alle teammedlemmer har tilgang til den nyeste versjonen av prosjektet.
Videre gir skybaserte verktøy en oversikt over hvem som ser på dokumentet. Man kan kommunisere med teammedlemmene via chat eller kommentarfelt mens man jobber på et prosjekt. Dette hjelper teamene å jobbe effektivt sammen og nå sine mål, uten å være fysisk tilstede på samme arbeidsplass. Dette er gunstig for både hybride og fullt distribuerte team.
Skybasert samarbeid vs. Tradisjonelt samarbeid
| Skybasert samarbeid | Tradisjonelt samarbeid |
| Gir mulighet for eksternt arbeid og effektivt samarbeid uten fysisk tilstedeværelse. | Krever fysisk tilstedeværelse for å diskutere endringer i dokumenter eller filer. |
| Øker både produktivitet og effektivitet. | Kan øke produktiviteten, men med lavere effektivitet. |
| Lavere kontorkostnader. | Høyere kontorkostnader, inkludert infrastruktur, strøm, vann, systemer, utstyr og vedlikehold. |
| Fleksible administrasjons- og lisenskostnader. | Mindre fleksible lisenskostnader. |
| Skalerbart arbeidsområde for flere samarbeidspartnere. | Begrenset plass for et fast antall samarbeidspartnere. |
| Sentraliserer dokumentoppdateringer og redigeringer, med sporingsfunksjon. | Versjonskontroll kan være problematisk; det kan være vanskelig å spore endringer. |
Kjernekomponenter i skybasert samarbeid
Et skybasert samarbeidssystem kan omfatte følgende komponenter:
- Dokumentdeling og lagring: Skybasert samarbeid tillater lagring og deling av dokumenter fra alle enheter, med funksjoner for samarbeidsredigering. Tilgang kan gis til teammedlemmer for endringer og oppdateringer fra hvor som helst og når som helst.
- Prosjekt- og oppgavestyring: Skybaserte verktøy gir enkel og fleksibel styring av prosjekter og oppgaver, med mulighet for å overvåke fremdrift, gjennomgå individuelle oppgaver og spore mål for å sikre ferdigstillelse til rett tid.
- Kommunikasjon og meldinger: Kommunikasjonen forenkles med funksjoner som videokonferanser, direktemeldinger, gruppechat og telefonsystemer. Dette sikrer bedre samarbeid gjennom effektiv kommunikasjon.
Fordeler med skybasert samarbeid
#1. Forbedret teamsamarbeid
Når alle prosjektrelaterte dokumenter er samlet på ett sted, blir det enklere å finne, få tilgang til og redigere dem. Det er ikke lenger nødvendig å sende e-post frem og tilbake med oppdaterte versjoner av filer.
Med tilgang til den korrekte filversjonen, blir diskusjonene mellom teammedlemmene smidigere. Alle er oppdatert og jobber mot samme mål, noe som forbedrer teamsamarbeidet. Det gir også alle teammedlemmene mulighet til å engasjere seg aktivt i prosjektet.
#2. Støtter en ekstern arbeidsstyrke
Skybasert samarbeid gjør det mulig for bedrifter å rekruttere talenter fra hele verden. Det gir eksterne team mulighet til å samarbeide effektivt fra hvor som helst, noe som øker fleksibiliteten, produktiviteten og effektiviteten i arbeidet deres.
#3. Raskere datatilgang
Mange e-postservere sliter med å håndtere store filer over 20-25 MB. For å dele slike filer, må man ty til eksterne harddisker eller USB-enheter, noe som er tidkrevende.
Skybasert samarbeid gjør det mulig å dele store filer raskt og uten forsinkelser. Når dokumentet er lastet opp, kan man dele en lenke med teammedlemmene for rask tilgang.
#4. Strømlinjeformet arbeidsflyt
Skybasert samarbeid effektiviserer arbeidsflyten, slik at teamet kan jobbe raskere og mer effektivt. Det gir fleksibilitet til å planlegge arbeid og dele oppgaver mellom samarbeidspartnere på tvers av tidssoner. Med skybasert tilgang kan alle teammedlemmer dele filer og jobbe hvor som helst.
#5. Sanntidsoppdateringer
Når en i teamet redigerer eller oppdaterer et dokument i skyen, vises endringene umiddelbart for alle som har tilgang. Skybaserte verktøy har varslingssystemer som gir beskjed når et dokument oppdateres.
Beste praksis for skybasert samarbeid
- Det er viktig å jevnlig vurdere arbeidsflyten, samarbeide med teamet og gjøre nødvendige justeringer.
- Sikkerhet er avgjørende. Samarbeid med sikkerhetsteamet for å diskutere tilgang og tillatelser.
- En opplærings- og introduksjonsstrategi er viktig for skalerbarhet.
La oss se nærmere på noen skybaserte samarbeidsverktøy og hvordan de kan bistå virksomheten din.
Møtesamarbeid
Doodle
Planlegg møter raskere og enklere med Doodle, et verktøy for møtesamarbeid. Det hjelper deg å organisere alle slags kunde- eller arbeidsmøter med teammedlemmene dine.
Enten du er i rekrutterings-, salgs-, utdannings- eller ideell sektor, eller er frilanser, forenkler Doodle planleggingen av gruppemøter med et par klikk, og eliminerer dobbeltbookinger.
Calendly
Calendly automatiserer planleggingen av møter og eliminerer behovet for e-postkorrespondanse for å bekrefte møtetider.
Du kan generere mer omsetning, inngå flere avtaler, øke salgshastigheten, få kontakt med de rette personene og oppnå konkrete resultater. I tillegg kan du dele tilgjengeligheten din slik at potensielle kunder og kandidater kan planlegge møter med deg.
Kunnskapssamarbeid
Coda
Samle verktøy og team med Coda, et verktøy for organisert arbeid. Det kombinerer strukturen fra regneark, kraften fra applikasjoner, fleksibiliteten fra dokumenter og intelligensen fra AI.
Coda lar alle designe applikasjoner ved hjelp av automatisering, knapper og formler. Du kan eliminere kjedelige regneark med tabeller, redigeringer og visninger. I tillegg kan du gi teamet ditt en sentralisert plattform for strategiutvikling og planlegging av oppgaver.
Coda hjelper teamet ditt med å engasjere seg raskt i dokumenter eller applikasjoner, samarbeide effektivt og ta raskere beslutninger.
Cofluence
Cofluence samler de rette personene for strategiske samtaler som fokuserer på å oppnå gode resultater. Det muliggjør samarbeid og åpen deltakelse for teamet ditt i utvikling av veikart og nye tilnærminger.
Cofluence hjelper deg med å designe interaktive økter, selv i usikre, komplekse og omskiftelige tider, ved å ta hensyn til den umiddelbare fremtidige konteksten og de aktuelle omstendighetene.
Notion
Opplev et sammenkoblet arbeidsområde med Notion, der du kan jobbe raskere og smartere ved hjelp av AI-funksjoner. Alt arbeidet ditt er samlet på ett sted. Du kan enkelt kommunisere med neste generasjons enkle og kraftfulle dokumenter.
Du kan administrere ethvert prosjekt uten å bruke separate systemer. Notion AI gir tilgang til ubegrenset kraft for å tenke stort, jobbe raskere og skrive bedre. Du kan visualisere, sortere og filtrere alle oppgaver basert på viktighet eller prioritet.
Fildeling
Google Disk
Google Disk lar deg lagre og dele dokumenter eller filer fra datamaskinen, nettbrettet eller mobilenheten din. Den tilbyr også sikker samarbeidsmuligheter for dine filer og mapper. Filer som deles blir kontrollert for spam, skadelig programvare og løsepengevirus.
Du kan enkelt skape innhold og samarbeide med teammedlemmene dine mer effektivt ved å integrere Disk med dokumenter, lysbilder og ark. Googles kraftige søkefunksjon er integrert i Disk for å gi pålitelighet, hastighet og samarbeidsmuligheter.
Sync
Med Sync får du en sikker plattform for alt ditt beste arbeid, og holder deg tilkoblet og sikker i skyen. Dette er en plattform for lagring og samarbeid for dine filer og dokumenter. Sync gir deg tilgang til filene dine fra alle enheter eksternt, og lar deg administrere tillatelser for å beskytte viktig arbeid.
Du kan enkelt koble interne team, kunder, dokumenter og eksterne partnere med Sync. Den kobler også datamaskiner, mobile enheter og filer slik at alle er oppdatert med endringer.
Microsoft 365 OneDrive
Lagre filene og bildene dine i Microsoft 365 OneDrive for tilgang fra hvor som helst og på alle enheter. Selv om du mister enheten din, vil du ikke miste bildene og filene dine i OneDrive.
OneDrive tilbyr 1 TB skylagring, gjenoppretting av løsepengevirus, dokumentdeling og mer. Med mobilenheten kan du skanne og lagre visittkort, kvitteringer, notater og dokumenter. Verktøyet gir ekstra beskyttelse for dine viktige bilder og filer.
Dropbox
Med Dropbox får du en komplett verktøykasse for å opprette, administrere, dele og spore filer mer effektivt. Den gir deg lagringsplass du trenger, med sikkerhetsfunksjoner som passordbeskyttelse, visningshistorikk, vannmerking og filgjenoppretting.
Du kan dele sporbare lenker for å se når noen har tilgang til en delt fil. Du kan også fjerne tilgangen for hvem som helst uten å påvirke andres tillatelser. Dropbox hjelper deg med å samarbeide om arbeidet og administrere virksomheten din med ulike verktøy.
Idésamarbeid
Whimsical
Whimsical er et knutepunkt for ideer og visuelt samarbeid, der du kan kombinere whiteboarding, diagrammer og mer. Den har fire effektive formater for samarbeid: flytskjemaer, wireframes, tankekart og dokumenter.
Du får et bredt spekter av byggeklosser og maler for å realisere ideene dine. Fjern hindringer mellom designere, ingeniører og prosjektledere for å bygge produkter raskere.
Kombiner diagrammer med detaljert dokumentasjon slik at alle er oppdatert på utviklingsprosessen.
Miro
Bygg og design raskere med det visuelle arbeidsområdet Miro for innovasjon. Det tilbyr et sted der alle kan skape sammen, uavhengig av hvor de befinner seg. Få datadrevet innsikt, strukturer dem med tabeller og diagrammer, og del dem på et sentralisert sted.
Sikre kontinuerlig engasjement i selskapets strategi og kundenes behov ved å definere initiativer og mål, visualisere avhengigheter og prioriteringer, og følge med på planene.
Lucidchart
Lucidchart er en intelligent diagramapplikasjon som samler teamet ditt for å samarbeide og ta informerte beslutninger. Det hjelper deg å tydeliggjøre kompleksitet, koordinere innsikt og løfte virksomheten din til nye høyder.
Med Lucidcharts intelligente diagrammer kan du visualisere kompliserte ideer tydelig, raskere og mer samarbeidsorientert. Du kan også visualisere teamets systemer, prosesser og organisasjonsstruktur. Få alle på samme side, realiser planer og utnytt neste generasjons intelligens.
Dokumentsamarbeid
Google Workspace
Google Workspace tilbyr en innovativ og fleksibel løsning for organisasjoner for å nå sine mål. Hold deg oppdatert med hendelser, siste nytt og mer.
Oppdag ny innsikt om fremtidens arbeid. Med Duet AI kan du samarbeide jevnere og øke produktiviteten, og sikre at alle i organisasjonen har kontroll over sin informasjon.
Microsoft 365
Øk produktiviteten din med Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint og mer. Microsoft 365 gir deg mulighet til å lage sosiale innlegg, design, invitasjoner og mer med en AI-drevet grafisk designapplikasjon.
Enten du vil lære eksternt, koble til familie og venner eller samarbeide med organisasjonen, er Microsoft 365 alt du trenger. Realiser ideer sammen med medelever, familiemedlemmer eller lagkamerater på tvers av enhetene dine med Microsoft-applikasjoner.
Kommunikasjonssamarbeid
Google Meet
Google Meet gir en tjeneste for høykvalitets og sikre videomøter og samtaler på alle enheter.
Samle hele teamet i Meet for å samarbeide om oppdrag, presentere forretningsforslag, avklare spørsmål eller bare ha samtaler ansikt til ansikt.
Zoom
Skap meningsfullt samarbeid med teammedlemmer eller studenter gjennom teamchat, telefon, tavle, møter og mer med Zoom. Det gir deg mulighet til å samarbeide, koble mennesker sammen og konsolidere kommunikasjonen i klasserom, styrerom, operasjonsrom og mer.
Dialpad
Øk salg, støtt kunder og samarbeid med teamet med en alt-i-ett og AI-drevet applikasjon: Dialpad. Den tilbyr:
- En avansert engasjementsplattform for kunder og team.
- Utgående salg, med live coaching.
- Verdens smarteste telefonsystem for bedriften din.
- Videomøter med innebygde transkripsjoner.
Slack
Nå teamet ditt umiddelbart med Slack og begynn å samarbeide, chatte, sende videoer og lyd, og mer. Det gir organiserte rom for alt du trenger for å oppnå smidig samarbeid.
Prosjektsamarbeid
monday.com
Få en plattform bygget for å samarbeide om forskjellige prosjekter med monday.com. Det forbedrer teamets effektivitet, produktivitet og tilpasningsevne ved å tilpasse arbeidsflyten til dine behov.
Ta datadrevne beslutninger ved å bruke dashbord på høyt nivå, og la teamene utrette mer.
Smartsheet
Smartsheet gir deg en felles plattform for å administrere prosjekter, prosesser og programmer som kan skaleres. Det hjelper deg med å organisere planer, tidsplaner og ressurser.
Du får tilgang til et bredt utvalg av arbeidsflyter, dashbord, rapporter og visninger for å møte behovene dine, fra prosjektinitiering til ferdigstillelse.
Asana
Opplev en enkel og fleksibel plattform for prosjektsamarbeid slik at teamene dine kan levere effektivt arbeid. Asana tilbyr listevisninger, tidslinjer, tavler og mer for å gi fleksibilitet i håndtering av komplekse prosjekter.
Hemmelig og passordsamarbeid
Passwork
Bruk Passwork for effektivt teamarbeid, og gi ansatte tilgang til passordene sine raskt i et trygt miljø. Systemadministratorene dine kan overvåke alle handlinger og tilgangsrettigheter for å sikre sikkerhet og personvern.
Du kan invitere kolleger til å administrere brukerrettigheter og delte mapper, samt få rapporter om aktivitet.
Keeper
Keeper gir deg kontroll, innsyn og sikkerhetsfunksjoner, slik at du kan styrke organisasjonens cybersikkerhetsstilling. Sett opp og fjern brukere raskt, opprett roller, håndhev retningslinjer, overvåk datasikkerhet og vedlikehold aktivitetsrapporter og brukerlogger.
Designsamarbeid
Figma
Samarbeid og gi designerne mulighet til å skape arbeidsflyter mer effektivt med Figma. Dette verktøyet gir mulighet til å designe prototyper for rask iterasjon av tilstander og flyt.
Utviklere kan få klarhet i designene med sin Dev Mode. Hold designet konsistent og spar tid med gjenbrukbare elementer.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud lar deg og dine designere skape merkevareinnhold av høy kvalitet i stor skala. Det gir bedre samarbeid i teamene dine i en sammenkoblet arbeidsflyt og sikrer merkevarekonsistens.
Konklusjon
Skybaserte samarbeidsverktøy gir prosjektteam, studenter, designere, utviklere og andre muligheten til å samarbeide effektivt fra hvor som helst og når som helst for å nå sine mål og øke produktiviteten.
Vi har diskutert noen av de beste skybaserte verktøyene som egner seg for ulike formål og kan hjelpe deg med å transformere virksomheten din.
Du kan også sjekke ut de beste verktøyene for dokumentsamarbeid for eksterne team.
Var denne artikkelen til hjelp?
Takk for din tilbakemelding!