Bekjempe Cyberloafing: En Dypdykk i Fenomenet og Løsninger
Opplever du at du surfer på sosiale medier eller svarer på private e-poster i arbeidstiden? Da er det mulig at du ubevisst driver med «cyberloafing», et begrep som har dukket opp i arbeidslivet de siste årene.
Cyberloafing, enkelt forklart, refererer til ansattes bruk av internett på arbeidsplassen til formål som ikke er arbeidsrelaterte. Det kan inkludere aktiviteter som å skrolle gjennom sosiale medier, se videoer på YouTube, ta nettbaserte quizer, shoppe online, eller til og med svare på private meldinger.
Selv om mange kanskje argumenterer for at slik aktivitet ofte foregår i pauser eller når man er sliten av en bestemt oppgave, er det mange arbeidsgivere som ser annerledes på det. Cyberloafing blir ofte sett på som et tidssluk som koster bedrifter store summer, og det har både fordeler og ulemper, avhengig av perspektivet man betrakter det fra.
Fremveksten av Cyberloafing i Nyere Tid
Internett har gjort verden til en global landsby, og det er få ting vi kan gjøre i dag uten å bruke nettet. Med nesten alt tilgjengelig online, er det blitt en vanlig vane å surfe på nettet for å finne informasjon, sosialisere, bestille reiser, og mye mer.
Dette er en av hovedårsakene til økningen i cyberloafing de siste årene. I tillegg har pandemien endret måten vi oppfatter og utfører arbeidet vårt på. Mange jobber nå hjemmefra, og mangelen på direkte tilsyn har ført til at folk bruker mer tid på cyberloafing enn tidligere.
Andre faktorer som bidrar til økt cyberloafing er den økende internettavhengigheten, trangen til å dele alt på sosiale medier, og en tendens til å google selv de minste ting.
Hva er Årsakene til Cyberloafing?
Det finnes mange subjektive årsaker til hvorfor ansatte tyr til cyberloafing. Her er noen av de vanligste:
#1. Behov for en mental pause
Mange ansatte trenger regelmessige pauser for å koble av og friske opp sinnet. Dette kan være en legitim grunn til å engasjere seg i internettaktiviteter som ikke er direkte arbeidsrelaterte.
#2. Krevende oppgaver
Kompliserte oppgaver kan være mentalt utmattende. Korte pauser kan faktisk øke produktiviteten ved å redusere stress og utbrenthet.
#3. Manglende utfordring
Hvis en ansatt opplever at arbeidsoppgavene ikke er utfordrende nok, kan de bli demotiverte og søke tilflukt i andre aktiviteter på nettet.
#4. Kjedsomhet
Repetitive arbeidsoppgaver kan føre til kjedsomhet, som igjen kan føre til at ansatte søker etter noe annet å fylle tiden med.
#5. Internettavhengighet
Internett kan være vanedannende, og mange ansatte opplever et gruppepress om å være aktive på sosiale medier. Dette kan påvirke produktiviteten på arbeidsplassen negativt.
#6. Utstøtelse
Ansatte som føler seg ekskludert eller ensomme på arbeidsplassen, kan søke tilflukt på nettet for å føle seg mer tilknyttet.
#7. Faglig utvikling
Mange ansatte bruker internett til å ta nettbaserte kurs for å utvikle sine ferdigheter. Dette er en positiv form for cyberloafing som kan være til fordel for både den ansatte og arbeidsgiveren.
Ulempene med Cyberloafing for Bedrifter
Forskere ved University of Nevada har beregnet at bedrifter taper rundt 85 milliarder dollar årlig på grunn av tapt tid som følge av cyberloafing. Dette fenomenet regnes som en av hovedårsakene til redusert produktivitet på arbeidsplassen.
I tillegg til tapt tid, kan cyberloafing også medføre:
- Sikkerhetsbrudd og personvernproblemer
- Infeksjon av skadelig programvare og virus
- Redusert internett båndbredde
- Inneffektivt arbeid
- Utsettelse av oppgaver
- Unngåelse av arbeidsoppgaver
- Bruk av upassende nettsider
- Datainnbrudd
- Identitetstyveri
Statistikk viser at 36 % av Millennials og Gen Z bruker over to timer per arbeidsdag på personlig bruk av internett. Dette indikerer at arbeidsgivere med en yngre arbeidsstyrke bør være ekstra oppmerksomme på risikoen for cyberloafing.
Hvordan Identifisere Cyberloafing?
Det finnes ingen sikker måte å oppdage cyberloafing på, men noen tegn kan indikere at en ansatt bruker tiden sin på nettet til personlige formål:
- Forsinkede innleveringer
- Ubesvarte henvendelser fra kunder
- Konstant sjekking av telefon under møter
- Distrahert atferd
I tillegg kan det være en indikasjon dersom ansatte publiserer innlegg på sosiale medier i løpet av arbeidstiden.
Tips for å Håndtere Cyberloafing
Som arbeidsgiver er det viktig å adressere årsakene til cyberloafing, i stedet for å bare behandle symptomene. Det første steget er å forstå hvorfor ansatte tyr til cyberloafing. Målet er å vise at du er en «proaktiv» arbeidsgiver og ikke jobber mot dem. Dette vil legge til rette for en mer vennlig og fredelig tilnærming til problemet, og øke sannsynligheten for at ansatte vil støtte dine løsninger. Her er tre metoder du kan bruke:
#1. Utvikle tydelige retningslinjer
Start med å gjennomføre en kartlegging for å finne de viktigste årsakene til cyberloafing i din bedrift. Basert på resultatene, kan du lage retningslinjer for ansattes bruk av internett til personlige formål. Informer de ansatte om når, hvor og hva som er tillatt i arbeidstiden, og forklar årsaken til retningslinjene. Dette vil øke etterlevelsen.
#2. Innfør sanksjoner
Det er viktig å sette tydelige forventninger og regler for ansatte. Forklar hvilke sosiale medier som ikke skal brukes i arbeidstiden og hvorfor det er viktig å følge reglene. Informer også om hvilke konsekvenser det vil få dersom reglene brytes.
#3. Bruk overvåkingsprogramvare
Det finnes flere programvareløsninger som kan hjelpe deg med å overvåke ansattes internettbruk. Disse verktøyene kan bidra til å fordele oppgaver mer effektivt og øke produktiviteten, spesielt for fjernarbeidere. Du kan generere detaljerte rapporter om hver ansatt og identifisere eventuelle mangler. De fleste løsninger har også andre funksjoner som kan være nyttige.
Nå som vi vet hva cyberloafing er, og hvordan vi kan håndtere det, la oss se på noen av de beste verktøyene som kan hjelpe deg med å forebygge det og holde alle ansatte på sporet.
HubStaff
HubStaff brukes av over 500.000 bedrifter og er et tidsregistreringsverktøy som tilbyr en rekke funksjoner for å overvåke og administrere teamene dine effektivt. Noen av de mest nyttige funksjonene inkluderer:
- Skjermbilder i sanntid av ansattes aktivitet
- Sporing av URL-er
- Måling av ansattes produktivitet
- GPS-sporing
- Oppgavehåndtering
- Prosjektsporingssystem
- Mobilapp
- Integrasjon med over 30 arbeidsplattformapplikasjoner
Verktøyet gjør det også mulig å holde oversikt over lønn, planlegging, fakturaer og ansattes produktivitet fra et enkelt dashbord, noe som gjør administrasjonen enklere.
DeskTime
DeskTime er en god sporingsløsning for ansatte og frilansere. De hevder at deres tidsregistreringsverktøy kan øke produktiviteten med 30%.
DeskTime er kjent for funksjoner som:
- Sporing av dokumenttitler
- Pomodoro-timer
- Kostnadsberegning
- Skiftplanlegging
- Mulighet for privat tid
- Offline tidssporing
I likhet med andre verktøy, gir DeskTime også skjermbilder og URL-sporing via skrivebord- og mobilappen. Du kan planlegge en live demonstrasjon og prøve verktøyet gratis før du forplikter deg til en betalt versjon.
Time Doctor
Time Doctor er et brukervennlig verktøy som motiverer teamet til å yte sitt beste ved å gi innsikt i produktivitet.
Verktøyet hjelper ledere med å identifisere hvor teamet trenger hjelp med spesifikke oppgaver eller prosjekter. Ansatte kan også få tilgang til statistikk, noe som kan hjelpe dem med å forbedre sin egen arbeidsflyt.
Time Doctor tilbyr over 60 integrasjoner med andre applikasjoner, overholdelse av GDPR og HIPAA, 24 timers kundeservice på flere språk, 99 % oppetid og tilpassede brukerroller og tillatelser. Alt i alt er dette et godt verktøy for å administrere fjernarbeid, hybridarbeid og eksterne team.
RescueTime
RescueTime har blitt kåret til «PC Mag Editor’s Choice» og fått en 5-stjerners rangering av en god grunn.
Dette verktøyet hjelper ansatte med å unngå utsettelse ved hjelp av:
- Personlige fokusmål
- Smart coaching
- «Fokusøkter» som midlertidig blokkerer distraherende nettsteder
- Innsikt i hvilke applikasjoner som er mest distraherende
- Automatisk distraksjons- og tidsblokkeringsfunksjon
Ansatte kan oppnå økt fokus ved å analysere sine daglige rapporter på dashbordet. Med over to millioner brukere og 14 års erfaring, er RescueTime et verktøy du bør vurdere for å gjenvinne kontroll over arbeidsplassen din.
Toggl
Toggl er et av de mest brukte verktøyene for å øke ansattes ytelse. Store selskaper som Amazon, Ogilvy, Uber og LinkedIn bruker regelmessig Toggl for å hjelpe sine ansatte med å forbedre sine arbeidsrutiner.
Med Toggl kan du forbedre ansvarligheten til de ansatte, registrere fakturerbare timer og sikre at prosjektfrister overholdes uten at de ansatte føler seg overarbeidet. Verktøyet er enkelt og intuitivt å bruke. Nylige oppdateringer inkluderer også funksjoner for å lage effektive arbeidsplaner og et system for å automatisere ansettelsesprosessen, med filtrering, vurderinger og kandidatscreeninger.
Avsluttende Ord
Selv om de fleste arbeidsgivere er opptatt av å finne verktøy som kan håndtere cyberloafing, er det viktig å huske at det er en hårfin linje mellom sunne pauser og utsettelse. Disse to kan noen ganger bli feiltolket.
De fleste av de nevnte verktøyene kan ta skjermbilder og samle inn data om ansattes aktivitet. Dette kan oppleves som negativt og svekke tilliten mellom arbeidsgiver og ansatte. Derfor er det viktig å informere de ansatte om hvilke verktøy som brukes og hvilke data som samles inn. Som arbeidsgiver er det ditt ansvar å sørge for at de ansatte trives på jobb og at de er klar over hva de har sagt ja til.
Med dette sagt, er verktøyene ovenfor svært effektive for å forebygge cyberloafing og øke produktiviteten på arbeidsplassen. I tillegg kan du sjekke ut disse gaveplattformene for ansatte for å skape en positiv atmosfære på arbeidsplassen.