Programvare for oppgavestyring er et uvurderlig hjelpemiddel for å koordinere teamarbeid og fremskynde prosjekters vei mot fullførelse. Det forbedrer kommunikasjonen og arbeidsflyten både internt og eksternt, selv når nye prosjekter dukker opp eller prioriteringer endres.
Etter hvert som virksomheten vokser, kan det bli stadig vanskeligere å holde oversikt over og organisere oppgaver. Effektivt samarbeid på tvers av ansatte, avdelinger og team er avgjørende for å sikre rettidig ferdigstillelse av oppgaver.
En studie viser at 80% av ansatte bruker nesten halvparten av arbeidsuken på omarbeid på grunn av dårlig kommunikasjon. Samme studie indikerer at 46% av teamledere anser det som sin største utfordring å fullføre prosjekter innen fristen.
Heldigvis finnes det prosjektstyringsprogramvare som er designet for å løse disse problemene!
Studien viser også at slik programvare i gjennomsnitt kan spare 498 arbeidstimer per ansatt årlig. Dette betyr at du kan si farvel til rotete dashbord, tidkrevende regneark, og klistrelapper som lett blir borte. Du slipper også problemer med prioritering av oppgaver og tidkrevende e-postsortering.
I denne artikkelen presenteres noen av de beste verktøyene for oppgavestyring. Disse verktøyene vil hjelpe deg å utnytte automatiseringens kraft og styre prosjekter mer effektivt gjennom forbedret kommunikasjon.
La oss starte jakten på det perfekte verktøyet for deg!
Men først,
Hva er programvare for oppgavestyring?
Programvare for oppgavestyring er et organisert verktøy for å identifisere, tildele, styre og overvåke oppgaver for deg og ditt team. Det gir deg et intuitivt dashbord der du får overblikk over all viktig informasjon. Dette inkluderer antall oppgaver, prioritetsnivåer, tidsrammer og tidsfrister. Programvaren hjelper deg å tilpasse arbeidsplaner basert på tilgjengelighet, og bidrar til å eliminere forvirring.
Moderne oppgavestyringsverktøy tilbyr en rekke funksjoner, tilpasningsmuligheter og integrasjoner. Disse gjør det enklere for deg å fullføre prosjekter uten å bli utmattet.
Effektiv organisering av oppgaver
Både du og teamet ditt jobber sannsynligvis med flere prosjekter daglig. Dette kan inkludere alt fra prosjektoppgaver, innlegg på sosiale medier, HR-aktiviteter, fakturering, regnskap og møteplanlegging. Med et godt verktøy blir dette mye enklere enn å bruke penn og papir eller regneark.
Hold deg oppdatert på tidsfrister
Flere prosjekter betyr ofte flere tidsfrister, noe som kan skape forvirring. Med oppgavestyringsprogramvare blir det enklere å holde oversikt med tydelige tidsfrister for hver oppgave i dashbordet. Du kan også følge fremdriften for hver oppgave og administrere alle oppgaver og underoppgaver.
Skulle du likevel glemme en tidsfrist, trenger du ikke bekymre deg. Mange oppgavestyringsverktøy har automatiske påminnelser som sendes via e-post. Dette gir deg og teamet ditt mulighet til å agere i tide.
Effektivt samarbeid
Med disse verktøyene kan du utveksle ideer med teamet i sanntid og invitere teammedlemmer til å delta aktivt. Lange møter er ikke lenger nødvendig. Alt kan gjøres gjennom en smidig og effektiv løsning som tilbys av programvaren.
Nå er det på tide å se nærmere på de beste verktøyene for oppgavestyring.
Mandag
Med Mandag kan du effektivt styre dine prosjekter, fra enkle oppgaver til komplisert porteføljestyring. I tillegg til grunnleggende funksjoner, har dette verktøyet også ressursallokering, milepæler, tidslinjer og risikostyring.
Få overblikk over prosjektene dine ved hjelp av robuste Gantt-diagrammer. Administrer, endre og kontroller avhengigheter og milepæler i hver fase av prosjektets livssyklus. Omsett innsikt til handling, og ta forretningsavgjørelser basert på sanntidsdata.
Du kan samle data fra ulike programmer og prosjekter og sentralisere dem i en felles visning. Med oppdaterte sanntidsdata kan du styre arbeidsmengden basert på kapasitet og allokere ressurser deretter. Sett raskt opp tilpasset automatisering for å motta varsler om oppgavestyring, budsjettgodkjenning osv. Hold deg oppdatert på prosjektstatus.
Samle alle teammedlemmene på en felles plattform, bryt ned kommunikasjonsbarrierer, og koordiner dem for å drive prosjektet fremover i raskere tempo. Tilpass arbeidsflyter med metoder som Agile, Sprints og Waterfall, basert på prosjektbehovene.
Få en klar oversikt over prosjektstatus med brukervennlige dashbord. Mandag støtter kraftige integrasjoner med verktøy som Google Kalender, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier med mer. Start med en 14-dagers GRATIS prøveversjon av Mandag.
ClickUp
Med det funksjonsrike ClickUp-verktøyet kan du tilpasse og administrere oppgaver som en profesjonell. Det hjelper deg å lage raske løsninger og kombinere oppgaver basert på nye prosjektkrav. Oppgavetildeling og teamkommunikasjon blir enkelt med sanntidschat.
Du kan tilpasse ClickUp ned til minste detalj for å gjøre det fleksibelt etter dine behov. ClickUp lar flere personer tildeles oppgaver. Du kan klassifisere oppgaver basert på prioritet og designe arbeidsflyter som du deretter kan duplisere etter behov.
Med tidsregistreringsfunksjonen kan du starte og stoppe tid med en global tidtaker som er innebygd i oppgavene. Du kan se oppgavene i ulike visninger som liste-, tavle-, kalender-, boks-, Gantt-, skjema-, innebygd-, aktivitets-, kart-, tabell-, tidslinje-, tankekart-, dokument-, chat- eller arbeidsmengdevisning.
Bruk skråstrekkommandoer for å aktivere snarveismenyene og justere oppgaver effektivt. Du kan velge formateringsalternativer, bygge inn eller legge ved filer. Du får også gjenbrukbare oppgavemaler for å opprette prosesser og hendelser.
Andre funksjoner inkluderer filtrering, søking og sortering av oppgaver, administrering av tilbakevendende oppgaver, fleroppgaveverktøylinje, definert hierarki, oppgavekurver, dra-og-slipp, oppgaveomtaler og utkast, underoppgaver, sjekklister, masseomlegging, administrering av porteføljer og epos, støtte for webhooks med mer.
ClickUp viser en høy tilgjengelighet på opptil 99,99% i løpet av det siste året, og tilbyr avansert personvern og sikkerhet. Verktøyet støtter over 1000 integrasjoner med verktøy som Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom med mer.
Wrike
Wrike er et oppgavestyringsverktøy som er betrodd av over 2,3 millioner brukere globalt. Det forbedrer leveransene og forenkler arbeidsmengden. Del arbeidet opp i små, håndterbare deler ved hjelp av tilpassede prosesser og visninger.
Aktiver sanntidssamarbeid i et delt rom for å organisere all prosjektinformasjon, oppdateringer og beslutninger. Unngå statusmøter ved å tilby omfattende rapporter og prosjektoversikt til hele teamet og kunden. Tilpass dashbordet for å lage viktige gjøremålslister og sortere oppgaver automatisk etter prioritet og forfallsdato.
Sett tidsfrister, rapporter fremdrift og diskuter detaljer ved hjelp av automatisering for å øke leveringshastigheten. Reduser administrative oppgaver ved hjelp av tilpassede forespørselsskjemaer og tagg lagkamerater du trenger for endringer, forespørsler eller informasjon i kontekst.
Reduser antall e-poster og frem-og-tilbake-kommunikasjon ved hjelp av samarbeidsverktøy i appen. Planlegg prosjekter, definer leveranser og ta bedre beslutninger uten å måtte skrive lange e-poster.
Wrike tilpasser seg raskt, enten du bruker Agile eller Waterfall. Se oppgavene tydelig i ulike visninger som Gantt-diagram, kalender eller Kanban-tavler. Reduser gjennomgangstiden med innebygde løsninger for å få tilbakemelding i full kontekst. Sikre at kundene har nyeste filversjoner. Diskuter endringer enkelt og fikse problemer i sanntid.
Generer tilpassede rapporter på få minutter ved hjelp av en mal eller lag dem fra bunnen av med verdifull innsikt. Du kan dele og eksportere disse. I tillegg kan du analysere ytelsen til individuelle medlemmer og teamet som helhet.
Koble Wrike med verktøy du allerede bruker som Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter og mange flere.
Smartsheet
Smartsheet er et oppgavestyringsverktøy som brukes av toppaktører i ulike bransjer. Prosjektstyringsdashbordet samler alt i ett enkelt dashbord, noe som gjør det enklere å planlegge og samarbeide.
Dette verktøyet drives av arbeidsautomatisering, hvor du kan sette utløsere for å automatisere repeterende oppgaver. Du kan visualisere alt i Gantt, kanban-tavle, kort- og rutenettvisninger for å få avgjørende signaler på den måten du foretrekker.
Verktøyet har også sanntidsrapportering, som gir nødvendig innsikt for å gjøre justeringer ved behov.
Du kan også integrere Smartsheet med forretningsverktøy du allerede bruker, som Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce, osv.
Prøv Smartsheet gratis i 30 dager og se hvorfor det er det foretrukne oppgavestyringsverktøyet for over 90% av Fortune 100-selskapene.
Teamwork
Med Teamwork kan du opprette oppgaver med stor detaljrikdom og tilpasning basert på målene dine. Det gir deg full oversikt og gjør det mulig å oppdage og løse flaskehalser i planlagte og tildelte oppgaver.
Kontroller oppgavene dine ved å legge til tagger, tildele riktig, bruke tidsberegning og sette forfallsdatoer. Visualiser hvordan teamet bruker tid på ulike oppgaver, og se varebeholdning og bestem strategiske estimater. Bruk maler for å strømlinjeforme arbeidsflyten og automatisere repeterende arbeid for å redusere administrativt press og best mulig praksis for skalering.
Teamwork tilbyr ulike maler som kan hjelpe deg med å spare tid, øke tempoet og forbedre prosesser. Disse malene er for prosjekt- og oppgavestyring og kundeintroduksjon for å fremme bedre forretningsforhold.
Teamwork har mobilapper som gjør at du kan jobbe hvor som helst. De tilbyr også kundestøtte og hosting i Nord-Amerika, Australia og Europa. De opprettholder høye sikkerhetsstandarder for å beskytte dataene dine. Verktøyet integreres med HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack med mer.
Paymo
Fullfør prosjekter i tide og jobb med flere oppgaver samtidig med Paymo. Det hjelper deg å planlegge oppgaver med nøkkeldetaljer, samarbeide effektivt med teamet og overvåke oppgavefremdrift på en enkel måte.
Gruppér oppgavene for å holde dem strukturerte, og tildel dem til lagkamerater med få klikk. Få et fugleperspektiv av dine egne oppgaver samt oppgavene til dine underordnede hvis du er leder. Tildel prioritetsstatus som lav, normal, høy eller kritisk til ulike oppgaver og jobb effektivt for å fullføre dem innen fristene.
Paymo har en detaljert oppgavevisning for å chatte med teammedlemmer i sanntid. Du kan velge hvem som skal motta oppdateringsvarsler. Legg ved filer fra Google Disk eller datamaskinen og organiser dem sømløst i prosjektet. Du kan forhåndsvise filer direkte i nettleseren og laste dem ned.
Paymo tilbyr visningstyper som Kanban-tavle, enkel visning, Gantt-diagram, kalender og tabell. Du kan velge det som passer best for prosjektet ditt. Du kan også legge til avanserte filtre for å tilpasse oppgavevisningen. Opprett og fest milepæler til oppgavelisten og marker viktige prestasjoner i prosjektets livssyklus.
Gå aldri glipp av forfallsdatoer for oppgavene ved å sette opp varsler, som varsler deg via e-post når den angitte datoen nærmer seg. Gjør repeterende oppgaver eller prosjekter om til maler for å unngå å opprette dem fra bunnen av hver gang. Du har også mulighet til å duplisere prosjekter med utvalgte elementer.
Asana
Med Asana blir det enkelt å administrere og spore oppgaver. Verktøyet hjelper deg å styre alt fra starten, delegere oppgaver til teammedlemmer og sette spesifikke tidsfrister. På denne måten sikrer du at prosjektene fullføres i tide.
Med Asana kan du prioritere oppgaver slik at alle i teamet forstår hvilke oppgaver som må fullføres først. Dette hjelper teamet å planlegge effektivt og produktivt. Asana forbedrer samarbeidet ved å dele filer, ideer og tilbakemeldinger. Lagkamerater får tilgang til viktig informasjon når de trenger det. Verktøyet har imponerende funksjoner, inkludert flere oppgavevisninger:
- Listevisning for å kartlegge oppgaver i en liste og organisere detaljer på ett sted
- Tavlevisning for å organisere arbeid som klistrelapper på en tavle, for enkel navigering gjennom stadier.
- Kalendervisning for å oppdage overlapp og mangler i oppgaveplanen, slik at du raskt kan gjøre justeringer.
- Tidslinjevisning for å kartlegge arbeid på en tidslinje hvor du kan se forholdet mellom ulike oppgaver. Du kan spore oppgavene selv om planene endres.
Andre funksjoner inkluderer sending av ubegrensede meldinger, aktivitetslogger, fillagring med 100 MB per fil, samarbeid med maksimalt 15 medlemmer, visning av mottaker og forfallsdatoer, prosjektkort og -oversikt. Verktøyet har også integrasjoner for tidssporing og over 100 andre integrasjoner med hverdagsapper.
Asanas mobilapp er tilgjengelig på App Store og Google Play. Du kan administrere oppgaver hvor som helst og gjøre raske endringer i sanntid. Grunnversjonen av Asana er GRATIS.
De betalte planene starter fra $10,99 (fakturert årlig) for tilleggsfunksjoner som intuitive dashbord, tilpassede felt, avansert rapportering og søk, ubegrenset antall samarbeidspartnere, skjemaer, regler, administrasjonskonsoll, milepæler med mer.
Notion
En av de beste oppgavebehandlerne på denne listen er uten tvil Notion. Det hjelper deg å planlegge, utføre og spore prosjektene dine på ett sted, samtidig som det muliggjør et smidig samarbeid med teamet ditt. Hold teamet samkjørt med et felles prosjektveikart for å unngå forvirring.
Hver gang du får en idé, kan du dele den og dokumentere oppgaver i en database, noe som vil øke hastigheten på prosjektgjennomføringen. Notion lar deg tilpasse alt og definere databaseegenskapene dine for å generere en produktiv arbeidsflyt.
Du kan se data på ulike måter, som en tavle, kalender eller tabell, eller filtrere det etter egenskaper. Sett sammen arbeidet ditt; hver oppgave har sin egen side. Dette gir et nytt lerret for hver oppgave. Du kan også opprette en side inne på en annen side og samle relaterte oppgaver på ett sted.
Legg til nyttig informasjon i prosjekter, opprett en ny database, spor underoppgaver, legg til filtre for å se oppgavene dine, og bytt enkelt mellom prosjekter. Start samtaler, legg ut kommentarer og inviter kolleger til å samarbeide, uansett hvor de befinner seg eller hvilken tidssone de tilhører.
Notion lar deg jobbe med det samme prosjektet samtidig med andre lagkamerater, noe som muliggjør samarbeid i sanntid. Du får varsler om omtaler og kommentarer til et prosjekt, slik at du kan svare teamet raskt. Dette sparer tid som ellers ville blitt brukt på statuskontroller eller møter.
Kom i gang med Notion, som er tilgjengelig som en nett- og skrivebordsapp for Mac, Windows, iOS og Android. Det er trygt og sikkert med SSL-kryptering og en 100% skybasert arkitektur, beskyttet med en VPC og sikkerhetsrevisjon hvert kvartal. Enterprise-planen inkluderer også SAML enkelpålogging for å hjelpe deg å administrere brukertilgang i stor skala.
Todoist
Bruk Todoist for å sikre at alle prosjektene utvikler seg i riktig tempo og fullføres i tide. Dette oppnår du med effektiv oppgavestyring og organisering. Få tydelig oversikt over prosjektene dine og spor hver aktivitet slik at du enkelt har kontroll og aldri går glipp av en oppdatering.
Bruk «rask add» for å fange opp oppgaver, organisere dem på sekunder, og huske tidsfrister med tilbakevendende forfallsdatoer. Fokuser på de riktige tingene ved å prioritere oppgaver. Bestem hva du skal gjøre, lag underoppgaver og seksjoner, og legg til favoritter for å holde oversikt over hovedprosjekter, filtre eller etiketter.
Del arbeidsmengden din ved å delegere oppgaver. Gjør viktig informasjon tilgjengelig for alle med kommentarer og overvåk endringer. Sett daglige eller ukentlige mål og visualiser fremgang og produktivitetstrender. Verktøyet kommer med Todoist Karma, som gir deg poeng når du fullfører oppgaver og opprettholder gode vaner. Du kan også se fremgangen i fargerike grafer.
Organiser prosjekter med enkle eller grundige oppsett. Dra og plasser oppgaver der du vil ha dem. Todoist tilbyr også maler slik at du raskt kan utarbeide et veikart for produktet, møteagenda, ukentlig gjennomgang osv.
Integrer Todoist med appene du bruker, slik at du slipper å navigere mellom ulike apper. Du kan organisere alt sentralt her. Du kan koble den til over 10 applikasjoner og plugins, inkludert Dropbox, Alexa og Google Kalender.
Trello
Trello er et velkjent oppgavestyringsverktøy som over 1 million team av alle størrelser bruker for å administrere prosjekter, samarbeide og forbedre produktiviteten. Trello fungerer godt for alt fra enkeltpersoner til store bedrifter. Du kan begynne å bruke et Trello-brett, kort og lister for å se forskjellen.
Du kan utvide og tilpasse oppgaver med tilleggsfunksjoner etter hvert som teamarbeidet skrider frem. Trello tilbyr intuitive funksjoner for møter, arrangementer og prosjekter, og for å sette mål. Trello-tavlen hjelper deg med å tildele oppgaver, sette tidslinjer, se produktivitetsmålinger og kalendere. Du kan også se statistikk i ulike visninger.
Bruk Trello-kort til å organisere arbeid, spore det og dele med kolleger. Du kan åpne et kort for å finne sjekklister, vedlegg, forfallsdatoer, samtaler osv. Fokuser på det som betyr noe, og la automatiseringen ta seg av resten med Trello «Butler». Dette reduserer kjedelige oppgaver og klikk.
Verktøyet bruker Natural Language Processing (NLP)-kommandoer for å aktivere no-code automatisering. Juster spesifikke behov ved å koble Trello med kraftige apper som Confluence, Dropbox, Evernote, Slack og Google Drive. Last ned Trello-appen på iOS- eller Android-smarttelefonen for å bruke den når som helst.
nTask Manager
Når det gjelder prosjektstyringsprogramvare, ser bedrifter vanligvis etter et verktøy for å analysere, planlegge, samarbeide og administrere daglige oppgaver. nTask Manager er en populær og kraftig prosjektstyringsprogramvare. Verktøyet har potensial til å forenkle prosjektplanlegging for team, og effektivisere oppgaveavhengigheter, ressursstyring, økonomisk sammendrag, prosjektplanlegging og leveranser.
nTask Manager er fullpakket med flere funksjoner som møteadministrasjon, problemsporing, gjøremålsliste, timelister, risikostyring og Kanban-tavler. Verktøyet kan integreres med dine favorittapplikasjoner for prosjektsuksess.
Verktøyet har blant annet følgende funksjoner:
- Budsjettering og økonomisk sammendrag
- Prosjektplanlegging
- Milepæler
- Ressurstildeling
- Koble sammen prosjekter og tildele oppgaver
- Forhåndsbygde tavlemaler
- Egendefinerte statuser
- Ubegrenset antall Kanban-tavler
- Legg ved dokumenter og kommentarer
- Flere oppdragstakere
- Oppgaveprioritet og status
- Sett faktisk forfallsdato og planlagte datoer
- Fremdriftslinje
- Oppgaveavhengigheter
- Opprett deloppgaver
nTask gir mer fleksibilitet og effektivitet når du skal håndtere oppgaver og opprettholde fokus. Verktøyet forbedrer beslutningsevnen ved å sette avhengigheter og legge til oppgaver. Målet er å tilby åpenhet blant teammedlemmene, opprettholde ansvarlighet og forbedre teamkommunikasjonen.
Verktøyet er ideelt for å spore tid brukt på oppgaver og generere timelisterapporter. Det har en automatisk tidtaker, manuell tidsregistrering og timelisteinnsending og -godkjenning. Brukere kan også få oppdatering om gjentakende møter, synkronisere møter med kalenderen, følge opp beslutninger eller handlinger, og diskutere notater eller møteagendaer.
Konklusjon
Prosjektstyring har blitt mye enklere med bruk av oppgavestyringsverktøy. Velg et av disse verktøyene for å opprette oppgaver, tildele dem til teammedlemmer, spore fremgang, samarbeide effektivt og samle innsikt.
Med et godt verktøy vil du fullføre flere prosjekter i tide med kvalitetsleveranser.